楊勝林 聶 堅(jiān) 秦 瓊 喬 磊 張建英 張 明 馬鳳麗

（1云南中醫(yī)學(xué)院基礎(chǔ)學(xué)院，昆明 650200；2云南省中醫(yī)醫(yī)院，昆明 650200）

Excel電子表格軟件是微軟Office套件的一個(gè)組件，其處理表格的功能強(qiáng)大，易于使用，是目前辦公軟件中常用的表格軟件之一，但是，Excel軟件同時(shí)也是一個(gè)具有基本數(shù)據(jù)庫(kù)功能的軟件，因此，使用該軟件不僅可以方便地進(jìn)行各種表格的設(shè)計(jì)制作，而且利用其數(shù)據(jù)表的功能，還可以進(jìn)行一些如排序、篩選等基本的數(shù)據(jù)操作。

中醫(yī)古籍整理工作，一是做最基本的文字校注，二是對(duì)古籍文獻(xiàn)內(nèi)容進(jìn)行歸類整理，以便于統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，尋找相關(guān)規(guī)律。Excel軟件在中醫(yī)古籍整理工作中主要可用于第二種情況。通過(guò)將古籍文獻(xiàn)內(nèi)容保存入Excel工作表，再利用Excel的數(shù)據(jù)操作功能歸類整理文獻(xiàn)。

筆者在進(jìn)行中醫(yī)古籍整理研究工作中，發(fā)現(xiàn)充分利用該軟件的數(shù)據(jù)操作功能，可以有效地提高工作效率和工作質(zhì)量，現(xiàn)將具體方法簡(jiǎn)介于下。

1 將文獻(xiàn)內(nèi)容存入Excel工作薄

1.1 Word文檔原文分段 在中醫(yī)古籍文獻(xiàn)整理工作中，通常使用的文檔格式是Word文檔，Word軟件有強(qiáng)大的文字處理和排版功能，但在處理數(shù)據(jù)方面，功能明顯弱于Excel，為使用Excel處理數(shù)據(jù)，首先需要將Word文檔轉(zhuǎn)入到Excel工作薄中，這個(gè)操作可以用復(fù)制粘貼完成。要說(shuō)明的是，在進(jìn)行復(fù)制粘貼操作之前，需要先將Word文檔內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整，在調(diào)整之前，為保持原文檔內(nèi)容不受影響，可以先另存一個(gè)新文檔副本，在副本中進(jìn)行分段操作。調(diào)整的方法是，逐句閱讀原文，將原文中有獨(dú)立意義的單句或一組單句分為一段，方法是在要分段的地方打一個(gè)回車即可，將整篇文檔按這個(gè)方法重新進(jìn)行分段。

1.2 將分段內(nèi)容粘貼入Excel數(shù)據(jù)表 分段完成后，全選文檔內(nèi)容并復(fù)制，然后打開(kāi)Excel軟件，新建一個(gè)工作薄，在工作表Sheet1中選中E2單元格并粘貼（不是粘貼在A1單元格，留出前面的空行、空列有其他作用）。這樣，剛才在Word文檔中分的段，在Excel工作表中就被分別粘貼在各行中了。Excel中的行，也可以稱為記錄，古籍內(nèi)容被分到各行，也就相當(dāng)于是輸入了數(shù)據(jù)庫(kù)的不同記錄，這樣就便于對(duì)其整理歸類。

