張瓊

［摘要］ 隨著校園信息化建設(shè)的深入，傳統(tǒng)的管理方式已不能滿足一卡通項目建設(shè)的需求。項目管理是保障校園卡系統(tǒng)建設(shè)成功的重要手段。本文闡述一卡通項目的特點，對高校一卡通項目實施策略進行深入分析與探討。

［關(guān)鍵詞］ 高校； 一卡通； 項目管理

［中圖分類號］G647［文獻標識碼］A［文章編號］1673 - 0194（2012）19- 0092- 02

經(jīng)過十幾年的建設(shè)，特別是隨著近幾年信息技術(shù)的飛速發(fā)展，校園卡系統(tǒng)已從單一的部門級應(yīng)用系統(tǒng)發(fā)展為面向全校的綜合性應(yīng)用系統(tǒng)，其投資額度高，牽涉面廣，規(guī)模龐大，管理復雜。傳統(tǒng)的管理與組織方式已不能適應(yīng)新形勢下高校信息化建設(shè)的需求，如何運用正確的管理方法科學運作，提高系統(tǒng)建設(shè)的質(zhì)量和穩(wěn)定性，是值得校園信息化工作者研究和分析的重要課題。本文立足高校用戶，從項目管理的角度，探討實施一卡通項目的一般過程和方法。

１校園一卡通項目及其特點

校園一卡通是依托校園網(wǎng)絡(luò)，以數(shù)據(jù)庫和通信技術(shù)為支撐，建立用“一卡”代替校內(nèi)所有證卡使用的校級綜合管理系統(tǒng)。它注重通過共同的身份認證機制，與校內(nèi)其他信息系統(tǒng)關(guān)聯(lián)整合，為校園信息化提供全面的數(shù)據(jù)采集與分析平臺，構(gòu)建全校范圍的優(yōu)良數(shù)字空間和統(tǒng)一共享環(huán)境。高校通過一卡通項目建設(shè)，可以促進信息資源規(guī)范，減少重復建設(shè)，加強系統(tǒng)間資源共享，提高學校信息化管理水平和效率。校園一卡通項目已成為數(shù)字校園的核心應(yīng)用和有機組成。實施一卡通項目是一個典型的項目管理工程，在高校信息化項目中具有很強的代表性，有著顯著的特征：

（１） 專業(yè)學科合作性。一卡通項目建設(shè)涉及校內(nèi)多個管理信息系統(tǒng)，與校外行業(yè)系統(tǒng)也關(guān)聯(lián)互通，在實施過程中，需要多學科知識的配合，如計算機、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫、軟件開發(fā)、財務(wù)會計等。較強的專業(yè)背景要求項目組成員既要精通信息技術(shù)，還必須熟悉校務(wù)管理和相關(guān)行業(yè)業(yè)務(wù)知識。

（２） 組成部分多，集成性強。隨著校園卡應(yīng)用領(lǐng)域的拓展，一卡通所包含的內(nèi)容越來越廣泛。具體有用餐、購物、上機、水電、醫(yī)療、借書、校車、繳費、門禁、考勤、自助查詢等。校園卡與各行業(yè)聯(lián)系程度也日益加強，如圈存系統(tǒng)與手機一卡通。這些項目的實施集軟件、硬件、網(wǎng)絡(luò)、應(yīng)用、服務(wù)于一體。

（３） 不確定性。工作跨越多個組織，項目干系人眾多，不僅有銀行、集成商等合作方，以及校內(nèi)各個職能部門，還有全校師生、經(jīng)營商戶等群體，多方的協(xié)調(diào)工作給項目帶來許多不確定因素。另外，一卡通系統(tǒng)集成具有抽象的特點，可預見性較差，在項目啟動時很難清晰界定完成工作的細節(jié)要求。隨著項目的進行，項目任務(wù)才逐漸明確，在此過程中會發(fā)生項目需求、進度的不斷變更，這些不可控因素使項目具有很強的不確定性。

（４） 技術(shù)更新同時也是管理革新。高校建設(shè)一卡通是利用信息技術(shù)手段滿足校園管理的需求，實質(zhì)上就是一個管理改進的過程，這不可避免地會觸及某些個人或團體的利益，比如有的部門失去對于現(xiàn)金收支等活動的靈活支配權(quán)等，難免引起利益受損的部門或個人的抵制。

（５） 受人的因素影響大。一卡通項目的專業(yè)技術(shù)實踐性強，滲透大量的腦力勞動，在各階段也還有大量細致的手工勞動，工作十分容易出錯，受人的因素影響很大，如管理流程建立、系統(tǒng)安全保障、數(shù)據(jù)整理、大批量校園卡制作等。這些都對項目成員提出了更高的要求，不僅要具備一定的專業(yè)技術(shù)水平和工作經(jīng)驗， 還要有良好的心理素質(zhì)和工作責任心。

