○皋霜楓

（南京醫(yī)科大學財務處 江蘇 南京 210029）

高校財務會計檔案管理探析

○皋霜楓

（南京醫(yī)科大學財務處 江蘇 南京 210029）

在高校財務管理和基礎工作規(guī)范化的建設中，高校財務會計檔案管理是一個極其重要的環(huán)節(jié)。在現有的體制和慣例執(zhí)行下，由于高校財務會計檔案管理制度不完善、管理不到位、經費投入欠缺等原因，造成了財務檔案管理“三重、三輕”，“四不”等不合理現象的發(fā)生。本文針對這些問題進行了分析研究，提出了財務會計檔案管理的制度化、嚴格程序執(zhí)行、提高經費投入等的解決措施，對加強財務會計檔案管理有積極的借鑒意義。

高校 財務 會計 檔案 管理

根據《會計法》和《檔案法》的有關規(guī)定制定的《會計檔案管理辦法》，對加強會計檔案管理和會計基礎工作，建立規(guī)范的會計工作秩序，提高會計工作水平，有著極其重要的意義。財務會計檔案管理工作作為會計基礎規(guī)范的一個重要環(huán)節(jié)和不可缺少的組成部分，其規(guī)范化程度決定了會計基礎工作的水平。

一、財務會計檔案管理的重要性

檔案的重要性不言而喻，國家專門為檔案管理立法，足以說明檔案工作在社會生活中舉足輕重的地位。財務會計檔案作為檔案的重要組成部分又有其特殊的重要性，其記載反映的內容主要是與財務計劃、經營、收支、管理有關的經濟事務，是單位經濟活動的主要歷史載體。而高校財務檔案就是高校建設、教學、科研過程中經濟事務的主要載體。

高校財務會計檔案是歷史經驗的總結、是各種審計財務檢查工作的基礎、是保持工作連續(xù)性的載體、是各種經濟事務發(fā)生的證據。所以說加強對高校財務會計檔案管理有著極其重要的意義。

二、會計檔案管理的現狀

1、“三重、三輕”現象突出

（1）重紙質檔案、輕電子檔案。只注重紙質的憑證、賬簿、報表的歸檔管理，而對電子檔案的存儲缺少必要介質的備份建檔；對財務系統(tǒng)，包括財務輔助系統(tǒng)（含學生收費系統(tǒng)、工資核算系統(tǒng)、校園卡系統(tǒng)等）的軟件環(huán)境的電子檔案更是缺少必要的存儲立檔；對軟件系統(tǒng)不斷的升級和改造過程中的記錄可以說是“交白卷”。

（2）重會計檔案、輕文書檔案。只重視會計檔案的管理，憑證、賬簿、報表、預決算資料的管理，而對于文書檔案，如上傳下達的文件、某些基于賬簿的獨立性工作報告、平行部門之間的工作協(xié)調文件，以及和外界訂立的合同的管理則不系統(tǒng)、不規(guī)范，甚至出現丟失的情況。在具體工作中，財務人員容易簡單地認為，賬簿、憑證、報表是重要的檔案，除此之外，其他文書檔案不是財務檔案的主要內容，在管理上不能給予應有的重視，結果大量的文書檔案散落于各處，時間一長，往往會丟失。

（3）重立卷歸檔、輕日常管理。對立卷工作比較重視，而對平時的管理則比較松懈。尤其是檔案借閱管理，缺少登記管理制度、缺少必要的逐級審批報告制度，對查閱者的身份、查閱的內容、查閱的時間沒有限制，存在隨意性，大大降低了財務會計資料的保密性，甚至直接造成財務機密的泄露。

2、“四不”現象嚴重

（1）時間不及時?！稌嫏n案管理辦法》第六條規(guī)定，當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構保管一年，期滿之后，應當由會計機構編制移交清冊，移交本單位檔案機構統(tǒng)一保管；未設立檔案機構的，應當在會計機構內部指定專人保管。但是在實際工作中，當年的檔案卻遲遲不能歸卷建冊，甚至要延遲到下一個會計年度才能完成。另外，在移交本單位檔案機構時也同樣存在時間延誤的現象。為查閱方便，財務部門往往會將財務會計檔案保留在本部門兩年甚至三至五年以上。

