劉瑛
(大連大學 檔案館,遼寧 大連,116622)
網絡環(huán)境下高校檔案信息化建設進程中的問題與對策探析
劉瑛
(大連大學 檔案館,遼寧 大連,116622)
檔案信息化建設工作是高等院校建設與發(fā)展過程中一項復雜的系統(tǒng)工程,是高校檔案工作適應社會與學校發(fā)展的必然趨勢。校園網絡技術的不斷成熟,為檔案信息化建設提供了良好的基礎平臺。本文就當前網絡環(huán)境下高校檔案信息化建設工作中存在的認識和組織、技術以及人才等方面的問題進行了深入探討,并分析了應采取的相應對策。
高校;檔案信息化;校園網
高校檔案信息化建設是利用信息技術工具獲取、處理、傳輸、應用高校檔案資源,目的是提高高校檔案管理效率與效益,以及充分發(fā)掘、摘取高校檔案資源,向社會提供更多有價值的檔案信息服務,實現資源共享。如何逐步實現高校檔案資源數字化、信息服務網絡化、電子文件和電子檔案管理規(guī)范化,為高校教學、科研、管理的建設和發(fā)展提供優(yōu)質、快捷的檔案信息服務,已成為高校檔案工作者當前必須思考的重要問題。
1.認識和組織方面的問題
從社會發(fā)展的需求來看,隨著社會信息化程度的深入,檔案信息資源備受人們關注,社會對檔案信息的依賴程度越來越高,需求日益增長。當前,大多數檔案利用者希望能夠到檔案館查詢的同時,更希望能在自己家中和辦公室里隨時查詢所需檔案信息。因此,高校檔案信息化管理日漸成為廣大利用者的強烈要求,即社會發(fā)展迫切需要高校推動以辦公自動化、信息化建設為主軸的網絡化管理。
從高校發(fā)展的需求來看,高校的教育信息化建設進程對檔案管理工作提出了新的思路和要求。首先,在檔案材料的形式上,數字化的教材、教學資源、科研材料、管理文件等在全部檔案材料中占有比重逐漸增大,我們要對各種多媒體文件、文本文件、網頁文檔、數據庫文件以及各種軟件系統(tǒng)進行科學管理。其次,在歸檔范圍上,隨著教育信息化的深入,伴隨新的教學方式、方法而產生的各種新型的教學材料、科研材料、管理材料也被納入到歸檔范圍,我們也要對這些材料進行合理規(guī)劃和科學管理。最后,在管理方式上,隨著高校教育信息化進程的不斷深入,校園網成了信息化環(huán)境下教學、科研、管理活動的重要支撐,教育信息網絡化深入的同時也要求高校檔案工作與之相適應,這意味著高校迫切需要推動檔案信息化建設。
而當前高校檔案信息化建設卻存在較嚴重的認識和組織方面的問題,主要表現為不少高校對檔案信息化建設在現代教育事業(yè)發(fā)展中的必要性和緊迫性沒有充分的認識。對檔案信息化建設工作既無清晰的發(fā)展方向和建設目標,也無相應的建設規(guī)劃、組織機構以及配套的政策和措施。大多數高校的檔案信息化建設只是簡單地要求檔案館來負責,并沒有一個檔案信息化建設領導小組來統(tǒng)一規(guī)劃和指導全校的檔案信息化建設,也沒有給予檔案館足夠的權力和支持力度,特別是對檔案信息化建設過程中的難度預計不足等,所以在具體實踐中經常會造成檔案信息化建設工作難以很好地推進和完成。這些在很大程度上制約著高校檔案信息化的推廣和應用。
2.技術方面的問題
(1)數據標準不統(tǒng)一,信息資源無法有效共享和處理
