黃世雄
淺談鐵建施工企業(yè)物資采購(gòu)管理工作
黃世雄
中鐵二十四局集團(tuán)福建鐵路建設(shè)有限公司物資設(shè)備部
物資采購(gòu)管理工作對(duì)于鐵建施工企業(yè)的工程質(zhì)量、成本控制、廉政建設(shè)以及項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)管理都有著極其重要的影響。文章總結(jié)出鐵建施工企業(yè)在進(jìn)行物資采購(gòu)管理工作時(shí)所遇到的主要困難和問(wèn)題,即施工分散和流動(dòng)引起的用料分散、兩級(jí)法人管理體制引起的采購(gòu)分散、工程物資用料計(jì)劃滯后以及設(shè)計(jì)變更引起的零星采購(gòu)、物資招標(biāo)采購(gòu)如何適應(yīng)鐵建施工的特點(diǎn)。并圍繞鐵建施工企業(yè)物資采購(gòu)管理工作,提出若干對(duì)策:搞好宣傳,提高有關(guān)人員對(duì)物資采購(gòu)管理工作的認(rèn)識(shí);尋求新的物流組織管理方式;建立物資招標(biāo)采購(gòu)制度;強(qiáng)化物資詢比價(jià)采購(gòu)工作;加強(qiáng)物資信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。
鐵建施工 企業(yè)物資 采購(gòu)管理
物資采購(gòu)是實(shí)現(xiàn)物資供應(yīng)計(jì)劃的重要環(huán)節(jié),是鐵建施工企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)正常進(jìn)行的前提條件?,F(xiàn)代化大生產(chǎn)中,每個(gè)施工企業(yè)每天都要消耗大量的物資。如果物資的數(shù)量不足,規(guī)格不符,質(zhì)量不好或供應(yīng)不及時(shí)、不配套,就會(huì)直接影響生產(chǎn)的進(jìn)行。原材料費(fèi)用在產(chǎn)品成本中占首要地位,一般占50%~70%,甚至更多。要降低生產(chǎn)成本,降低物資采購(gòu)成本是關(guān)鍵。因此,物資采購(gòu)對(duì)于企業(yè)發(fā)展生產(chǎn),改善經(jīng)營(yíng)管理,提高經(jīng)濟(jì)效益,起著十分重要的作用。只有加強(qiáng)物資采購(gòu)管理,努力做好物資采購(gòu)工作,物資供應(yīng)計(jì)劃才能實(shí)現(xiàn),企業(yè)生產(chǎn)才能正常進(jìn)行,企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益才有可能提高。
物資采購(gòu)始終是鐵建施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)中的一項(xiàng)主要經(jīng)濟(jì)活動(dòng),在市場(chǎng)化進(jìn)程加快,鐵建施工企業(yè)實(shí)施資產(chǎn)經(jīng)營(yíng)責(zé)任制的形勢(shì)下,物資采購(gòu)的地位和重要作用日益顯現(xiàn),更成為職工群眾關(guān)心的熱點(diǎn)、焦點(diǎn)問(wèn)題。以物資招標(biāo)采購(gòu)為核心的統(tǒng)一集中采購(gòu)模式給傳統(tǒng)物資采購(gòu)方式帶來(lái)了巨大的沖擊,其影響力正在不斷地?cái)U(kuò)大,逐步地被企業(yè)越來(lái)越廣泛地承認(rèn)、應(yīng)用和推廣,成為企業(yè)提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本和規(guī)范采購(gòu)行為的重要手段。
安全質(zhì)量是企業(yè)永恒的主題,也是企業(yè)生存的根本。而物資質(zhì)量是工程質(zhì)量和鐵路運(yùn)輸安全的重要因素。通過(guò)對(duì)以往鐵路事故隱患和基建工程質(zhì)量問(wèn)題的分析,我們不難發(fā)現(xiàn)有不少是由于采用不合格的物資、設(shè)備所造成的。理論和實(shí)踐已經(jīng)證明,由相關(guān)技術(shù)、經(jīng)濟(jì)以及法律等方面專家集體組成進(jìn)行的物資招標(biāo)采購(gòu)行為,由于有一整套事先設(shè)計(jì)好的,包括對(duì)投標(biāo)者參加投標(biāo)資格審查等質(zhì)量監(jiān)控的程序,這就可以有效地制止不合格產(chǎn)品通過(guò)物資采購(gòu)環(huán)節(jié)流入施工領(lǐng)域的可能,為確保基建工程質(zhì)量和鐵路運(yùn)輸安全打好物質(zhì)基礎(chǔ)。
