[摘 要]在新的歷史時(shí)期，機(jī)關(guān)政務(wù)檔案管理面臨著新的諸多挑戰(zhàn)，只有不斷積極地實(shí)施管理理念的創(chuàng)新、管理理論的創(chuàng)新、管理制度的創(chuàng)新、管理方式的創(chuàng)新，才能更好地發(fā)揮其服務(wù)職能作用。

[關(guān)鍵詞]政務(wù)；檔案；創(chuàng)新；管理

[中圖分類號(hào)]D63 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1009 — 2234（2013）02 — 0031 — 02

機(jī)關(guān)政務(wù)活動(dòng)中形成了大量的機(jī)關(guān)檔案，它是機(jī)關(guān)工作的真實(shí)記錄，對(duì)機(jī)關(guān)工作起到了重要的憑證和參考作用。隨著經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步，機(jī)關(guān)檔案工作呈現(xiàn)出了前所未有的良好發(fā)展勢(shì)頭，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作普遍愈加重視，不斷增加對(duì)檔案工作的投入，使檔案工作全面得到發(fā)展。

檔案除了“記錄”的功能，即管住“死的”，更重要的是發(fā)揮“活的” 作用，即行使服務(wù)職能。要圍繞黨和政府工作大局開展檔案管理工作，自覺為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，為社會(huì)各界服務(wù)，以服務(wù)帶動(dòng)各項(xiàng)工作發(fā)展。因此，要?jiǎng)?chuàng)造性地開展服務(wù)工作。

一、管理理念的創(chuàng)新

理念的創(chuàng)新即是思想觀念的創(chuàng)新，政務(wù)檔案管理理念對(duì)政務(wù)檔案管理實(shí)踐起著引領(lǐng)和導(dǎo)向作用。

首先，要有積極的信息化轉(zhuǎn)化意識(shí)。檔案信息價(jià)值和作用體現(xiàn)的前提就是檔案系統(tǒng)規(guī)范的放置。檔案是一個(gè)較為龐大的信息庫，且一般情況下，檔案的各種信息都是比較零散地存儲(chǔ)在眾多的單位檔案中。因此，應(yīng)根據(jù)需要對(duì)其進(jìn)行整理。

其次，對(duì)檔案使用效率意識(shí)進(jìn)一步進(jìn)行強(qiáng)化。無論是搜集檔案還是整理檔案，其最終目的都是為了很好地利用檔案。如何才能使檔案的利用率達(dá)到最高，是需要重視的問題。因此，改變檔案無所作為的心態(tài)是首要問題。

再次，要強(qiáng)化主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。目前，部分檔案從業(yè)人員缺乏強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，對(duì)工作積極性不高，創(chuàng)新意識(shí)較差，工作方法刻板，對(duì)用戶缺乏熱情，這種狀況已難以適應(yīng)新形勢(shì)下檔案工作的管理和發(fā)展，因此，要求檔案管理工作人員應(yīng)該具有較高的職業(yè)倫理。檔案管理工作的價(jià)值主要通過服務(wù)來體現(xiàn)，搞好利用服務(wù)，擁有為他人作嫁衣的默默奉獻(xiàn)精神是我們的職業(yè)倫理要求。

二、 管理理論的創(chuàng)新

檔案管理理論與其他學(xué)科相比較，起步較晚，發(fā)展較慢，還處在不斷完善階段。因此，既需要在檔案管理的實(shí)踐中不斷探索，開展創(chuàng)新研究，來不斷豐富管理理論；同時(shí)，更加系統(tǒng)科學(xué)的理論，對(duì)檔案管理實(shí)踐工作又可起到一個(gè)指導(dǎo)、促進(jìn)和提升的作用。

