王顥

【摘要】 隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息化進(jìn)程的加快，對(duì)信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理提出了新的、更高的要求。文章初步分析了信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容、特點(diǎn)及容易發(fā)生的問(wèn)題，從系統(tǒng)管理和應(yīng)用管理兩方面提出了信息化環(huán)境下對(duì)會(huì)計(jì)檔案如何進(jìn)行有效管理的措施。

【關(guān)鍵詞】 會(huì)計(jì)檔案； 信息管理； 管理問(wèn)題； 改進(jìn)措施

傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案完全是紙質(zhì)的，是有形可見(jiàn)的，檔案人員按照《檔案法》和《會(huì)計(jì)法》的基本要求，對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等有形的會(huì)計(jì)檔案資料實(shí)施管理。但是隨著信息化技術(shù)的廣泛普及與運(yùn)用，信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案在工作中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案從形式到載體都發(fā)生了根本變化，如何對(duì)其進(jìn)行有效管理，是會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員面對(duì)的新課題，必須加強(qiáng)對(duì)其理論研究和實(shí)踐摸索。

一、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的概念與內(nèi)容

信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理是相對(duì)傳統(tǒng)非信息化背景下會(huì)計(jì)檔案管理而言的，它是按照有關(guān)法規(guī)收存的、紙質(zhì)和非紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，是在一定時(shí)間內(nèi)（比如一個(gè)會(huì)計(jì)年度），把計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)中的所有會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)拷貝（備份）存儲(chǔ)到磁性介質(zhì)或光盤(pán)上，而形成脫機(jī)保存的會(huì)計(jì)資訊。會(huì)計(jì)檔案管理的內(nèi)容與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案相同或相近，也就是說(shuō)將信息系統(tǒng)中儲(chǔ)存的會(huì)計(jì)檔案打印出來(lái)、裝訂起來(lái)就類(lèi)同于紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。但是信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案在形式和載體上與傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案已有了重大區(qū)別，它需要通過(guò)媒介才能閱讀，其內(nèi)容及其規(guī)模通過(guò)肉眼無(wú)法辨別，對(duì)其保存、使用和管理有著一系列的特殊要求。

根據(jù)目前信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)踐來(lái)看，信息化會(huì)計(jì)檔案管理的主要內(nèi)容包括：

1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，這依然是信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的重要組成部分，那種認(rèn)為在信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理就沒(méi)有紙質(zhì)檔案的認(rèn)識(shí)是不符合實(shí)際的。紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案是指原始狀態(tài)是紙質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案，或者從會(huì)計(jì)檔案信息管理系統(tǒng)中打印出來(lái)的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證（基本上都是紙質(zhì)的）、會(huì)計(jì)賬簿、總賬、明細(xì)賬、日記賬、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)分析報(bào)告核算類(lèi)檔案等，還包括應(yīng)該保存的會(huì)計(jì)檔案移交、保管、銷(xiāo)毀清冊(cè)等其他管理類(lèi)檔案。

2.非紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案，是指計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、軟盤(pán)等磁性介質(zhì)或光盤(pán)等其他介質(zhì)存儲(chǔ)的、只能以電子數(shù)據(jù)狀態(tài)保存的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，包括在電子載體上存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)記賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)等。

3.計(jì)算機(jī)系統(tǒng)檔案，是指計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)的型號(hào)、存儲(chǔ)空間大小、外部設(shè)備配套類(lèi)型等，計(jì)算機(jī)操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)操作系統(tǒng)以及漢子操作系統(tǒng)，財(cái)務(wù)軟件的編程語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)類(lèi)型，財(cái)務(wù)軟件的系統(tǒng)名稱(chēng)，版本號(hào)，財(cái)務(wù)軟件的銷(xiāo)售與維護(hù)公司的名稱(chēng)、地址、電話與聯(lián)系人及與會(huì)計(jì)信息化軟件系統(tǒng)相配套的各種說(shuō)明書(shū)及使用手冊(cè)等。

二、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理特點(diǎn)和要求

信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)是相對(duì)于非信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案而言的，掌握這些特點(diǎn)對(duì)于會(huì)計(jì)人員和檔案人員對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行有效管理具有重要作用，它主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.檔案內(nèi)涵豐富、存儲(chǔ)范圍擴(kuò)大。信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案不但包括傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)文檔信息內(nèi)容，而且包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤(pán)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)及其他磁性介質(zhì)或光盤(pán)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。因此其容量是非信息化條件下會(huì)計(jì)檔案的數(shù)倍，有時(shí)按照檔案管理要求，既需要保存紙質(zhì)檔案，同時(shí)還需要保存電子檔案，且電子檔案需要進(jìn)行備份，以防不測(cè)。

