朱建梅

（樂山電業(yè)局四川樂山614000）

唱好三部曲做好辦公室秘書工作

朱建梅

（樂山電業(yè)局四川樂山614000）

做好辦公室秘書工作，要強化大局意識，實踐奉獻精神和創(chuàng)新精神，發(fā)揚精、快、細的作風(fēng)。關(guān)鍵詞：辦公室秘書工作

辦公室是一個單位（部門）的參謀部，而秘書工作又是辦公室工作的重要核心。秘書工作是否規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，不僅直接關(guān)系到辦公室工作的正常運轉(zhuǎn)，而且影響到本單位（部門）重大決策的及時傳達和順利實施。

樂山市電力全系統(tǒng)辦公室秘書工作經(jīng)過多年理論和實踐的總結(jié)，形成了嚴格的秘書工作制度和行之有效的管理辦法。近年來，辦公室秘書工作緊緊圍繞國、省電力公司和樂山電業(yè)局的中心工作，改進作風(fēng)，優(yōu)化服務(wù)，切實做到辦文抓規(guī)范，辦會抓質(zhì)量，辦事抓效率，進一步提高了辦事效率、服務(wù)水平和工作質(zhì)量。

但是，新形勢對秘書工作的要求越來越高。縱觀全電力系統(tǒng)的秘書工作，水平發(fā)展還不平衡，還不能很好地滿足工作的需要。主要體現(xiàn)在：一是人員變動頻繁，新手多，業(yè)務(wù)不熟；二是有關(guān)制度還不盡完善，工作欠規(guī)范；三是工作主動性不夠強，超前服務(wù)意識不夠濃；四是習(xí)慣于照章辦事，創(chuàng)新意識不夠強；五是參謀助手作用發(fā)揮不夠，服務(wù)水平還有待提高。

為了適應(yīng)新形勢的需要，全市電力系統(tǒng)辦公室秘書工作應(yīng)唱好“三部曲”（即強化一種意識，實踐兩種精神，發(fā)揚三種作風(fēng)），努力創(chuàng)造新業(yè)績，為樂山電力事業(yè)實現(xiàn)新跨越做出貢獻。

一、強化一種意識——“大局意識”

提起秘書工作，在許多局外人的意識之中無非就是收收發(fā)發(fā)、接轉(zhuǎn)電話、打字校對、跑腿辦事。但是秘書工作人員如果也這樣膚淺地認識秘書工作的性質(zhì)、地位和作用，是絕對搞不好工作的。應(yīng)通過組織學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)、分析辦文辦會辦事實例、總結(jié)工作等方式，使秘書工作人員深切體會到秘書工作雖然非常平凡，干的都是一些不引人矚目的小事，但如果這些小事干不好，就會直接影響到整個辦公室工作的運轉(zhuǎn)、影響決策的順利實施，就是大事；秘書工作雖然普通，干的都是一些服務(wù)性質(zhì)的工作，但是其政治性、政策性極強，收文、核文、辦文、辦會、打印、文件管理任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)失誤，都會產(chǎn)生難以估量的后果；秘書工作實際上是集樞紐作用、助手作用、參謀作用、協(xié)調(diào)作用、窗口和門面作用于一身的事務(wù)性較強的服務(wù)工作。通過學(xué)習(xí)和教育，秘書工作人員要牢固樹立“秘書工作無小事”的觀念，不斷增強大局意識，使之能自覺地把平凡的工作放到全局工作中來，擺正位置，增強工作的責(zé)任感和使命感，從促進電力事業(yè)發(fā)展的高度認真細致地搞好每一項具體工作。

