林茂才

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建龍巖364021）

高校辦公室精細(xì)化管理探討

林茂才

（閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院，福建龍巖364021）

規(guī)范化管理是辦公室工作效率和質(zhì)量的保證，高校辦公室必須更新理念，增強(qiáng)責(zé)任意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)，積極采取有效措施，建立規(guī)范、高效的學(xué)校行政管理體制和運(yùn)行機(jī)制，從細(xì)微處入手，實(shí)施精細(xì)化管理，確保各項(xiàng)工作高效率、零失誤，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

高校行政管理；辦公室工作；精細(xì)化管理

高校辦公室管理水平的高低，直接影響著學(xué)校教育、科研、管理的水平，直接影響著黨的教育方針、政策、路線在高校貫徹落實(shí)的程度。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，加之高校與社會(huì)聯(lián)系的逐漸密切，高校辦公室的工作任務(wù)日漸繁重，內(nèi)容日趨復(fù)雜，要求越來越高。如果沒有完善的工作制度和工作秩序，就很難適應(yīng)工作要求。面對(duì)新的歷史時(shí)期和工作要求，進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室工作，努力提升管理水平，必須將精細(xì)化管理理念引入高校辦公室工作領(lǐng)域，用于高校辦公室管理。

1 高校辦公室精細(xì)化管理的必要性

高校辦公室精細(xì)化管理既是現(xiàn)實(shí)競(jìng)爭(zhēng)的需要，也是辦公室轉(zhuǎn)變管理方式、提高管理水平的必由之路?！稗k公室工作無小事”。高校辦公室通過辦文、辦事、辦會(huì)過程中的每一件事、每一個(gè)細(xì)節(jié)反映工作效率和服務(wù)質(zhì)量，從而體現(xiàn)其管理水平。小事辦理不好、細(xì)節(jié)處理不當(dāng)，就會(huì)影響全局工作，有時(shí)甚至?xí)斐蓢?yán)重的工作失誤。一個(gè)電話記錄處理不當(dāng)就可能對(duì)校領(lǐng)導(dǎo)的工作安排甚至學(xué)校局部工作產(chǎn)生直接影響。一個(gè)數(shù)字、一個(gè)符號(hào)、一個(gè)字詞的差錯(cuò)就可能影響到師生員工對(duì)領(lǐng)導(dǎo)意圖的理解與貫徹。工作人員的一言一行、一舉一動(dòng)以及對(duì)每一個(gè)工作細(xì)節(jié)的處理都關(guān)系極大，直接反映出辦公室整體工作態(tài)度、服務(wù)水平和工作效率。

細(xì)節(jié)決定成敗，未來的競(jìng)爭(zhēng)主要是細(xì)節(jié)的競(jìng)爭(zhēng)。近年來，管理學(xué)界重新審視和把握傳統(tǒng)的管理行為，在既有管理學(xué)理論的基礎(chǔ)上進(jìn)行豐富和發(fā)展，提出“精細(xì)化管理”的新理念。高校辦公室工作應(yīng)當(dāng)跟上時(shí)代步伐，適應(yīng)新時(shí)期的特點(diǎn)，在精細(xì)化管理上下功夫，建立規(guī)范的、高效率的學(xué)校行政管理體制和運(yùn)行機(jī)制，要求辦公室人員養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)、周到的工作作風(fēng)，以嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致的態(tài)度處理每一份文件、每一次會(huì)議、每一件領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情，注意細(xì)節(jié)，確保高效率、零失誤，切實(shí)提高“三服務(wù)”的效能，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

實(shí)施精細(xì)化管理，也是高校辦公室提高管理水平的必由之路。一方面，只有通過明確目標(biāo)任務(wù)、責(zé)任到人，才能確?！叭?wù)”全覆蓋、無縫隙、不缺位、不漏項(xiàng)；才能有效降低辦公運(yùn)行成本，避免損失和浪費(fèi)現(xiàn)象的發(fā)生。另一方面，只有通過平時(shí)日常工作的量化，才能真正公平、公正、合理地對(duì)待每一位員工，對(duì)員工的工作成績(jī)進(jìn)行客觀、公正的評(píng)價(jià)，才能更好地發(fā)揮榜樣的激勵(lì)作用，使員工認(rèn)識(shí)到自己的長(zhǎng)處與不足，增強(qiáng)積極性和創(chuàng)造性，提升綜合素質(zhì)、服務(wù)水平和工作質(zhì)量。

