婁玉燕

【摘要】 物資管理是指企業(yè)對物資采購、使用、儲備、處置等行為所進行的計劃、組織和控制。物資管理是企業(yè)的一項重點工作，其目的是對所需物資進行有效管理，以降低企業(yè)生產成本，加速資金周轉，提升企業(yè)的市場競爭能力。內部控制是企業(yè)為了提高會計信息的質量，保護資產的安全、完整，確保有關法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一個控制系統。有效的內部控制是提高企業(yè)管理水平和防止錯誤舞弊的重要基石。內部控制滲透于物資管理的方方面面，只有達到了有效的內部控制，物資管理才能有一個良性的發(fā)展。

【關鍵詞】 物資管理；內部控制；環(huán)節(jié)；措施

一、物資管理中內部控制執(zhí)行的難點

物資指公司在生產經營活動中使用的，主要是兩方面的物資，一是形成公司流動資產的物資，主要指設施維修的備用材料、辦公用品等；二是形成公司固定資產的物資，主要指工程材料及工具、設備等，它們是構成企業(yè)成本的重要部分，對企業(yè)經營和效益甚至安全都有直接的影響。對物資實施規(guī)范化的內部控制是企業(yè)經營管理的重要內容。物資管理作為企業(yè)的重要經濟業(yè)務且涉及到企業(yè)內部的眾多部門和人員，容易導致舞弊、低效率和浪費，所以，應當制定嚴格的內部控制制度，并通過規(guī)范的措施加以防范和控制。

物資管理中內部控制執(zhí)行的一些薄弱點及難點，主要有以下方面。

（一）物資采購品種及數量的隨意性、庫存物資缺乏流動性，造成物資堆積

在企業(yè)管理中，對倉庫物資的合理采購往往是一個薄弱環(huán)節(jié)，原因是多方面的。這個管理環(huán)節(jié)中涉及到物資使用部門、采購部門和保管部門，如果各部門間信息溝通不及時、信息不完整，都會直接造成倉庫物資堆積的情況。如使用部門往往以臨時性或搶修任務為借口，對物資需求沒有詳細的計劃，這容易造成采購部門也無采購計劃，需用什么采購什么；保管部門因物資品種繁多、管理繁瑣等原因，未能建立物資保管的最低限額，對采購部門也未能提供庫存物資的詳細情況。以上情況的存在促使合理采購成為一個難點。在必須保證生產經營的前提下，只有保證物資不出現斷檔，就容易出現物資采購的隨意性，從而引起管理上的疏忽，使管理出現脫節(jié)，最終導致庫存物資起不到應有的作用，缺乏良好的流動性而出現物品堆積，直至堆積時間過長出現老化或更新，造成浪費。

（二）物資質量與付款環(huán)節(jié)缺乏內控措施，出現采購次品，影響生產

物資采購后進行入庫管理，并根據入庫單及發(fā)票情況進行報銷付款，看似簡單的程序都缺乏良好的內控措施。主要原因在于采購人員、保管人員與財務人員對采購物資的質量狀況等缺乏了解，而對物資好壞能夠作出判斷的使用部門往往在這個環(huán)節(jié)沒有參與，造成付款前缺乏良好的內控措施，使物資采購次品的風險增加，從而增加設施設備等運行的風險，對公司的經濟與安全都將產生不良的影響。

（三）沒有建立詳細資產報廢鑒定程序，造成資產浪費

對資產進行報廢在物資管理中是一個很重要的程序，對企業(yè)意味著凈資產的流出，是直接對利潤的一個減少項目。在實際工作中，因設備出現故障等原因需要更換，或者整體設施運行困難面臨改造，往往事先沒有財務人員的參與，事后走流程了事，對確定需要報廢的資產在報廢前缺少一個專業(yè)的鑒定結果，在更新改造方案中也往往缺少對舊設施、設備評價的依據，容易造成資產浪費甚至項目盲目上馬的情況，不利于企業(yè)的長久發(fā)展。

（四）對報廢后的資產缺乏監(jiān)管，造成資產流失

資產報廢以后到處置前，是物資管理的一個薄弱環(huán)節(jié)。一般設施設備拆除后，會出現堆放隨意，保管不當的情況，特別是對無對應賬面價值的設備等，容易引起管理人員的疏忽，造成無人監(jiān)管、資產流失現象。資產報廢后在賬上意味著屬于待處理報廢資產，處置后的現金流入屬于公司的一項收入，同樣需要重視。

（五）對可多次使用的工具類物資缺少更換限制，造成資產浪費

工具類物資一般價值較小，人員使用分散，且在使用與保管過程中不予重視，容易造成丟失；同時購買無節(jié)制，缺少監(jiān)管，形成管理混亂的情況，給物資管理帶來一定的難度。同時，因由職工個人進行保管，如果沒有一個相應的制約機制，不利于使用人員形成良好的工具使用、保管習慣，容易造成資產浪費的現象。

二、如何加強物資管理各環(huán)節(jié)的控制

為規(guī)范物資采購、供應、使用、回收等方面的行為，應做到程序規(guī)范、職責明晰，以保證公司材料物資安全、完整、合理使用，確保生產正常運行，提高材料物資的利用率，促進公司材料物資工作逐步適應現代企業(yè)管理要求。公司應先從制度管理入手，建立《物資管理制度》，對物資各方面的管理作出具體規(guī)定。制度的實施，從源頭上為企業(yè)的物資管理提供了保障，對企業(yè)會計信息質量的改善起到了積極作用。

