馮蓉

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

淺談高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)

馮蓉

（武夷學(xué)院 檔案室，福建 武夷山 354300）

檔案管理人員的素質(zhì)高低直接影響著檔案工作水平的優(yōu)劣，高校檔案工作人員要適應(yīng)形勢,不斷提升自身的身體、職業(yè)道德和業(yè)務(wù)等各方面素質(zhì)，努力提高工作質(zhì)量與效率,從而更好地為學(xué)校的教學(xué)、科研與管理等各方面工作服務(wù)。檔案管理人員要不斷創(chuàng)新，使檔案工作常常變，時(shí)時(shí)新，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。要從檔案管理人員的協(xié)調(diào)，溝通和宣傳能力上下功夫，樹立檔案部門的良好形象,使高校師生、上級領(lǐng)導(dǎo)、各個(gè)部門都支持檔案工作，使檔案工作更上一層樓！

檔案管理人員；素質(zhì)；創(chuàng)新；溝通；宣傳

高校檔案工作人員素質(zhì)的高低會(huì)直接影響到高校檔案管理工作的總體水平。當(dāng)今檔案管理工作越來越凸顯出它知識(shí)性、服務(wù)性的功能。日新月異的現(xiàn)代化檔案管理的已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，這不僅給檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，同時(shí)也向廣大檔案工作者提出了更高的職業(yè)要求。不斷提高檔案管理人員整體素質(zhì)，造就出一支具有堅(jiān)定理想信念、掌握現(xiàn)代科技知識(shí)和專業(yè)技能、勝任本職工作、富有創(chuàng)新能力的檔案干部隊(duì)伍，努力開創(chuàng)檔案工作的新局面，是當(dāng)今高校意義深遠(yuǎn)而重大的事情。筆者從以下幾個(gè)方面就高校檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)做以闡述：

一、提高檔案管理人員的身體素質(zhì)

檔案專業(yè)人員應(yīng)當(dāng)具有強(qiáng)健的身體和充沛的精力，這是做好檔案工作的前提。但經(jīng)常在庫房、機(jī)房或辦公室工作的檔案工作人員，處于少運(yùn)動(dòng)的環(huán)境中，經(jīng)常是在年復(fù)一年的做重復(fù)性的收集、加工、編研等工作，身體各器官受力不均，由此，器官免疫力下降，還易造成脊椎病等職業(yè)病。檔案工作還具有很強(qiáng)的系統(tǒng)性、連續(xù)性，不僅有腦力勞動(dòng)，也有大量的體力勞動(dòng)，這些都決定了做檔案工作要有一個(gè)適應(yīng)緊張工作的精神狀態(tài)，而良好的精神狀態(tài)皆來自健康強(qiáng)壯的體魄。

因此，要采取各種措施來提高檔案管理人員的身體素質(zhì)：如：各檔案館要堅(jiān)持工間操制度，保證大家每天有一定的室外活動(dòng)時(shí)間，來適當(dāng)增加運(yùn)動(dòng)量。除此之外，還要經(jīng)常組織文體活動(dòng)，充分增強(qiáng)檔案工作者的體能體質(zhì)。還可在檔案的整理間、閱覽室等場所適度播放低分貝的輕音樂，使檔案人員在輕松的條件下工作，適時(shí)改善單調(diào)、重復(fù)性的工作環(huán)境。要堅(jiān)持開冷暖空調(diào)保持室內(nèi)恒溫，對庫房和工作間要經(jīng)常進(jìn)行通風(fēng)，改善檔案庫房空氣質(zhì)量，營造清新的工作環(huán)境。要積極提倡有益健康的良好工作習(xí)慣和衛(wèi)生習(xí)慣，進(jìn)入庫房要戴口罩，工作結(jié)束后必須洗手。

二、強(qiáng)化檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)

