雷鳴

對照片檔案規(guī)范化管理的思考

雷鳴

照片檔案管理是檔案管理的重要組成部分，照片檔案記載和傳承著歷史的發(fā)展，具有較強的形象性、直觀性和客觀真實性的特點，其獨特的作用，是其他載體檔案所不能及的。針對照片檔案管理中的一些薄弱環(huán)節(jié)，應當通過健全制度，提高歸檔意識等措施，實現(xiàn)照片檔案的規(guī)范化管理。

照片檔案；規(guī)范化；管理；思考

照片檔案是指國家機構、社會組織或個人在社會活動中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價值的歷史記錄。[1]照片檔案是檔案部門實際使用和留存數(shù)量較大的一類檔案，可分為傳統(tǒng)的照片檔案與新型的照片檔案兩類。傳統(tǒng)的照片檔案是指以感光材料為載體，以影像為反映方式的有保存價值的歷史記錄。新型照片檔案是指運用數(shù)碼影像技術與計算機技術形成的照片檔案，它屬于電子檔案，其形成、傳輸、存儲和利用都離不開計算機等現(xiàn)代化技術和設備。

一、照片檔案的特點及作用

相對于紙質檔案來說，照片檔案作為一種特殊載體的檔案，具有以下獨特的特點和作用。

1.照片檔案的特點

第一，客觀真實性。照片檔案都是在現(xiàn)場直接拍攝的，拍到什么就是什么，客觀的記錄了現(xiàn)場的真實情景，具有較強的客觀真實性。盡管在高科技時代，可以在電腦上采取特殊的修改手段，甚至移花接木地拼接與剪裁圖像，但是，原生照片的客觀真實性是無可置疑的。

第二，形象生動性。照片檔案直接以畫面的可視形象生動的將檔案內容展現(xiàn)在利用者面前，加上配有的說明，具有較強的形象性和直觀性，能使利用者有“身臨其境”的感覺，其形象性和生動性是其他類型檔案無法比擬的。

第三，記錄手段的特殊性。照片檔案運用先進的科學技術，將一瞬即逝的現(xiàn)場用照片的形式記錄下來，并為利用者再現(xiàn)當時的場景，能做到“時過”而“境不遷”，具有較強的時間感和空間感，這種記錄功能的特殊性，亦是紙質檔案所不及的。

2.照片檔案的作用

照片檔案與其他檔案一樣，除了具有憑證作用和參考作用外，還具有其特殊的作用，這種特殊的作用，是由其特點決定的。

第一，照片檔案是記錄歷史的特殊手段。照片作為檔案的一種載體，能把轉瞬即逝的情景記錄下來，從而彌補了文字記載的不足。一些重大事件，往往都需要用照相這種特殊手段來記載。由此而形成的照片檔案，是歷史的真實憑證，形象直觀地反映了現(xiàn)場的真實情況，給人們以歷史的真實感。

第二，照片檔案是服務于決策的特殊依據(jù)。照片檔案以歷史紀實為目的，記載的是客觀真實的面貌和事物發(fā)展過程中某個重要的場面，因此，能為領導制定決策提供客觀真實可靠的依據(jù)。

第三，照片檔案是宣傳教育的特殊工具。由于照片檔案的特殊性，它可以為宣傳教育工作提供生動豐富的素材，讓人們更易于理解、加深認識、接受教育。[2]297例如，在高校通過組織學生參觀校史展，將學校悠久的辦學歷史和科學的教育理念通過各個時期不同的照片鮮活的展現(xiàn)出來，突出學校特色，使學生不僅能了解學校歷史、校園文化和學校精神，而且能接受到生動的愛校教育。

二、照片檔案管理中存在的幾個問題

照片檔案管理是檔案管理的重要組成部分，隨著數(shù)字化、信息化和網(wǎng)絡時代的來臨，照片檔案的規(guī)范化管理已經(jīng)越來越重要。然而，在一些單位照片檔案的管理仍然是個薄弱環(huán)節(jié)，有待進一步的改進和提高。

1.意識落后，管理不利，致使照片檔案受損、缺失嚴重

由于在以前檔案管理中思想認識上不夠重視，管理體制松散，長期以來，沒有認識到照片作為各項活動的原始記錄是重要的檔案，沒有形成有效的保護意識，更沒有將照片檔案工作列入職責范圍，因此，管理照片檔案所必需的經(jīng)費、設施和人員都很難落實，致使照片檔案受損、缺失情況比較嚴重。

