許 萍

（新疆烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，新疆 烏魯木齊 830000）

職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案資源的管理和利用問題探析

許 萍

（新疆烏魯木齊職業(yè)大學(xué)，新疆 烏魯木齊 830000）

職業(yè)教學(xué)檔案資源指的是學(xué)校教學(xué)、教改、科研成果等信息的存儲(chǔ)，是對(duì)學(xué)校教育過程的記錄，也是學(xué)校發(fā)展的重要印證。在信息社會(huì)，加強(qiáng)教學(xué)檔案資源的管理、利用工作，有助于實(shí)現(xiàn)資源共享，為師生提供參考，也有利于繼承發(fā)展本校特色的教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，因此現(xiàn)在的檔案管理工作迫切需要由以往的“重管輕用”向“管用并重”發(fā)展。一方面要根據(jù)發(fā)展需要，及時(shí)、完整地保存、收集本校各類教育教學(xué)材料，編輯加工為系統(tǒng)檔案資源，另一方面要主動(dòng)出擊，對(duì)檔案資源進(jìn)行深加工，制作成有一定特色的信息產(chǎn)品，為師生提供更好的信息服務(wù)。

職業(yè)；教育教學(xué)檔案；管理；利用

近年來，隨著社會(huì)對(duì)職業(yè)教育的重視，職業(yè)學(xué)校的發(fā)展規(guī)模日益擴(kuò)大。伴隨著學(xué)校的快速發(fā)展，職業(yè)教育迫切需要思考如何更好地培養(yǎng)更多的高質(zhì)量的技術(shù)人才，特別是探索更有益于學(xué)生個(gè)性健康發(fā)展的教學(xué)教育模式。這些豐富的實(shí)踐過程都以檔案的形式被記錄保存，成為學(xué)校和學(xué)生的一筆財(cái)富。相比以往，現(xiàn)在職業(yè)學(xué)校的教學(xué)檔案更為豐富多彩。從內(nèi)容上看，不僅僅是試卷、作業(yè)、成績表、教師備課材料的集合體，更是學(xué)生個(gè)體發(fā)展和學(xué)校教學(xué)改革的記錄。從形式上看，除傳統(tǒng)的紙質(zhì)版外，還有光盤、影像、聲像等其他新興形式。相應(yīng)的這些檔案不再是彼此差異度不大的“鐵板一塊”，而是趨于個(gè)性化、多樣化，每個(gè)學(xué)生的檔案都是屬于其自身的，能反映其個(gè)性或素質(zhì)發(fā)展的歷程。因此如何更好地管理、挖掘、利用這些資源，為學(xué)校培養(yǎng)人才服務(wù)、為更好地促進(jìn)學(xué)生成長服務(wù)就成為職業(yè)學(xué)校教學(xué)檔案資源工作者共同關(guān)心并需要探討的問題。

一、教學(xué)檔案資源及其意義

職業(yè)學(xué)校檔案一般分為三大類：一是行政管理文檔，主要是學(xué)校的各類收文、發(fā)文、基建、財(cái)務(wù)、人事等后勤管理文檔；二是學(xué)籍檔案，記錄學(xué)生入學(xué)、升學(xué)、退學(xué)、輟學(xué)等學(xué)習(xí)情況；三是科研檔案，主要是教職工科研成果的資料；四是教育教學(xué)檔案，反映了本校教學(xué)活動(dòng)的特點(diǎn)和規(guī)律，主要包括學(xué)校教學(xué)、教改、教學(xué)成果等信息。在信息技術(shù)普及化的現(xiàn)代社會(huì)，為方便管理，很多地區(qū)教育部門都統(tǒng)一采用了專門的財(cái)務(wù)軟件、人事、學(xué)籍管理軟件，電子化程度相對(duì)較高。而教育教學(xué)檔案則因更具個(gè)性化特點(diǎn)，信息化程度相對(duì)較低，因此在管理、利用方面，各所學(xué)校教育教學(xué)檔案的水平參差不齊。而在學(xué)校各類檔案資源中，教育類檔案是最豐富的，具有重要的利用價(jià)值。

