張德榮

(廣東省國(guó)防工業(yè)職工大學(xué)，廣東 廣州 510420)

“抽屜式”管理是一種通俗形象的管理術(shù)語(yǔ)，一般稱之為“職務(wù)分析”或“工作分析”，指在每個(gè)管理人員辦公桌的抽屜里，都有一個(gè)明確的職務(wù)工作規(guī)范，對(duì)每個(gè)職位的職、責(zé)、權(quán)、利進(jìn)行明確的規(guī)定，做到四者統(tǒng)一。同時(shí)明確每個(gè)職位的分工協(xié)作關(guān)系、橫向縱向聯(lián)合事宜等，達(dá)到理順管理關(guān)系的目的。它也包括方法和時(shí)間研究，其任務(wù)是改進(jìn)工作方法和制定勞動(dòng)定額。

“抽屜式”管理是用于企業(yè)的管理方法，不過(guò)，根據(jù)其性質(zhì)和特點(diǎn)，在其他領(lǐng)域，它也應(yīng)該大有用武之地。在此，根據(jù)高校學(xué)生干部管理的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，筆者認(rèn)為，在高校學(xué)生干部管理中運(yùn)用抽屜式管理將有重要意義，它是解決目前存在于學(xué)生干部中的各種問(wèn)題的有效辦法。

一、學(xué)生干部工作中存在的問(wèn)題

1.職責(zé)不明，角色定位不準(zhǔn)

筆者曾對(duì)任教的大多數(shù)班級(jí)進(jìn)行過(guò)調(diào)查，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，清楚地知道自己職責(zé)的學(xué)生干部幾乎沒(méi)有。比如許多學(xué)生會(huì)干部并沒(méi)真正明白學(xué)生會(huì)是干什么的，它有什么職能;怎樣定位自己，自己應(yīng)該干什么。東北財(cái)經(jīng)大學(xué)修新路的《高校班級(jí)學(xué)生干部工作現(xiàn)狀調(diào)查及對(duì)策研究》一文中提到，很多學(xué)生認(rèn)為有三個(gè)職位最應(yīng)取消，分別是體育委員、學(xué)習(xí)委員和生活委員，說(shuō)明這三個(gè)職位的職責(zé)在很多學(xué)校都沒(méi)有明確過(guò)。

2.承擔(dān)工作量嚴(yán)重不均，協(xié)作參與意識(shí)差

根據(jù)修新路的調(diào)查顯示，80.55%的學(xué)生認(rèn)為班級(jí)工作的一半以上是由班長(zhǎng)一個(gè)人來(lái)完成的，正所謂大事小事一把抓，累自己閑他人。很多學(xué)生會(huì)干部往往也忽視團(tuán)隊(duì)的協(xié)作，常常是主席、部長(zhǎng)單打一。

3.工作能力不夠，工作效率不理想

蘭州大學(xué)李艷霞的問(wèn)卷調(diào)查顯示，分別有54.6%和44.6%的學(xué)生團(tuán)干部認(rèn)為自己的公文寫(xiě)作能力和口頭表達(dá)能力不高，有60.9%的學(xué)生團(tuán)干部承認(rèn)自己不會(huì)做或做不好PPT，工作中缺乏良好的組織協(xié)調(diào)能力的學(xué)生團(tuán)干部則占到了41.7%。在修新路的“輔導(dǎo)員老師對(duì)班級(jí)干部工作的指導(dǎo)性”調(diào)查中，54.74%的班級(jí)干部認(rèn)為輔導(dǎo)員給予的指導(dǎo)不夠。但老師們又擔(dān)心學(xué)生干部無(wú)法解決可能出現(xiàn)的困難，不敢放手鍛煉學(xué)生干部的能力。許多學(xué)生組織的主要領(lǐng)導(dǎo)成員中還不同程度地存在大權(quán)獨(dú)攬、我行我素的現(xiàn)象，形成了大頭說(shuō)了算，下邊圍著轉(zhuǎn)，一般學(xué)生干部學(xué)不學(xué)業(yè)務(wù)管理知識(shí)也無(wú)所謂的歪風(fēng)，這也影響了學(xué)生干部實(shí)際能力和整體素質(zhì)的提高。

