汪遠征 華北煤炭醫(yī)學院附屬開灤醫(yī)院

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展和醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的深入，醫(yī)院日常經(jīng)濟活動與市場的關(guān)系日趨密切，醫(yī)院對外簽訂的合同也越來越多，為保證簽訂的合同既能維護醫(yī)院合法權(quán)益，又能規(guī)避合同風險，醫(yī)院就必須加強對外合同的管理。下面談幾點體會。

做好合同前期調(diào)研工作

科室在提出需求時，要與相關(guān)職能部門進行溝通，做好前期調(diào)研工作。內(nèi)容包括：項目可行性論證、項目單位主體資格、市場信譽、資質(zhì)、實地考察項目情況，直接聽取用戶反映，不同廠家性價比，大的項目還要做好成本效益分析。調(diào)研要充分、客觀，避免盲目性，要克服先入為主的思想。

合同談判及簽訂過程中各部門職責要明確[1]

由于醫(yī)院合同種類包括設(shè)備及貨物采購、建設(shè)工程承包、零散維修工程合同、計算機軟件承包合同、借款合同、保潔合同、廣告宣傳合同、經(jīng)營承包合同、房屋租賃合同、表格印刷合同、洗衣合同等，涉及部門多，技術(shù)要求高。因此，要求參與部門必須明確各自責任，做到分工明確，不留死角。使用部門要結(jié)合主管職能部門對合同技術(shù)參數(shù)，性能，能否滿足科室需求進行把關(guān)；合同管理部門對合同合法性進行審查，內(nèi)容包括：主體資格、市場信譽、營業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)等級證書、合法性等；紀監(jiān)部門對合同必要性、真實性、合法性、有效性、可行性進行把關(guān)，要全程參與；財務部門對付款方式、付款進度、價格、違約賠付、質(zhì)保金等經(jīng)濟條款進行把關(guān)，對于工程合同工程科對技術(shù)要求進行逐項審核把關(guān)；安全辦對涉及安全的條款進行把關(guān)。上述部門還得對合同標的約定是否具體、合同價款和支付約定是否嚴謹明晰、違約責任和解決方式約定是否充分，合同條款、內(nèi)容是否完整，意思表達是否清晰準確把關(guān)。

加強合同履行過程的監(jiān)管

對于設(shè)備合同在安裝調(diào)試并運轉(zhuǎn)一段時間后要嚴格對照技術(shù)參數(shù)進行驗收，要聽取使用科室的反映，把好驗收關(guān)。對于工程合同，大的工程應委托開灤監(jiān)理公司進行現(xiàn)場監(jiān)督，工程科人員也必須深入現(xiàn)場，掌握工程進度和質(zhì)量情況，協(xié)調(diào)有關(guān)工作。合同履行中，對方有預期違約或已經(jīng)違約的，合同承辦部門要及時保存證據(jù)，依法追究其違約責任。

合同及時歸檔[2]

合同簽訂的整個過程，往往不同性質(zhì)和類別的合同由不同的職能部門擬定和承辦，而且從訂立到履行終結(jié)期限長短不一，給合同歸檔工作帶來很大困難。為了防止合同中途流失，給醫(yī)院帶來損失，我們緊緊抓住合同章這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)[3]，由合同章管理部門負責合同檔案的收集工作。具體工作包括：

建立合同臺賬 對于每份合同都應建立合同臺賬，內(nèi)容包括：合同編號、檔案編號、合同項目名稱、標的額、對方單位名稱、主要內(nèi)容、合同履行地、合同承辦部門、委托人、審批領(lǐng)導、蓋章人等。臺賬用EXCEL建立，便于信息查詢。

明確歸檔范圍，積極收集整理 合同簽訂前后均會產(chǎn)生文字資料，而且合同執(zhí)行過程中可能會出現(xiàn)修改、補充或更改情況，有時會產(chǎn)生糾紛，加上合同期限長短不一，給歸檔工作帶來困難。因此，檔案管理人員應和有關(guān)部門相互配合，明確合同歸檔內(nèi)容和范圍，積極收集整理相關(guān)資料，從而保證合同及時完整歸檔。同時應根據(jù)合同性質(zhì)不同，進行分類立卷，以體現(xiàn)不同合同的特點，方便管理。建議分為兩類：一類是工程合同，另一類是設(shè)備采購合同。

統(tǒng)一管理，規(guī)范使用 為規(guī)范合同管理，醫(yī)院出臺了《醫(yī)療集團對外合同管理暫行辦法》，設(shè)立了專人管理合同專用章，并負責歸檔工作，借閱合同必須履行借閱手續(xù)，歸還時履行接收手續(xù)。

總之，在合同管理過程中，院長要充分重視合同管理工作，總負責，嚴把關(guān)。各職能部門分工要明確，各負其責。通過不斷完善合同管理制度，逐步運用科學管理手段，實現(xiàn)合同簽訂前、訂立時、執(zhí)行中、終結(jié)后全過程跟蹤監(jiān)督管理，有效提高合同管理水平，促進醫(yī)院經(jīng)濟活動健康有序發(fā)展。

1 陳凌.探析醫(yī)院經(jīng)濟合同管理[J].江蘇衛(wèi)生事業(yè)管理，2010,1(21)：62-63

2 陳麗，任廣偉.淺談醫(yī)院合同檔案的規(guī)范 化 管 理[J].吉 林 醫(yī) 學，2008,11(29)：1974-1975

3 宋靜萍.淺談醫(yī)院合同檔案的管理[J].中國現(xiàn)代醫(yī)藥雜志，2009,5(11)：140