（６） 需要技術(shù)部門與管理部門的高度配合。一卡通系統(tǒng)建設(shè)涉及網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)中心和系統(tǒng)集成建設(shè)，校園卡的身份識別、綜合消費、金融服務(wù)和信息查詢等功能應(yīng)用，與教務(wù)、財務(wù)、后勤等職能部門的關(guān)鍵業(yè)務(wù)緊密聯(lián)系，一卡通項目實施是對全校人、財、物資源的整合，需要校內(nèi)各部門的緊密協(xié)作才能使技術(shù)與管理真正融合。

這些特點說明了一卡通項目的復雜性與管理難度，與校內(nèi)其他工程類項目或科研項目有很大不同，高校首先應(yīng)從觀念上重視一卡通項目管理。

２高校在項目管理中的重要性

在國內(nèi)，高校一卡通項目的建設(shè)模式多采取合作建設(shè)方式，并形成銀行或電信運營商出資、集成商建設(shè)、學校運行的格局。高校作為一卡通項目的發(fā)起者，占據(jù)特殊地位，其項目管理至關(guān)重要，這是因為：

（１） 高校代表了投資人對項目的需求。由于項目建設(shè)成果直接影響各方的投資效益，高校必須代表所有者協(xié)調(diào)各方關(guān)系，保證一卡通項目建設(shè)的順利進行。高校是實現(xiàn)項目利益最大化的保證。

（２） 高校是對項目進行全面管理的中心。高校是一卡通項目建設(shè)的總組織者，也是項目成果的享用者和最終擁有者，更是項目建設(shè)成功的第一利益相關(guān)者，是所有投資方項目管理的核心。

（３） 高校的工作貫穿于一卡通生命周期始終。承建商、投資方只負責項目某一階段或某一部分的工作，而高校從立項開始便對項目規(guī)劃、建設(shè)方式、確定承建商、完成時間和運行管理等進行決策，承擔風險，是針對整個項目實施全過程、全方位的管理。高校的項目管理貫穿一卡通項目的整個生命周期。

由此看來，高校的任務(wù)繁重、牽涉面廣且責任重大，其管理水平與管理效率直接影響項目建設(shè)的增值。高校是一卡通項目建設(shè)的總集成者，必須對一卡通項目進行項目管理，在實施中統(tǒng)領(lǐng)全局、精心組織與安排。

３高校一卡通項目實施方法

按照一般項目周期的劃分，一卡通項目實施可劃分為啟動、計劃、實施、收尾4個階段。

３．１啟動階段

（１） 建立項目籌備組?；I備組的責任是做出項目整體規(guī)劃，一卡通項目的整體規(guī)劃必須符合本校數(shù)字校園的整體戰(zhàn)略目標，這就要求站在全校的整體的高度來規(guī)劃，而不能只從部門的立場看問題。因此，籌備組的成員應(yīng)由信息、財務(wù)、后勤等管理部門中層領(lǐng)導和關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員組成，組長應(yīng)是一位熟悉高校管理、有豐富工作經(jīng)驗和具有權(quán)威性的校級領(lǐng)導。

（２） 確定目標和范圍。首先通過校內(nèi)外調(diào)研掌握自身管理水平與信息化程度，全面了解校園卡應(yīng)用現(xiàn)狀與發(fā)展趨勢，對市場上一卡通集成商進行摸底，實地考察同類高校應(yīng)用狀況，向?qū)＜易稍儗W習經(jīng)驗和教訓。然后，從基本功能、業(yè)務(wù)管理和技術(shù)保障3個方面進行需求分析，根據(jù)技術(shù)、經(jīng)濟、環(huán)境等方面的條件進行可行性分析，如評估校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、基礎(chǔ)設(shè)施等技術(shù)支持能力，人才力量儲備，資金來源的可能性，學校發(fā)展的必要性等。另外，對項目運作模式也應(yīng)作初步分析，如需要采取的措施和投入的資源。最后，確定項目建設(shè)的范圍、規(guī)模和應(yīng)具有的功能，形成可行性研究報告與項目方案建議書。

（３） 選擇合作伙伴和系統(tǒng)選型。合作伙伴包括投資合作方和項目承建方，其中，投資方的選擇要考慮與學校的長期業(yè)務(wù)合作；承建方的選擇不能只依據(jù)價格來衡量，應(yīng)綜合評判公司的技術(shù)實力、售后服務(wù)響應(yīng)能力。系統(tǒng)選型需要確定網(wǎng)絡(luò)形式、軟硬件平臺、設(shè)備數(shù)量、校園卡選型等重大問題，合同簽訂還要明確所要實現(xiàn)的功能、時間要求、技術(shù)與評價指標等項目目標。