（2）內容不完整。高校會計檔案，在類別上主要是指前面所述的電子檔案、文書檔案，在具體業(yè)務上主要是指校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報等財務檔案。隨著高校財務管理職能不斷延伸，其業(yè)務范圍也相應拓展，除了基礎工作的記憑證、報賬表外，還更多地參與到經濟活動的管理和財務狀況的分析，會計人員在完成處理工作之后，卻忽略了對相關資料的收集、整理、歸檔，給之后的信息查閱及前期工作的追溯帶來了極大的不便。另外，會計人員的交接記錄檔案、財務軟件系統(tǒng)升級改造的檔案等事項容易被忽略，造成這部分工作檔案缺失。

（3）立卷不規(guī)范。會計憑證裝訂后沒有封粘，或者已封粘但在封粘處沒有會計人員簽章，會計憑證裝訂封皮項目填寫不全；有些單位的會計憑證、會計賬簿、會計報表以及會計文件資料混亂放置；活頁賬簿沒按統(tǒng)一標準填寫封面，會計報表各月份分散存放。會計檔案移交時雙方沒有按冊清點，沒有移交清單，沒有按照永久、定期兩類分別保管，不僅查找非常困難，而且銷毀檔案也不及時，造成會計檔案積累過多、無處存放，從而影響了檔案整體工作的質量和效果。

（4）程序不合規(guī)。財務會計檔案管理程序不合規(guī)，主要表現在整理立卷程序不合理、移交保管程序和銷毀程序不符合規(guī)范等。整理立卷程序中沒有按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序不規(guī)范主要表現在檔案交接前沒有充分的準備工作，移交點收不規(guī)范，沒有專人監(jiān)督或監(jiān)督人員身份不稱職，無法履行監(jiān)督人的職責，交接后的事項辦理不完整等，這些都是檔案交接程序不符合規(guī)范的表現。銷毀程序不規(guī)范主要存在未按照程序審批，檔案管理部門和財務部門未共同派人員監(jiān)銷，銷毀不符合保密要求，直接以廢品變賣形式代替的現象。

3、“七防”措施不力

缺少防火、防潮、防盜、防蟲、防塵、防光、防霉等“七防”的必要設備設施。這直接影響財務會計檔案的使用效果和壽命，給高校帶了不可估量的損失，大大降低了財務管理的水平，影響了財務工作的可持續(xù)和教育事業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。

三、成因分析

1、認識不到位

工作中存在著僥幸心理、走過場心理、無所謂心理的會計人員，在檔案管理的過程中馬虎了事、得過且過。這種認識不到位，與當事人的責任心有著密切關系。認識不到位將直接影響著檔案管理的效果，直接影響著高校財務工作的開展。

2、制度不完善

除《會計法》、《會計檔案管理辦法》、《會計基礎工作規(guī)范》外，高校自身缺少具體的財務檔案管理細則，這使得高校財務檔案工作在本行業(yè)上缺少針對性。同樣，不同高校內部也存在著千差萬別，尤其在涉及校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等財務檔案管理時缺少統(tǒng)一規(guī)范的措施，無據可依，無章可循。

3、執(zhí)行不得力

在財務檔案管理過程中，由于認識不到位，制度不完善直接導致了執(zhí)行不得力。而執(zhí)行不得力又導致了現狀的發(fā)生和發(fā)展，其本身既是后果，又是起因。

4、約束不強效

財政部門、高校教育主管部門、高校內部審計部門把監(jiān)督的重點一般都放在經費的審批和使用上，對財務檔案疏于管理，對違背法規(guī)的行為大都采取以教育為主的從輕處罰方式，對檔案管理的違規(guī)行為缺少威懾力和強有效的約束力。

