深圳市第二實驗學校 李玲玲

內部財務控制制度是社會經(jīng)濟發(fā)展，實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的必然要求，是確保資金及資產(chǎn)完整安全的重要手段。建立健全內部財務控制制度，旨在強調以預防為主，通過組織機構的設計和組織內部所采取的有效方法措施，防止錯誤和舞弊的發(fā)生。2000年7月1日起施行的新《會計法》十分重視內部控制問題，第二十七條明確規(guī)定：“各單位應當建立、健全本單位內部會計監(jiān)督制度，單位內部會計監(jiān)督制度應當符合下列要求：1、記帳人員與經(jīng)濟業(yè)務事項和會計事項的審批人員、經(jīng)辦人員、財物保管人員的職責權限應當明確，并相互分離、相互制約；2、重大對外投資、資產(chǎn)處置、資金調度和其他重要經(jīng)濟業(yè)務事項的決策和執(zhí)行的相互監(jiān)督、相互制約程序應當明確；3、財產(chǎn)清查的范圍、期限和組織程序應當明確；4、對會計資料定期進行內部審計的辦法和程序應當明確?！?/p>

筆者所在學校屬于深圳市財政全額撥款的事業(yè)單位，早在2002年本市教育系統(tǒng)就已經(jīng)實行了財務集中核算的管理模式，新型財務改革管理模式下，如何設計出一套符合單位實際的科學有效的內部控制制度，對事業(yè)單位的持續(xù)健康發(fā)展非常重要。由于內部控制不可能面面俱到，在實際工作中，一旦發(fā)現(xiàn)管理環(huán)節(jié)上的盲點，就應該采取一些針對性的措施及時進行修正和完善，只有這樣，才能用發(fā)展的眼光，找出內部會計控制存在的缺陷和差異，及時糾正內部會計控制執(zhí)行中存在的問題，使之與變化后的控制環(huán)境相適應?？偨Y學校財務納入集中核算管理后的內部控制工作，發(fā)現(xiàn)有以下幾個方面的問題值得思考和改進。

一、收取學費時應增強對應繳學費的監(jiān)管

目前學費收繳實行收支兩條線的管理模式，具體繳費辦法是由財政局在指定銀行對應學校名稱統(tǒng)一開設收費專戶，每學期開學后，學校將學生繳費信息錄入到銀行打單對賬系統(tǒng)，將繳款通知單打印發(fā)給學生，同時將信息盤報送指定銀行，學生按照繳款通知單的要求將學費存入指定銀行收費專戶中，同時將銀行開具的繳費收據(jù)交學校作為繳費憑證，學校在繳費月下載銀行收費信息，與學費收據(jù)和繳款通知金額進行核對，與銀行共同做好學費的對賬和調賬工作。學費核算方面，銀行每月將各學校的收費報表送教育局核算中心，財政局根據(jù)學費到帳情況定期向學校返撥續(xù)費，教育局核算中心根據(jù)財政局學費返撥款單據(jù)確認學費收入。這種收支分開的管理，杜絕了學費坐收坐支的情況，確保學費資金能及時、安全地回籠，并能實行有效的集中管理，成為了深圳教育系統(tǒng)近十幾年普遍采用的收費模式。

事實上，仔細分析一下上面的繳費和核算流程，可以發(fā)現(xiàn)繳費和核算兩個環(huán)節(jié)是單獨運行的，相互之間并沒有起到牽制制約的作用，主要表現(xiàn)在對應繳學費的監(jiān)督控制環(huán)節(jié)上。目前執(zhí)行的收費管理辦法，應繳學費的初始信息完全由學校提供，收費銀行只是根據(jù)學校提供的收費信息進行賬務核對，財政局按實收學費的數(shù)據(jù)進行逐月?lián)芸?，核算中心根?jù)財政返撥單金額記賬確認學費收入。整個過程對“有多少學生該收費？學費應繳金額到底是多少？與實繳學費之間是否存在差異？差異金額到底是多少？”并沒有設計和施行有效的過程監(jiān)督，健全可控的約束機制。按照現(xiàn)在的操作辦法，完全由學校單方錄入應繳學費的初始統(tǒng)計數(shù)據(jù)，會給少數(shù)人造成可乘之機，利用職務之便不收或少收學費，如果出現(xiàn)類似問題，也是事后審計檢查，才有可能發(fā)現(xiàn)，并不能在收費執(zhí)行階段及時進行控制。