首先，由于技術的復雜性與照片檔案的脆弱性，并且受以前保管條件的限制，很多照片面臨嚴重的老化。一些特殊照片，比如長軸照片，因其長度太長，保管不便，基本都是卷軸存放，時間一長，紙質變脆、發(fā)黃，在整理需要掃描留存電子版的時候，卷軸存放的照片，一旦打開鋪平，因紙質脆弱，當即出現(xiàn)了反向折痕，更有甚者會出現(xiàn)斷裂，致使一些珍貴的照片受損。還有一些照片，因存放條件達不到要求，長了霉斑或者是被蟲蛀蝕，或是因為保管環(huán)境的溫濕度控制沒有達到要求等等，不僅給照片造成了損失，而且加大了歷史照片保存和修復的困難性。

其次，照片檔案缺失嚴重，無法從照片檔案上來印證發(fā)展變遷的全貌，危及歷史記憶的延續(xù)。在各項活動中形成的照片，是歷史文化和社會活動的原始記錄。一個單位記憶的傳承，相當程度上依賴于照片檔案的歸檔和留存，但是由于檔案管理意識落后，管理方法粗放、簡單，致使一些重要的照片檔案因管理不當面臨缺失嚴重，以致到了無法挽回的地步。照片檔案的缺失，無論是哪一部分或者是哪一段時間的流逝，都會造成這方面歷史的一段空白，在以后的利用中亦會形成一塊空白，從而更是造成無法彌補的損失。

2.協(xié)調不力，溝通困難，照片分散，收集整理難度大

由于單位各部門的工作范圍與重點不同，其組織的活動檔案管理部門不可能一一知曉，檔案管理人員很難從中協(xié)調。照片檔案的收集范圍較廣，一些部門人員因為缺乏檔案意識，溝通起來也比較困難，檔案部門很難對照片檔案的形成和處理階段提出必要的管理要求，受多種因素影響，檔案管理部門對照片檔案很難實施統(tǒng)一的管理與控制。

首先，由于當前數(shù)碼相機的普及，在任何部門的任何活動中，任何人都可以隨時照相，有時來不及就直接用手機照相的情況也頗為多見，因此有比較大的隨意性。由于檔案意識薄弱，有相當一部分人以為拍照完了、用完了任務也就完成了。還有一部分人把公務照片視為個人財產(chǎn)，經(jīng)過檔案管理人員的溝通才歸檔。但還是有極個別人員，雖然幾經(jīng)溝通，依然無效，致使部分照片長期滯留在個人手中，無法歸檔，時間長了，丟失率極大。

其次，由于各個部門工作內容和范圍的不同，檔案管理人員要了解各部門的照片檔案情況，往往難度很大，也難以綜合協(xié)調。有些單位因為沒有專門的拍攝人員，致使每次召開重要會議或遇重大活動時，基本都是由本部門工作人員臨時拍照，形成了多人拍攝，互不協(xié)調的局面，這就使得照片數(shù)量龐雜，未經(jīng)整理，造成很多照片漏歸檔現(xiàn)象嚴重。也正是因為如此，照片保管在許多人的手中，太過分散，為照片檔案管理的收集造成了極大困難。

3.制度缺失，監(jiān)督薄弱，照片質量不高，標注不清，利用困難

照片檔案管理需要有符合照片檔案特點的、相對獨立的制度，作為照片檔案管理的生成、收集、保管、利用的規(guī)范和依據(jù)。有些單位雖然制定了適用于照片檔案管理的規(guī)范或規(guī)章，但是并沒有形成正式的文件下發(fā)，至于監(jiān)督機制則等同于零。長此以往，照片檔案管理無章可循，工作人員責任不明，并缺乏照片檔案管理的責任感和積極性，致使不協(xié)調加劇，會導致大量照片文件無法形成檔案處于無人關心、無人負責、丟失率極高的現(xiàn)象。