從較為直接實(shí)際的角度看，系統(tǒng)的教育教學(xué)檔案能為學(xué)校評(píng)估、接受檢查、參與各類評(píng)獎(jiǎng)、展覽、校慶、校史編撰、教師職稱評(píng)定、人才選拔等提供直接的第一手材料。目前教育行政部門紛紛啟動(dòng)了高職院校人才培養(yǎng)評(píng)估工作，以加強(qiáng)對(duì)學(xué)校的教育督導(dǎo)。該評(píng)估除了抽聽一部分課程外，主要直接依賴于大量的檔案資料。教育教學(xué)類檔案就成為了評(píng)估工作的一項(xiàng)重要指標(biāo)，能直接影響到評(píng)估的結(jié)果。

從更根本的角度看，教育教學(xué)檔案是全體教職員工的智慧結(jié)晶，能綜合反映本校的教學(xué)特點(diǎn)、特色、存在的問題等。一方面它能有效地積累本校的教育教學(xué)經(jīng)驗(yàn)，為每一位教職員工提供參考，讓大家通過教學(xué)檔案取長補(bǔ)短，互相啟發(fā)，共同提高。特別是教改、課改已經(jīng)開展了一段時(shí)間，各學(xué)校都進(jìn)行了一定的探索，這些教學(xué)實(shí)踐在教學(xué)檔案中均有所記錄。教師通過這些信息，能吸取經(jīng)驗(yàn)，少走彎路，避免重復(fù)。另一方面教育教學(xué)檔案總結(jié)了本校的教育發(fā)展歷程，有助于形成學(xué)校的特色課、精品課，為訂立學(xué)校未來的教育發(fā)展規(guī)劃服務(wù)。

二、教學(xué)檔案資源的管理

1.收集、保存有價(jià)值的材料

檔案資源利用的前提是管理，它包括兩個(gè)步驟，首先是要收集、保存完整的各類教學(xué)檔案。由于教育教學(xué)的主體是各教研組、各專業(yè)課程教師，因此記錄學(xué)校教育教學(xué)過程的信息資源和大量的一手資料都掌握在教師手中。特別是職業(yè)學(xué)校的課程資源中除了課堂教學(xué)外，很重要的一塊是實(shí)踐教學(xué)。實(shí)踐教學(xué)的課堂不是在校內(nèi)，而是依托企業(yè)、工廠、社會(huì)組織等。教師除了本校在編人員外，也包括社會(huì)人士。相應(yīng)的，有些教學(xué)檔案資源就“游離”在學(xué)校之外。如果學(xué)校沒有嚴(yán)格的檔案歸檔、管理制度可供操作，檔案部門也未積極履行相關(guān)職責(zé)，那么很可能導(dǎo)致校外的教學(xué)檔案不能及時(shí)歸檔或者丟失。不完整的保存自然讓教學(xué)檔案七零八落、缺這缺那，在需要使用時(shí)將大量時(shí)間浪費(fèi)在尋找上。

以教學(xué)檔案中常見的教學(xué)成果模塊為例，該模塊主要記錄師生在教育方面的各類獲獎(jiǎng)資料。這些資料有些是屬于個(gè)人或教學(xué)小單位，有些則是屬于學(xué)校集體的。以往，學(xué)校檔案室通常只保存屬于學(xué)校整體的教學(xué)成果，個(gè)人或課程組的不納入歸檔范圍。而現(xiàn)在的教育改革倡導(dǎo)師生以個(gè)性化的方式進(jìn)行探索，教師、學(xué)生或某個(gè)課程組的教學(xué)實(shí)踐獲獎(jiǎng)或被社會(huì)認(rèn)可的情況并不少見，如果檔案部門未能及時(shí)主動(dòng)地收集、保存這類資料，就會(huì)導(dǎo)致檔案不完整，也就無法全面、完整地反映學(xué)校的教育教學(xué)情況。

因此學(xué)校檔案部門在收集檔案時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，考慮本校及教育發(fā)展形勢，將原本散落在外的各類有價(jià)值的資料納入視野中，適當(dāng)?shù)丶右员４?，便于日后綜合利用。比如可訂立一定的標(biāo)準(zhǔn)，將系部或更小單位（如個(gè)人）的獲獎(jiǎng)材料掃描、拍照、復(fù)印等，留存電子材料，亦可注意收集各類媒體對(duì)本單位教育教學(xué)的報(bào)道，作為本校教育成果的一部分。

