郭慧霞

（郭慧霞：河南省新鄉(xiāng)市第一人民醫(yī)院。）

檔案工作是黨和國家的一項重要工作，涉及政治、經(jīng)濟(jì)、軍事、外交、科技等各個領(lǐng)域。長期以來，在傳統(tǒng)觀念影響下，檔案工作中定密不準(zhǔn)，保密范圍過寬，密級偏高等問題沒有得到妥善解決，既不利于國家秘密檔案的保護(hù)，也影響了檔案作為一種有價值的社會資源的開發(fā)利用。新的《保密法》的實施，為做好檔案管理和開放利用中的保密工作提供了法律依據(jù)，正確處理好檔案開放利用與保密的關(guān)系，做好新形勢下的現(xiàn)代檔案保密工作已成為檔案工作的重要課題。

一、現(xiàn)代檔案管理的概念與保密工作要求

現(xiàn)代檔案管理，實質(zhì)是利用高科技手段對電子網(wǎng)絡(luò)各類文件進(jìn)行有效的管理，人們在生產(chǎn)、生活的各項活動中會以電子芯片、磁帶、光盤、U盤等化學(xué)磁性材料作為載體才儲存文字、圖像以及視頻等相關(guān)材料。與紙質(zhì)文件比較，電子文件必須利用現(xiàn)代化的裝置才可以進(jìn)行查閱，比如電子文件可以直接利用計算機(jī)進(jìn)行各種修改以及傳送，并且具有速度快、頁面整潔，修改后還會有日期顯示等效果。此外電子文件可以不受時間以及空間距離上的限制，也正因為如此，對于電子文件的保密要求與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保密要求有很大區(qū)別。它對高科技管理手段的要求很高。因此，緊跟信息化發(fā)展的步伐，充分開發(fā)和利用檔案信息資源，正實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化，加強(qiáng)現(xiàn)代檔案管理的必然要求。隨著人們從事的科學(xué)研究和生產(chǎn)建設(shè)、行政管理活動變得越來越復(fù)雜，人們對檔案信息的單一需求必將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替，保密工作的任務(wù)越來越艱巨。保密部門可以在網(wǎng)頁上通過匯編相應(yīng)的專題、提供數(shù)據(jù)庫查詢、電子信箱等服務(wù)方式，讓利用者與檔案館（室）利用電子郵件在網(wǎng)上進(jìn)行快速通訊，進(jìn)行信息交流，回答服務(wù)對象對檔案材料真實性與保存價值的咨詢，提供查詢和資信服務(wù)的同時，健全監(jiān)管機(jī)制，并以檔案現(xiàn)代化管理為突破口，理順管理機(jī)制、強(qiáng)化管理意識、創(chuàng)新管理方法和管理手段，提升保密工作質(zhì)量和管理水平，使檔案管理中的保密工作與時俱進(jìn)，緊跟信息化發(fā)展的步伐。

二、現(xiàn)代檔案保密工作存在的諸多問題

近年來，雖然保密工作取得長足進(jìn)步，但與新形勢和新任務(wù)的要求相比，還存在著一定差距和不容忽視的隱患。主要表現(xiàn)為：

（一）保密工作前移，法律法規(guī)滯后

經(jīng)濟(jì)全球一體化的進(jìn)程的加快，一方面使得我國對外開放程度的擴(kuò)大，這其中涉及到境內(nèi)外人員的流動更加的頻繁，科技作為世界發(fā)展的喉結(jié)，對外接觸的面積更加的廣泛，逐漸形成“你我互通，你我交融”的局面。另一方面，一些敵對勢力也會借開放的東風(fēng)，通過各種渠道，采取各種方式，進(jìn)行有關(guān)科技的情報搜集工作，這也必然對科研檔案保密工作造成一定的影響。保密工作在長期以來社會主義的發(fā)展中扮演了重要的角色，但我國法律在保密工作中存在著嚴(yán)重的滯后性。再次，《保密法》中對于涉密計算機(jī)等相關(guān)現(xiàn)代檔案保密方面的規(guī)定落后于現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)以及計算機(jī)的發(fā)展速度。沒有完備的法律作為保障，將會導(dǎo)致現(xiàn)代檔案保密工作難以順利進(jìn)行，