筆者認為，要做好學費收繳的內部控制，實施全面監(jiān)管，必須抓好應繳學費、實繳學費、記賬核算這三個層面的工作，完善業(yè)務流程手續(xù)，讓三個層面環(huán)環(huán)相扣，才能有效監(jiān)督資金的回籠情況，保證學費的足額收取?？蓪F(xiàn)有辦法進一步完善為：從在校學生的學籍登記入手，把經(jīng)教育局招生辦確認的在校學生名單作為應繳學費統(tǒng)計資料，錄入繳費信息，同時向繳費銀行和核算中心報送有效原始資料，核算中心設立“應繳學費”賬戶，登記應繳學費總額。銀行和學校繼續(xù)做好收費對賬工作，學費繳交后，銀行將收費報表報送核算中心，核算中心根據(jù)銀行報表數(shù)據(jù)登記實繳學費總額，財政撥款和學費收入的確認程序以及入帳辦法可保留不變。這種做法，從相分離的職權面入手，加強了對收費信息采集的監(jiān)管，將學籍登記和學費收費登記相結合，可以全面掌控在校生的繳費信息登記，不留盲點；另一方面，核算中心通過觀察“應繳學費”賬戶各月余額，可以全面了解學校收費工作進度和執(zhí)行情況，進行過程跟蹤監(jiān)督，及時反饋信息糾正錯誤。

二、費用報銷應加強對需求環(huán)節(jié)的審核監(jiān)督

實行財務集中核算后，中心會計人員并不參與學校的具體經(jīng)濟業(yè)務，只是根據(jù)原始票據(jù)來判斷單位報賬發(fā)票的手續(xù)是否完備、票據(jù)是否合法有效，對報賬憑證的審核，除采購物資和工程類項目支出有一些特殊要求，其他的費用報銷只要有報銷人、證明人、審批人三方簽字即可認為手續(xù)齊備了，這種報賬方式，對原始憑證反映的經(jīng)濟事項是否真實，僅僅只能是對執(zhí)行層面的事后控制，無法真正監(jiān)控全過程。這種只注重形式上的合法，忽視或難以把握經(jīng)濟活動、財務收支真實性的問題，目前較普遍地存在，很容易滋生舞弊做假行為。

筆者認為，要解決這個問題，核算中心必須與學校一起齊抓共管，配合學校從財務管理源頭上采取有力的內部控制手段，才能真正實現(xiàn)對經(jīng)濟業(yè)務的全方位監(jiān)督。具體做法，所有經(jīng)濟事項一開始提出，就要執(zhí)行嚴格的需求審批程序，學校方面，應由需求方提出書面申請，所有的經(jīng)費支出都必須具備充分合法的理由，嚴格執(zhí)行審批程序，并將審批程序在校園辦公網(wǎng)上進行校務公開，實行全員監(jiān)督。核算中心審核單據(jù)時，把學校的業(yè)務需求審批單作為必要原始憑證，沒有需求審批單，不能執(zhí)行開支，不能報銷費用。這樣就能將需求、執(zhí)行、報銷三個環(huán)節(jié)分開，實現(xiàn)不同職能層面上的相互監(jiān)督、相互制約。舉一個簡單的實例，以前學校司機報銷停車票時，只要票據(jù)合法，有報銷人、證明人、審批人三方簽字即可，不能完全監(jiān)督經(jīng)濟業(yè)務的真實可靠，加強內部控制制度后，要求停車票報銷時必須有學校的派車申請單作為需求證明，這樣根據(jù)每次的出車記錄，就能準確審核停車發(fā)票記載的停車地點和停車金額的真實有效性了。

三、建立健全完整的資產(chǎn)管理制度

按照財政部、教育部制定的《中小學校會計制度（試行）》的相關規(guī)定，作為固定資產(chǎn)管理的財產(chǎn)必須具備以下條件：（1）單位價值在500元以上，使用期限在一年以上的一般設備；（2）單位價值在800元以上，使用期限在一年以上的專用設備；（3）單位價值雖然未達到規(guī)定標準，但使用期限在一年以上的大批同類物資（如課桌、圖書），也作為固定資產(chǎn)管理。當前學校固定資產(chǎn)的管理，帳、實完全分開，固定資產(chǎn)的數(shù)量金額帳由核算中心按照規(guī)定登記核算，固定資產(chǎn)的實物使用臺帳由學校負責管理，每月核算中心與單位對帳后，匯總財務報表。這種教育行業(yè)國有資產(chǎn)的管理方式監(jiān)管層面狹窄，缺乏后續(xù)控制，資產(chǎn)流失現(xiàn)象經(jīng)常發(fā)生。具體體現(xiàn)在：很多臨近固定資產(chǎn)入帳價值邊緣的低值易耗品，未嚴格要求納入財產(chǎn)監(jiān)管，使用過程中浪費現(xiàn)象嚴重。