任何生產(chǎn)企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的主要部分都是物資和設(shè)備的消耗,物資消耗占鐵路基建成本的65%以上,因此,千方百計(jì)降低物資采購(gòu)供應(yīng)成本,是鐵建施工企業(yè)控制工程成本、扭虧增盈的重頭戲。據(jù)有關(guān)專家研究表明,采購(gòu)控制和管理對(duì)利潤(rùn)的貢獻(xiàn)是巨大的,采購(gòu)金額一般占銷售額的50%以上,以利潤(rùn)率10%計(jì)算,采購(gòu)成本降低10%,利潤(rùn)率提高近50%,相當(dāng)于銷售額增長(zhǎng)50%才能達(dá)到的效果。筆者根據(jù)本單位歷史某一時(shí)期物資招標(biāo)采購(gòu)實(shí)踐統(tǒng)計(jì)得到的數(shù)據(jù),投標(biāo)人的最低投標(biāo)報(bào)價(jià)比平均投標(biāo)報(bào)價(jià)低5%以上。為此,鐵建施工企業(yè)通過(guò)加強(qiáng)物資采購(gòu)管理,實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)成本的有效控制,是降低工程成本的一個(gè)重要途徑。
在當(dāng)前普遍存在買方市場(chǎng)的條件下,物資采購(gòu)環(huán)節(jié)中,賣方采取送回扣、給好處等不正當(dāng)手段推銷產(chǎn)品的腐敗現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。如何將物資采購(gòu)的“暗箱操作”變?yōu)椤瓣?yáng)光下的交易”,增加采購(gòu)上的透明度和監(jiān)控制度,杜絕人情采購(gòu)、關(guān)系采購(gòu),防止和減少物資采購(gòu)環(huán)節(jié)腐敗行為的發(fā)生,是推動(dòng)物資系統(tǒng)廉政建設(shè)的首要突破口。
推行由“經(jīng)理管理項(xiàng)目”向“法人管項(xiàng)目”轉(zhuǎn)變,是施工企業(yè)由“廣種薄收”向“精耕細(xì)作”轉(zhuǎn)變的重要舉措,“經(jīng)理管理項(xiàng)目”的管理方式將物資、設(shè)備采購(gòu)權(quán),工程分包權(quán)等權(quán)利完完全全地交給了項(xiàng)目部,又缺乏有效監(jiān)督,極易發(fā)生物資采購(gòu)和工程管理的漏洞和管理者的腐敗。“法人管項(xiàng)目”既限制了項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利,也更加明確了項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)利和責(zé)任,因此又能在制度上保證項(xiàng)目經(jīng)理權(quán)利的行使,充分發(fā)揮企業(yè)與項(xiàng)目?jī)煞矫娴姆e極性,能充分保護(hù)國(guó)家、企業(yè)、個(gè)人應(yīng)得的利益,有利于企業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。
“法人管項(xiàng)目”的核心就是要實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目資源的集中管控,即資金、物資、設(shè)備、分包、施組集中管理,實(shí)行資金支付審批制度、主要物資設(shè)備集中采購(gòu)制度、勞務(wù)分包集中招標(biāo)制度等。
總而言之,在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下,加強(qiáng)物資采購(gòu)管理工作,是強(qiáng)化鐵建施工企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理,規(guī)范企業(yè)經(jīng)營(yíng)行為的重大舉措,是鐵建施工企業(yè)做大做強(qiáng)的客觀要求。