四、建議和對策

1、加強領導，提高認識

領導重視是搞好高校會計檔案管理工作的重要前提和關健。高校會計業(yè)務主管部門、校內的分管領導、財務處長等各級領導應引起重視，加強對財務會計檔案管理工作的領導。主管部門可對各高校財務檔案制度的建立健全進行指導，對財務檔案管理工作的及時、全面、完整進行檢查，督促各高校將財務檔案管理作為一項重要任務來布置、落實，常抓不懈。校內的分管領導、財務處長及其他有關部門領導應充分認識會計檔案是所提供的史料和證據，對學校制定事業(yè)發(fā)展方針和戰(zhàn)略、預測經費收支、查證經濟問題、防止貪污舞弊具有不可替代的重要作用。有條件的高校應獨立設置財務會計檔案科室，配備有一定專業(yè)素養(yǎng)人員，通過崗前業(yè)務培訓，使其認識財務檔案崗位的重要性，樹立愛崗敬業(yè)的精神。

各崗位財會人員應提高認識，紙質檔案、電子檔案同樣重要，會計檔案、文書檔案一并立卷歸檔，要在日常管理上下功夫。廣大財務工作者還應清醒地認識到財務會計檔案工作是一項細致嚴謹的工作，來不得半點馬虎，檔案的重要性是在以后工作需要時才體現出來的，也就是說有一定的滯后性。有的檔案的重要性在整理初期并沒有顯現出來，如果這時候粗心馬虎，甚至置之不理，檔案形成有缺失，內容不完整，以后需要時卻找不到，事后補救又來不及，很可能就造成不可彌補的重大損失。所以財務人員在檔案工作上一定要細致耐心，應該做到事無巨細，養(yǎng)成良好的檔案工作習慣，應該嚴格按照規(guī)章制度，把工作的每一步都做好做扎實，也應該增加些憂患意識，防患于未然。

2、完善檔案管理制度

建立健全高校財務檔案管理的規(guī)章制度。同時，將校園一卡通、國庫集中支付、預算外資金收支管理、預算決算分析、納稅申報、文書合同等方面的財務檔案管理納入學校檔案工作的總體。要使高校財務檔案規(guī)范化，必須制定高校財務檔案工作管理目標，明確責任，并建立健全一套檔案管理制度，如《高校財務檔案工作人員職責》、《立卷歸檔制度》、《高校財務檔案保管制度》、《高校財務檔案保密制度》、《高校財務檔案移交、銷毀制度》、《高校財務檔案查閱制度》等，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保存、利用等各項工作程序，使財務檔案管理工作有章可循。

3、嚴格執(zhí)行管理程序

嚴格按照財務會計檔案管理的時間、內容、程序要求來推進工作的順利進展。在整理立卷程序中按照統(tǒng)一分類標準、統(tǒng)一管理要求、統(tǒng)一檔案形成的“三統(tǒng)一”的辦法執(zhí)行。移交程序中按照移交前、移交時、移交后的要求規(guī)范執(zhí)行，檔案交接前做好充分的準備工作，移交時認真點收，專人監(jiān)督，監(jiān)督人員身份要符合要求，完整辦理交接后的事項等。銷毀程序按照程序審批執(zhí)行，造冊登記，未了事項另行立卷，檔案管理部門和財務部門共同派人員監(jiān)銷，銷毀徹底，防止泄密等。

4、增加投入，提高軟硬件環(huán)境

按照“七防”的要求建設符合條件的檔案館（室、間），保證財務檔案的安全。有條件的單位還可以在檔案館內外安裝電子監(jiān)控和攝像，以進一步提高安全度。同時保證房屋、設備、家具的日常修繕、維護保養(yǎng)、更新換代。

在財務年度預算中應足額安排財務檔案管理經費，并按照專項經費管理辦法確保其專款專用，并將其納入經常性項目管理，任何組織和個人不得挪用、克扣、擠占檔案管理經費，必須保證檔案管理經費充足，保證檔案管理工作的協(xié)調可持續(xù)發(fā)展。

[1] 國家財政部：會計檔案管理辦法[Z].1999-01-01.

[2] 謝德寬：高校財務檔案管理問題探析[J].中華女子學院山東分院學報，2010（2）.

[3] 溫曉玲：提高高校會計檔案管理的意識[J].山西廣播電視大學學報，2009（6）.

[4] 溫曉云：關于提高高校財務檔案利用率的幾點建議[J].經濟師，2009（4）.

(責任編輯：胡冬梅)