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高校內(nèi)審部門開展合同審計(jì)的實(shí)踐與困境

2010-10-09 07:05:47浙江師范大學(xué)高磊
關(guān)鍵詞:經(jīng)濟(jì)合同職能部門內(nèi)審

浙江師范大學(xué) 高磊

高校內(nèi)審部門開展合同審計(jì)的實(shí)踐與困境

浙江師范大學(xué) 高磊

本文以作者從事高校合同審計(jì)工作的經(jīng)驗(yàn)積累為基礎(chǔ),探討高校內(nèi)部審計(jì)部門開展合同審計(jì)的必要性,常規(guī)合同審計(jì)中須注意的事項(xiàng)以及高校內(nèi)部審計(jì)部門開展合同審計(jì)面臨的困境。

高校合同審計(jì) 必要性 困境

高校合同審計(jì),是指由高校內(nèi)部審計(jì)部門對(duì)本校對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同的簽訂、履行和終結(jié)過程進(jìn)行的監(jiān)督、檢查和咨詢活動(dòng),是內(nèi)部部門非財(cái)務(wù)審計(jì)服務(wù)的一項(xiàng)重要內(nèi)容。高校作為經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的主體,合同的簽訂與履行成為日常經(jīng)濟(jì)管理的一部分,物資購銷、人事聘用、科研協(xié)作、合作辦學(xué)、房屋租賃、借款貸款等經(jīng)濟(jì)活動(dòng),都需要簽訂法定的合同,以明確各自權(quán)利和義務(wù)。在這一背景下,加強(qiáng)高校合同管理,開展合同審計(jì),維護(hù)高校的合法權(quán)益是十分必要的。本文就筆者在從事高校合同審計(jì)工作中的經(jīng)驗(yàn)、感悟略論一二,與各位同仁共勉。

一.高校合同管理中的問題凸顯合同審計(jì)之必要

1.風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不強(qiáng),法律意識(shí)淡薄

高校作為事業(yè)單位,不像企業(yè)那樣有強(qiáng)烈的風(fēng)險(xiǎn)經(jīng)營意識(shí),參與對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同談判與簽訂的人員很少抱有利益最大化的理念,他們多是基于學(xué)校不受損失或者少受損失以及尋求職能部門職責(zé)的完成和個(gè)人責(zé)任的最小化出發(fā),致使各項(xiàng)對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同不能做到保證學(xué)校利益的最大化。另一方面,參與合同談判與簽訂的人員由于并非法律專家,不像作為合同對(duì)方主體的企業(yè)那樣久經(jīng)考驗(yàn),對(duì)于合同的套路及陷阱爛熟于心,可能無法識(shí)別一些有損或者將來有損學(xué)校利益的條款,合同潛在風(fēng)險(xiǎn)加大。如某高校后勤部門在房屋出租方面就曾經(jīng)出現(xiàn)過一次簽十年的租期,完全沒有考慮瞬息萬變的市場環(huán)境,就是風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)淡薄、簽合同沒有經(jīng)驗(yàn)的表現(xiàn)。

2.沒有專門的機(jī)構(gòu)對(duì)合同進(jìn)行管理和審核

我校在出臺(tái)合同管理辦法之前,合同的管理與審查是分散進(jìn)行的,各學(xué)院和職能部門負(fù)責(zé)本部門對(duì)外合同的管理,但是這種管理不具有實(shí)質(zhì)意義上的審核與監(jiān)督,更像是一種資料的整理與保存。在我們和各兄弟院校的交流中了解到,其他未開展合同審計(jì)的高校也基本屬于此類情況。合同管理沒有明確的載體(制度與機(jī)構(gòu)),就無法對(duì)合同的簽訂與履行進(jìn)行監(jiān)督,各部門的合同無法及時(shí)整理和歸檔,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不能全面了解對(duì)外合同的簽訂情況,財(cái)務(wù)部門依據(jù)沒有經(jīng)過一定監(jiān)督程序而形成的合同進(jìn)行對(duì)外付款,很容易帶來潛在的資金風(fēng)險(xiǎn)和法律糾紛。