2.軟硬件環(huán)境的依賴(lài)性。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)文檔信息和數(shù)據(jù)多采用模擬方式記錄和儲(chǔ)存，有直觀可視性，其存在與否以及是否經(jīng)過(guò)篡改十分容易鑒定；但儲(chǔ)存在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案信息和數(shù)據(jù)則是多采用數(shù)字方式加以記錄，所以必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境中才能夠讀取和利用，其介質(zhì)性和隱蔽性的特征明顯，其內(nèi)置風(fēng)險(xiǎn)性也相對(duì)較大。

3.存儲(chǔ)介質(zhì)的多樣性。信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的載體除了傳統(tǒng)意義上的紙張，更加主要的是磁性介質(zhì)和光盤(pán)，部分信息還可以暫時(shí)存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)、電子郵箱等（盡管這樣做不合規(guī)范），這些介質(zhì)攜帶方便，轉(zhuǎn)移快捷，內(nèi)生病毒容易，物理隔離及相關(guān)管理難度較大。

4.易復(fù)制性和易更改性。電子介質(zhì)相互之間復(fù)制簡(jiǎn)單、快捷，對(duì)其進(jìn)行保密和監(jiān)控的難度加大，同時(shí)信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案所記錄的信息和數(shù)據(jù)，具有易遭破壞、易被篡改且不留任何痕跡，并且會(huì)計(jì)檔案保存質(zhì)量還受到介質(zhì)的質(zhì)量、存放環(huán)境、儲(chǔ)存信息的有效期等因素的影響，這遠(yuǎn)比紙質(zhì)檔案防濕、防霉、防火、防塵、防蛀等“五防”的管理難度要大得多。

5.現(xiàn)代化管理要求相應(yīng)提高。由于信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)決定了對(duì)其進(jìn)行管理的要求遠(yuǎn)比紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案要提升許多。在信息化環(huán)境下實(shí)行會(huì)計(jì)檔案管理的時(shí)間越長(zhǎng)，會(huì)計(jì)檔案信息涉及的計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)軟件的版本數(shù)量越多，會(huì)計(jì)檔案就更需要采用科學(xué)、合理的可行理論和方法，就需要實(shí)施更加系統(tǒng)有效的科學(xué)管理，由此信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的任務(wù)就越加繁重。

目前，信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的主要任務(wù)是監(jiān)督和保證按照《會(huì)計(jì)法》和《檔案法》的要求適時(shí)、連續(xù)、規(guī)范地生成各種會(huì)計(jì)檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會(huì)計(jì)檔案得到合理歸檔入庫(kù)、有效地保管并且得以合理安全地利用。具體來(lái)說(shuō)，會(huì)計(jì)檔案的歸檔要求：（1）紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定要求分賬套、憑證類(lèi)型、收集、整理、裝訂成冊(cè)、立卷、歸檔；（2）子會(huì)計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門(mén)按照規(guī)定要求備份、分類(lèi)、排序、建立數(shù)據(jù)庫(kù)、歸檔；（3）會(huì)計(jì)核算部門(mén)和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)部門(mén)分工合理、協(xié)作有序、程序合理、手續(xù)清楚、責(zé)任明確；（4）會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員素質(zhì)良好、訓(xùn)練有素、操作規(guī)范、監(jiān)督到位、反饋及時(shí)；（5）會(huì)計(jì)檔案管理內(nèi)部控制健全，管理制度規(guī)章具有優(yōu)化調(diào)適機(jī)制與功能。

三、信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理常見(jiàn)的若干問(wèn)題分析

根據(jù)目前我國(guó)企業(yè)事業(yè)單位會(huì)計(jì)核算和管理實(shí)踐總結(jié)分析，信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理中存在的主要問(wèn)題和一些值得注意的情況有：