首先，盡管國家檔案局出臺了《照片檔案管理規(guī)范》等一系列法規(guī)制度，對照片檔案提出了明確的管理要求。但是各單位針對照片檔案管理的制度仍然不夠完善與健全，造成制度紙張化、表面化，而沒有貫徹落實，致使照片即使交予檔案室，也依舊不正規(guī)、不合格。

其次，由于科技的進步，傳統(tǒng)照片的使用越來越少，而數(shù)碼相機、手機的使用更加普及，再加上沒有專人照相，拍攝者多為各部門的工作人員，臨時拍攝，水平有限，形成的照片，雖然數(shù)量很大，但是質量不高，內容重復。而且兼職人員檔案意識不強，一般都是在活動或會議后，將大量的照片存于計算機內，并未加以整理，存檔時全部復制給檔案部門。以至于檔案部門在照片整理時，既要篩選，又要鑒定，在利用中往往出現(xiàn)經(jīng)過多次查找、篩選，卻利用效果不佳的情況。而一些零散的照片，則因為照片要素的缺失，確定不了是哪一次活動或會議的，常常要發(fā)動很多人來看照片，有的可以確定下來，而有的則因為當時拍攝者本人都記憶不清，導致無法利用。

三、優(yōu)化照片檔案管理的幾點策略

針對照片檔案管理出現(xiàn)的以上這些問題，為了提高照片檔案管理水平與質量，實現(xiàn)照片檔案的規(guī)范化管理，應根據(jù)照片檔案的特性并結合各單位的具體情況，從解決現(xiàn)存問題出發(fā)，以制度建設為重點，以增強檔案意識為中心，以做好照片檔案的規(guī)范化管理為目的，以照片檔案管理健康發(fā)展為方向，確保照片檔案的齊全、完整、可靠、可用，從而實現(xiàn)照片檔案管理的科學化、專業(yè)化、規(guī)范化和標準化。

1.依據(jù)相關法規(guī)，健全規(guī)章制度

照片檔案管理能否沿著規(guī)范化、標準化的方向發(fā)展，完善和健全的科學管理體制是第一位的。首先，應根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《照片檔案管理規(guī)范》《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范（征求意見稿）》等有關國家法律及規(guī)定，制定和完善照片檔案規(guī)范化管理的規(guī)章制度，明確照片檔案的歸檔范圍、歸檔時間及質量要求。同時，應進一步將照片檔案歸檔管理工作納入各部門專兼職人員的崗位職責，使其權責主體明確、清晰，將照片檔案的收集、歸檔工作逐步納入經(jīng)?；?、制度化的軌道，使照片檔案管理制度能真正的貫徹落實。

2.加強宣傳力度，提高歸檔意識

要大力普及照片檔案知識，加大宣傳力度，提高全體人員的檔案意識。如，可以圍繞一個主題，以照片檔案展覽，編輯出版畫冊的形式，弘揚愛國主義、集體主義精神等等，由于照片檔案比起紙制檔案更為生動，所以結果也更為有效。又如，可以定期或不定期的組織各級各類檔案人員進行學習，此外，檔案管理部門應主動提供服務，借助現(xiàn)代化的科技手段進行培訓，使人們更新思想觀念，樹立信心，正確認識并能積極有效做好照片檔案的歸檔管理工作。

3.加強收集整理，提高利用效率

照片檔案的收集，是一件需要每個人長期重視、堅持不懈的工作。各部門之間應打破陳規(guī)，加強聯(lián)系與溝通，檔案管理工作人員也應走出檔案室，針對重點部門、重要活動主動收集，并且要及時整理，準確鑒定。由于照片檔案的特殊性，對其整理也有特殊要求，例如照片檔案一般包括底片、照片和說明三部分，其中文字說明，是指對照片的時間、地點、事由、人物、背景、攝影者等情況的簡短介紹性的文字，對于照片檔案管理人員和利用者來說，都是必不可少的，被稱為照片六要素。事實證明，六要素齊全的照片，不僅僅能簡單說明一張照片的情況，還能為以后的規(guī)范化管理提供良好的條件，并可以大大提高照片檔案的利用效率。