３．２計劃階段

（１） 建立實施組織。為保證項目順利開展，在前期籌備組的基礎(chǔ)上，組成一卡通項目建設(shè)組。建設(shè)組設(shè)領(lǐng)導小組和實施小組，領(lǐng)導小組負責目標制定與實現(xiàn)、資源調(diào)配、重大問題決策等工作，人員由各管理部門領(lǐng)導組成。實施小組負責落實具體任務(wù)，由項目所涉及的專業(yè)技術(shù)人員和業(yè)務(wù)骨干構(gòu)成。項目組長即前期籌備組的組長，信息中心主任為副手。

（２） 組建團隊。項目組長在獲得學校最高領(lǐng)導的充分授權(quán)后，將從各職能部門抽調(diào)的人員分成技術(shù)組與業(yè)務(wù)組，采用矩陣型組織結(jié)構(gòu)管理成員。參與項目的企業(yè)和承建商也同樣建立相同的組織結(jié)構(gòu)以構(gòu)成全范圍的項目組織。在項目實施前召開動員大會。

（３） 實施前培訓。全員培訓內(nèi)容包括：項目管理知識培訓，使每個成員都對項目管理知識有基本的理解，這樣有利于增強團隊項目合作意識；一卡通系統(tǒng)的管理思想培訓，可以幫助實施人員理解應(yīng)用，自覺配合系統(tǒng)實施。

（４） 制訂實施計劃。為達成共識，項目組成員在與承建商項目組充分溝通后，一起參與編制計劃。先將項目細化、層層分解，并設(shè)立里程碑節(jié)點，然后將項目具體任務(wù)與職責分配到每一個人，包括應(yīng)完成的任務(wù)、時間計劃、質(zhì)量標準、溝通的方式等，使團隊成員和部門明確自己的職責及與項目組織工作的關(guān)系。

３．３實施階段

實施階段是確保系統(tǒng)建設(shè)各項任務(wù)保質(zhì)、按時完成的重要階段。高校在實施過程中應(yīng)指派人員跟蹤學習，積極參與系統(tǒng)建設(shè)。該階段要經(jīng)過以下幾個步聚：①協(xié)助承建方進行系統(tǒng)安裝調(diào)試，具體有提供數(shù)據(jù)中心場所和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，協(xié)助線路鋪設(shè)、軟硬件設(shè)備安裝、聯(lián)調(diào)測試等；②配合做好系統(tǒng)啟動的初始化工作，如系統(tǒng)業(yè)務(wù)參數(shù)設(shè)置、用戶權(quán)限分配等；③準備基礎(chǔ)用戶資料，數(shù)據(jù)整理與錄入，進行測試；④具體用戶接受培訓，業(yè)務(wù)準備；⑤試運行開始，布置新老系統(tǒng)交替過渡，與承建商共同記錄和解決運行中出現(xiàn)的問題。

在此階段，高校的工作還體現(xiàn)在對項目實施的控制管理。工作任務(wù)主要有：①調(diào)配資源和安全管理保障；②定期監(jiān)控進展，通過例會、日報、周報及時掌握每項活動的實際進度，控制關(guān)鍵活動；③與投資方、承建方及學校內(nèi)部部門之間加強溝通協(xié)調(diào)，確保各環(huán)節(jié)工作正常銜接，實施順暢；④定期檢查工作質(zhì)量，及時獲取信息，安全管理；⑤做好風險防范與變更控制。

３．４收尾階段

收尾階段的工作不可忽視，主要內(nèi)容有：①全面推廣所有功能應(yīng)用，理順管理流程，制定相應(yīng)管理制度；②運行穩(wěn)定后組織最終驗收，包括可量化的軟硬件設(shè)備驗收，難以量化的功能驗收、數(shù)據(jù)驗收等；③結(jié)合最初設(shè)定的項目目標和期望，評價項目實施的成果，包括對系統(tǒng)穩(wěn)定性、安全性、可操作性和用戶滿意度的評價；④進行資料整理歸檔，包括技術(shù)資料與各階段的評審資料；⑤項目實施總結(jié)，交流工作經(jīng)驗；⑥移交，轉(zhuǎn)入系統(tǒng)運營管理的新階段。

４結(jié)束語

校園一卡通項目是數(shù)字校園的基礎(chǔ)工程，在實踐中積累經(jīng)驗，總結(jié)項目實施方法，對推動數(shù)字校園建設(shè)有積極作用。校園信息化的建設(shè)需要強大的技術(shù)支撐，而有效的項目管理是保障信息化建設(shè)成功的重要手段。高校只有從思想上正確認識自身項目管理的重要性，遵循項目管理的原則和規(guī)范化流程來實施，才能使信息化建設(shè)順利進行。

主要參考文獻

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