在收集、保存本校各類教育教學(xué)資料過程中，檔案部門除了積極督促教師及時(shí)歸檔外，也要做到以人為本，減輕教師負(fù)擔(dān)，激發(fā)教師在歸檔方面的積極性。通常要求教師歸檔的材料包括教學(xué)計(jì)劃、小結(jié)、總結(jié)、質(zhì)量分析、備課材料、活動(dòng)記錄、教案、課程組活動(dòng)等，身兼班主任的教師還需班主任業(yè)務(wù)工作材料。內(nèi)容很多，形式多樣。以往是一張張的紙，考慮到這種方式會(huì)浪費(fèi)教師很多時(shí)間，且容易丟失，檔案部門可與教務(wù)部門溝通，參考高校的做法，設(shè)計(jì)了《教師業(yè)務(wù)手冊(cè)》、《班主任工作手冊(cè)》、《課程活動(dòng)記錄》等冊(cè)子，將各類表格、文檔集中成冊(cè)，每個(gè)教師在學(xué)期初根據(jù)所教課程領(lǐng)取相應(yīng)的手冊(cè)，期末結(jié)束時(shí)交由教務(wù)處審核，再匯集到檔案室統(tǒng)一歸檔。這種方式不僅減輕了工作量，而且最大限度地避免了遺漏丟失的問題，大大改進(jìn)了我校教學(xué)檔案資源的收集、保存工作。

2.編輯歸檔材料

在收集完整的信息資源外，管理的第二個(gè)步驟是對(duì)檔案資源的編輯、加工工作，即是將靜態(tài)的、雜亂無章的材料通過一定的形式整理、轉(zhuǎn)換、加工為可供利用的系統(tǒng)檔案資源。檔案資源如果未分門別類進(jìn)行一定的整理，只是雜亂地堆積在檔案室中，日積月累，也就變成“故紙堆”，而不能稱為檔案，在查找、利用方面也會(huì)造成極大的不便。特別是現(xiàn)在職業(yè)學(xué)校的合并并不少見，匯集的檔案資源更加復(fù)雜，數(shù)量也更龐大。因此需要對(duì)匯集到檔案部門的各類教育教學(xué)檔案，以方便管理和利用為出發(fā)點(diǎn)，按照一定的方式分門別類，訂立目錄，編號(hào)，保持卷宗之間的有機(jī)聯(lián)系，使立卷工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。高質(zhì)量的編輯工作能夠讓檔案的檢索、查找工作簡便，從而為今后的利用打下良好的基礎(chǔ)。

以筆者所了解的一所職業(yè)學(xué)校為例，該校歷經(jīng)合并、搬遷、基建，檔案室的材料堆積如山，教學(xué)、文書、圖紙、照片等凌亂地置放在紙箱、柜子或桌上。檔案室工作人員也是兼職人員，無力整理這堆材料，因此檔案室基本處于廢棄狀態(tài)，自然談不上利用。該校檔案管理問題在一次的評(píng)估檢查中充分地暴露出來。學(xué)校管理層便將此事搬上議事日程，對(duì)檔案室進(jìn)行綜合改造，并配備專業(yè)人員，訂立工作目標(biāo)。工作人員按照檔案工作流程，有步驟地進(jìn)行整理、編輯工作，按標(biāo)準(zhǔn)對(duì)文檔分門別類，立卷歸宗，訂立卷宗目錄、文號(hào)索引、編輯檢索工具，并將可開放的檔案目錄印發(fā)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、教研組，為日后各部門的利用提供了很好的條件。