二、實踐兩種精神

秘書工作人員應(yīng)努力實踐兩種精神：即奉獻精神和創(chuàng)新精神。

（一）奉獻精神

秘書工作是一項非常平凡、非常清苦，不顯山不現(xiàn)水的幕后工作。被動性強，日常的事務(wù)性工作多，繁雜、單調(diào)、瑣碎，最不容易出成績，稍有不慎就要出差錯，而且責(zé)任重大。因此，從事秘書工作不僅需要有較強的政治素質(zhì)、較高的業(yè)務(wù)素質(zhì)，而且還需要有顧全大局、甘為鋪路石的品質(zhì)，有熱愛秘書工作、愛崗敬業(yè)的情懷，有吃苦耐勞、無私奉獻的精神。由于以上諸多因素，許多人都不愿意干這一行。但秘書工作又苦中有樂。因為秘書工作是鍛煉人的熔爐，是通向任何職業(yè)的階梯，是人生騰飛的翅膀。因此，要十分重視在秘書工作人員中加強愛崗敬業(yè)、無私奉獻的教育，使他們認識到自己所從事的工作的重要性，鼓勵他們把從事秘書工作當作自己人生中難得的學(xué)習(xí)機會、磨煉的機遇、寶貴的閱歷，充分發(fā)揮其主觀能動性，使他們勤奮積極，盡心盡責(zé)地搞好本職工作。

（二）創(chuàng)新精神。

秘書工作是辦公室最原始、最古老的工作，天長日久、日積月累，已形成了一套固定的工作模式和標準，一些工作帶有很強的習(xí)慣性、被動性和事務(wù)性。但秘書工作并非一潭死水，它又是一項常干常新的工作。新的形勢、新的任務(wù)、新的要求，迫切需要秘書工作有新的思維、新的舉措、新的業(yè)績。因此，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)思維，絕不能因循守舊。要加強學(xué)習(xí)和總結(jié)，認真研究和把握秘書工作的特點和規(guī)律，努力改變那種單純應(yīng)付的被動局面，實現(xiàn)“兩個轉(zhuǎn)變”，即轉(zhuǎn)變思想觀念、轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。

1.轉(zhuǎn)變思想觀念。一是由習(xí)慣性思維向適應(yīng)性思維轉(zhuǎn)變。即不能按部就班、墨守陳規(guī)、照本宣科，按老習(xí)慣、憑經(jīng)驗辦事，一味地沿襲過去。要不斷分析研究，適應(yīng)變化發(fā)展了的新形勢。二是由滯后思維向超前思維轉(zhuǎn)變。要加強學(xué)習(xí)，增強工作主動性，做到看在前、想在前、干在前，超前預(yù)測，主動出擊。想領(lǐng)導(dǎo)之所想、急領(lǐng)導(dǎo)之所急、辦領(lǐng)導(dǎo)之所需。

2.轉(zhuǎn)變服務(wù)方式。一是要由即期服務(wù)向超前服務(wù)轉(zhuǎn)變。不能只滿足于做好當前工作，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，應(yīng)深謀遠慮，超前預(yù)測、超前服務(wù)。實現(xiàn)“領(lǐng)導(dǎo)未謀有所思、領(lǐng)導(dǎo)未問有所知、領(lǐng)導(dǎo)未示有所為”。二是由被動服務(wù)向主動服務(wù)轉(zhuǎn)變。即在工作中不能被動地坐等領(lǐng)導(dǎo)的指示和要求，習(xí)慣于圍著領(lǐng)導(dǎo)的指揮棒轉(zhuǎn)。要努力扭轉(zhuǎn)這種被動局面，積極主動為領(lǐng)導(dǎo)、為部門和單位的各項工作順利推進提供服務(wù)，提前做好工作。變等事干為找事干，變要我干為我要干。

三、發(fā)揚三種作風(fēng)

秘書工作始終要堅持辦文講規(guī)范、辦會講質(zhì)量、辦事講效率，同樣也必須大力發(fā)揚三種作風(fēng)：即“精”、“快”、“細”的工作作風(fēng)。

（一）“精”

