黃 燕，種銀保，胡曉霞，劉舸舸

1 引言

醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的檔案管理是指對醫(yī)療設(shè)備從申請、購置、使用、計量、質(zhì)控、維修、降級到淘汰、報廢等全程設(shè)備檔案信息的跟蹤管理，它是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理的一項極為重要的內(nèi)容，是設(shè)備正常運轉(zhuǎn)的重要保證和基礎(chǔ)支持[1]。目前，我院的醫(yī)療設(shè)備總資產(chǎn)已達6個多億。因而，從2004年以來，為更好地貫徹實施《軍隊醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備管理規(guī)定》和《中國人民解放軍醫(yī)療設(shè)備檔案管理辦法》（以下簡稱《辦法》），促進我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的規(guī)范化建設(shè)，確保醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理的合理、及時、有效、完備與規(guī)范，在院領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，我科對全院萬元以上醫(yī)療設(shè)備檔案資料進行全面的清理及整改，加強了醫(yī)療設(shè)備檔案的軟硬件建設(shè)，利用醫(yī)療設(shè)備檔案對全院設(shè)備進行全程監(jiān)管與技術(shù)保障，取得了初步的成效。

2 具體做法

2.1 建章立制，規(guī)范整理醫(yī)療設(shè)備檔案

首先，我們認真學(xué)習、領(lǐng)會《辦法》的內(nèi)容要求與管理規(guī)定，結(jié)合我院的實際情況，編制了《設(shè)備科檔案管理員職責》、《設(shè)備科檔案管理制度》、《設(shè)備科檔案資料借閱制度》，制訂了“醫(yī)療設(shè)備檔案管理流程”、“醫(yī)療設(shè)備降級和淘汰報廢管理流程”等。其次，我們摒棄了以往僅按診斷類、治療類、教學(xué)類及輔助類對A、B類設(shè)備檔案進行粗放式歸檔管理的模式，改為根據(jù)醫(yī)療設(shè)備的資金來源，即按自購、贈送、租賃、扶貧、合資合作等方式對所有醫(yī)療設(shè)備依照 《醫(yī)療器械分類目錄》（以下簡稱《目錄》），按臺（套）立卷，依據(jù)使用科室、醫(yī)療器械分類號、卷號、檔案號、設(shè)備名稱、規(guī)格型號、國別、設(shè)備價值（A、B類）等信息制作統(tǒng)一的檔案管理卡片，進行檔案的規(guī)范化分類管理；然后又根據(jù)設(shè)備的購置方式（進口、內(nèi)貿(mào)、贈機購耗材）分別制訂了醫(yī)院《進口（A、B）類儀器設(shè)備檔案資料目錄》、《內(nèi)貿(mào)（A、B）類儀器設(shè)備檔案資料目錄》、《贈機購耗材儀器設(shè)備檔案資料目錄》，把由申請階段、購置階段、使用運行階段等過程中形成的所有資料進行歸檔管理[2-3]。以進口設(shè)備為例，其資料主要包括:

（1）申請階段:萬元以上儀器設(shè)備申購表、大型醫(yī)療設(shè)備配置申請表、大型儀器設(shè)備購置可行論證書、招投標文件等。

（2）購置階段:采購合同、配置清單、耗材及零配件報價單、進口委托代理協(xié)議書、外貿(mào)合同、報關(guān)單、進口許可證、免稅證明、質(zhì)量證明書、發(fā)票、裝箱單、安裝調(diào)試報告、驗收檢測報告、入庫通知單與發(fā)票復(fù)印件、大型醫(yī)療設(shè)備配置許可證。

（3）運行階段:大型醫(yī)療設(shè)備應(yīng)用質(zhì)量（驗收/年度）檢測報告、大型醫(yī)療設(shè)備應(yīng)用許可證、設(shè)備操作說明書、維修技術(shù)資料，廠家售后服務(wù)承諾書、維修報告、降級申請單、淘汰報廢申請單。另外，對屬于嚴格監(jiān)管的特種設(shè)備，還需要有相應(yīng)檢測機構(gòu)出具的技術(shù)鑒定和使用許可證明[4]。

通過對全院所有萬元以上設(shè)備檔案的重新歸檔及核查整理，我們力求對每一卷（宗）都做到合理有序、目錄清楚、裝訂整齊、清晰規(guī)范。對設(shè)備按《目錄》進行歸檔，為下一步全院醫(yī)療設(shè)備的條碼化信息管理做好準備。目前，我院在用的醫(yī)療設(shè)備檔案存有量900多卷（冊），每年文件歸檔率基本達100%，完整率達97%。