（一）強(qiáng)化檔案管理人員無私奉獻(xiàn)的精神

江澤民同志說過“做檔案工作的同志，一般說來，都是不出人頭地的，都是兢兢業(yè)業(yè)、默默無聞地在那里工作”。檔案工作是一項(xiàng)復(fù)雜而細(xì)致的工作，從檔案的收集到科學(xué)整理、安全保管、價(jià)值鑒定、登記統(tǒng)計(jì)、提供利用等，都需要檔案管理人員付出艱辛的勞動(dòng)。檔案工作既辛苦又默默無聞，是一項(xiàng)單調(diào)、乏味、枯燥和平凡的工作，常常是替他人作嫁衣，很難出頭露面，這就要求檔案人員有一種兢兢業(yè)業(yè)的工作態(tài)度，甘為人梯的奉獻(xiàn)精神，放眼長遠(yuǎn)的大局意識(shí)，具有不計(jì)較個(gè)人名利得失的寬廣襟懷，樹立長遠(yuǎn)的目標(biāo)，具有忠于職守、任勞任怨、不辭辛苦、一絲不茍的基本素質(zhì)，同時(shí)要具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和無私的奉獻(xiàn)精神，愛崗敬業(yè)，甘寂寞，樂平凡，甘當(dāng)無名英雄，才能出成效。檔案人員要強(qiáng)化服務(wù)意識(shí),想使用者之所想,急使用者之所急,熱情周到地為使用者做好調(diào)卷和歸卷工作,百問不厭,百查不煩,為使用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，以滿腔熱情接待好每一位用戶，使用戶高興而來，滿意而歸。

（二）加強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)

職業(yè)道德是同人們的職業(yè)活動(dòng)緊密聯(lián)系的，具有自身職業(yè)特征的道德準(zhǔn)則和道德規(guī)范。檔案工作作為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)的一個(gè)重要組成部分，毫無疑問也必須有自身的職業(yè)道德要求。而具有過硬的政治素質(zhì)，保守檔案機(jī)密，乃是檔案管理人員職業(yè)道德規(guī)范的基本要求。[1]有位哲人說的好：“保守機(jī)密，慎之又慎”。高校檔案管理人員直接管理和掌握著全校各個(gè)部門的館藏檔案，掌握著大量屬于秘密的資料，檔案信息涵蓋各個(gè)環(huán)節(jié)的方方面面。檔案管理人員必須對基建，財(cái)務(wù)，科研、人事等信息秘密，嚴(yán)格保密。同時(shí)檔案管理人員還要盡最大的努力，圍繞學(xué)校設(shè)計(jì)的總體目標(biāo)，在對外交往的過程中切實(shí)做到誠實(shí)守信。要保證檔案內(nèi)容的安全，既對具有保密內(nèi)容的檔案嚴(yán)格管理，便于提供利用，又要保證檔案內(nèi)容不能泄密。

（三）檔案管理人員要堅(jiān)持實(shí)事求是的工作作風(fēng)

古時(shí),孔子倡導(dǎo)“述而不作”的思想,這是一種崇尚實(shí)際的態(tài)度。據(jù)實(shí)立檔,據(jù)實(shí)用檔,是檔案人員應(yīng)當(dāng)樹立的職業(yè)思想和行為準(zhǔn)則。檔案工作者必須從實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是地解決和處理檔案管理中的具體業(yè)務(wù)問題，絕不允許損毀或改變檔案的原貌。檔案人員在保護(hù)檔案外觀完整無損的同時(shí),更應(yīng)該注重保護(hù)檔案內(nèi)容的真實(shí)，做到誠實(shí)守信。在收集、整理、保管、利用的過程中,都應(yīng)該堅(jiān)持尊重檔案原貌的原則,切莫隨意地涂改、編纂、偽造檔案。

三、發(fā)揮檔案管理人員的創(chuàng)新主體作用

創(chuàng)新是檔案事業(yè)發(fā)展的永恒主題。要善于從工作中,學(xué)習(xí)中,其它專業(yè)的知識(shí)中吸取有益的經(jīng)驗(yàn),活學(xué)活用地應(yīng)用在檔案管理工作中,檔案管理人員只有具備了創(chuàng)新能力,才能在檔案管理工作當(dāng)中開創(chuàng)出新局面，鍛煉出創(chuàng)新性高素質(zhì)人才。

（一）不斷豐富,拓展檔案管理人員的知識(shí)