4.不能合理安排工作和學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)成績(jī)不佳

根據(jù)溫州大學(xué)裘麗娜的《對(duì)溫州大學(xué)學(xué)生干部的問(wèn)卷調(diào)查報(bào)告》，很多學(xué)生干部的成績(jī)不理想，只有21.5%的人是在班級(jí)的前10名，37.4%處于中游，18.7%在中游偏后，21.5%的人已經(jīng)不愿提起自己的成績(jī)了。

5.工作積極性不高，責(zé)任心不強(qiáng)，進(jìn)取精神不足

根據(jù)修新路的調(diào)查，只有37.89%的班級(jí)干部認(rèn)為自己有較高的工作積極性，51.98%的班級(jí)干部積極性一般。另外，還有10.13%的班級(jí)干部工作根本沒(méi)有積極性?，F(xiàn)在校園流行一句順口溜:一年級(jí)滿校園跑，二年級(jí)找不到，三年級(jí)沒(méi)法找，四年級(jí)別想找。這句話充分反映了當(dāng)前學(xué)生干部工作的韌性不足和持久度不夠。

6.對(duì)學(xué)生干部的績(jī)效考核不客觀，獎(jiǎng)罰不公平

在高校，普遍存在因?qū)W生干部考核的明確標(biāo)準(zhǔn)缺乏，從而導(dǎo)致結(jié)果嚴(yán)重失實(shí)、獎(jiǎng)罰不公的現(xiàn)象。根據(jù)修新路的調(diào)查，59%的班級(jí)干部認(rèn)為自己的付出和回報(bào)不成正比，31.52%的班級(jí)干部認(rèn)為自己沒(méi)有和學(xué)生會(huì)干部在評(píng)優(yōu)評(píng)獎(jiǎng)方面享受同等待遇。獎(jiǎng)懲不公，會(huì)嚴(yán)重影響學(xué)生參與管理的積極性，影響工作績(jī)效。

對(duì)以上問(wèn)題，很多學(xué)校從不同的角度出發(fā)，想了很多解決辦法，但都收效不大。如果對(duì)高校學(xué)生干部實(shí)行“抽屜式”管理，將能有效地解決以上問(wèn)題。

二、“抽屜式”管理的特點(diǎn)

1.職責(zé)明確

“抽屜式”管理能理順組織內(nèi)部的責(zé)任、權(quán)力、利益，明確各職務(wù)之間的分工和協(xié)作關(guān)系，能準(zhǔn)確地給每個(gè)學(xué)生干部進(jìn)行角色定位，強(qiáng)化學(xué)生干部的工作責(zé)任心，促進(jìn)協(xié)作，平衡工作量。

2.能促進(jìn)學(xué)生干部自身素質(zhì)的提高

“抽屜式”管理通過(guò)工作分析，明確了從事某項(xiàng)工作所應(yīng)具備的技能、知識(shí)和各種心理?xiàng)l件，從而可以按照工作分析的結(jié)果和學(xué)生干部的實(shí)際，有區(qū)別、有針對(duì)性地安排培訓(xùn)內(nèi)容和方法，以促進(jìn)學(xué)生干部能力的增強(qiáng)和素質(zhì)的提高。同時(shí)，它還通過(guò)平衡工作量、強(qiáng)化職責(zé)來(lái)增加學(xué)生干部實(shí)踐的機(jī)會(huì)，提高學(xué)生干部的實(shí)踐能力。另外，工作說(shuō)明書(shū)對(duì)任職資格的明確規(guī)定，使招聘錄用學(xué)生干部有了明確的標(biāo)準(zhǔn)，有助于把好學(xué)生干部的入口關(guān)。