4.注重照片質量，增設專業(yè)人員

照片檔案數(shù)量多、涉及面廣，如果沒有專業(yè)的拍攝人員，照片的拍攝往往是由各部門的工作人員完成的，經(jīng)常是一個活動或一次會議從頭拍到尾，在整理時就陷入了海量照片的篩選中，耗費大量的人力物力，卻還經(jīng)常沒有一張?zhí)貏e滿意的照片。如何才能在活動中抓住重點，突顯特色，如何才能使照片清楚、生動、形象，突出主題，這就需要具有專業(yè)知識的拍攝人員，他們能運用其專業(yè)知識，拍出高質量的照片，這樣不僅節(jié)約了時間，節(jié)約了成本，而且節(jié)約了人員，并可以大大地減少檔案管理人員的工作量和難度。

5.加大有關投入，提高存儲條件

照片檔案作為一種特殊的載體形式，其保管要求存儲條件較高，這就要求單位領導加強重視，建立照片檔案專用資料庫，從技術設備條件等多方面滿足照片檔案的生存環(huán)境的要求，例如，照片檔案專用的裝具包括防磁柜等，專門的保管設備包括空調、溫濕度、防盜防火報警器、防霉防蟲藥品等。檔案庫房、裝具、設備等等這些在照片檔案的保管工作中共同構成了一個保護鏈，缺一不可，只有配置齊全了以上這些物質條件，才能使照片檔案免受侵害，維護其完整和安全。

6.增強專業(yè)技能，確保科學管理

照片檔案管理人員要不斷地學習，通過系統(tǒng)的專業(yè)教育及崗位培訓，進一步提高自身的專業(yè)技能，從經(jīng)驗管理轉向科學管理，大力開發(fā)照片檔案信息資源，滿足各方面發(fā)展的需要。除了按照有關規(guī)定，做好照片檔案的入庫工作外，每1—2年還應對照片檔案進行一次檢查，做好定期備份和轉錄工作，對于一些特別珍貴的、重要的、使用頻率高的照片及其底片，應該進行拷貝，拷貝片提供利用，以便更好地保存母片。對于檢查發(fā)現(xiàn)問題的照片檔案，應學會常見損毀現(xiàn)象的修復方法。還應掌握必要的照片檔案應急搶救措施，以便對突發(fā)情況及時進行處理，從而確保照片檔案的安全保存。

7.建立照片信息庫，實現(xiàn)資源共享

由于照片檔案數(shù)量巨大，使用傳統(tǒng)的手工查閱方式不僅速度慢，而且容易造成照片的損壞。針對這種情況，可以建立照片檔案的信息庫，把重要的照片，或者某一系列的照片，通過掃描等方式，存入檔案信息庫，并且借助網(wǎng)絡，使利用者不再受時間和空間的限制而能隨時能進行查閱。這樣不僅可以節(jié)約時間以及人力物力，還可以方便快捷地提供利用，從而更好地保護珍貴的照片檔案，真正實現(xiàn)照片檔案資源共享。

四、小結

綜上所述，照片檔案作為檔案的重要組成部分，是歷史的沉淀，記載和傳承著歷史的發(fā)展，是難以再生的寶貴資源。進一步加強和完善照片檔案的規(guī)范化管理，推動照片檔案管理工作向著健康、正確的方向發(fā)展，是一個需要長期堅持不懈的努力的過程。相信照片檔案管理必將發(fā)揮其越來越重要的作用，對有效推動單位綜合發(fā)展起到積極的促進作用并具有深遠的意義。[3]

[1]劉鳳鳴.加強機關照片檔案的收集工作[J].蘭臺世界,2008,(3).

[2]王芝蘭.高校檔案規(guī)范化管理[M].長沙：湖南師范大學出版社，2012.

[3]李淑芳.高校照片檔案管理的現(xiàn)狀分析[J].蘭臺世界,2005,(7).

責任編輯：賈 春

Reflection on the Standard Management of Photo Archives

LEI Ming

Photograph archives management is an important part of archives management.Photo archives,which are vivid,self-evident and objective record history and inherit the culture.Its unique role cannot be replaced by other forms of archive.The paper suggests that the photo archives management should be standardized through perfecting the regulations and raising awareness so as to solve the problems in weak management.

photo archives;standardization;management

10.3969/j.issn.1007-3698.2013.05.022

:2013-05-01

G642

:A

:1007-3698（2013）05-0125-04

雷 鳴，女，中華女子學院學校辦公室館員，主要研究方向為檔案管理。100101