同一個(gè)法人單位有多個(gè)分布在不同省份和線路的施工工地,由于施工地點(diǎn)分散造成用料的分散,必然會(huì)在數(shù)量上減弱批量采購(gòu)的優(yōu)勢(shì)。同時(shí),由于鐵路施工的流動(dòng)性,無(wú)法和當(dāng)?shù)氐奈镔Y供應(yīng)商建立比較長(zhǎng)期、穩(wěn)定的物資供需關(guān)系,當(dāng)然難于享受到類似固定長(zhǎng)期客戶的價(jià)格優(yōu)惠,而且在一定程度上也會(huì)影響物資供應(yīng)商參與鐵建施工企業(yè)物資采購(gòu)競(jìng)標(biāo)的積極性。
目前,鐵建施工企業(yè)仍然存在二級(jí)法人的管理體制,在鐵建施工企業(yè)的一個(gè)項(xiàng)目部里可能存在幾個(gè)不同法人的項(xiàng)目分部,由于受各自利益的影響和缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)機(jī)制,項(xiàng)目分部都按照各自施工的需要進(jìn)行物資采購(gòu),這無(wú)形中造成了采購(gòu)數(shù)量的分散。因此,在涉及兩個(gè)及以上法人單位的項(xiàng)目分部,對(duì)完全能形成采購(gòu)批量的物資采購(gòu),能否進(jìn)行有效的組織、協(xié)調(diào)和管理,對(duì)物資采購(gòu)管理工作而言是一個(gè)很現(xiàn)實(shí)的問(wèn)題。
鐵路基建“邊設(shè)計(jì)、邊施工、邊計(jì)劃”的“三邊”問(wèn)題,長(zhǎng)期以來(lái)一直是令物資人員感到困擾和頭痛的事情。不管是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)年代,還是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)年代,應(yīng)該說(shuō)物資要料計(jì)劃都是必須而且至關(guān)重要。但是在現(xiàn)實(shí)施工中,那種工程早已開工,物資已經(jīng)采購(gòu),但物資需用總量計(jì)劃卻遲遲到不了物資部門的現(xiàn)象早已是司空見慣。沒(méi)有較為準(zhǔn)確的工程施工物資需用總量計(jì)劃,物資部門在和物資供應(yīng)商進(jìn)行價(jià)格談判上就不能占有數(shù)量上的優(yōu)勢(shì)進(jìn)行充分的討價(jià)還價(jià)。很多情況下,物資人員只是根據(jù)技術(shù)部門提供的分部分項(xiàng)工程物資需用計(jì)劃進(jìn)行訂貨,計(jì)劃提出多少就先訂多少。
當(dāng)前,鐵建施工企業(yè)要進(jìn)行物資采購(gòu)管理工作,急需根據(jù)鐵建施工企業(yè)的特點(diǎn),在滿足落實(shí)“法人管項(xiàng)目”要求的基礎(chǔ)上,建立一套行之有效的鐵建施工企業(yè)物資采購(gòu)管理制度,形成以物資招標(biāo)采購(gòu)為主,詢比價(jià)采購(gòu)為輔的物資采購(gòu)管理約束監(jiān)督體制。
人的一切自覺(jué)行動(dòng)都是受認(rèn)識(shí)的引導(dǎo)和支配的。隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善和發(fā)展,物資供求關(guān)系以買方市場(chǎng)為主,這使得物資采購(gòu)工作有了滋生腐敗的溫床。因此如何規(guī)范物資采購(gòu)行為,歷來(lái)都是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)察部門重視和關(guān)注的焦點(diǎn)。1999年4月,國(guó)家經(jīng)貿(mào)委公布了《國(guó)有工業(yè)企業(yè)物資采購(gòu)管理暫行規(guī)定》,1999年8月30日,九屆人大第十一次常務(wù)委員會(huì)通過(guò)的《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法》以及2011年11月30日國(guó)務(wù)院通過(guò)的《中華人民共和國(guó)招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》,更是從法律的角度,進(jìn)一步明確了物資公開招投標(biāo)采購(gòu)的工作。與此同時(shí),中國(guó)鐵建股份有限公司也下發(fā)了物資招標(biāo)采購(gòu)的指導(dǎo)意見,各鐵建施工企業(yè)相應(yīng)制定了物資招標(biāo)采購(gòu)實(shí)施辦法。物資招標(biāo)采購(gòu)是一項(xiàng)涉及計(jì)劃、技術(shù)、物資、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、監(jiān)察等專業(yè)部門的系統(tǒng)性工作,需要各部門經(jīng)濟(jì)技術(shù)人員的參與、配合和支持。必須充分利用簡(jiǎn)報(bào)、新聞媒介和會(huì)議等形式進(jìn)行大力宣傳,介紹物資招標(biāo)采購(gòu)工作推行情況,將各方面人員對(duì)物資招標(biāo)采購(gòu)工作的認(rèn)識(shí),提高到遵紀(jì)守法的高度,自覺(jué)推動(dòng)物資招標(biāo)采購(gòu)工作的開展。
