邱莉霞

摘 要 本文主要闡述了高職院校系部辦公室工作特點(diǎn)和職能，確定了新時(shí)期作為系部辦公室從業(yè)人員的素質(zhì)構(gòu)成，指出了現(xiàn)階段存在的問題，對(duì)完善系部辦公室行政工作提出了幾點(diǎn)建議。

關(guān)鍵詞 辦公室 行政工作 探討

新形勢(shì)下，為適應(yīng)高職院校自身發(fā)展，普遍進(jìn)行了管理體制改革，使得學(xué)校的教學(xué)職能和社會(huì)服務(wù)職能越來越多地下放到系里，使系部從一個(gè)單純的教學(xué)組織轉(zhuǎn)變?yōu)橛幸欢?quán)利責(zé)任的綜合管理部門，既要組織教學(xué)和科研工作，又要想方設(shè)法通過社會(huì)服務(wù)實(shí)現(xiàn)創(chuàng)收，給系部教職工創(chuàng)造福利和獎(jiǎng)金，還要負(fù)責(zé)學(xué)生的就業(yè)、思政教育、招生、資產(chǎn)管理、職稱工作等等，其功能小而全，所承擔(dān)的工作職能紛繁復(fù)雜。而系部辦公室作為全系的綜合管理部門，其管理水平、人員素質(zhì)等方面關(guān)乎著全系的穩(wěn)定發(fā)展。

1 系部辦公室的工作特點(diǎn)和職能

工作特點(diǎn)：在實(shí)際工作中系部辦公室人員大多一人多崗，精干高效，系部辦公室日常保持著與學(xué)校相關(guān)職能部門的對(duì)口聯(lián)系，為保證各項(xiàng)工作的穩(wěn)步推進(jìn)，這些條線工作都是由系部辦公室人員來分擔(dān)和兼任的。

系部辦公室承擔(dān)著承上啟下、協(xié)調(diào)關(guān)系的任務(wù)，是保證整個(gè)系部有效運(yùn)行的調(diào)度中心。辦公室工作人員的職責(zé)是服務(wù)和協(xié)調(diào)好各方面的工作，很多事務(wù)性的工作常常千頭萬緒，綜合起來主要有以下職能：（1）組織、管理和協(xié)調(diào)的職能。系部辦公室是保證工作運(yùn)行、政令暢通的軸心。平衡各方關(guān)系，協(xié)調(diào)各方工作，化解各方矛盾是最重要的工作職能之一。（2）檢查監(jiān)督的職能。系部工作細(xì)、雜、繁、忙，有時(shí)需要各部門協(xié)同配合，有時(shí)又需要各部門獨(dú)立完成，往往很多事情都有時(shí)間節(jié)點(diǎn)的限制，系部辦公室在此時(shí)就要根據(jù)事情的輕重緩急和具體的工作安排，及時(shí)進(jìn)行監(jiān)督檢查和落實(shí)，確保系部工作的正常運(yùn)行。（3）服務(wù)系部的職能。系部辦公室工作人員的工作性質(zhì)是服務(wù)性的，牢固樹立服務(wù)意識(shí)是做好辦公室工作的前提，將領(lǐng)導(dǎo)的部署和決策落實(shí)到具體工作中。在工作中還需講求方式方法，建立一套科學(xué)規(guī)范的工作制度、工作流程，圓滿高效地完成好各項(xiàng)工作。

2 系部辦公室從業(yè)人員應(yīng)具備的素養(yǎng)

2.1 熟悉業(yè)務(wù)，學(xué)無止盡

辦公室人員工作的質(zhì)量和水平很大程度上取決于其的知識(shí)儲(chǔ)備和學(xué)習(xí)能力。總的來說，一名合格的從業(yè)人員要求具有協(xié)調(diào)能力，語言表達(dá)能力，計(jì)算機(jī)操作和維護(hù)能力，熟練掌握各種辦公技術(shù)知識(shí)，具備這些基本的能力有利于提高工作效率和工作質(zhì)量。在熟悉業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，還要加強(qiáng)教育學(xué)、社會(huì)學(xué)、管理學(xué)、心理學(xué)方面的知識(shí)積累，做到語言條理清晰、措辭得當(dāng)，提高和師生的溝通效果。