1.3 調(diào)整規(guī)范Excel數(shù)據(jù)表內(nèi)容 粘貼以后，還要對(duì)Excel數(shù)據(jù)表內(nèi)容進(jìn)行一些調(diào)整規(guī)范，因?yàn)閃ord原文檔的內(nèi)容可能會(huì)有標(biāo)題、空行等內(nèi)容，這些也會(huì)隨著粘貼而在Excel工作表中單獨(dú)占有一條記錄，這些內(nèi)容一般是統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)用不到的，并且還可能會(huì)對(duì)統(tǒng)計(jì)過(guò)程產(chǎn)生干擾。將標(biāo)題內(nèi)容分別移到工作表Sheet1中的C列和D列中，一級(jí)大標(biāo)題移到C列，二級(jí)標(biāo)題移到D列，并分別將對(duì)應(yīng)內(nèi)容的空行填充滿。例如，某一級(jí)標(biāo)題下有3個(gè)二級(jí)標(biāo)題，共有20行內(nèi)容，3個(gè)二級(jí)標(biāo)題分別有7行、6行、7行內(nèi)容，那么就將這20行內(nèi)容對(duì)應(yīng)的C列全填寫(xiě)上這個(gè)一級(jí)標(biāo)題，3個(gè)二級(jí)標(biāo)題分別填入其7行、6行、7行內(nèi)容對(duì)應(yīng)的D列中。這樣，每一行內(nèi)容屬于哪個(gè)一級(jí)標(biāo)題、二級(jí)標(biāo)題就一目了然，將來(lái)就不會(huì)因排序而找不到原來(lái)所屬的章節(jié)，如果古籍原文標(biāo)題不只兩級(jí)，可以在D列和E列之間再插入新的列存放下級(jí)標(biāo)題，筆者在古籍整理工作中只用到了章節(jié)兩級(jí)標(biāo)題。為了更好地找到每個(gè)內(nèi)容在原文中的位置，在每條內(nèi)容（每行記錄）對(duì)應(yīng)的B列填入其在Word原文檔中對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼，以便于結(jié)合上下文辨析其內(nèi)容，然后刪除中間的所有空行，并且在A列從第2行開(kāi)始填寫(xiě)，從1開(kāi)始編號(hào)，順序填入每條內(nèi)容（每行記錄）的編號(hào)。最后，再為每列命名，在第1行填入每列的名字，A1中填寫(xiě)“序號(hào)”，B1中填寫(xiě)“頁(yè)碼”，C1中填寫(xiě)“章名”，D1中填寫(xiě)“節(jié)名”，E1中填寫(xiě)“內(nèi)容”。這樣，就將原來(lái)的Word文檔轉(zhuǎn)換成了一個(gè)數(shù)據(jù)表。

2 處理數(shù)據(jù)

2.1 逐條辨析屬性 這個(gè)步驟是將做好的數(shù)據(jù)表內(nèi)容進(jìn)行解析整理的過(guò)程，對(duì)所分出的每一條內(nèi)容，即每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄進(jìn)行分類，例如，這條內(nèi)容是講診斷還是病機(jī)，又是屬于什么具體內(nèi)容，如病因的風(fēng)寒暑濕燥火，病位的肝心脾肺腎，病性的虛實(shí)寒熱等。將這些屬性分別填寫(xiě)在每條記錄旁邊列的對(duì)應(yīng)行中，為防止混淆，這些屬性內(nèi)容從第1列開(kāi)始填寫(xiě)，即與原文檔內(nèi)容中間間隔三個(gè)空列。由于每條內(nèi)容的這些屬性可能不只一個(gè)方面，故可以多設(shè)置幾個(gè)屬性，筆者在實(shí)際應(yīng)用中，設(shè)置了4個(gè)屬性列，一般就足夠使用了，在I1、J1、K1、L1單元格中分別填入“第一屬性”、“第二屬性”、“第三屬性”、“第四屬性”，作為這4列的名字。以下就逐條對(duì)其屬性進(jìn)行歸類辨析，分別填在每條記錄旁邊的第I、J、K、L列中，每列填寫(xiě)一個(gè)屬性。有時(shí)候，可能還有些內(nèi)容需要提取出來(lái)，如所涉及的方劑、藥物，在M1單元格中填入“方藥”，如果某條內(nèi)容涉及方藥，就將方藥名字填入第M列中對(duì)應(yīng)的行里面。