3.有助于提高學(xué)生干部的工作積極性

因?yàn)槁殑?wù)分析體現(xiàn)了職、責(zé)、權(quán)、利四者的統(tǒng)一，每個(gè)學(xué)生干部都有明確的工作任務(wù)、崗位責(zé)任的要求，可以有職有權(quán)地工作，對(duì)自己努力的方向明確，不用請(qǐng)示，不當(dāng)二傳手，提高了他們對(duì)工作的滿意度，工作起來(lái)心情舒暢。

4.有助于學(xué)生干部高效率地工作

工作效率提高可以騰出更多時(shí)間用在學(xué)習(xí)上，提高學(xué)習(xí)成績(jī)。因?yàn)槁殑?wù)分析能尋找最佳的工作程序和操作方法，充分利用和安排工作時(shí)間。學(xué)生干部只需將自己的職務(wù)工作規(guī)范放在“抽屜”里，遇事看一看，就知道該誰(shuí)去做，該怎么做，克服工作的被動(dòng)性和盲目性，提高了工作效率。

5.“抽屜式”管理便于對(duì)學(xué)生干部進(jìn)行準(zhǔn)確的績(jī)效評(píng)估

職務(wù)分析是績(jī)效考核的前提，可以為考核的內(nèi)容、項(xiàng)目和指標(biāo)體系的確定提供客觀的依據(jù)。根據(jù)職務(wù)分析得出的工作說(shuō)明書(shū)對(duì)每個(gè)學(xué)生干部的德、能、勤、績(jī)進(jìn)行考核，公平獎(jiǎng)罰，也能有效強(qiáng)化學(xué)生干部的工作責(zé)任心，提高工作積極性。

除此之外，在學(xué)生干部中實(shí)行“抽屜式”管理，將有助于這種管理方式在全社會(huì)的推行。當(dāng)今一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)國(guó)家的大中型企業(yè)，都非常重視“抽屜式”管理，世界500強(qiáng)企業(yè)中的絕大多數(shù)都在實(shí)施“抽屜式”管理。調(diào)查顯示，1998年美國(guó)和泰國(guó)的企業(yè)90%以上采用“抽屜式”管理，中國(guó)香港的大中型企業(yè)現(xiàn)在也普遍實(shí)行“抽屜式”管理。這種管理方式最大的好處是使企業(yè)分工明確、職責(zé)權(quán)限清晰，大大提高了企業(yè)管理的效率。大學(xué)生干部，作為大學(xué)生中的精英，未來(lái)將成為社會(huì)的精英和中高層管理崗位的重要力量。在學(xué)校他們就接觸和使用“抽屜式”管理，能讓他們盡早地掌握這種先進(jìn)的管理方法，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)，以便走上社會(huì)后在工作中推行這種管理方法，從而提高社會(huì)管理效益。

三、對(duì)學(xué)生干部實(shí)施“抽屜式”管理的具體步驟

1.建立一個(gè)由各個(gè)部門(mén)組成的職務(wù)分析小組

這個(gè)職務(wù)分析小組可以由下列人員組成:

(1)主管學(xué)生工作的校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，以表明這一工作的重要性和權(quán)威性，便于工作的協(xié)調(diào);

(2)職務(wù)分析人員，可以是人事或?qū)W生工作部門(mén)中的專(zhuān)職人員，同時(shí)還可以考慮抽調(diào)其他部門(mén)的代表，使工作小組更熟悉情況，體現(xiàn)民主性和參與性;

(3)專(zhuān)家顧問(wèn)，包括學(xué)校人事部門(mén)、學(xué)生處、招生就業(yè)部門(mén)、人力資源管理教師等熟悉職務(wù)分析的人員，以提高職務(wù)分析的科學(xué)性和客觀性。

2.正確處理學(xué)生組織內(nèi)部集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系

學(xué)生組織內(nèi)部的集權(quán)與分權(quán)程度首先取決于組織自身的制度安排。如果學(xué)生組織的制度體系是充分、適宜和有效的，那么分權(quán)的程度可適當(dāng)增大;反之，則應(yīng)加強(qiáng)集權(quán)控制。