學校的財產(chǎn)管理，具備一定的行業(yè)特殊性，很多教學教具、體育器材、音樂美術器材、普通實驗室儀器設備、宿舍生活用品、物業(yè)維修工具等等，單項物品的單位價值并不高，未達固定資產(chǎn)入帳標準，但由于這些物品種類多，數(shù)量大，價值總和不容忽視。按照學校資產(chǎn)的常規(guī)管理方式，這些物品購入后，由財產(chǎn)保管辦理入庫和一次性批量領用手續(xù)，不用登記固定資產(chǎn)帳，無使用人責任追蹤監(jiān)管，極易出現(xiàn)物品管理混亂和嚴重浪費的現(xiàn)象。

筆者認為，對學校這個領域，必須根據(jù)在用資產(chǎn)的實際情況，建立實施全方位的財產(chǎn)監(jiān)管體系，各類低值易耗品登記使用臺帳，跟蹤使用情況，完善報廢新購手續(xù)，只有這樣才能實現(xiàn)真正意義上的財產(chǎn)管理目標，有效控制國有資產(chǎn)的浪費和流失。具體做法，與固定資產(chǎn)實物帳一樣，將低值易耗品按物品性能分類，建立實物管理臺帳，登記數(shù)量、金額、入庫時間、領用部門、領用人、存放地點、領用時間、報廢情況等基本信息。按學期進行盤點，登記現(xiàn)狀。出現(xiàn)丟失和人為損壞的要責任人進行賠償；自然損耗無法使用時，由維修部門給出報廢意見，報學校同意后方能申請新購；重新購置后辦理領用手續(xù)時，必須以舊換新，才能辦理核銷登記手續(xù)，同時將廢舊品交回學校統(tǒng)一回收處理。

四、對校內自行采購零星維修工程的監(jiān)管

深圳中小學校的基建維修工程分成三大類，第一類建筑物基建工程，全部由市發(fā)改委立項，教育局基建辦統(tǒng)一管理，建成后交付學校使用。第二類預算金額在20萬元以上的裝飾修繕改造工程，需由學校申報專項資金預算，經(jīng)教育局、財政局審核后確認立項，項目執(zhí)行時向市政府采購中心申請政府集中采購，按公開招標程序確定中標單位。第三類是單項預算資金在20萬元以下的校內零星修繕工程，由學校自行采購，一般從正常公用經(jīng)費渠道開支。前兩類工程嚴格執(zhí)行政府集中采購程序，預算、執(zhí)行、結算程序規(guī)范，內部控制監(jiān)督能實施到位，保證了財政資金的合理有效投入。第三類工程由學校自行采購管理，如果不確立組織內部各崗位職能范圍，經(jīng)辦人員的行為規(guī)范，制定相互牽制的內部控制程序，純粹的單方管理一定會出現(xiàn)監(jiān)管漏洞。

筆者認為，對校內零星維修工程一定要實施并嚴格執(zhí)行過程化管理，在每一個過程環(huán)節(jié)上設計不同的職能監(jiān)管，建立系統(tǒng)的控制手段，才能保證經(jīng)費開支的合法規(guī)范。具體做法，可以設計為以下程序執(zhí)行：首先由使用部門提出維修申請，經(jīng)主管部門審核后確認立項；第二，項目立項后交學?？倓詹块T核定需求及工程量；第三，總務部門將核定后的工程量清單及施工單位的資質要求交學校信息中心在校園網(wǎng)上公示，征集符合要求的供應商，并呈交施工報價；第三，由使用部門填寫校內招標申請單，將投標單位資料遞交學校校紀律監(jiān)察委員會集體審議，確定中標單位和中標價格；第四，總務部門按招標價與中標單位簽訂施工合同，監(jiān)理合同、并對施工過程進行嚴格的抽查監(jiān)管，特別是隱蔽工程部分；第五，工程結束后，召集使用部門、安全部門、工程后續(xù)維修管理部門人員召開工程驗收會，集體簽署驗收意見，對不符合要求的項目限期整改；第六，對符合要求，大家同意驗收的工程將結算價報有資質的專業(yè)審計部門出具結算報告書，按照最終審計價辦理工程結算。財務核算中心審核付款原始憑證時要求學校必須提供項目立項審批表、自行采購招標審批表、項目合同、發(fā)票、專業(yè)審計結算報告書，經(jīng)辦人、審核人、審批人簽字手續(xù)齊全方可支付全部款項。

總之，健全的財務內部控制是保護資產(chǎn)安全完整、防止舞弊行為發(fā)生的重要基礎，也是強化學校內部管理、確保教育事業(yè)活動有序和有效運行的重要措施。有效解決當前學校財務內部控制中存在的問題，就能進一步發(fā)揮財務內部控制對普通中學教育管理的促進作用，促進學校教育事業(yè)的健康發(fā)展。