楊揚(yáng)

摘 要 教學(xué)秘書(shū)是各系設(shè)置的重要教學(xué)管理崗位，是貫徹學(xué)院各項(xiàng)教學(xué)管理規(guī)章制度的重要紐帶，是協(xié)助系主任做好教育教學(xué)管理工作的助手。因此，加強(qiáng)系級(jí)教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)于提高高校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞 系教學(xué)秘書(shū) 教學(xué)管理 高等教育

作為大學(xué)校園里的系級(jí)教學(xué)秘書(shū)，是秘書(shū)行業(yè)的一分子，既有一般秘書(shū)工作的普遍性，也有著自身工作的特殊性。由于工作性質(zhì)的差異，使得系教學(xué)秘書(shū)工作在遵循一般秘書(shū)職責(zé)的基礎(chǔ)上還要聯(lián)系自身實(shí)際，著眼本系發(fā)展，服務(wù)全系教學(xué)工作。如何做？簡(jiǎn)單概括就是：參謀助手、橋梁與紐帶、協(xié)調(diào)溝通、全力服務(wù)。

1 教學(xué)秘書(shū)在教學(xué)管理中的作用

1.1 參謀和助手的作用

我們學(xué)院的各系主任多數(shù)是兼職，一般一周來(lái)學(xué)院一兩次，他們除了參與這邊學(xué)院的教學(xué)管理工作，還承擔(dān)著本部的教學(xué)和科研任務(wù)。因此要想做好這邊學(xué)院的管理工作，就需要教學(xué)秘書(shū)的輔助作用。主要體現(xiàn)在協(xié)助系主任處理日常教學(xué)管理工作，這包括：（1）協(xié)助院系做好教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控工作，了解本系學(xué)生上課情況，并及時(shí)將課程變動(dòng)情況通知有關(guān)人員；（2）協(xié)助系主任檢查，落實(shí)本系所承擔(dān)課程的教學(xué)大綱等教學(xué)資料的制定情況，并整理匯編成冊(cè)；（3）每學(xué)期向任課教師和學(xué)生班發(fā)放課表；（4）配合有關(guān)部門(mén)做好學(xué)生學(xué)科競(jìng)賽等有關(guān)各項(xiàng)組織工作；（5）組織各教研室、教師征訂每學(xué)期的教材，做到不漏訂、誤訂，上報(bào)教務(wù)處；（6）協(xié)助系主任組織和協(xié)調(diào)畢業(yè)班的論文答辯工作；（7）協(xié)助系主任進(jìn)行學(xué)生的畢業(yè)資格和學(xué)位資格審核及上報(bào)工作，辦理畢業(yè)生離校及畢業(yè)證書(shū)等發(fā)放管理工作；（8）協(xié)助系主任搞好期中教學(xué)檢查的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，召開(kāi)學(xué)生座談會(huì)，按時(shí)向教務(wù)處和學(xué)院匯報(bào)本系期中教學(xué)情況；（9）學(xué)期結(jié)束后，及時(shí)做好成績(jī)登錄上報(bào)及有關(guān)成績(jī)單轉(zhuǎn)發(fā)和試卷上繳工作；（10）協(xié)助教務(wù)處、系主任做好每學(xué)期教師工作量的考核工作；（11）做好有關(guān)教學(xué)管理文件、教學(xué)實(shí)踐資料等歸檔工作；（12）完成院、系主任和教務(wù)處布置的其他任務(wù)。

1.2 橋梁和紐帶的作用

教學(xué)秘書(shū)是各系設(shè)置的重要教學(xué)管理崗位，是聯(lián)系學(xué)院、教務(wù)處、教師和學(xué)生之間的橋梁和紐帶，具有承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通信息和改善關(guān)系的作用。將學(xué)院、各部門(mén)的通知傳達(dá)給師生，師生的意見(jiàn)又通過(guò)秘書(shū)的整理匯總給上級(jí)及相關(guān)部門(mén)；把教師對(duì)學(xué)生的要求傳遞給學(xué)生，把學(xué)生對(duì)于教學(xué)的意見(jiàn)及時(shí)反饋給教師，達(dá)到良好的教學(xué)互動(dòng)。

1.3 協(xié)調(diào)溝通的作用

教學(xué)秘書(shū)對(duì)內(nèi)要對(duì)系主任、專(zhuān)職教師、輔導(dǎo)員負(fù)責(zé)，對(duì)外與外聘教師、院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處等其他職能部門(mén)進(jìn)行聯(lián)系，在這些關(guān)系中要加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，相互配合，確保教學(xué)工作更加規(guī)范、有序、高效地運(yùn)作。

1.4 全力服務(wù)的作用

“服務(wù)大家”從眼前出發(fā)講，就是服務(wù)于教學(xué)、服務(wù)于教師、服務(wù)于學(xué)生；從長(zhǎng)遠(yuǎn)出發(fā)講，就是服務(wù)整個(gè)學(xué)校，但關(guān)鍵還是服務(wù)自己所在系的師生。所以說(shuō)，教學(xué)秘書(shū)工作具有多層次的服務(wù)對(duì)象。