其次取決于人的因素。如果主要學(xué)生干部決策能力強(qiáng)，而中下層學(xué)生干部有著積極的工作態(tài)度和工作能力，那么分權(quán)的程度可適當(dāng)增加;反之，則加強(qiáng)集權(quán)。

再次，取決于學(xué)生組織所處的階段。在組織的初創(chuàng)期，應(yīng)加強(qiáng)集權(quán);而在穩(wěn)定成長(zhǎng)階段，可適當(dāng)增加分權(quán)。

最后還取決于學(xué)生組織的規(guī)模。一般來(lái)說(shuō)，學(xué)生組織規(guī)模小，人員少，集權(quán)可以多一些;反之，則分權(quán)多一些。

正確處理好集權(quán)與分權(quán)的關(guān)系，有利于職、責(zé)、權(quán)、利四者的統(tǒng)一，有利于發(fā)揮學(xué)生干部的積極性和創(chuàng)造性，有利于學(xué)生組織重要作用的發(fā)揮。

3.圍繞學(xué)生工作總體目標(biāo)，層層分解，逐步落實(shí)職責(zé)權(quán)限范圍

目標(biāo)是一個(gè)團(tuán)隊(duì)共同努力的方向。在制定學(xué)生工作總體目標(biāo)時(shí)，要求每個(gè)成員以主人翁的身份參與討論、出謀獻(xiàn)策，共同制定出切合學(xué)生組織實(shí)際的總目標(biāo)。比如有的班級(jí)要達(dá)到的目標(biāo)是形成“文明、團(tuán)結(jié)、勤奮、進(jìn)取”的班風(fēng);有的班級(jí)要建設(shè)一個(gè)“環(huán)境高雅、舉止文明、學(xué)風(fēng)濃厚”的班級(jí);有的班級(jí)建設(shè)目標(biāo)是“文明、健康、和諧、優(yōu)秀”。在制定目標(biāo)之后，要層層分解目標(biāo)。目標(biāo)分解是明確目標(biāo)責(zé)任的前提，是使總體目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。它包括橫向和縱向兩個(gè)方面。

(1)橫向分解。橫向目標(biāo)的外延涉及學(xué)習(xí)風(fēng)氣、組織紀(jì)律、班風(fēng)班容，等等。要根據(jù)“魚(yú)骨圖”模型把總目標(biāo)分解到不同的部門(mén)，再到不同的工作崗位，最終落實(shí)到個(gè)人。對(duì)每一項(xiàng)目標(biāo)，都盡可能量化，變軟性任務(wù)為可檢測(cè)的硬性指標(biāo)。

(2)縱向分解。是“橫向目標(biāo)”在不同時(shí)期、不同階段的具體化，也就是將目標(biāo)轉(zhuǎn)化成具體的行動(dòng)和時(shí)間表上的細(xì)節(jié)。

學(xué)生管理組織的目標(biāo)，如能按時(shí)間和空間關(guān)系同時(shí)展開(kāi)，形成有機(jī)的、立體的目標(biāo)系統(tǒng)，不僅使每個(gè)成員對(duì)目標(biāo)的整體一目了然，也能明確各部門(mén)或個(gè)人的目標(biāo)在目標(biāo)系統(tǒng)中所處的位置，有利于調(diào)動(dòng)學(xué)生的積極性、主動(dòng)性和創(chuàng)造性。