3.合同簽訂主體不當(dāng),合同印章使用不規(guī)范

按照《合同法》規(guī)定,平等主體的自然人、法人、其他組織,才具有簽訂合同的主體資格,法人必須是具有民事權(quán)利能力和民事行為能力,依法獨(dú)立享受民事權(quán)利和承擔(dān)民事義務(wù)的組織。我國高校是一個(gè)獨(dú)立法人,學(xué)校下屬的學(xué)院、部門不是一個(gè)獨(dú)一的法人機(jī)構(gòu),無權(quán)擅自對(duì)外簽訂合同。但是,高校下屬單位未經(jīng)授權(quán)擅自對(duì)外簽訂合同是現(xiàn)實(shí)中較為普遍的問題。司法實(shí)踐中,對(duì)于學(xué)校下屬單位對(duì)外簽訂的合同,無論是否加蓋學(xué)校印章,也無論學(xué)校是否授權(quán),如果合同已實(shí)際履行,則往往被認(rèn)為事實(shí)上已生效,合同的權(quán)利義務(wù)及由此帶來的風(fēng)險(xiǎn)和損失最終往往要由學(xué)校承擔(dān)。因此,高校必須明確對(duì)外合同的簽訂主體,避免和減少因合同主體不當(dāng)造成的損失。此外,許多高校沒有設(shè)置合同專用章,有的以行政章代替合同專用章,甚至用下屬各職能部門或者學(xué)院的印章代替合同專用章。如此不規(guī)范的印章使用行為,很容易產(chǎn)生合同糾紛,使學(xué)校利益受損。

綜上,高校在合同簽訂行為中存在諸多不規(guī)范的現(xiàn)象,從完善內(nèi)部控制的角度出發(fā),高校十分有必要開展合同審計(jì)。合同關(guān)系是一種嚴(yán)肅的法律關(guān)系,合同審計(jì)也應(yīng)當(dāng)是一絲不茍的全過程的、全方位的,內(nèi)審部門通過合同審計(jì)加強(qiáng)合同的管理,可以預(yù)防合同糾紛、規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)、保障高校合法權(quán)益,促進(jìn)高校健康發(fā)展。

二.高校內(nèi)審部門如何開展合同審計(jì)工作

如前所述,從強(qiáng)化內(nèi)部控制的角度考慮,合同審計(jì)應(yīng)是一個(gè)全過程的、全方位的系統(tǒng)化的工作。以下就日常合同審計(jì)工作中應(yīng)當(dāng)關(guān)注的內(nèi)容,并按照合同的簽訂過程順序談一下高校內(nèi)審部門如何開展合同審計(jì)工作。

(一)合同簽訂前的審計(jì)

這一階段的審計(jì)目標(biāo)包括:核實(shí)合同草本所稱標(biāo)的物確是學(xué)校教學(xué)或者科研活動(dòng)所需要;確認(rèn)合同條款的完整性和準(zhǔn)確性;核實(shí)合同所涉及權(quán)利和義務(wù)是否合理、合法。

應(yīng)審查的資料包括:物資或者服務(wù)提供者的法人(或個(gè)體)營業(yè)執(zhí)照的原件;對(duì)方相應(yīng)的資質(zhì)證書的原件;對(duì)方單位授權(quán)委托書、授權(quán)代表身份證;對(duì)方從事類似交易或服務(wù)的證明材料。

審查的主要內(nèi)容:1.與合同主管部門溝通,合同所稱標(biāo)的是否必須購買,單位現(xiàn)有資源是否可以滿足需要;該項(xiàng)資產(chǎn)或服務(wù)采購活動(dòng)是否列入計(jì)劃(尤其資金數(shù)額較大的項(xiàng)目),是否已落實(shí)了相應(yīng)的資金來源。2.合同內(nèi)容的合理性、合法性。3.合同條款的完整性和準(zhǔn)確性:標(biāo)的名稱是否規(guī)范;數(shù)量是否準(zhǔn)確;質(zhì)量是否達(dá)標(biāo);價(jià)款支付方式是否明確;是否符合學(xué)校財(cái)務(wù)規(guī)定;涉及到外幣結(jié)算的,是否注意到相應(yīng)的外匯風(fēng)險(xiǎn);運(yùn)費(fèi)、安裝調(diào)試費(fèi)是否包含在所報(bào)價(jià)格里還是另行約定;質(zhì)保期限是否合理;售后服務(wù)響應(yīng)時(shí)間是否會(huì)耽誤正常的教學(xué)科研工作;售后服務(wù)收費(fèi)是否合理;違約責(zé)任是否明確。

對(duì)于一些重大的、特殊的經(jīng)濟(jì)合同,如果審計(jì)人員不能把握條款可能帶來的風(fēng)險(xiǎn),可以咨詢相關(guān)專業(yè)人士的意見,防止在合同中存在技術(shù)方面或者法律方面的問題。

(二)合同履行過程中的審計(jì)