2 加強(qiáng)系教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)的有效措施和手段

2.1 提高能力是核心

教學(xué)秘書(shū)的能力是做好工作的核心。能力包括三個(gè)方面：基本素質(zhì)、基本技能和個(gè)人修養(yǎng)。

提高教學(xué)秘書(shū)的能力可以從以下幾個(gè)方面著手：（1）樹(shù)立起良好的職業(yè)道德和敬業(yè)精神。職業(yè)道德是基礎(chǔ)，是衡量一切行為的準(zhǔn)繩。教學(xué)秘書(shū)的工作涉及面廣，綜合性強(qiáng)，內(nèi)容繁雜多樣，工作時(shí)必須全情投入，全身心地為師生服務(wù)，才能達(dá)到敬業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)。（2）增強(qiáng)組織與協(xié)調(diào)的能力。雖然有教學(xué)計(jì)劃安排教學(xué)活動(dòng)，但是教學(xué)活動(dòng)并非一成不變，不斷有新的技術(shù)，新的理念生成，為了讓學(xué)生在最短時(shí)間內(nèi)學(xué)習(xí)和了解正在發(fā)生的事物，接觸最新的科學(xué)技術(shù)，教學(xué)活動(dòng)必須隨之變化。這就要求教學(xué)秘書(shū)在平時(shí)要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系，在最短時(shí)間內(nèi)組織好教學(xué)工作，調(diào)動(dòng)師生各方面的能動(dòng)性和積極性，提高教學(xué)效果。（3）提高業(yè)務(wù)素質(zhì)與文化素質(zhì)。教學(xué)管理質(zhì)量的好壞在某種程度上取決于教學(xué)秘書(shū)的教學(xué)管理工作水平，水平的高低取決于其業(yè)務(wù)能力和文化素質(zhì)。可以通過(guò)各種形式的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，來(lái)掌握現(xiàn)代化教育管理理論，提高綜合素質(zhì)和教學(xué)管理技能，逐步適應(yīng)教學(xué)管理科學(xué)化、綜合化和規(guī)范化的管理趨勢(shì)。（4）保持健康的身體和健全的心理。新時(shí)期培養(yǎng)人才的標(biāo)準(zhǔn)，首先是要培養(yǎng)一個(gè)健康的人，健康就包括了身體的健康和心理的健全，如果老師自己都做不到，談何培養(yǎng)合格的人才呢？所以，這是教學(xué)秘書(shū)做好工作的根本保證。

2.2 明確管理體系是前提

我們學(xué)院建校時(shí)間不長(zhǎng)，教學(xué)秘書(shū)作為單獨(dú)的崗位只有五年，其崗位定編于各個(gè)系，但是教學(xué)秘書(shū)與教務(wù)處有著頻繁聯(lián)系，尤其在現(xiàn)行的管理體制下，教學(xué)秘書(shū)的基本工作對(duì)接的是教務(wù)處各個(gè)科室，就是要對(duì)教務(wù)處負(fù)責(zé)，崗位職責(zé)也是由系和教務(wù)處共同制定。所以，教學(xué)秘書(shū)既處于系部的管理，又處于教務(wù)處的管理。因此教學(xué)秘書(shū)的工作量核定和考核機(jī)制，就需要兩個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)與統(tǒng)一。

2.3 學(xué)校的重視是保證

學(xué)校必須要認(rèn)識(shí)到教學(xué)秘書(shū)的重要性。在師資培養(yǎng)體系之中納入教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的建設(shè)。具體實(shí)施方法如下：

（1）培訓(xùn)現(xiàn)有的教學(xué)秘書(shū)，此培訓(xùn)可分為在崗培訓(xùn)和脫產(chǎn)培訓(xùn)，在崗培訓(xùn)可以針對(duì)教學(xué)秘書(shū)的實(shí)際操作能力，在行為方式和技巧上查漏補(bǔ)缺，使之能夠更快速地適應(yīng)工作。脫產(chǎn)培訓(xùn)方面，讓教學(xué)秘書(shū)們系統(tǒng)學(xué)習(xí)高等教育管理的課程，如《教育管理學(xué)》、《教育心理學(xué)》、《教育哲學(xué)》、《高等教育學(xué)》等。并且應(yīng)該鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)進(jìn)行教育管理相關(guān)專(zhuān)業(yè)的研究生深造。

（2）為教學(xué)秘書(shū)搭建交流平臺(tái)，不僅要促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)之間的交流，還要鼓勵(lì)教學(xué)秘書(shū)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、老師、學(xué)生乃至學(xué)生家長(zhǎng)等相關(guān)人員的交流，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行研討，聽(tīng)取各個(gè)相關(guān)部門(mén)的建議，以提高教學(xué)秘書(shū)的工作和溝通能力。

（3）與兄弟院校取得聯(lián)系，促進(jìn)教學(xué)秘書(shū)跨院校橫向交流，借鑒兄弟院校的經(jīng)驗(yàn)，開(kāi)闊自己的工作視野，提高本學(xué)校的工作效率。

教務(wù)秘書(shū)的工作雖然多數(shù)是一些機(jī)械、重復(fù)率高的事務(wù)性工作，但是卻如螺絲釘、潤(rùn)滑油一般，是學(xué)校中不可或缺的部分，如果能有更大的提高，那么學(xué)校的工作必然能夠更加順暢，管理水平定會(huì)更上一層樓。

作為一名系教學(xué)秘書(shū)，在充分認(rèn)識(shí)到秘書(shū)工作重要性的同時(shí)，應(yīng)該想盡辦法提高自身素質(zhì)，保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，以服務(wù)他人為工作核心，高效工作為載體，為培養(yǎng)新時(shí)期的合格人才，為教育的改革和發(fā)展盡心盡力盡責(zé)。