2 校辦公室精細(xì)化管理的主要途徑和內(nèi)容

2.1 樹立一個(gè)理念：細(xì)節(jié)決定成敗

精細(xì)化管理即是具體方法，也是工作態(tài)度。高校辦公室實(shí)施精細(xì)化管理，首先要解決思想觀念問題，變經(jīng)驗(yàn)管理為科學(xué)化、程序化管理，精細(xì)化管理，做到不空喊口號(hào)、不追求時(shí)髦，不搞形式主義。要在繁忙之中把嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)貫穿到高校辦公室工作的方方面面，按照精細(xì)化管理的要求，細(xì)化目標(biāo)、量化任務(wù)、強(qiáng)化責(zé)任，確保各個(gè)環(huán)節(jié)無縫對(duì)接、整體工作運(yùn)轉(zhuǎn)順暢，做到細(xì)微之處見精神、細(xì)微之處見水平。要注意培養(yǎng)高校辦公室人員一絲不茍、精益求精的工作態(tài)度，做到所務(wù)必實(shí)，把每項(xiàng)工作都做深、做細(xì)、做到位。要從小事做起，“在細(xì)字上做文章，在實(shí)字上下功夫”，做到不以事小而不為、不以事雜而亂為、不以事急而盲為、不以事難而怕為。對(duì)于可能影響全局的小細(xì)節(jié)、小環(huán)節(jié)、小事情、小部位，辦公室人員要高度重視，深謀細(xì)研，堅(jiān)決克服僥幸地去“感覺”的輕率行為，該親眼看的要親自到現(xiàn)場(chǎng)查看，該親自過問的要當(dāng)面過問，該自己動(dòng)手的決不要?jiǎng)e人代勞。要形成精細(xì)化管理的輿論氛圍，使每個(gè)科室、每位員工都向精細(xì)化、無差錯(cuò)、嚴(yán)謹(jǐn)執(zhí)行工作任務(wù)的方向不斷進(jìn)步，從小事做起，把小事做細(xì)做實(shí)出精品。

2.2 形成“兩種意識(shí)”：責(zé)任意識(shí)和質(zhì)量意識(shí)

2.2.1 責(zé)任意識(shí)：高校辦公室工作無小事。責(zé)任是一種人品修養(yǎng)、思想境界、精神狀態(tài)，是成就事業(yè)的可靠途徑。沒有事業(yè)心、責(zé)任感，一切都無從談起。從事高校辦公室工作應(yīng)時(shí)刻繃緊責(zé)任弦，形成“高校辦公室工作無小事”的責(zé)任意識(shí)，倡導(dǎo)求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)。在“摸實(shí)情、辦實(shí)事、創(chuàng)實(shí)績(jī)”上花力氣，在“求實(shí)、務(wù)實(shí)、落實(shí)”上下功夫，在“熱心辦、馬上辦、辦得好”上做文章。作為高校辦公室的工作人員，就要充分認(rèn)識(shí)自身工作的特殊性和重要性，恪盡職守、愛崗敬業(yè)、勤奮工作，切實(shí)履行好肩負(fù)的責(zé)任，做到：能負(fù)責(zé)、敢負(fù)責(zé)、負(fù)好責(zé)。其中能負(fù)責(zé)說的是高校辦公室工作人員要有良好的精神狀態(tài)，在任何時(shí)候、任何情況下，都要做到思想不松，干勁不減，經(jīng)受考驗(yàn)；有主人翁精神，強(qiáng)化以我為主、盡心盡力完成任務(wù)的思想，積極當(dāng)參謀、出主意，建言獻(xiàn)策，充分發(fā)揮自己的聰明才智，努力在工作崗位上有所建樹；要把心思和精力集中在抓工作、搞建設(shè)上，專心致志地干好每一項(xiàng)工作。敢負(fù)責(zé)指的是辦公室工作人員應(yīng)有“責(zé)任重如山”的思想境界和高度負(fù)責(zé)的精神。在遇到艱巨任務(wù)時(shí)，要挺身而出、主動(dòng)承擔(dān)，千方百計(jì)地抓好落實(shí)；在碰到困難時(shí)，要知難而進(jìn)、迎難而上，想方設(shè)法加以克服；在是非面前，要旗幟鮮明地亮出觀點(diǎn)、表明態(tài)度，不能怕得罪人，不能當(dāng)老好人；在出現(xiàn)問題時(shí)，要主動(dòng)負(fù)起責(zé)任，積極穩(wěn)妥地解決，妥善處理內(nèi)部矛盾和遺留問題，不能回避問題，不能上交矛盾，不能把責(zé)任推得一干二凈，更不能有了成績(jī)表功賣好、有了矛盾問題諉過于人。負(fù)好責(zé)意思是辦公室工作人員都要“在其位謀其政、盡其力”，樹立“崗位就是戰(zhàn)位”的思想，把份內(nèi)的工作做好，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性、有效性，勇于探索、積極進(jìn)取，善于把上級(jí)精神與高校實(shí)際融為一體，創(chuàng)造性地做好工作，以扎實(shí)的作風(fēng)抓落實(shí)，確保各項(xiàng)工作真正落到實(shí)處、見到成效。