在高校檔案信息化建設的過程中,由于缺乏全局統(tǒng)一的系統(tǒng)規(guī)劃,新舊系統(tǒng)采用的軟件系統(tǒng)不一致、數據標準不統(tǒng)一等問題,使信息之間難以交換,更難以在更高的層次上進行信息的處理,如信息挖掘、決策支持等。比如學生部門統(tǒng)計的學生人數和教務部門統(tǒng)計的學生人數、人事部門統(tǒng)計的教職工人數和財務部門統(tǒng)計的人數等有較大的出入,對整個學校應用系統(tǒng)的運行效率和準確性都產生了重大的影響。教育信息資源建設的嚴重滯后和互操作性、共享性等方面的問題已成為高校檔案信息化建設進一步發(fā)展的另一個瓶頸。[1]
(2)缺乏統(tǒng)一的接口和建設標準,電子文件難統(tǒng)一歸檔
20世紀90年代初,一位英國信息管理專家曾預言:“如果我們現在不努力著手抓好電子文件的管理,將有可能在20世紀末、21世紀初形成可怕的歷史空白。”目前,電子文件正以極快的速度和極大的覆蓋面逐步替代在全世界通行了數百年的紙質文件而成為主要的記錄工具。[1]電子文件及檔案管理信息化對高校來說還是一個新課題,高校的電子檔案管理工作還處于初級階段。盡管各高校產生了大量的電子文件,但都未作為檔案進行系統(tǒng)化的處理,而且缺乏統(tǒng)一的規(guī)范、標準的管理軟件和完善的管理制度,造成這些寶貴資源的散失?,F有的電子檔案的管理與以前的紙質檔案管理有著質的不同,電子文件的收集和歸檔的范圍非常廣泛,不僅包括文字材料,還包括數據、表格、圖像、聲音等,因此,電子文件統(tǒng)一歸檔管理的難度較大,從目前看還面臨許多技術難題。
(3)缺乏有效的網絡信息安全防護體系,安全機制不健全
隨著網絡的不斷發(fā)展,高校檔案信息的上網管理及其安全性、可靠性等問題日益突出。由于電子文件的輸入、存儲、傳輸和提供利用過程都可能存在數據丟失、數據失控、數據竊取、病毒破壞的可能,因此,檔案信息的網絡安全性是高校檔案信息化建設過程中要考慮的重要問題,也成為限制其發(fā)展的一個障礙。
3.人才方面的問題
高校檔案信息化建設中,人是關鍵因素,各種技術以及軟硬件都必須通過檔案管理人員才能發(fā)揮作用。可長期以來,檔案工作部門常常不是從工作需要出發(fā)管理利用人才,而是成為安置富余人員的機構,因而造成檔案工作人員專業(yè)結構不合理,真正能勝任新時期檔案工作的人才非常缺乏,整個檔案隊伍素質普遍偏低,嚴重缺乏既懂計算機技術、網絡技術,又精通檔案業(yè)務的復合型人才,不能適應檔案信息化建設和高校檔案事業(yè)發(fā)展的需要。
1.認識和組織方面的對策
首先,學校檔案信息化建設的發(fā)展規(guī)劃應當成為學校教育發(fā)展總體規(guī)劃的一個組成部分,要遵循 “統(tǒng)一規(guī)劃、分期建設、逐步實施”的原則,根據學校的實際情況,收集各方面的意見和看法,咨詢相關領域的專家意見,最后形成完善的學校檔案信息化建設總體規(guī)劃,并以校內文件的形式確定下來,以保證其權威性和指導性。形成全校一盤棋,大家通力合作,共同參與學校檔案信息化建設的良好局面。
其次,要成立有校級領導直接負責、由專門責任部門以及院系負責人參加的學校檔案信息化建設的領導決策機構,即檔案信息化建設領導小組。要從行政和技術兩個方面統(tǒng)一指導和規(guī)劃檔案信息化建設,制定一系列有實際約束力的規(guī)范和標準,特別應該制定出網絡信息化發(fā)展各階段的規(guī)劃,要有近期、中期和遠期的目標,對高校檔案網絡信息化工作進行實質性領導,統(tǒng)一思想,協(xié)調行動,使網絡信息化建設有章可循。
2.技術方面的對策