在國(guó)有企業(yè)開展轉(zhuǎn)機(jī)建制的改革中,有的鐵建施工企業(yè)已經(jīng)取消兩級(jí)法人的施工管理體制,這就為建立新的物流組織管理方式開拓了改革的思路。比如,有的鐵建施工企業(yè)已經(jīng)組建了物資設(shè)備供應(yīng)中心(簡(jiǎn)稱物流中心),將下屬各公司的物資設(shè)備管理人員,配套設(shè)施以及現(xiàn)有的物資設(shè)備資源集中整合到物資設(shè)備供應(yīng)中心,由物資設(shè)備供應(yīng)中心對(duì)物資設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一管理,直接對(duì)各施工項(xiàng)目部負(fù)責(zé)物資采購(gòu)供應(yīng)和設(shè)備租賃業(yè)務(wù),這樣的物流組織管理方式有利于對(duì)物資設(shè)備進(jìn)行集中招標(biāo)采購(gòu)和資源調(diào)劑。
首先,成立物資招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組和物資招標(biāo)采購(gòu)辦公室,健全物資招標(biāo)采購(gòu)工作的組織機(jī)構(gòu)。為了加強(qiáng)對(duì)物資招標(biāo)采購(gòu)的管理工作,應(yīng)成立由物資分管領(lǐng)導(dǎo)親自掛帥,計(jì)劃、技術(shù)、物資、財(cái)務(wù)、質(zhì)量、監(jiān)察等專業(yè)部門參與的物資招標(biāo)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組,負(fù)責(zé)審定物資招標(biāo)采購(gòu)文件與標(biāo)底,確定中標(biāo)單位。同時(shí),設(shè)立物資招標(biāo)采購(gòu)辦公室,負(fù)責(zé)物資招標(biāo)采購(gòu)的日常組織和信息管理等工作。
其次,按以下相關(guān)內(nèi)容和原則制定物資招標(biāo)采購(gòu)管理辦法。物資招標(biāo)采購(gòu)管理辦法一定要遵循國(guó)家招標(biāo)投標(biāo)的法律法規(guī),貫徹執(zhí)行企業(yè)上級(jí)主管部門物資招標(biāo)采購(gòu)的有關(guān)規(guī)定,堅(jiān)持公開、公平、公正和誠(chéng)實(shí)信用的原則,體現(xiàn)真正選定技術(shù)先進(jìn)、質(zhì)量可靠、交貨準(zhǔn)時(shí)、價(jià)格合理、服務(wù)周到的投標(biāo)單位作為物資供應(yīng)商的評(píng)標(biāo)定標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。其次,堅(jiān)持“物資采購(gòu)五權(quán)分離”的原則,形成物資的采購(gòu)決策、執(zhí)行采購(gòu)、物資驗(yàn)收、資金撥付、使用監(jiān)督等環(huán)節(jié)和職權(quán)相互分離,相互配合,相互監(jiān)督制約的運(yùn)作機(jī)制。再者,應(yīng)體現(xiàn)加強(qiáng)物資計(jì)劃管理的要求,只有加強(qiáng)物資計(jì)劃管理,才有可能變“多頭”采購(gòu)為“牽頭”采購(gòu),變分散采購(gòu)為集中采購(gòu),變無(wú)序采購(gòu)為計(jì)劃采購(gòu),變零星采購(gòu)為批整采購(gòu)。通過(guò)管理促使采購(gòu)的集中,通過(guò)計(jì)劃形成采購(gòu)的批量,這是實(shí)現(xiàn)物資招標(biāo)采購(gòu)的前提條件。最后,應(yīng)有利于推行以項(xiàng)目施工為中心的“物資集招分供”采購(gòu)管理模式,在用料比較集中的地區(qū),將所屬施工單位的某些物資集中起來(lái),統(tǒng)一進(jìn)行采購(gòu),中標(biāo)后,由中標(biāo)單位根據(jù)各用料單位的計(jì)劃,分不同地點(diǎn)、不同規(guī)格和數(shù)量,逐步供應(yīng)物資的采購(gòu)供應(yīng)方式。