2.2.2 質(zhì)量意識(shí)：高校辦公室工作出精品。高校辦公室作為高校工作的運(yùn)轉(zhuǎn)中樞和核心機(jī)構(gòu)，其工作水平和質(zhì)量直接影響整個(gè)學(xué)校的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作開展。要提高評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，不能習(xí)慣于以往的“無過就是功”，僅僅滿足于跑腿學(xué)舌、開會(huì)發(fā)文是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，要確立“無功就是過”的指導(dǎo)思想，創(chuàng)造性地開展工作，不斷提高工作質(zhì)量、水平和效率，把小事做細(xì)做實(shí)出精品。這就要求辦公室每位同志樹立質(zhì)量意識(shí)，對(duì)大事舉重若輕，對(duì)小事舉輕若重，認(rèn)認(rèn)真真地做好辦公室的大事小事；把“爭(zhēng)創(chuàng)一流”作為工作目標(biāo)，不讓領(lǐng)導(dǎo)安排的工作在我這里延誤，不讓各種差錯(cuò)和失誤在我身上發(fā)生，不讓辦理的事情在我手中積壓，不讓來辦事的同志在我這里受到冷落，不讓任何機(jī)密在我這里泄露，不讓不良風(fēng)氣在我身上發(fā)生，不讓辦公室的形象在我這里受到損害。

2.3 抓好“三個(gè)環(huán)節(jié)”：明確目標(biāo)任務(wù)、規(guī)范工作程序、確保優(yōu)質(zhì)高效

規(guī)范化管理是辦公室工作效率和質(zhì)量的保障，只有制度完善、責(zé)任明確、程序合理，才能使辦文、辦會(huì)、辦事有章可循、工作有序，從而保證優(yōu)質(zhì)高效地完成辦公室工作。高校辦公室實(shí)施精細(xì)化管理要正確把握政策，提高決策水平；要善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，提出行之有效的工作方案；要科學(xué)預(yù)測(cè)工作效果，防止可能發(fā)生的工作偏差，減少失誤。在實(shí)施過程中，要具體抓好以下三個(gè)環(huán)節(jié)：

2.3.1 目標(biāo)任務(wù)的具體化。明確的、適宜的目標(biāo)有利于高校辦公室工作的順利開展和相應(yīng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。高校辦公室實(shí)施精細(xì)化管理，首先要有一個(gè)內(nèi)容具體、任務(wù)明確的工作目標(biāo)，讓大家知道需要做什么，該怎么做，要達(dá)到什么結(jié)果。如閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室結(jié)合學(xué)院黨委關(guān)于開展“解放思想、先行先試，加快‘兩個(gè)先行區(qū)’建設(shè)主題實(shí)踐活動(dòng)”的統(tǒng)一部署和要求，提出創(chuàng)建“四型三滿意”（即學(xué)習(xí)型、服務(wù)型、創(chuàng)新型、效率型和領(lǐng)導(dǎo)滿意、師生滿意、社會(huì)滿意）辦公室的爭(zhēng)先目標(biāo)，從加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)、真正實(shí)現(xiàn)“三個(gè)轉(zhuǎn)變”和搞好“三個(gè)服務(wù)”著手，明確工作職責(zé)，全面推動(dòng)辦公室各項(xiàng)工作扎實(shí)開展。

細(xì)分對(duì)象，實(shí)現(xiàn)管理的全覆蓋，是做好精細(xì)化管理的第一步。要在細(xì)微之處見真功，點(diǎn)滴小事升效能。在抓好重點(diǎn)工作的同時(shí)，將平時(shí)容易疏漏的小事加以梳理，納入到管理范圍之中。要打破由一個(gè)科室提供全套服務(wù)的模式，按照專業(yè)化分工的模式，對(duì)科室進(jìn)行調(diào)整，對(duì)分工流程進(jìn)行大膽創(chuàng)新，細(xì)分職能和崗位，把每個(gè)工作流程化、每個(gè)流程標(biāo)準(zhǔn)化，將各項(xiàng)工作任務(wù)細(xì)化、量化到條線、到科室到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)“條線包干、責(zé)任到人”，做到人人肩上有擔(dān)子，個(gè)個(gè)手中有任務(wù)；做到事事有人管，時(shí)時(shí)有人管。