所謂“精”就是指秘書工作應(yīng)始終堅持精品意識。

1.加強學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)要精通。每個崗位都要高標準，嚴要求，克服“過得去”“差不多”這種小進則滿、自我陶醉的思想，杜絕固步自封、夜郎自大現(xiàn)象。要勤學(xué)苦練，刻苦鉆研，力爭成為本行業(yè)、本崗位的行家里手。

2.辦文精確快捷。熟悉上情，吃透下情。收文后，及時登記，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工，準確提出分送范圍，發(fā)揮參謀助手作用，實事求是地提出切實可行的擬辦意見，及時轉(zhuǎn)辦，加強催、督辦。

3.核文精雕細琢。嚴把“五關(guān)”：政策關(guān)、法律關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)、體例關(guān)。反復(fù)推敲，字斟句酌，仔細核對，做到政策上不出偏差，文字上不出紕漏，格式上不出洋相，堅持出精品。

4.辦會精益求精。從擬發(fā)會議通知、打印裝訂、分送會議材料到會場布置，每一個環(huán)節(jié)都要一絲不茍，精心安排，細致周密，精益求精。

5.辦事精明能干。要積極轉(zhuǎn)變思想觀念和服務(wù)方式，進一步增強工作的主動性、預(yù)見性和超前性，準確把握領(lǐng)導(dǎo)思維和意圖，開動腦筋，積極主動地服好務(wù)。同時要加強與上上下下、對內(nèi)對外的聯(lián)系，強化綜合協(xié)調(diào)，妥善處理關(guān)系，優(yōu)質(zhì)高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。

（二）“快”

“快”就是要加快工作節(jié)奏，高效運轉(zhuǎn)，提高工作效率。

辦文要加快。辦文流程要科學(xué)規(guī)范、運轉(zhuǎn)高效，實行平件急辦、急件快辦、特件特辦，限時辦結(jié)。

辦事要勤快。承辦事務(wù)性工作要勤動腦、勤動手、勤動口、勤動腿，盡快辦結(jié)，及時反饋。

（三）“細”

秘書工作無小事，必須要嚴謹細致，實行精細化管理，不能有絲毫馬虎。辦文要細心，核文要細致，辦會要細密。

1.辦文要細心。收文要細心清點，詳細登記；轉(zhuǎn)辦急件時，還要仔細登記具體收到和辦結(jié)時間，履行簽收手續(xù)，保管好登記本，以作備查。

2.核文要細致。校核文稿時，要仔細核對，摸清背景。是上級已發(fā)同類文件，還是黨委、行政決定下發(fā)的。如涉及機構(gòu)、編制、經(jīng)費、表彰問題的，相關(guān)職能部門是否協(xié)商一致。

3.辦會要細密。細節(jié)決定成敗，因此從擬發(fā)會議通知、準備會議材料、會場布置、音響調(diào)試、會議食宿安排等每一個環(huán)節(jié)都要細致周密，加強銜接，密切協(xié)作，不允許有任何疏漏和差錯。每次會議都要做到會前準備充分，會中服務(wù)周到，會后總結(jié)全面，不斷提高辦會水平。

總之，辦公室秘書工作要追求“快”，辦求“精”，務(wù)求“細”。同時，還應(yīng)堅持“嚴”字當頭，狠抓內(nèi)部管理，著力加強制度建設(shè)、隊伍建設(shè)、業(yè)務(wù)建設(shè)、組織建設(shè)和作風(fēng)建設(shè)，做到制度嚴格、紀律嚴明、作風(fēng)嚴謹，努力培養(yǎng)和造就一批政治強、業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、成績佳的辦公室秘書工作隊伍。

責(zé)任編輯：劉國春

book=36,ebook=192

C93

A

10.3969/j.issn.1009-6922.2010.05.10

1009-6922（2010）05-36-02

2010-11-11

朱建梅（1976-），女，四川峨眉山人，現(xiàn)就職于樂山電業(yè)局。主要研究方向：辦公室文秘工作。