1.缺乏交易處理痕跡。手工會(huì)計(jì)系統(tǒng)中具有嚴(yán)格的憑證制度，而在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)憑證所起到的較強(qiáng)控制功能逐漸弱化，其中的部分交易幾乎不留下什么痕跡并且很容易被篡改或刪除，特別是機(jī)打的票據(jù)較容易復(fù)制和改動(dòng)。存儲(chǔ)信息的光磁介質(zhì)較易受損，會(huì)計(jì)檔案也較容易丟失或毀壞，在會(huì)計(jì)實(shí)踐中財(cái)務(wù)造假和經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域違法亂紀(jì)活動(dòng)較多地利用了這一特點(diǎn)進(jìn)行作案，有時(shí)在較長(zhǎng)時(shí)間沒(méi)有被發(fā)現(xiàn)。

2.差錯(cuò)的發(fā)生存在較大空間。信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)內(nèi)部管理具有人工管理和程序管理相結(jié)合的特點(diǎn)。程序化的內(nèi)部管理功能有效性取決于應(yīng)用程序，若程序發(fā)生差錯(cuò)，由于人們的依賴(lài)性以及程序運(yùn)用的重復(fù)性，就會(huì)使得失效管理長(zhǎng)期不被發(fā)現(xiàn)，增大了系統(tǒng)發(fā)生錯(cuò)誤的可能性。經(jīng)過(guò)實(shí)踐測(cè)試，在信息化環(huán)境下發(fā)生錯(cuò)誤的概率并未比非信息化環(huán)境下有所減少，有時(shí)還有上升的趨勢(shì)，特別是在實(shí)行信息化環(huán)境下的會(huì)計(jì)核算和管理的早期。

3.授權(quán)控制容易出現(xiàn)死角。授權(quán)、批準(zhǔn)控制是一種常見(jiàn)、基礎(chǔ)的內(nèi)部操作，也是信息化環(huán)境下進(jìn)行會(huì)計(jì)控制的基本內(nèi)容之一。手工會(huì)計(jì)對(duì)于一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的每一個(gè)環(huán)節(jié)都要經(jīng)過(guò)具有相應(yīng)權(quán)限人員的簽章，但在信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)文檔系統(tǒng)中，有關(guān)人員可利用特殊的授權(quán)或口令，獲得某種權(quán)力或運(yùn)行特定程序，引起失控。所以對(duì)授權(quán)控制應(yīng)當(dāng)建立更有效的制度與措施。

4.內(nèi)部會(huì)計(jì)控制范圍擴(kuò)大。傳統(tǒng)的內(nèi)部控制是針對(duì)交易處理，在信息化環(huán)境下，由于系統(tǒng)建立和運(yùn)行的復(fù)雜性，內(nèi)部控制的范圍相應(yīng)有所擴(kuò)大，它包含傳統(tǒng)手工系統(tǒng)所沒(méi)有的控制內(nèi)容，比如修改程序、系統(tǒng)權(quán)限、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全等方面的控制，這些內(nèi)部控制更具技術(shù)性、專(zhuān)業(yè)性和復(fù)雜性，當(dāng)然其風(fēng)險(xiǎn)性相應(yīng)也隨之增大。

5.網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來(lái)的其他問(wèn)題?；ヂ?lián)網(wǎng)在財(cái)務(wù)軟件中的應(yīng)用，對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)系統(tǒng)影響是巨大的。目前財(cái)務(wù)軟件的網(wǎng)絡(luò)功能主要包括：遠(yuǎn)程報(bào)賬、遠(yuǎn)程報(bào)表、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上報(bào)稅、網(wǎng)上采購(gòu)、網(wǎng)上銷(xiāo)售等，實(shí)現(xiàn)這些功能就必須有相應(yīng)管理，成為信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的新問(wèn)題；當(dāng)然其他有關(guān)計(jì)算機(jī)的硬件、軟件和活件管理，有關(guān)內(nèi)部控制和內(nèi)部管理規(guī)制的建立健全，有關(guān)技術(shù)保障和動(dòng)態(tài)監(jiān)控等都納入信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)管理的領(lǐng)域。

四、對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案有效管理的措施

針對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的上述特點(diǎn)，以及當(dāng)前存在的若干問(wèn)題，筆者提出以下加強(qiáng)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的措施：