一位外國名人曾說過:“今后沒有任何一樣?xùn)|西能夠?qū)W習(xí)而終身享用,我們必須不斷學(xué)習(xí)新知識(shí),才不會(huì)被時(shí)間淘汰?！弊鳛闄n案工作主體的專職檔案人員，如果知識(shí)貧乏、老化、單一，面對新情況、新問題就很難提出解決的辦法，工作中更談不上有所改進(jìn)和創(chuàng)新。信息時(shí)代的檔案工作人員,不管學(xué)歷高低、資歷長短,都應(yīng)不斷地“充電”,努力增長新知識(shí)、新技能,不斷提高自身的綜合素質(zhì),才能跟上時(shí)代步伐。因此，創(chuàng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍非常重要，專職檔案人員要把學(xué)習(xí)作為生活中的第一需要。要對檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育,可以采取“請進(jìn)來”、“走出去”的辦法,提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)，使檔案管理人員運(yùn)用檔案學(xué)科新理論、新技術(shù)來指導(dǎo)和改進(jìn)檔案工作，實(shí)現(xiàn)由單一專業(yè)型向多樣復(fù)合型轉(zhuǎn)變。[2]檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、管理服務(wù)的現(xiàn)代化已成為信息時(shí)代檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案人員必須努力學(xué)習(xí)掌握這些新技術(shù)，熟練地運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)手段管理檔案,才能適應(yīng)新形勢發(fā)展的需要。檔案管理人員還要不斷加強(qiáng)檔案專業(yè)與其他相鄰專業(yè)的滲透與聯(lián)合，培養(yǎng)自己的信息編研、開發(fā)能力，成為能夠勝任 “辦公文秘——檔案管理——信息開發(fā)一體化管理多面手。

（二）不斷練就檔案管理人員過硬的業(yè)務(wù)技能

知識(shí)經(jīng)濟(jì)的挑戰(zhàn)和網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的沖擊，以及出現(xiàn)的許多新型載體的檔案和全新的管理手段，方式給專職檔案人員提出了更高的要求。要求檔案管理人員適應(yīng)新形勢，敢于向傳統(tǒng)觀念挑戰(zhàn)，善于提出新辦法、新思路，解決新問題，勇于打破傳統(tǒng)的條條框框和管理模式，在檔案業(yè)務(wù)上有所創(chuàng)新，有所突破。要求檔案管理人員在干中學(xué)、在學(xué)中干,根據(jù)自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)和工作需要有針對性的學(xué)習(xí),并將學(xué)來的新知識(shí)及時(shí)用于實(shí)踐。檔案管理人員要不斷地利用新技術(shù)、新方法、新技巧，用現(xiàn)代科學(xué)管理手段來管理檔案，具備過硬的實(shí)踐技能素質(zhì)，逐步使檔案管理工作從經(jīng)驗(yàn)型的手工操作模式向現(xiàn)代型的技術(shù)操作模式轉(zhuǎn)變。[3]如：用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)對高科技條件下產(chǎn)生的信息進(jìn)行搜集、提煉、加工和整理。及早具備獨(dú)立運(yùn)用檔案管理軟件的能力，能夠利用掃描儀、攝像機(jī)結(jié)合其他圖像處理軟件對一些紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化處理、加工。[4]利用不僅要熟悉檔案業(yè)務(wù)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)、步驟，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，在務(wù)實(shí)基礎(chǔ)上促進(jìn)創(chuàng)新，努力使專職檔案人員成為一名掌握科學(xué)的、先進(jìn)的工作方法，一專多能的檔案工作創(chuàng)新人才。

四、鍛煉檔案管理人員協(xié)調(diào)、溝通和宣傳能力

加強(qiáng)檔案溝通、協(xié)調(diào)和外部宣傳工作，是叩開檔案工作的神秘大門。哪個(gè)檔案館溝通、協(xié)調(diào)和外部宣傳工作薄弱，哪個(gè)檔案館的檔案工作就死氣沉沉，哪個(gè)檔案館溝通、協(xié)調(diào)和外部宣傳工作做得好，哪個(gè)檔案館的檔案工作就有活力。這就需要鍛煉檔案管理人員協(xié)調(diào)，溝通和宣傳能力。

（一）檔案管理人員要對上級領(lǐng)導(dǎo)和上級檔案部門進(jìn)行溝通，協(xié)調(diào)

檔案工作是一項(xiàng)綜合性工作,沒有領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，工作很難正常開展。這一矛盾的解決,就需要依靠檔案工作人員的積極努力。檔案管理人員要找機(jī)會(huì)或創(chuàng)造機(jī)會(huì)經(jīng)常向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作,及時(shí)反映工作的開展情況以及工作中遇到的困難，請求及時(shí)解決。對辦公條件的改善，檔案人員應(yīng)采取各種措施,通過各種形式協(xié)調(diào)好檔案工作與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持。[5]爭取學(xué)校在人、財(cái)、物等各方面的投入,為做好檔案工作創(chuàng)造極為有利的條件。檔案管理人員要定期申請上級部門檢查和指導(dǎo)，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)協(xié)調(diào)處理，請專家解決。進(jìn)一步規(guī)范檔案的管理與利用,堵塞工作中存在的漏洞,也為檔案標(biāo)準(zhǔn)化檢查及升級提前做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。