2.2 資產(chǎn)核查，調(diào)控整合醫(yī)療設(shè)備資源

每年年底我科組織全體醫(yī)學(xué)工程技術(shù)人員，在院部領(lǐng)導(dǎo)的大力支持下，協(xié)同臨床科室對全院在冊的醫(yī)療設(shè)備進行年度資產(chǎn)核查清理、閑置和使用率低設(shè)備的調(diào)配利用，以期最大限度地對全院醫(yī)療設(shè)備進行動態(tài)管控、資產(chǎn)盤活和有效再利用。近年來，我院共調(diào)配醫(yī)療設(shè)備500多臺（套），節(jié)約經(jīng)費約合人民幣550多萬元。

周期性資產(chǎn)核查工作，使得我院的設(shè)備檔案做到一物一賬，賬物相符。閑置和使用率低設(shè)備的調(diào)配利用，為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的合理購置提供科學(xué)分析依據(jù)，從而杜絕了醫(yī)療設(shè)備購置的盲目性和重復(fù)性以及使用中設(shè)備的閑置和耗材的浪費。它還提高了醫(yī)療設(shè)備的完好率、使用率，降低了醫(yī)院的運行成本，為醫(yī)院節(jié)約了大量的經(jīng)費，從而規(guī)范、提高醫(yī)療設(shè)備管理的技術(shù)保障水平，實現(xiàn)了管理出安全、出質(zhì)量、出效率、出效益的目標，為醫(yī)院創(chuàng)造更高的經(jīng)濟效益和社會效益[5]。

2.3 立足自身，開發(fā)利用醫(yī)療設(shè)備信息系統(tǒng)

在基于軍衛(wèi)一號“醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)”對醫(yī)療設(shè)備進行信息化管理、“軍隊資產(chǎn)管理系統(tǒng)”進行資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)上，我院依據(jù)臨床需要立足自身對原信息系統(tǒng)進行了二次開發(fā)，在原數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上增設(shè)醫(yī)療設(shè)備的卷宗編號、安裝位置、經(jīng)費來源等特色欄目，使得設(shè)備的檔案管理更加有序，查閱更為方便、快捷。與此同時，我們又基于“軍衛(wèi)一號”研發(fā)了“醫(yī)療器械成本效益分析系統(tǒng)”、“醫(yī)療設(shè)備維修與質(zhì)控管理系統(tǒng)”等，為醫(yī)療設(shè)備的申購、成本效益分析、折舊核算、質(zhì)量控制、維修保養(yǎng)、淘汰報廢等全程監(jiān)管提供了精確而有效的基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)。

3 結(jié)束語

醫(yī)療設(shè)備檔案是醫(yī)療設(shè)備運行過程的全部歷史記錄，其內(nèi)容繁多，涉及面廣。它的建立、管理與使用為醫(yī)療設(shè)備的科學(xué)、有效、安全管理與利用提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，為院領(lǐng)導(dǎo)的正確決策提供科學(xué)依據(jù)，這使得我院設(shè)備檔案管理工作做到管理制度化、作業(yè)程序化、項項有記錄、事事有依據(jù)，從而大幅提高了設(shè)備檔案管理的效率和水平[6]。2010年在第三軍醫(yī)大學(xué)3個附屬醫(yī)院及學(xué)校等4家單位設(shè)備檔案管理評比中，我科檔案室被學(xué)校評為校檔案管理先進單位，這些成績的取得，是對我院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的認可，它更加激發(fā)了我們的工作熱情，鞭策著我們不斷探索創(chuàng)新醫(yī)療設(shè)備檔案管理的新模式，為醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的高效管理保駕護航。

[1]黃瑞峰.淺談醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].醫(yī)療裝備，2007，20（1）:25-26.

[2]朱水芳.淺談醫(yī)療設(shè)備檔案的管理[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2007，45（9）:95-97.

[3]高雅文.醫(yī)療設(shè)備檔案的收集與管理的研究[J].中國現(xiàn)代醫(yī)生，2007，45（3）:71-72.

[4]劉 萍，劉緒真，于春霞，等.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作[J].醫(yī)學(xué)信息，2010，23（5）:1202-1203.

[5]張麗霞.醫(yī)療設(shè)備檔案管理存在的問題與對策[J].實用醫(yī)技雜志，2010，17（8）:708.

[6]朱學(xué)君.醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作實踐與體會[J].現(xiàn)代醫(yī)院，2010（3）:134-136.