2.3.2 工作流程的規(guī)范化。高校辦公室工作線長(zhǎng)、面廣、事雜，沒有規(guī)范的制度、嚴(yán)密的程序、科學(xué)的管理，工作就會(huì)處于無序和混亂狀態(tài)。因此加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范工作程序，是確保辦公室工作協(xié)調(diào)有序開展、提高工作效率的有效手段。這就要求首先要建章立制，進(jìn)一步建立健全工作制度，使各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，用制度管人管事，為提高整體工作效率打下基礎(chǔ)。如閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室制定了“在崗學(xué)習(xí)制度”、“文件審批制度”、“值班制度”、“各科室工作職責(zé)”、“公務(wù)電話管理辦法”、“公務(wù)車輛管理辦法”等。其次要明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及其要求，將各種規(guī)章制度的具體化、步驟化，從而有效避免忙亂、重復(fù)現(xiàn)象的產(chǎn)生。如閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院制定的“發(fā)文審批流程”、“會(huì)務(wù)接待工作流程”、“來信來訪閱辦流程”等，規(guī)范辦文、辦會(huì)、辦事程序，真正做到辦文經(jīng)得起推敲，辦會(huì)經(jīng)得起考驗(yàn)，辦事經(jīng)得起核查，提高工作效率，實(shí)現(xiàn)“辦文零瑕疵、辦事零差錯(cuò)、辦會(huì)零失誤”的目標(biāo)。最后要根據(jù)實(shí)際情況力求做到全面周到、統(tǒng)籌兼顧、環(huán)環(huán)相扣、一絲不茍。

2.3.3 工作結(jié)果的實(shí)效化。管理的效益在很大程度上取決于管理者能否根據(jù)環(huán)境變化和發(fā)展，采取相應(yīng)的策略和管理方法，保證目標(biāo)的有效實(shí)現(xiàn)。這要求高校辦公室建立科學(xué)的制度運(yùn)行機(jī)制，使辦公室工作有規(guī)范、辦事有程序、檢查有標(biāo)準(zhǔn)、獎(jiǎng)懲有依據(jù)。閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院辦公室根據(jù)學(xué)?！澳甓瓤己嗽u(píng)辦法”制定了具體的實(shí)施細(xì)則，實(shí)行綜合目標(biāo)考核管理，在考核內(nèi)容上突出辦公室工作的全面管理，整合事務(wù)管理、政務(wù)管理等各方面內(nèi)容，并根據(jù)需要分配不同的權(quán)重。與此同時(shí)，建立和完善了激勵(lì)考核制度，創(chuàng)新激勵(lì)方式，突出考核重點(diǎn)，通過周交流、月通報(bào)、半年小結(jié)、年綜評(píng)比等手段嚴(yán)格考核，獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，努力形成人人想干事、能干事、干成事的工作氛圍。成立了辦公室內(nèi)部工作督查組，加強(qiáng)制度的執(zhí)行和監(jiān)督，在對(duì)重點(diǎn)工作進(jìn)行推進(jìn)的同時(shí)，對(duì)制度執(zhí)行情況定期或隨時(shí)進(jìn)行督促檢查，并及時(shí)總結(jié)反饋，確保每一項(xiàng)制度都能落到實(shí)處，使遵守和履行制度成為辦公室人員的一種自覺習(xí)慣。而嚴(yán)格考核的目的就是要辦公室人員對(duì)各項(xiàng)工作都力求做到“準(zhǔn)確、務(wù)實(shí)、高效”；對(duì)重點(diǎn)工作緊抓不放，抓出實(shí)效；對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)抓細(xì)抓實(shí)，變滯后服務(wù)為超前服務(wù)，講究效率，加快節(jié)奏，把服務(wù)工作做得既快又好。

3 應(yīng)注意的幾個(gè)問題

精細(xì)化管理要以創(chuàng)新為目標(biāo)，以人為本為前提，防止精細(xì)化管理進(jìn)入誤區(qū)，出現(xiàn)過渡管理現(xiàn)象。因此，高校辦公室在推行精細(xì)化管理過程中要注意以下幾個(gè)問題：