再次,應(yīng)組建物資招標(biāo)采購(gòu)專家?guī)鞕C(jī)構(gòu),確保物資招標(biāo)采購(gòu)評(píng)標(biāo)工作的科學(xué)、公正、有效。
最后,應(yīng)加強(qiáng)對(duì)物資招標(biāo)采購(gòu)工作的監(jiān)督檢查。對(duì)物資招標(biāo)采購(gòu)工作的監(jiān)督檢查,包括兩個(gè)方面,一是監(jiān)督檢查是否存在采取化整為零等各種手段想方設(shè)法規(guī)避招標(biāo)采購(gòu)的行為;二是監(jiān)督檢查是否存在招標(biāo)過(guò)程中違反招標(biāo)采購(gòu)原則,不按招標(biāo)采購(gòu)程序進(jìn)行規(guī)范操作的問(wèn)題。
2012年上半年,筆者所在單位通過(guò)加強(qiáng)物資招標(biāo)采購(gòu)管理,組織物資招標(biāo)采購(gòu)合同金額共7274.5萬(wàn)元,比平均報(bào)價(jià)7809.2萬(wàn)元降低了采購(gòu)資金534.6萬(wàn)元,降低率為6.85%。
在當(dāng)前多變復(fù)雜的施工環(huán)境條件下,要求鐵建施工企業(yè)所有的主要物資都進(jìn)行招標(biāo)采購(gòu)顯然有很多的實(shí)際困難,那么,對(duì)于那些不適合采用招標(biāo)采購(gòu)方式和不符合招標(biāo)條件的物資,最好的管理辦法就是執(zhí)行物資詢比價(jià)采購(gòu)審批制度。物資詢比價(jià)采購(gòu)是物資招標(biāo)采購(gòu)的初級(jí)簡(jiǎn)化階段,兩者在目的和意義上的實(shí)質(zhì)是相同的。把物資招標(biāo)采購(gòu)和物資詢比價(jià)采購(gòu)結(jié)合起來(lái),做到大宗物資通過(guò)招標(biāo)形式進(jìn)行采購(gòu),達(dá)不到招標(biāo)采購(gòu)條件或者不適合招標(biāo)的物資,經(jīng)過(guò)詢比價(jià)審批制度進(jìn)行采購(gòu),是鐵建施工企業(yè)物資采購(gòu)管理的較好選擇。
一方面,隨著電子信息技術(shù)的迅猛發(fā)展,全球化的電子商務(wù)應(yīng)用深入滲透到物流的各個(gè)方面。另一方面,長(zhǎng)期以來(lái),鐵建施工企業(yè)物資專業(yè)技術(shù)人才的培養(yǎng)工作非常薄弱,造成物資隊(duì)伍普遍存在年齡老化、知識(shí)層次低下、計(jì)算機(jī)等管理技術(shù)應(yīng)用落后。因此,當(dāng)前要做好鐵建施工企業(yè)物資采購(gòu)管理工作,還必須加強(qiáng)物資信息計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化建設(shè),培養(yǎng)一批既掌握鐵路施工物資管理業(yè)務(wù)知識(shí),又能熟練運(yùn)用現(xiàn)代電子信息技術(shù)的物資專業(yè)技術(shù)人才。
中國(guó)鐵建股份有限公司于2012年開始運(yùn)行推廣的物資設(shè)備電子商務(wù)平臺(tái)(http:www.crcc.cn),就是計(jì)算機(jī)信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在物資采購(gòu)管理工作應(yīng)用的實(shí)例。
物資采購(gòu)管理工作是一項(xiàng)涉及經(jīng)濟(jì)、法律和政策的系統(tǒng)工程,只有從思想上給予足夠的重視,從體制上改革物流管理方式,從制度上建立完善的約束,從硬件上投入相應(yīng)的建設(shè),才能建立起一套適合鐵建施工企業(yè)特點(diǎn)的物資采購(gòu)管理體系,實(shí)現(xiàn)“管理形式制度化、項(xiàng)目采購(gòu)集團(tuán)化、采購(gòu)工作標(biāo)準(zhǔn)化”,實(shí)現(xiàn)物資采購(gòu)的最佳經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。
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