（二）組織領(lǐng)導(dǎo)不力，工作缺乏監(jiān)督

由于長期處于和平的環(huán)境，導(dǎo)致一些領(lǐng)導(dǎo)干部滋生了麻痹思想，對保密工作不夠重視，工作落實不夠到位?！氨Ｃ芄ぷ鳠o小事”，這些問題如果得不到及時糾正，就可能出大問題。因此，必須正視差距，克服不足，努力消除隱患，切實做好保密工作。不到位，有的單位保密工作缺乏監(jiān)督，管理制度和各項制度措施不落實，重點涉密人員和涉密文件管理松懈，涉密計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)防護(hù)薄弱。

（三）保密工作嚴(yán)峻，技術(shù)手段落后

隨著高新技術(shù)在竊密方面的應(yīng)用，導(dǎo)致現(xiàn)代檔案保密工作局面十分嚴(yán)峻。首先，現(xiàn)代檔案諸多利用計算機(jī)，網(wǎng)絡(luò)等平臺進(jìn)行儲存與傳輸，但是保密檔案系統(tǒng)防御性不高，處在不設(shè)防的狀態(tài)以及網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)能力不足，都將增大檔案保密的風(fēng)險性；其次，我國網(wǎng)絡(luò)管理相對滯后，責(zé)任不夠明確，制度不夠健全，保密技術(shù)、保密手段、保密裝置等信息安全所必備的措施都沒有及時的研制與應(yīng)用。高新科技的應(yīng)用，致使竊密的方式和手段更加難以捉摸，防不勝防，而與此同時反竊密的技術(shù)手段需要加強(qiáng)。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代檔案保密工作的建議

筆者認(rèn)為，做好電子信息涉密檔案保密工作總的原則應(yīng)該是充分利用電子信息技術(shù)的優(yōu)勢，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理工作的經(jīng)驗，取長補短，努力克服問題和不足。具體說來，應(yīng)注意以下幾方面：

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視，實現(xiàn)現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備對檔案的管理

無論開展什么工作，都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵。檔案保密工作不同于經(jīng)濟(jì)工作，檔案保密工作中的每一項工作都需要經(jīng)濟(jì)的支撐，而如果沒有領(lǐng)導(dǎo)的支持，檔案保密工作是無法進(jìn)行的。一般各級、部門、各單位的綜合檔案室不僅保管著文書檔案，還有科技檔案、設(shè)備檔案、基建檔案、會計檔案、音像檔案和人事檔案等。進(jìn)行檔案管理升級達(dá)標(biāo)，是做好檔案保密工作的的前提，計算機(jī)、檔案庫房、輔助設(shè)備等硬件都需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持。隨著計算機(jī)的普及和信息技術(shù)的不斷提高，計算機(jī)管理檔案工作已是不爭的事實?，F(xiàn)代檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理之間的本質(zhì)區(qū)別發(fā)生了很大的變化。由過去傳統(tǒng)的手工收集文件變成了通過互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)直接收集文件或通過光盤發(fā)送文件即電子文件，實現(xiàn)了現(xiàn)代先進(jìn)技術(shù)與設(shè)備對檔案的管理。而這些工作的實施都離不開領(lǐng)導(dǎo)的支持。而作為檔案工作者也應(yīng)該經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)相互溝通，取得領(lǐng)導(dǎo)的支持與幫助，這是實現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理的關(guān)鍵所在。

（二）大膽謹(jǐn)慎，做好檔案利用過程中的保密工作

正確處理檔案保密與利用的關(guān)系。日常工作中，檔案管理人員十分重視檔案保密，工作盡心盡職，但由于在傳統(tǒng)的保密觀念影響下，檔案工作普遍存在著重保密輕利用的現(xiàn)象。為此檔案部門應(yīng)改變傳統(tǒng)的觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時，切實完善工作職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)勢在必行。機(jī)密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用，保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。所以，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。同時，做好檔案開放的基礎(chǔ)性工作，要充分保證涉密電子檔案儲存介質(zhì)的安全。電子信息檔案儲存介質(zhì)一般以光盤、軟盤及硬盤為主。一方面要采取相應(yīng)的防火防水措施，提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量，利用原有基礎(chǔ)，進(jìn)行系統(tǒng)整理，建立健全檔案號，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求；另一方面要及時做好相應(yīng)備份，防止電子儲存介質(zhì)發(fā)生故障后重要資料丟失，對珍貴、重要的檔案搞好檔案副本備份，提高檔案資料使用期限壽命，保證硬件安全。