3.1 與時(shí)俱進(jìn)、逐步完善

實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)。高校辦公室實(shí)施精細(xì)化管理不能一蹴而就、立竿見影，也不能一成不變、一本萬利。隨著社會(huì)發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，對(duì)高校辦公室工作提出了更多、更新的要求。為此，高校辦公室實(shí)施精細(xì)化管理，就要堅(jiān)持科學(xué)發(fā)展，與時(shí)俱進(jìn)。一是加強(qiáng)學(xué)習(xí)，通過不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理論和兄弟院校的管理經(jīng)驗(yàn)，不斷提升；二是開拓創(chuàng)新，用創(chuàng)新的思想謀劃工作，用創(chuàng)新的機(jī)制推進(jìn)工作，用創(chuàng)新的精神做好工作，在創(chuàng)新中求發(fā)展，在發(fā)展中再創(chuàng)新，在不斷實(shí)踐中逐步建立健全適應(yīng)新形勢(shì)新任務(wù)的要求、富有時(shí)代特征的精細(xì)化管理體制，通過反復(fù)檢驗(yàn)，逐步修正、完善，使高校辦公室精細(xì)化管理逐步走向科學(xué)化、規(guī)范化。

3.2 圍繞中心，突出重點(diǎn)

高校辦公室的工作事多、事繁、事雜，實(shí)施精細(xì)化管理要突出重點(diǎn)工作和抓好關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在工作中主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)溝通，善于領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，正確貫徹領(lǐng)導(dǎo)意見。一要抓住高校的中心工作，精細(xì)化管理中所有制度的出臺(tái)、所有條例實(shí)施都要圍繞“一切為教學(xué)服務(wù)”這個(gè)目標(biāo)。二要突出高校的重點(diǎn)工作，在不同時(shí)期、不同階段，高校都有不同的重點(diǎn)工作，精細(xì)化管理要圍繞大局，突出重點(diǎn)。只有突出重點(diǎn)，抓住關(guān)鍵，高校辦公室工作才能事半功倍。

3.3 團(tuán)結(jié)協(xié)作，形成合力

要大力提倡團(tuán)結(jié)協(xié)作的作風(fēng)，自覺維護(hù)辦公室內(nèi)部的團(tuán)結(jié)，樹立全局意識(shí)，形成辦公室整體“一盤棋”的共識(shí)，團(tuán)結(jié)一心，密切協(xié)作，形成合力，建立一支有凝聚力的團(tuán)隊(duì)。高校辦公室工作中，有一部分是常規(guī)性的事務(wù)工作，在分工明確、權(quán)責(zé)清晰、有章可循的情況下，工作人員在自己的職責(zé)范圍內(nèi)能夠獨(dú)立完成，有一部分工作需要幾個(gè)人，甚至需要跨科室工作人員的通力合作才能完成，這時(shí)就需要弱化科室意識(shí)，把分散狀態(tài)的人力、物力等資源有效地整合在一起，變分力為合力和凝聚力，提高辦公室內(nèi)部的融合力和融合度，把科室之間、人與人之間的離心力降到最低，從而實(shí)現(xiàn)高校辦公室工作的高效率運(yùn)轉(zhuǎn)。

[1]李靈鈴.高校辦公室管理之我見[J].現(xiàn)代教育科學(xué)，2008，（1）：58-59.

[2]李外流.論高校辦公室細(xì)節(jié)管理[J].秘書之友，2008，（5）：33-35.

[3]汪永根.高校辦公室工作芻議[J].九江職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2009，（3）：22-23.

[4]幸躍凌.精細(xì)化管理出效能[J].秘書工作，2009，（11）：25-26.

[5]王強(qiáng).高校校長(zhǎng)辦公室工作質(zhì)量和效率[J].南京林業(yè)大學(xué)學(xué)院學(xué)報(bào)，2006，（1）：85-87.

［責(zé)任編輯：黃素華］

Intensified M anagement of Adm inistration O ffice in Universities

LIN Mao-cai
（South Fujian Professional College，Longyan 364021，China）

Standardized management is the guarantee for efficiency and quality of office service.Administration Office in Universities should upgrade concept，emphasize responsibility and quality，take effective measures，establish efficient standardized mechanism of management of operation and pay attention to small details to ensure sustainable development.

administration in universities;work in administration office;intensified management

G647文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A文章編號(hào)：1671-9565（2010）02-073-04

2010-04-08

林茂才（1972-），男，福建武平人，閩西職業(yè)技術(shù)學(xué)院助理研究員，主要從事高校管理方面研究。