（一）對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行的系統(tǒng)管理

1.崗位職責(zé)管理。崗位職責(zé)管理是指通過(guò)機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作分工、崗位職責(zé)制定、權(quán)限劃分等方面實(shí)行管理。包括：掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫(kù)的超級(jí)口令，負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)資源分配，監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行；按照主管人員的要求，對(duì)各崗位分配權(quán)限，對(duì)數(shù)據(jù)的安全保密負(fù)責(zé)；系統(tǒng)管理崗位保持相對(duì)穩(wěn)定，如有變動(dòng)應(yīng)辦理嚴(yán)格的交接手續(xù)。審核崗位主要負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及信息化系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。包括：審查機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與書(shū)面會(huì)計(jì)文件或會(huì)計(jì)記錄是否一致；監(jiān)督會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)保存方式的安全性、可靠性和合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象。

2.系統(tǒng)操作管理。系統(tǒng)操作管理主要是操作權(quán)限管理和操作規(guī)程管理兩方面。操作權(quán)限管理是指每個(gè)崗位的人員只能按照所授予的權(quán)限對(duì)系統(tǒng)作業(yè)，不得超越權(quán)限接觸系統(tǒng)。系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)制定適當(dāng)權(quán)限標(biāo)準(zhǔn)體系，使得系統(tǒng)不被越權(quán)操作，以保證系統(tǒng)安全性。操作權(quán)限管理常采用設(shè)置口令方式來(lái)實(shí)現(xiàn)。操作規(guī)程管理是指系統(tǒng)操作必須按照一定的標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程進(jìn)行。標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程包括：軟硬件操作規(guī)程、作業(yè)運(yùn)行規(guī)程、用機(jī)時(shí)間的記錄規(guī)程等。

3.數(shù)據(jù)和程序管理。數(shù)據(jù)和程序管理是指對(duì)數(shù)據(jù)和程序的安全管理。數(shù)據(jù)的安全與否關(guān)系到會(huì)計(jì)檔案信息的完整性、可靠性和安全保密性。程序管理的目標(biāo)就是要做到在任何情況下，數(shù)據(jù)都不會(huì)丟失、損毀、泄露或被非法侵入。常規(guī)數(shù)據(jù)管理手段是數(shù)據(jù)備份，可用兩個(gè)服務(wù)器進(jìn)行雙機(jī)鏡像映射備份。程序的安全管理是要保證程序不被修改、不被損毀、不被病毒感染。常用程序安全管理有接觸控制和程序備份。接觸控制是指非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件，減少程序被修改的可能性；程序備份是指有關(guān)人員要注意程序功能后備份存檔。

（二）對(duì)信息化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行的應(yīng)用管理

1.輸入管理辦法。建立科目名稱(chēng)和代碼對(duì)照文件，以防止會(huì)計(jì)科目輸錯(cuò)；設(shè)計(jì)科目代碼校驗(yàn)，以保證輸入正確的會(huì)計(jì)科目代碼；設(shè)立對(duì)應(yīng)關(guān)系參照文件，判斷對(duì)應(yīng)賬戶(hù)是否有錯(cuò)；試算平衡控制，對(duì)每筆分錄和借貸方進(jìn)行平衡校驗(yàn)，防止輸入金額出錯(cuò)；順序檢查法，防止憑證編號(hào)重復(fù)；二次輸入法，把數(shù)據(jù)先后兩次輸入或同時(shí)由兩人分別輸入，對(duì)比后確定輸入是否正確等。

2.控制管理辦法。登賬的條件檢驗(yàn)，即系統(tǒng)要有確認(rèn)數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)復(fù)核后才能登賬的控制能力；防錯(cuò)、糾錯(cuò)控制，即系統(tǒng)要有防止或及時(shí)發(fā)現(xiàn)在處理過(guò)程中數(shù)據(jù)丟失、重復(fù)或出錯(cuò)的控制措施；修改權(quán)限和修改痕跡控制，即對(duì)已入賬的憑證，系統(tǒng)只能提供留有痕跡的更改功能；對(duì)已結(jié)賬的憑證和賬簿以及計(jì)算機(jī)內(nèi)賬簿生成的報(bào)表數(shù)據(jù)，系統(tǒng)不提供更改功能等。

3.輸出管理辦法?？刂浦挥芯哂邢鄳?yīng)權(quán)限的人才能執(zhí)行輸出操作，并要登記操作記錄，限制接觸輸出信息的目的；打印輸出的信息記錄要進(jìn)行登記，并且按照會(huì)計(jì)檔案的要求進(jìn)行保管?！?/p>

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