其一，“檔案”概念的不斷豐富和完善。根據(jù)《檔案法》 概括，檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人直接形成的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄。按照這個(gè)概念，凡是對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的歷史記錄，不論是紙質(zhì)或電子形式的，也不論是否經(jīng)過“歸檔”的程序，都屬于檔案的范疇。而長期以來，受傳統(tǒng)思維慣性影響，人們對(duì)檔案人為加以限制，對(duì)那些無法脫離運(yùn)行環(huán)境或執(zhí)行“歸檔”操作的電子業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和其他電子文件，排除在“檔案”之外。直到人們?cè)诠ぷ魈剿髦刑岢隽藱n案登記備份的制度，就把檔案作為“記錄”的本質(zhì)屬性予以肯定，將各種載體形式或記錄方式，尤其是數(shù)據(jù)庫形式的各類業(yè)務(wù)信息記錄，明確為檔案的其中一種類型，納入檔案部門的監(jiān)管范圍。

其二，檔案屬性、功能的不斷擴(kuò)展和延伸。檔案具有文化屬性，是存史記憶的載體；同時(shí)，還具有“管理”屬性（體現(xiàn)在原始記錄性備以查考性等方面） ，是政權(quán)運(yùn)作、社會(huì)管理的重要工具。過去受傳統(tǒng)觀念影響，檔案部門更多關(guān)注檔案的“存史” 功能，這樣，檔案工作就有了很大局限性，很難進(jìn)入黨委、政府的工作視野，工作任務(wù)與現(xiàn)實(shí)需要往往產(chǎn)生脫節(jié)。而登記備份工作制度從檔案的“管理”屬性著眼，將檔案管理的工作重心從關(guān)注現(xiàn)存歷史檔案轉(zhuǎn)移到大量經(jīng)濟(jì)社會(huì)領(lǐng)域形成的現(xiàn)行保存期較短但具有重要憑證價(jià)值的現(xiàn)行檔案，從而使檔案管理上升到加強(qiáng)社會(huì)管理、夯實(shí)政府治理的高度，直接為黨委政府工作服務(wù)。

三、管理制度的創(chuàng)新

檔案工作必須依據(jù)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》以及其他的檔案法律、法規(guī)來進(jìn)行，堅(jiān)持依法治檔；同時(shí)，為保證檔案工作順利開展、持續(xù)發(fā)揮作用，管理部門應(yīng)結(jié)合實(shí)際，始終圍繞黨委政府中心工作來開展，堅(jiān)持有所作為，及時(shí)建立起一套與之發(fā)展相配套且行之有效、操作性較強(qiáng)的檔案工作規(guī)章制度和管理辦法，從而使每個(gè)單位、部門檔案工作不因機(jī)構(gòu)調(diào)整和人員的變動(dòng)而停止或有所削弱。為此，必須從以下細(xì)節(jié)入手：

第一，做好政務(wù)活動(dòng)各階段文件材料的同步收集、整理和反饋、整改。如果等到整個(gè)政務(wù)活動(dòng)周期結(jié)束再對(duì)文件材料進(jìn)行收集整理，一方面會(huì)積壓檔案整理工作量，影響檔案工作及政務(wù)活動(dòng)的進(jìn)度，另一方面可能造成政務(wù)活動(dòng)期間檔案材料的流失。因此，必須做到文件材料收集、整理、反饋、整改與政務(wù)活動(dòng)各階段同步進(jìn)行。一是根據(jù)活動(dòng)具體情況，明確政務(wù)活動(dòng)各階段形成文件材料的收集歸檔周期，對(duì)多個(gè)階段進(jìn)行收集歸檔，每個(gè)階段結(jié)束后及時(shí)進(jìn)行收集、整理，而對(duì)于以“點(diǎn)多面廣”為特點(diǎn)分項(xiàng)活動(dòng)，采取“開始一批、收集一批、整理一批”的方式進(jìn)行，最終確保檔案在這些分項(xiàng)活動(dòng)完成后，短時(shí)期內(nèi)全部完成并通過歸檔驗(yàn)收。二是對(duì)文件材料收集整理情況及時(shí)進(jìn)行反饋，整理和補(bǔ)充。改變“實(shí)施部門交什么，檔案部門就收什么”的傳統(tǒng)，充分發(fā)揮檔案部門的主動(dòng)性，對(duì)實(shí)施部門移交的文件材料，在及時(shí)進(jìn)行整理的同時(shí)，根據(jù)國家相關(guān)規(guī)范和活動(dòng)開展的實(shí)際情況，查找分析其在齊全性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性、手續(xù)和形式的完備性等方面的問題，并將文件材料整改和補(bǔ)充意見反饋給實(shí)施部門，指導(dǎo)和協(xié)助實(shí)施部門進(jìn)行整改和補(bǔ)充。