4.編寫(xiě)“職務(wù)說(shuō)明”和“職務(wù)規(guī)則”，制訂職務(wù)工作要求準(zhǔn)則

進(jìn)行工作分析，編寫(xiě)“職務(wù)說(shuō)明”和“職務(wù)規(guī)則”，是人力資源管理的首要環(huán)節(jié)。只有對(duì)每個(gè)崗位進(jìn)行分析，制定出不同崗位的《職位說(shuō)明書(shū)》，并向每個(gè)成員下達(dá)，才能讓每個(gè)成員明白自己的工作內(nèi)容和職責(zé)。職位說(shuō)明書(shū)一般用表單形式編制，通常包括如下內(nèi)容:1)職位的基本信息;2)工作的時(shí)間特征;3)工作目標(biāo)與職責(zé);4)工作內(nèi)容;5)任職資格:包括教育背景、工作經(jīng)歷、專(zhuān)業(yè)技能、專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)、體能要求等;6)工作完成結(jié)果及考核標(biāo)準(zhǔn);7)工作環(huán)境。其中的工作內(nèi)容和職責(zé)，是職位說(shuō)明書(shū)的重點(diǎn)。學(xué)生干部管理?xiàng)l例中很少有學(xué)生干部的職責(zé)分工，即使有，也很籠統(tǒng)。應(yīng)該制定詳細(xì)、明確的職務(wù)說(shuō)明書(shū)，如有的高校對(duì)學(xué)習(xí)委員的工作職責(zé)作出了詳細(xì)規(guī)定:

(1)負(fù)責(zé)本班書(shū)費(fèi)的收取、交納和結(jié)算，負(fù)責(zé)本班教材的領(lǐng)取、發(fā)放;

(2)負(fù)責(zé)本班同學(xué)成績(jī)的匯總、統(tǒng)計(jì)和分析，及時(shí)向班委、班主任、相關(guān)教師提供成績(jī)匯總;

(3)負(fù)責(zé)與教務(wù)部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)掌握本班每一個(gè)同學(xué)的課程學(xué)習(xí)情況與安排，并按時(shí)通知到有關(guān)同學(xué);

(4)負(fù)責(zé)本班有關(guān)補(bǔ)考、重修、選修、輔修等事宜的聯(lián)系和通知工作;

(5)做好科任老師與本班同學(xué)的聯(lián)系工作，負(fù)責(zé)落實(shí)科任老師對(duì)同學(xué)的要求，及時(shí)向科任老師反映同學(xué)們的建議;

(6)負(fù)責(zé)本班同學(xué)的學(xué)習(xí)方法與學(xué)習(xí)心得體會(huì)的交流。要特別注意同學(xué)們普遍感到難學(xué)的課程的學(xué)習(xí)交流與溝通等。

學(xué)習(xí)委員的工作職責(zé)共11個(gè)方面，規(guī)定得較為詳細(xì)、全面。

除工作內(nèi)容和職責(zé)之外，還應(yīng)對(duì)所需具備的能力、考核標(biāo)準(zhǔn)、工作環(huán)境等做出詳細(xì)說(shuō)明，才能為學(xué)生干部的招聘、培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)懲等提供有效的評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)和辦法。

5.必須與考核、獎(jiǎng)懲制度相結(jié)合

考核與獎(jiǎng)懲制度是“抽屜式”管理得以有效落實(shí)的保證，如果不能有效地檢驗(yàn)學(xué)生干部履行職責(zé)的真實(shí)情況并給予相應(yīng)的獎(jiǎng)懲，管理將是無(wú)效的。要根據(jù)職務(wù)說(shuō)明書(shū)的內(nèi)容及考核標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)格考核，并給予相應(yīng)獎(jiǎng)懲。要使團(tuán)隊(duì)保持戰(zhàn)斗力、凝聚力，就要獎(jiǎng)優(yōu)罰劣。有人曾說(shuō)過(guò):“我不懂技術(shù)，但我懂人的激勵(lì)，就是對(duì)公司20%優(yōu)秀的人不斷加薪、加薪，對(duì)公司10%最差的人不斷淘汰、淘汰?！薄傲魉桓?，考核就是區(qū)別好與差，提高團(tuán)隊(duì)?wèi)?zhàn)斗力。

除上述五個(gè)方面之外，在使用“抽屜式”管理時(shí)，還要注意以下幾點(diǎn):第一，防止部門(mén)之間的山頭主義和各人自掃門(mén)前雪的本位主義;第二，防止交界或交叉部分的工作出現(xiàn)真空或多頭管理;第三，要從學(xué)生組織的實(shí)際出發(fā);第四，及時(shí)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，定期輪換體現(xiàn)活力。

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