□文/李子莉 吳芬蘭

（石家莊市第一醫(yī)院 河北·石家莊）

高校學(xué)籍檔案管理是依據(jù)國(guó)家教育行政主管部門頒布的有關(guān)法規(guī)，并結(jié)合學(xué)校實(shí)際制定的實(shí)施細(xì)則和規(guī)章制度，對(duì)學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)過(guò)程所進(jìn)行的質(zhì)量考核管理。它包括學(xué)生的入學(xué)注冊(cè)、成績(jī)考核、紀(jì)律考勤、升級(jí)與留、降級(jí)，轉(zhuǎn)專業(yè)與轉(zhuǎn)學(xué)，休學(xué)、復(fù)學(xué)與退學(xué)以及畢業(yè)資格與授予學(xué)位資格的審核及證書發(fā)放等。學(xué)籍檔案管理工作直接影響著學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量和社會(huì)聲望，如何搞好學(xué)籍管理工作，提高學(xué)籍管理現(xiàn)代化水平成為了當(dāng)今研究熱點(diǎn)。檔案整理是指處于零亂的和需要進(jìn)一步條理化的檔案進(jìn)行基本分類、組合、排列、編號(hào)、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過(guò)程，是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、檔案整理的要求

（一）畢業(yè)生檔案統(tǒng)一裝入學(xué)校下發(fā)的機(jī)要信封中（保留原高考的檔案袋）

1、落實(shí)就業(yè)單位畢業(yè)生檔案，在機(jī)要信封正面左下角用鉛筆寫明畢業(yè)生的姓名、專業(yè)、學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間、就業(yè)單位名稱及單位所在地。

2、沒有落實(shí)就業(yè)單位的畢業(yè)生檔案以及靈活就業(yè)的畢業(yè)生檔案，按照生源地分類整理，在機(jī)要信封的正面左下角用鉛筆寫明畢業(yè)生的姓名、專業(yè)、學(xué)歷、畢業(yè)時(shí)間及生源所在地名稱（到市、縣）。

（二）檔案分類整理

1、落實(shí)就業(yè)單位畢業(yè)生的檔案；

2、沒有落實(shí)就業(yè)單位畢業(yè)生的檔案；

3、考取研究生檔案；

4、欠費(fèi)、欠貸款的畢業(yè)生檔案；

5、靈活就業(yè)的畢業(yè)生檔案。

（三）列出報(bào)送的檔案清單，檔案順序要與檔案清單順序一致。

二、檔案整理的內(nèi)容

1、高中階段檔案材料和高考錄取標(biāo)志的材料；

2、大學(xué)期間的思想品德鑒定表；

3、高等學(xué)校畢業(yè)生登記表；

4、歷年學(xué)習(xí)成績(jī)單；

5、選修課成績(jī)單；

6、學(xué)位授予（不授予）證明材料；

7、畢業(yè)離校前的體檢表；

8、高等學(xué)校畢業(yè)生就業(yè)通知書；

9、獎(jiǎng)懲情況；

10、上學(xué)期間的欠費(fèi)說(shuō)明和國(guó)家助學(xué)貸款的情況說(shuō)明；

11、入團(tuán)志愿書；

12、入黨申請(qǐng)書、入黨積極分子登記表、優(yōu)秀團(tuán)員推薦表、預(yù)備黨員登記表、入黨志愿書、思想?yún)R報(bào)、函調(diào)政審及綜合政審材料等。

三、檔案整理的步驟

1、分類。按照整理內(nèi)容分類。

2、卷內(nèi)文件材料排序。按照文件內(nèi)容的時(shí)間先后順序排序。

3、根據(jù)排序結(jié)果，對(duì)卷內(nèi)文件材料按檔案整理內(nèi)容的名稱編制目錄，并按時(shí)間順序填寫到檔案袋的封面上（充分重視和利用先前的整理基礎(chǔ)，不要輕易打亂順序重整。）

4、裝入學(xué)生原來(lái)的檔案袋之后，再裝入機(jī)要檔案袋，密封，加蓋公章。

四、檔案整理的意義

學(xué)籍檔案整理工作是一項(xiàng)既細(xì)致又繁忙復(fù)雜的業(yè)務(wù)整理工作，從事這項(xiàng)工作應(yīng)具備廣博的科學(xué)文化知識(shí)，系統(tǒng)的教育理論知識(shí)和專門學(xué)科知識(shí)責(zé)任心，因?yàn)閷W(xué)生檔案是人生足跡的一種真實(shí)記錄，具有不可替代的作用。可很多畢業(yè)生對(duì)學(xué)生檔案管理不夠重視，在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中出現(xiàn)一系列問(wèn)題:有的學(xué)生在畢業(yè)時(shí)將檔案帶回家中；有的撕毀檔案封條私自翻看等。國(guó)家的相關(guān)政策規(guī)定:畢業(yè)生暫時(shí)找不到就業(yè)單位，或到非公有制單位工作，其檔案可以保存在自治區(qū)各級(jí)畢業(yè)生就業(yè)指導(dǎo)中心或人才交流中心，或在學(xué)校免費(fèi)保存兩年。但是，有些學(xué)生畢業(yè)時(shí)把檔案放在學(xué)校不管不問(wèn)，這些做法都會(huì)給日后的工作帶來(lái)麻煩。實(shí)際上，學(xué)校保管的只是學(xué)籍檔案，不是人事檔案，它不計(jì)算工齡、轉(zhuǎn)正定級(jí)、評(píng)定職稱等。另外，國(guó)家招考公務(wù)員，企事業(yè)單位招聘員工等都要審查，特別是隨著新的勞動(dòng)合同法的實(shí)施，檔案的作用顯得更加重要。因此，畢業(yè)教育應(yīng)當(dāng)包含檔案管理的知識(shí)及注意事項(xiàng)等內(nèi)容，廣大畢業(yè)生們?cè)诋厴I(yè)時(shí)也一定要重視檔案問(wèn)題，使自己在踏上工作崗位時(shí)沒有后顧之憂。

[1]實(shí)習(xí)生徐尚聰，周旻，記者張懷中.長(zhǎng)沙晚報(bào)，2006.7.22.

[2]山西檔案，2002.6.