（一）加強物資采購和供應管理，與供應商建立信用關系

首先是建立供應商公開招標制度，其目的是降低物資成本，提高物資質量。公開招標方式可以合理利用供應商之間的競爭關系，爭取以最低的采購價格獲得最佳質量的物資，這直接降低了物資采購的成本，從而加速資金周轉，促進企業(yè)盈利。其次是簽訂長期保障協議，分批采購物資。對于可信度高、專業(yè)性強的供應商，企業(yè)應積極與其合作，并簽訂定點采購的長期保障合同，據此要求獲得價低質優(yōu)的物資，還可采用分次付款的方式，達到供求雙方共同承擔市場風險的目的，以規(guī)避市場行情變化給企業(yè)帶來的不利影響。此外，企業(yè)在采購物資時還應注意遵循分批采購物資的原則，這有利于盡可能地降低庫存，減少資金占用，從而降低企業(yè)物資管理成本。最后，企業(yè)在與供應商建立良好合作關系的前提下，應深化雙方合作關系，使供應商能對具有再利用價值的物資或廢舊品進行回收，以達到雙方受益的目的。對企業(yè)而言，這一行為可使其獲得額外收益，在一定程度上補償物資管理支出，達到降低和控制物資管理成本的目的。

（二）加強倉庫物資管理，與相關部門信息互通

倉庫管理應根據銷售計劃、生產采購資金籌措等制定倉儲計劃，合理確定庫存存量的結構和數量；加強日常管理，嚴格限制未經授權的人員接觸存貨；建立庫存存貨分類管理制度，對企業(yè)全部存貨以其重要程度、價值高低、耗用量大小和訂購難度等為標準，劃分出 A、B、C 類，分別管理。同時，建立健全倉庫定期盤點制度，在對庫存材料管理中，倉庫管理員應做好材料的盤點工作，做到賬實相符，尤其是應掌握最新的存貨數據，為采購材料提供依據，為生產投料做好準備。采購部門對物資的采購數量及品種在采購前應有一個合理的測算，首先應考慮倉庫材料的庫存數量；其次再根據采購需求，確定實際采購數量。這就要求物資保管部門與采購部門應建立良好的庫存信息共享平臺。最好的管理模式是采用辦公自動化管理，出入庫直接在軟件中填制審批，做到倉庫物資及時更新，同時相關部門能及時查詢、確認。

（三）建立健全驗收制度，把好質量關

對采購物資在驗收合格后入庫是很重要的一環(huán)，要建立健全驗收制度，由專門的材料質檢部門負責，在材料入庫前進行材料質檢分析，檢驗材料的數量、品種、規(guī)格與采購計劃是否相符，質量是否完好；對難以檢驗的材料可由使用部門試用合格后再正式入庫，嚴格杜絕次品入庫，嚴把質量關。只有這樣才能在付款環(huán)節(jié)起到內部控制的作用。付款前應由使用部門進行試用或鑒定，質量無誤后方可付款，以規(guī)避出現次品影響生產的風險。

（四）建立領用審批制度，注重審核關

物資采購到位，驗收合格入庫后，使用部門需憑審批后的領料單到倉庫領料，倉庫保管員憑填寫完整的領料單交貨，如實際交貨數與領料單不符的，應在領料欄填上實領料，以防賬實不符。對于經計劃批準后直接運送至工地的工程材料或搶修材料，至材料運送到后及時填制現場材料確認單，事后憑現場材料確認單補填領料單。領料單是物資出庫所用何處的依據，物資要以審核無誤的領料單為依據使用，這樣方能賬實無誤。

（五）建立資產報廢審批制度，以鑒定為準

報廢審批是一個很重要的制度，是設施設備選擇更新改造還是修理維護的重要依據，是資產不造成浪費、流失的重要保障，但最忌諱走流程，了任務。所以公司應成立專業(yè)的技術鑒定小組，確定具體的資產報廢條件，作為資產去向的依據。生產部門對達到報廢條件的資產需經技術鑒定小組進行現場鑒定，根據資產性能等情況，經小組討論后出具詳細的鑒定報告，對未達到報廢條件的資產嚴格禁止報廢，應對該部分資產有一個合理的再利用意見，同時寫進鑒定報告，并作為所涉項目更新改造的依據。報廢資產最終憑鑒定結果進行報廢審批，可最大限度地提高資產的利用率。

（六）建立報廢物資保管制度，履行保管職責

經批準報廢后的物資，實物保管部門應建立報廢臺賬，根據報廢資產的賬面價值情況進行分類登記，寫明存放地點，并作為處理的憑據。同時，加強報廢物資的現場保管，應單獨存放，專人管理，貼上標簽，以示區(qū)別。在處置前定期進行盤點、核對，建立完善的保管制度，各部門相互約制，明確職責，嚴格按制度實施，避免失竊行為的發(fā)生。

（七）建立工具使用調換管理制度，杜絕隨意置換

對工具類物資應按公用工具及個人工具的分類，建立公司工具使用調換管理制度。根據職工崗位需要，設置工具配備條件、使用年限、使用頻次、損耗等，以實際情況進行合理置換，每年進行核對盤點，確保工具的合理使用，通過制度建設督促使用人員有一個良好的工具使用、保管習慣。對未到使用年限而損壞或丟失的工具，應根據實際情況，明確職責，確定由其個人承擔的比例，或明確給予處罰的措施，從而督促使用人員保管好自己的工具，杜絕隨意置換，降低運行成本。

物資是構成企業(yè)成本的重要部分，對企業(yè)經營和效益有直接的影響。在整個物資管理過程中，建立和完善相應的內部控制制度有利于提高工作效率，降低物資消耗，減少損失和浪費。同時，可提升管理質量，有效控制舞弊行為的發(fā)生，對企業(yè)的發(fā)展有深遠的意義。

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