2.2 團(tuán)結(jié)協(xié)作，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致

系部辦公室的很多工作是需要和各部門以及各成員間通力協(xié)作才能完成的，辦公室人員在其中協(xié)調(diào)著各方關(guān)系，起著“上情下達(dá)、下情上報(bào)”的作用，協(xié)調(diào)工作做得好，各方受益，協(xié)調(diào)得不好，工作受損。同時(shí)，事務(wù)繁多，容易顧此失彼，有時(shí)從業(yè)人員的一點(diǎn)小差池會(huì)直接影響到整個(gè)系部或系部其他成員的下一步工作開展，為了能夠盡量少地出現(xiàn)工作失誤，在眾多頭緒中理清思路，還需要從業(yè)人員做到謹(jǐn)慎有條理，一絲不茍，確保萬無一失。

2.3 樂于奉獻(xiàn)，講究方法

辦公室工作的屬性要求每一名從業(yè)者在工作中不去計(jì)較個(gè)人得失，樂于奉獻(xiàn)，以全心全意服務(wù)好全體師生為宗旨，竭盡全力做好本職工作。與此同時(shí)，還應(yīng)該及時(shí)跟進(jìn)，密切關(guān)注各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況，多聽取各方意見，深入了解實(shí)際工作中出現(xiàn)的各種情況。

3 現(xiàn)階段存在的問題

3.1 校方重視程度不夠

當(dāng)前，學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室行政人員的重視程度普遍不高，在實(shí)際工作中“重使用，輕培養(yǎng)”的現(xiàn)象較為突出，很多系部辦公室人員是從別的部門或別的崗位上調(diào)來的，對(duì)所在系的歷史、規(guī)模，業(yè)務(wù)流程都不甚熟悉，很難對(duì)所做工作做到業(yè)務(wù)純熟。對(duì)辦公室行政管理人員的不重視，還表現(xiàn)在收入分配的差異，機(jī)會(huì)均等的缺失，這就導(dǎo)致部分辦公室人員經(jīng)過自身努力想要轉(zhuǎn)到專任教師的崗位上去。另外，系部辦公室事務(wù)繁多，工作隨機(jī)性較強(qiáng)，過度強(qiáng)調(diào)精兵簡(jiǎn)政，一人多崗，使得從業(yè)人員疲于應(yīng)付日常的工作事務(wù)，難以突破創(chuàng)新，甚至還會(huì)影響工作效率。

3.2 從業(yè)人員缺乏創(chuàng)新意識(shí)

長(zhǎng)期以來，陳舊的思維觀念，壓制了從業(yè)人員的創(chuàng)新能力，對(duì)辦公室工作沒有創(chuàng)新的成分，總是被動(dòng)地接受工作，在實(shí)際工作中不敢或不愿多事和多言，較少提出建設(shè)性的新方案，遇到問題不是想著主動(dòng)出擊，努力尋找方法解決，而是找出各種客觀理由來逃避問題，這種精神狀況很不能適應(yīng)新形勢(shì)的需要，迫切需要從業(yè)人員樹立創(chuàng)新觀念，開拓進(jìn)取，提高創(chuàng)新能力。