這一階段的審計(jì)目標(biāo)包括:跟蹤檢查合同履行情況,如果合同出現(xiàn)變更狀況,核實(shí)其理由是否充分,手續(xù)是否完備。

審計(jì)的主要內(nèi)容:1.以金額或者風(fēng)險(xiǎn)為依據(jù)選擇相應(yīng)項(xiàng)目,深入到合同主要責(zé)任部門,檢查合同涉及事項(xiàng)的執(zhí)行情況和存在的問題,對(duì)未執(zhí)行或者執(zhí)行不到位的合同,查明其原因,分清雙方責(zé)任。2.審查合同的變更是否符合法定或約定條件,相關(guān)手續(xù)是否完備,并檢查合同的變更形式是否合法,按規(guī)定,合同變更應(yīng)當(dāng)采用書面形式。3.審查合同糾紛的處理是否及時(shí)、合理、合法。4.審查合同違約責(zé)任是否按法律規(guī)定或者合同約定進(jìn)行及時(shí)、合理、合法的處理。

(三)合同履行結(jié)束前的審計(jì)

這一過程是指在合同臨近履行期限,雙方對(duì)彼此的權(quán)利和義務(wù)即將終結(jié)前所進(jìn)行的審計(jì)。一般情況下沒有必要進(jìn)行這一步驟審計(jì),只有那些標(biāo)的金額巨大,技術(shù)比較復(fù)雜的項(xiàng)目應(yīng)有選擇的進(jìn)行此類審計(jì),如投資項(xiàng)目清算時(shí)、建筑安裝工程的竣工決算時(shí),需對(duì)所涉及的合同協(xié)議進(jìn)行細(xì)致的審查。因?yàn)檫@類審計(jì)涉及的問題比較復(fù)雜,需要專門研究,在此不做過多的陳述。

三.高校內(nèi)審部門開展合同審計(jì)中的困境與對(duì)策

首先是規(guī)章制度缺失的問題。由于合同審計(jì)的產(chǎn)生與發(fā)展的時(shí)間較短,不像常規(guī)的財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)那樣已經(jīng)有一套成熟的審計(jì)依據(jù)、審計(jì)程序和評(píng)價(jià)體系遵循。目前,高等學(xué)校合同管理的意識(shí)也不像財(cái)務(wù)管理那樣強(qiáng),還沒有系統(tǒng)出臺(tái)諸如資金的使用辦法、管理辦法與實(shí)施細(xì)則等等一系列有關(guān)合同的規(guī)章制度。在合同管理工作都是不甚規(guī)范與嚴(yán)密的情況下開展合同審計(jì)一大問題是審計(jì)的評(píng)價(jià)依據(jù)不足,我們不能只抱著《合同法》這棵大樹緣木求魚,《合同法》中的條款更多的是規(guī)范合同的簽訂、履行與違約責(zé)任承擔(dān)等原則性問題,對(duì)于合同審計(jì)操作性方面的卻沒有明確規(guī)定。

所以,開展合同審計(jì)之前,學(xué)校首先要做的是制定適合自己的合同管理制度,完善與合同相關(guān)的物資購銷、人事聘用、科研協(xié)作、合作辦學(xué)、房屋租賃、借款貸款等活動(dòng)的相關(guān)規(guī)定,合同審計(jì)部門據(jù)此制定合同審計(jì)相關(guān)制度。這些制度與規(guī)定應(yīng)當(dāng)明確哪些經(jīng)濟(jì)合同必須通過合同審計(jì)程序才可以簽訂或者履行;明確審計(jì)部門、合同職能部門在合同簽訂和履行過程中的不同責(zé)任;明確合同審計(jì)的主要程序;明確合同的審計(jì)重點(diǎn)與要點(diǎn);明確未經(jīng)審計(jì)的經(jīng)濟(jì)合同,財(cái)務(wù)部門不得支付相關(guān)款項(xiàng)。這是開展合同審計(jì)的制度保證,只有制度不斷完善,才能使合同審計(jì)有法可依,有規(guī)可循,并逐步制度化、常規(guī)化。