2.2 設(shè)置數(shù)據(jù)有效性 在逐條對(duì)數(shù)據(jù)屬性進(jìn)行歸類時(shí)，可能會(huì)出現(xiàn)一些諸如“疏肝”、“舒肝”之類的同義詞，如果使用了同義詞，那么在排序時(shí)，就有可能不能將相同屬性的內(nèi)容排在一起，起不到數(shù)據(jù)表的應(yīng)有作用。為避免出現(xiàn)這種結(jié)果，可以利用Excel表的數(shù)據(jù)有效性驗(yàn)證功能，在一系列的同義詞中，只允許輸入某一個(gè)名詞，而不允許輸入其他名詞，或者還可以設(shè)置一個(gè)下拉列表，可以從下拉列表框中選擇某一個(gè)屬性作為輸入。這樣的名詞術(shù)語(yǔ)標(biāo)準(zhǔn)化過(guò)程，保證了可以將每條內(nèi)容進(jìn)行正確排序。

2.3 數(shù)據(jù)排序 屬性歸類 做好以上基礎(chǔ)工作后，就可以利用Excel表的排序、篩選功能，將具有某個(gè)屬性的數(shù)據(jù)記錄排在一起，以便于進(jìn)行計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)。歸類的實(shí)現(xiàn)可以使用Excel的篩選功能，即篩選出在I、J、K、L列中出現(xiàn)過(guò)某字某詞的行，例如，出現(xiàn)過(guò)“腎”字的行，那么就是篩選出了屬性中有“腎”字的數(shù)據(jù)記錄。歸類的實(shí)現(xiàn)也可以使用Excel的排序功能，例如，使用O列作為排序標(biāo)志，應(yīng)用IF公式，按照對(duì)應(yīng)的I、J、K、L列是否出現(xiàn)過(guò)某字詞確定O列的內(nèi)容。例如，出現(xiàn)過(guò)“腎”字，在對(duì)應(yīng)的O列就填入“有”，沒(méi)有出現(xiàn)過(guò)就填入“無(wú)”，然后以O(shè)列為關(guān)鍵詞進(jìn)行排序，就可以得到與篩選相同的歸類結(jié)果。使用排序法歸類，更為靈活，操作也比篩選簡(jiǎn)單，還可以進(jìn)行組合排序，而且只要對(duì)單元格中的公式進(jìn)行簡(jiǎn)單的粘貼等操作，即可以對(duì)另外的關(guān)鍵詞進(jìn)行歸類，如排過(guò)“腎”字了，那么將P2單元格中的“腎”字改成“脾”就可以歸類與“脾”相關(guān)的數(shù)據(jù)內(nèi)容，或者也可以對(duì)“腎”和“陰”，或者“腎”和“脾”同時(shí)進(jìn)行歸類，只要在R列中填入“陰”或者“脾”，在Q列粘貼入相應(yīng)的公式，然后以O(shè)列和Q列為關(guān)鍵詞進(jìn)行排序即可。還可以通過(guò)編寫(xiě)或錄制，使排序操作更加快捷，甚至實(shí)現(xiàn)一鍵排序。排序歸類之后就可以進(jìn)行計(jì)數(shù)統(tǒng)計(jì)。其中涉及的方藥等內(nèi)容也可以復(fù)制出來(lái)，在另一個(gè)數(shù)據(jù)表中再進(jìn)行處理，進(jìn)行排序計(jì)數(shù)。

3 小結(jié)

在整理中醫(yī)古籍的過(guò)程中，使用Excel數(shù)據(jù)表可以大大簡(jiǎn)化對(duì)古籍內(nèi)容歸類的工作，不僅提高了效率，也提高了質(zhì)量。在做好第一個(gè)數(shù)據(jù)表之后，相關(guān)的公式操作等，都可以通過(guò)復(fù)制粘貼方便地完成，可謂是古籍整理的一大利器。但是，Excel數(shù)據(jù)表畢竟還有操作繁瑣、功能局限的不足，如果能以此思路和方法為基礎(chǔ)，開(kāi)發(fā)出相應(yīng)的古籍整理助手軟件，則可使古籍整理工作更加快捷高效。