（二）檔案管理人員要對師生進(jìn)行外部宣傳工作

高校檔案工作關(guān)系到全體師生,廣大師生既是檔案事實(shí)的締造者,也是檔案利用的受益者。要讓全體師生明白，檔案是歷史的軌跡，是一筆無形資產(chǎn)。如何重視檔案，管理好檔案，更好地開發(fā)和利用檔案，為學(xué)院的大發(fā)展出力、獻(xiàn)策，是全體師生員工的責(zé)任。檔案外部宣傳工作要成為廣大師生員工與檔案工作的橋梁和紐帶?？梢酝ㄟ^標(biāo)語、展板、櫥窗、網(wǎng)絡(luò)、廣播、簡報(bào)、警示牌等各種形式來加強(qiáng)對廣大師生檔案的搜集意識(shí)，還可以利用一切宣傳工具，宣傳檔案工作，如檔案館網(wǎng)頁要經(jīng)常更新內(nèi)容，有計(jì)劃的、定期地搞好板報(bào)宣傳等。定期舉辦展覽活動(dòng)，讓廣大師生員工體會(huì)檔案館的文化氛圍，可以使他們從感覺上縮短與檔案工作的距離。這些宣傳工作，除了包含檔案管理人員的辛苦，還需要他們付出他們的智慧才干和各方面的綜合能力。

（三）檔案管理人員要對高校各部門進(jìn)行溝通和宣傳

如果檔案管理人員能做好平行部門的溝通，協(xié)調(diào)和宣傳,高校檔案基礎(chǔ)工作質(zhì)量就有了保證。檔案室的各種檔案：如黨群、行政、教學(xué)、科研、產(chǎn)品、基建、設(shè)備、出版、外事、財(cái)會(huì)等檔案都來源于高校各個(gè)平行部門。各部門具體負(fù)責(zé)各個(gè)部門材料的收集、整理、歸檔、信息錄入等基礎(chǔ)工作。要讓各部門人員樹立起“今天”的檔案就是“昨天”的文件，“今天”的文件將是“明天”的檔案的理念，做到人在檔案在，人去檔案留。把基礎(chǔ)檔案在形成時(shí)做的盡善盡美。高校檔案人員就要從辦公室的紙堆中走出來,深入到各部門中去開展各種宣傳，跟相關(guān)人員及時(shí)溝通。把各個(gè)部門平時(shí)要搜集的材料和如何科學(xué)合理地歸檔材料羅列出來進(jìn)行講座,并把材料分發(fā)，做到人手一冊，普及檔案知識(shí),樹立檔案部門的良好形象,在學(xué)校營造良好的檔案工作氛圍。

檔案管理人員還要對各部門的領(lǐng)導(dǎo)做好溝通，一方面要向平行部門的領(lǐng)導(dǎo)說明檔案工作必須要全校各部門通力合作,不能僅僅靠檔案部門,各部門要安排得力人員兼任檔案員,并保證其對工作時(shí)間的投入。另一方面,也要對兼職檔案員提出明確的工作要求,建立合理的激勵(lì)機(jī)制，充分發(fā)揮兼職檔案員的作用，把高校檔案工作推向新的高度。

結(jié)語

檔案工作是綜合性的,在檔案工作客觀條件逐漸優(yōu)越的今天，檔案管理人員素質(zhì)作為主觀因素,對檔案工作整體效能的發(fā)揮也越來越無可替代了。各高校要為檔案管理人員成為一種高素質(zhì)復(fù)合型的人才而付出不懈的努力！從而使檔案工作高效服務(wù)高校各項(xiàng)工作；從而使高校各部門在良好的檔案氛圍中為檔案工作添磚加瓦，使檔案工作生發(fā)活力！

[1]王蘭琴.檔案人員的職業(yè)道德和專業(yè)素質(zhì)之我見[J].陜西教育,2008, (9):114.

[2]關(guān)磊,劉海燕.淺談新時(shí)期檔案管理人員素質(zhì)的提高[J].理論觀察, 2006,(3):169-170.

[3]黃艷.高校檔案工作如何適應(yīng)現(xiàn)代發(fā)展需要[J].科技資訊,2007,(15): 200.

[4]張尚瀛.檔案工作理論與實(shí)踐[M].華藝出版社,2006.

[5]譚偉貞.論檔案隊(duì)伍建設(shè)[J].蘭臺(tái)世界,2009,(5):80.