其次是如何營造良好的合同審計(jì)環(huán)境問題。有法可依,有規(guī)可循并不能保證合同審計(jì)一定可以順利開展,還有一個(gè)工作環(huán)境的問題必須重視。審計(jì)部門要認(rèn)識(shí)到,對(duì)于一些職能部門的領(lǐng)導(dǎo)來說,與財(cái)務(wù)收支審計(jì)、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)相比,合同審計(jì)是一個(gè)新鮮事物。我們要消除有些人對(duì)于這項(xiàng)工作的誤解,也許在他們看來,既然有收付款環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)審核把關(guān)和事后的財(cái)務(wù)收支審計(jì)監(jiān)督,合同審計(jì)看來就是一項(xiàng)多余的和制造麻煩的事情。這些職能部門或者個(gè)人進(jìn)行的物資購銷、課題研究等項(xiàng)目通過了立項(xiàng)與經(jīng)費(fèi)審批等諸多“難關(guān)”,好不容易進(jìn)行到了合同簽訂環(huán)節(jié),又多出一個(gè)合同審計(jì),順利的話罷了,不順利的話他們難免會(huì)產(chǎn)生情緒,抵觸合同審計(jì),不利于我們工作的開展。我們必須讓他們認(rèn)識(shí)到,合同審計(jì)與事后的財(cái)務(wù)收支、經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì)一樣重要,通過合同審計(jì),盡可能把風(fēng)險(xiǎn)在合同履行前最小化,不僅是對(duì)相關(guān)部門和個(gè)人乃至整個(gè)學(xué)校利益的維護(hù),更是對(duì)職能部門領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目負(fù)責(zé)人所承擔(dān)的責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)的有效化解。在合同審計(jì)過程中,審計(jì)部門應(yīng)抱著服務(wù)的態(tài)度,多聽取職能部門的意見;若意見不一致,要采取分析說理的方式,曉以利害,提出操作性較強(qiáng)的建議,幫助職能部門提高合同管理水平。

開展合同審計(jì)除了爭取職能部門的理解外,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視與支持同樣十分重要。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)樹立這樣一個(gè)理念:開展合同審計(jì)后再進(jìn)行的財(cái)務(wù)收支或者經(jīng)濟(jì)責(zé)任審計(jì),如果沒有重大的審計(jì)發(fā)現(xiàn),并不能說明審計(jì)無成效,這種“沒有問題”的審計(jì)結(jié)論,恰恰是把監(jiān)督關(guān)口前移的合同審計(jì)的成效。

第三是缺乏專職合同審計(jì)人員以及兼職審計(jì)人員的合同審計(jì)知識(shí)、能力缺乏問題。高校經(jīng)濟(jì)合同涉及面廣,專業(yè)性強(qiáng),尤其一些技術(shù)服務(wù)合同,其關(guān)鍵控制點(diǎn)并非一般的審計(jì)人員能夠把握,合同審計(jì)人員不僅要熟悉相關(guān)的法律、法規(guī),加強(qiáng)依法簽約的法律意識(shí),還要具備一些專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)、消化能力,才能在維護(hù)學(xué)校的合法利益,減少和避免糾紛,防止上當(dāng)受騙的同時(shí)有效地規(guī)避和降低審計(jì)風(fēng)險(xiǎn)。目前高校審計(jì)部門專職從事合同審計(jì)的人員相對(duì)缺乏,大部分合同審計(jì)任務(wù)是由非專職審計(jì)人員承擔(dān)的。審計(jì)部門需優(yōu)化審計(jì)人員知識(shí)結(jié)構(gòu),在人員配備上考慮合同審計(jì)之需要,如果自身人員結(jié)構(gòu)無法滿足合同審計(jì)的需要,對(duì)于技術(shù)性比較強(qiáng)的合同,可聘請兼職合同審計(jì)人員或者顧問,實(shí)施交叉審計(jì)。另外,內(nèi)審部門必須明確,合同審計(jì)只是項(xiàng)目管理工作的一個(gè)環(huán)節(jié),不能由審計(jì)部門全部包辦代替,審計(jì)的職責(zé)只是對(duì)合同簽訂的合法性、合同條款內(nèi)容的真實(shí)完整性進(jìn)行審核和評(píng)價(jià),其他內(nèi)容不應(yīng)納入審計(jì)范疇。

四.結(jié)論

合同審計(jì)工作是控制學(xué)校經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)的有效手段之一,對(duì)于完善學(xué)校內(nèi)部控制制度,強(qiáng)化學(xué)校合同管理,維護(hù)學(xué)校合法權(quán)益,促進(jìn)學(xué)校健康發(fā)展具有重要的意義。高校內(nèi)審部門,應(yīng)把這項(xiàng)工作作為內(nèi)部審計(jì)的重要內(nèi)容,努力探索合同審計(jì)的新思路、新方法。

[1]傅四禮,鄒家驪,顏永紅.淺談高校合同審計(jì).教育財(cái)會(huì)研究,2005; 6

[2]田繼宗,田瑜.關(guān)于支出性經(jīng)濟(jì)合同審計(jì)辦法的探討.審計(jì)月刊, 2006;7

[3]王寶慶.現(xiàn)代內(nèi)部審計(jì).上海:立信會(huì)計(jì)出版社,2007

book=210,ebook=26

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