（三）完善制度，建立現(xiàn)代檔案保密工作的長效機(jī)制

首先要根據(jù)工作實際情況制定切實可行的檔案保密制度，例如：《保密手冊》、《現(xiàn)代檔案保密工作制度》、《加密機(jī)使用操作規(guī)程》、《加密機(jī)設(shè)備維護(hù)制度》、《現(xiàn)代檔案保密工作制度》等等，這些保密工作章程的制定，一方面可以完善保密制度的管理，另一方面也使得現(xiàn)代檔案保密工作可以得到相應(yīng)、細(xì)致的文獻(xiàn)保障。為此，建立現(xiàn)代檔案保密工作的長效機(jī)制需要做到以下幾點：一是在對各類檔案進(jìn)行定密、傳閱、使用、存放、歸檔以及銷毀等各個環(huán)節(jié)時，必須嚴(yán)格按照管理責(zé)任度的各類規(guī)章按部就班的就行，嚴(yán)格依法治密。二是檔案保密工作的巡查工作，應(yīng)有專門的檔案保密員來進(jìn)行，定期、不定期的巡視檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，第一時間進(jìn)行上報，并提出相應(yīng)的整改措施和手段，此外主管部門的領(lǐng)導(dǎo)也應(yīng)定期對科研保密工作進(jìn)行適時的監(jiān)督與檢查。三是對于涉密要害部門的管理工作應(yīng)更加重視，領(lǐng)導(dǎo)積極部署工作，再由科研檔案部門負(fù)責(zé)人對工作中涉及的檔案、機(jī)要、傳真等要害部位進(jìn)行細(xì)致、緊密的安全專項檢查，做到早發(fā)現(xiàn)，早糾正，從而有效的防治和杜絕泄密事件的發(fā)生。四是進(jìn)一步提高檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)。檔案管理人員是利用檔案制度的直接貫徹者，對檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，要培養(yǎng)他們高度的政治責(zé)任心和熱愛檔案和檔案事業(yè)可貴精神，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。

（四）積極應(yīng)對，對于現(xiàn)代檔案的保密相關(guān)技術(shù)的防范以及管理的加強(qiáng)

在目前的檔案保密技術(shù)的發(fā)展上，需要尤其注意網(wǎng)絡(luò)信息的安全保密方面。而對于信息安全的保密管理上大體分為了法律、技術(shù)以及行政三個方面。其中法律包含了管理有關(guān)的法律、法規(guī)，能夠約束并且規(guī)范信息主題以及外界的的相互關(guān)聯(lián)。而對于其行政方面的管理，則主要存在以下幾個方面：首先是涉及到保密信息的網(wǎng)絡(luò)需要隔離于互聯(lián)網(wǎng)，并且完善相關(guān)的保密制度，提高內(nèi)部管理措施，增設(shè)相應(yīng)的防范設(shè)備；其次，抓好防泄工作，堅持責(zé)任到人，“誰上網(wǎng)誰負(fù)責(zé)”的原則，定期檢查網(wǎng)絡(luò)上相關(guān)連的信息，確保涉及到保密信息的資源不傳播到網(wǎng)上。再次是作為本單位的專職檔案員，就要從檔案保密的角度出發(fā)，想方設(shè)法實現(xiàn)檔案信息化，實現(xiàn)目錄的“雙軌制”，如將文書檔案、科技檔案、設(shè)備檔案、基建檔案等目錄錄入到檔案數(shù)據(jù)庫并將目錄打印出來，既能實行計算機(jī)查找檔案，也能實行人工查找檔案。同時，還應(yīng)加強(qiáng)與信息技術(shù)部的聯(lián)系與溝通，將能對外查閱的目錄實行網(wǎng)上設(shè)定密碼，既便于工作人員網(wǎng)上查閱，又能確保不失密、泄密，共同搞好檔案的保密工作和信息化建設(shè)工作。

四、結(jié)語

總之，利用電子信息技術(shù)進(jìn)行涉密檔案管理是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)性工程，需要動員社會方方面面的力量參與其中，形成“保密帶動管理，管理帶動服務(wù)”的良性互動工作模式，切實將我國的檔案管理工作提高到一個新的水平。

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