第二，加強(qiáng)檔案管理部門與政務(wù)活動(dòng)實(shí)施部門密切協(xié)作。一是與實(shí)施部門密切協(xié)作。檔案人員應(yīng)積極參加活動(dòng)實(shí)施管理會(huì)議，了解活動(dòng)動(dòng)態(tài)，根據(jù)活動(dòng)進(jìn)度及時(shí)提出文件材料的收集內(nèi)容和提交要求，并在整理過程中提出整改和補(bǔ)充建議。另外，加強(qiáng)與實(shí)施部門的溝通，了解實(shí)施部門對(duì)活動(dòng)檔案在未來利用方面的要求，以便在歸檔文件材料的收集內(nèi)容、檔案分類方案的設(shè)置等方面貼近未來的查詢利用需求。二是加強(qiáng)對(duì)參與活動(dòng)各單位的指導(dǎo)。在活動(dòng)開展初期，就應(yīng)通過下達(dá)規(guī)范性文件、培訓(xùn)等方式，向相關(guān)單位明確文件材料的具體要求，包括內(nèi)容、格式、真實(shí)性、規(guī)范性、有效性、統(tǒng)一性等，保證相關(guān)單位文件材料的交付質(zhì)量，從而避免了相關(guān)文件材料在活動(dòng)完成后無法整改或補(bǔ)充的情況。

第三，建立健全檔案真實(shí)性和容災(zāi)保障機(jī)制。保障檔案特別是電子文件的真實(shí)性，一直是檔案理論研究的熱點(diǎn)，也是難點(diǎn)。因此要從制度和管理層面切入，以檔案行政監(jiān)管為導(dǎo)向，通過建立檔案與電子文件的行政管控機(jī)制、安全保障機(jī)制和證據(jù)“鎖定”機(jī)制，較好解決電子文件真實(shí)性保障、容災(zāi)保障難題，并帶動(dòng)檔案信息資源的數(shù)字整合。一方面，通過行政登記，對(duì)保存在各單位的各類檔案與電子文件的形成、安全保存情況進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管，做出備份處理決定；另一方面，通過電子備份和多時(shí)點(diǎn)歷史備份數(shù)據(jù)的留存，并結(jié)合數(shù)字摘要等技術(shù)手段，固化檔案與電子文件的原始狀態(tài)，保存真實(shí)記憶，保障信息安全。

第四，加強(qiáng)政務(wù)檔案信息安全管理。檔案信息安全問題是檔案信息化建設(shè)不可忽視的一個(gè)重要方面，也是政務(wù)檔案管理的特點(diǎn)，有些政務(wù)活動(dòng)必須公開，有些政務(wù)活動(dòng)及信息必須保密，不然會(huì)引起一些社會(huì)問題的產(chǎn)生。其安全隱患主要表現(xiàn)為：一是觀念意識(shí)，檔案部門安全意識(shí)和保密意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)外提供利用的信息缺乏嚴(yán)格的審查和管理；二是技術(shù)問題，當(dāng)前電腦病毒種類多、危害大，又加上黑客的惡意攻擊，使得檔案信息的安全和保密受到嚴(yán)重威脅；三是工作失誤和設(shè)備故障，如工作人員操作失誤而產(chǎn)生不可預(yù)知的信息損失和外泄，網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)軟件、硬件以及電子系統(tǒng)故障也會(huì)引發(fā)系統(tǒng)euAYSuAcBvYXyru+IuBFOz2JGu/3wBb24Yd8rGcGRx0=問題。所有這些，使政務(wù)檔案信息的安全變得“脆弱”，檔案保密和安全受到挑戰(zhàn)。所以，除了通過硬件設(shè)備從物理層、網(wǎng)絡(luò)層保障系統(tǒng)安全外，也需要從應(yīng)用層角度保證系統(tǒng)和數(shù)據(jù)安全，比如對(duì)檔案信息資源進(jìn)行密級(jí)管理，提供多級(jí)審批制度，按照申請(qǐng)者的身份授權(quán)并進(jìn)行限制，特定檔案只對(duì)有權(quán)限用戶開放，設(shè)置安全級(jí)別，依權(quán)限分級(jí)管理，有效解決檔案泄密等問題，提高政務(wù)檔案信息資源的安全保密性。