4 改進(jìn)的方法

4.1 給予制度保證，完善規(guī)章制度

首先，學(xué)校上下應(yīng)轉(zhuǎn)變觀念，提高對(duì)辦公室工作重要性的認(rèn)識(shí)，把系部辦公室行政人員的隊(duì)伍建設(shè)擺在與師資隊(duì)伍建設(shè)同等重要的位置，建立健全系部辦公室人員的繼續(xù)教育機(jī)制，各高職院校應(yīng)出臺(tái)相關(guān)文件，使繼續(xù)教育得以制度化，鼓勵(lì)從業(yè)人員通過各類繼續(xù)教育提高自身素質(zhì)，只有這樣，才能提高系部各項(xiàng)工作的完成質(zhì)量；其次，進(jìn)行人事制度分配改革，提高系部辦公室行政管理人員的地位和待遇，打破現(xiàn)行平均主義分配原則，實(shí)行多勞多得，獎(jiǎng)勵(lì)突出貢獻(xiàn)；再次，出臺(tái)各級(jí)各類規(guī)章制度，規(guī)范從業(yè)人員的行為，使之有條不紊地開展工作，明確分工，理順結(jié)構(gòu)，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，實(shí)行量化管理和階段考核相結(jié)合的模式。

4.2 轉(zhuǎn)變觀念，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)

在工作中應(yīng)強(qiáng)化以人為本理念，牢固樹立“為教學(xué)服務(wù)，為師生著想”的思想意識(shí)，真心實(shí)意地為師生搞好教學(xué)工作創(chuàng)造條件，提供優(yōu)良的具有人情味的服務(wù)，保證系部和學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。在工作中主動(dòng)轉(zhuǎn)變方式方法，對(duì)待同事、學(xué)生要有耐心，設(shè)身處地地為他們著想，這樣，才能營(yíng)造出和諧、穩(wěn)定、有序的新局面。

4.3 提高系部辦公室工作人員的綜合素質(zhì)

隨著時(shí)代發(fā)展和社會(huì)進(jìn)步，辦公室人員的綜合素質(zhì)也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。首先是強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，這是做好所有工作的前提，努力增強(qiáng)工作主動(dòng)性，以較好的政策理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)能力為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，排憂解難；其次，創(chuàng)新性是新時(shí)期對(duì)做好辦公室工作的要求，遇到問題時(shí)要開拓思路，不局限于主觀判斷，辦公室人員的創(chuàng)新精神體現(xiàn)在日常具體事務(wù)中，簡(jiǎn)單來講就是簡(jiǎn)單事務(wù)高效化，復(fù)雜事務(wù)條理化，定期制定詳細(xì)的工作計(jì)劃，盡量減少突發(fā)事件的發(fā)生；再次是學(xué)習(xí)能力，學(xué)習(xí)是提升辦公室人員綜合素質(zhì)的最有效的手段，要樹立終身學(xué)習(xí)的理念，正確學(xué)習(xí)領(lǐng)會(huì)黨的方針政策和有關(guān)文件精神，快速理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，用信息化技術(shù)武裝頭腦，熟練掌握辦公信息化技能，做到學(xué)以致用，以適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)的需要。最后還應(yīng)有應(yīng)變能力，在實(shí)際工作中，有時(shí)會(huì)出現(xiàn)“突發(fā)事件”，作為優(yōu)秀的從業(yè)人員應(yīng)在平時(shí)就要注意積累經(jīng)驗(yàn)和學(xué)識(shí)，以便在關(guān)鍵時(shí)刻能做到處事不驚、應(yīng)對(duì)自如。

總之，二級(jí)管理體制下，學(xué)校與系部的關(guān)系既是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，又是分工協(xié)作的關(guān)系，面對(duì)學(xué)校和系部的關(guān)系，系部辦公室要擺正自己的中間樞紐位置，善于運(yùn)籌和斡旋。面對(duì)和職能部門的關(guān)系，系部辦公室應(yīng)接受指導(dǎo)和監(jiān)督，及時(shí)反饋意見信息，科學(xué)地做好各方面的工作。在推行二級(jí)管理過程中，系部辦公室工作人員要切實(shí)注意方式方法，顧全大局，妥善安排，做好溝通，維護(hù)穩(wěn)定，將不良效應(yīng)降到最低。