第一,建立標準化的檔案信息數據庫,加快檔案信息化建設步伐。
標準化檔案數據庫是檔案信息化建設的重要組成部分。要加強檔案的網絡及信息化建設,必須加強數據庫建設。數據庫的建設要以國際、國家標準為依據,建成標準化、通用性好的條目數據庫、全文數據庫、多媒體數據庫。這要求各高校檔案部門一方面應揚長避短,充分利用館藏檔案信息資源的優(yōu)勢,建立有自己特色的數據庫,改變目前力量分散、低水平重復建設的局面。另一方面要抓緊對現有數據庫的規(guī)范化、標準化改造,增加數據庫容量,提高數據庫的上網率和利用率。此外還要加強對數據庫的維護工作,保證數據質量和數據完整,使數據庫的建設與檔案信息化建設配套進行。[2]
第二,做好電子文件歸檔工作,促進檔案信息管理與辦公自動化銜接。
加強電子文件和電子檔案的管理,可以有效促進檔案現代化管理與辦公自動化管理的接軌。既能使檔案工作立竿見影地為學校各部門提供有效服務,又能抓住機遇,利用辦公自動化平臺推進檔案信息化的進程,把數字檔案信息資源建設前移到文件形成部門。高校的各級領導可以根據本校的校情,將電子檔案管理作為辦公自動化工作中的一項重要議程,提高人們對辦公自動化過程中產生的各類電子檔案的重要性的認識,形成具有一定覆蓋面的高層次的高校檔案信息運行網絡,及時將信息反饋給高校檔案信息管理部門。
第三,重視數據安全,加強網絡安全防護工作。
做好檔案信息的數據安全與防護工作,一是做好局域網的安全防護,設置防火墻,防止黑客的入侵、計算機病毒的攻擊,進行實時病毒監(jiān)控等技術以增強安全性;二是對用戶實行電子身份認證制度,對用戶訪問檔案信息資源的權限進行嚴格的認證和控制,禁止非法來訪者登錄;三是注意數據加密及加密傳輸,對于機密性的、尚未開放的檔案不要存放在網絡服務器上,保護網內數據的傳輸,確保不宜公開的信息非公開化;四是注意信息備份和恢復,定期數據備份,一旦信息丟失,只要啟動該系統(tǒng)就能很快恢復原貌,減輕了網絡信息的不安全性;五是定期進行網絡安全檢查,由于涉及的計算機技術較多,單純依靠檔案部門難以實現,所以加強部門間尤其是與網絡中心的協(xié)同工作是非常必要的。[3]
3.人才方面的對策
檔案信息化建設與發(fā)展,迫切需要一大批既懂計算機信息網絡技術又精通檔案業(yè)務的高層次人才。首先,要加強對在職人員的繼續(xù)教育和培訓,更新其知識結構,提高其業(yè)務水平,使他們盡快掌握計算機網絡及相關技術。其次,還要努力引進或選調計算機專業(yè)人才,對他們進行檔案業(yè)務知識的培訓,使之盡快適應檔案信息化工作。最后,要對學校的全體人員,包括上到學校領導,下到每個教師、管理人員和學生進行相關知識的培訓,提高他們對學校檔案信息化建設重要性的認識和應用水平。[4]
總之,高等院校的檔案信息化建設還有大量的工作要做,我們應該不失時機地抓住和利用檔案信息化帶來的技術成果和發(fā)展機遇,大力推進高等學校檔案信息化建設。
[1]馮惠玲等.電子文件風險管理[M].北京:中國人民大學出版社,2008.
[2]葉景青.高校檔案網絡化建設問題淺談[J].賀州學院學報,2009(1):109-111.
[3]武海蓉.網絡環(huán)境下高校檔案信息化建設探析[J].連云港師范高等專科學校學報,2007(1):103-105.
[4]王艷玲.淺談高校檔案管理信息化建設[J].信息化與網絡建設,2007(6):63-67.
G203
A
1673-8454(2012)05-0004-03
(編輯:金冉)