為確保檔案管理工作順利開展，應(yīng)把以上做法納入各項(xiàng)管理制度中，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的指導(dǎo)和督促檢查，制定具體措施和要求，通過開展崗位責(zé)任制檢查、目標(biāo)管理考核等活動(dòng)，對(duì)檔案工作情況進(jìn)行督促檢查，以促進(jìn)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

四、管理方式的創(chuàng)新

檔案工作管理人員既要有責(zé)任感，有較高的職業(yè)倫理，還需具備較高的職業(yè)技能，要具備檔案管理的理論知識(shí)、科技知識(shí)，尤其是運(yùn)用現(xiàn)代化科技手段和先進(jìn)的管理方法管理檔案的基本技能。

隨著信息化水平的不斷提高、如何改變傳統(tǒng)的檔案管理方式，把檔案實(shí)體的信息以數(shù)字化形式通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)提供使用，成為應(yīng)對(duì)信息化挑戰(zhàn)的必然舉措。數(shù)字化檔案管理是21世紀(jì)檔案管理的趨勢(shì)和發(fā)展方向。

數(shù)字化檔案是實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)管理模式向現(xiàn)代化管理模式轉(zhuǎn)變的最好方法。檔案是眾多信息源中的基礎(chǔ)信息源，我國傳統(tǒng)檔案管理模式正面臨信息數(shù)字化發(fā)展的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。檔案工作要緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，以現(xiàn)代化的管理模式替代傳統(tǒng)的手工模式，實(shí)現(xiàn)政務(wù)檔案管理的現(xiàn)代化，滿足社會(huì)各方面的需求。數(shù)字信息化技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，可以系統(tǒng)地完成文件的起草、修改、刪減、檢索、打印、登記、匯集統(tǒng)計(jì)等工作，使文件的形成、運(yùn)行、轉(zhuǎn)換等各個(gè)環(huán)節(jié)與自動(dòng)化辦公銜接起來，這種現(xiàn)代化辦公手段和先進(jìn)管理技術(shù)都迫切需要檔案管理工作者去掌握。借助高科技手段，檔案工作的科技含量將大大增強(qiáng)；管理和保護(hù)趨向現(xiàn)代化和自動(dòng)化；檔案檢索方式將更加簡(jiǎn)單、便捷、高效；檔案工作人員將從檔案實(shí)體的保護(hù)者、調(diào)閱者的傳統(tǒng)角色，轉(zhuǎn)化為檔案信息產(chǎn)品的生產(chǎn)者、檔案信息利用的咨詢者、提供者和傳播者。

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，數(shù)字化建設(shè)是基礎(chǔ)，網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)是手段。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息時(shí)代對(duì)檔案工作的要求，也是檔案工作者前進(jìn)和努力的方向。因此，檔案工作者只有不斷優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)，才能適應(yīng)新時(shí)期的政務(wù)檔案管理工作。

〔參 考 文 獻(xiàn)〕

〔1〕王天泉.檔案服務(wù)應(yīng)成為社會(huì)的基本公共服務(wù)〔J〕.中國檔案，2012，（09）.

〔2〕吳曉平，付鈺.信息系統(tǒng)安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估理論與方法〔M〕.北京：科學(xué)出版社，2010.

〔3〕何嘉蓀.文件群體運(yùn)動(dòng)與文件管理檔案化——“文件運(yùn)動(dòng)模型”再思考兼答章燕華同志之二〔J〕.檔案學(xué)通訊，2007，（04）.

〔4〕孫洪魯.檔案科研工作推進(jìn)的策略研究〔J〕.中國檔案，2012，（05）.

〔責(zé)任編輯：陳玉榮〕