三、教育教學(xué)檔案資源的利用

一般而言，傳統(tǒng)的檔案工作在入檔歸宗后就告一段落，重管輕用，在利用方面則是以被動(dòng)服務(wù)為主。檔案部門主要是提供原本、副本或復(fù)制品供展覽、閱覽、證明等，坐等有需要的人上門咨詢。傳統(tǒng)觀念中檔案被賦予的神秘色彩，在職業(yè)學(xué)校的檔案資源管理中也有所體現(xiàn)，因此也就在一定程度上制約了對(duì)教育教學(xué)檔案的開發(fā)利用。被動(dòng)坐等的利用方式顯然與信息社會(huì)資源共享以及教改背景下，教師對(duì)教育、教學(xué)信息的迫切需求不相適應(yīng)。檔案信息資源管理的核心要義是最大限度地發(fā)揮其效益，管理是為更好地利用服務(wù)的。因此現(xiàn)代的檔案信息資源的利用服務(wù)模式已發(fā)生了巨大變化，需要把靜態(tài)的檔案“用活”，不再是將檔案“塵封”于檔案館（室）中。相應(yīng)的學(xué)校檔案工作者要主動(dòng)出擊，根據(jù)本校特色和教改需要，挖掘有價(jià)值的主題，并整理成專題類信息，為學(xué)校決策、教改、課改等提供參考。

除了按照檔案工作基本程序操作后，檔案工作者還可對(duì)資源進(jìn)行“深加工”，充當(dāng)“研發(fā)者”的角色，制作成有一定特色的信息產(chǎn)品，供各方綜合利用。具體說來所謂檔案資源的開發(fā)工作指的是檔案部門將所藏的檔案資料根據(jù)用戶的不同需求，將檔案中蘊(yùn)藏的有價(jià)值的信息進(jìn)行不同方式、不同深度的開采發(fā)掘，廣泛組織信息交流，并以各種信息產(chǎn)品的方式提供給用戶使用。比如可有意識(shí)地收集本校某個(gè)學(xué)科的教改實(shí)踐或某位名師的課堂教學(xué)過程相關(guān)的各類材料，編輯成專題，形成精品課程或特色課程，以電子化或文檔匯編的形式供師生參考使用。比如很多職業(yè)學(xué)校都有自己的特色課程或?qū)I(yè)，這類課程或?qū)I(yè)在教學(xué)、教育方面有自身特色或已經(jīng)形成一定的傳統(tǒng)，檔案室可聯(lián)合校電教處對(duì)效果較好的學(xué)科活動(dòng)進(jìn)行拍錄，由此獲得大量第一手材料，包括文檔、圖片、光盤等。學(xué)校檔案部門在對(duì)這些材料分門別類，立卷歸檔外，特別選取反響較好的專業(yè)課程，主動(dòng)跟該課程組聯(lián)系，收集更多的材料，將該課程的上課內(nèi)容，包括教材、教學(xué)活動(dòng)、作業(yè)等制作成電子化文檔，放在學(xué)校網(wǎng)頁上，并設(shè)立討論區(qū)，發(fā)郵件向全體教師告知這一信息，讓師生可隨時(shí)上網(wǎng)查閱，談?wù)擉w會(huì)，共享成果，共同總結(jié)經(jīng)驗(yàn)等，可以取得很好的反響。

教育教學(xué)檔案資源的管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工作，包含了收集、整理、加工、保存等各環(huán)節(jié)，而資源的開發(fā)利用則是管理的落腳點(diǎn)和出發(fā)點(diǎn)。作為學(xué)校的教育發(fā)展記錄的教育教學(xué)檔案在教改背景下迫切需要由傳統(tǒng)的“重管輕用”向“管用并重”轉(zhuǎn)變，最大限度地發(fā)揮其信息效用，為師生的教改、課改探索實(shí)踐服務(wù)。通過主動(dòng)的工作，改變傳統(tǒng)檔案管理的封閉狀態(tài)，提升檔案工作的發(fā)展空間，讓其融入學(xué)校的整體發(fā)展中。當(dāng)然，這依賴于學(xué)校管理層對(duì)檔案工作的重視、檔案工作者的視野和工作能力、設(shè)施設(shè)備的完善、檔案工作制度的健全和有效落實(shí)。在過去，職業(yè)學(xué)校規(guī)模較小時(shí)，很多學(xué)校并未配備專業(yè)的檔案人員，檔案管理體制并不健全。在評(píng)估背景下，職業(yè)學(xué)校紛紛加強(qiáng)檔案部門的工作，但要真正實(shí)現(xiàn)檔案“活信息”的利用還有很多的工作要做。

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1673-0046（2011）05-0029-02