賈敏從

現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展使得檔案信息化建設(shè)提上了日程，給高校檔案工作帶來了新的契機，高校檔案信息化建設(shè)成為一個新的研究課題，這也是順應(yīng)潮流、適應(yīng)時代發(fā)展的新舉措、新要求。高校檔案工作必須與時俱進，以實現(xiàn)檔案信息資源的共享，首先我們要充分認識到高校檔案信息化建設(shè)的必要性。

一、 高校檔案信息化建設(shè)的必要性

1、形勢發(fā)展的需求

傳統(tǒng)型的檔案是建立在手工管理的基礎(chǔ)上，其檔案信息服務(wù)也是以手工服務(wù)為主要手段，這種管理方式及檢索利用水平，使得絕大部分電子檔案無法采集、收集和提供利用，甚至絕大部分電子檔案已經(jīng)被清洗、丟失，這種傳統(tǒng)的檔案管理模式嚴重滯后于人們對檔案信息的現(xiàn)實需求，為此，高校檔案工作必須走信息化建設(shè)道路。2000年12月，國家檔案局、中央檔案館印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計劃》，把“加快檔案信息化建設(shè)”列入其中，高校檔案信息化建設(shè)已經(jīng)擺在了十分突出的位置。隨著我國教育和科研網(wǎng)的建立，使得高校過去形成檔案的文件、通知、規(guī)章制定等主要材料，現(xiàn)在都是用電子文件的形式進行網(wǎng)上發(fā)布，高校檔案工作只有適應(yīng)這樣的發(fā)展趨勢，才能做到與時俱進、同步發(fā)展，才能適應(yīng)經(jīng)濟社會科技發(fā)展的需要。

2、提高檔案管理工作的質(zhì)量和水平的需要

其一，高校檔案館自從實行信息化建設(shè)后，大部分都購置了電子文件歸檔專用服務(wù)器、館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化高速掃描儀、數(shù)據(jù)庫備份電子光盤庫、雙網(wǎng)卡工作站等設(shè)備，為電子檔案的接收、歸檔和管理奠定了一定的物質(zhì)基礎(chǔ)?，F(xiàn)階段，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和以電子文件為代表的新形式檔案同時并存。然而，傳統(tǒng)型檔案以手工管理為主，按檔案管理規(guī)范的要求，通過人的實際工作對檔案進行管理，這種管理會因人的水平、能力、責任心等諸多因素使檔案管理工作質(zhì)量和水平產(chǎn)生很大差異；以電子文件為代表的新形式的檔案，這種管理是以計算機為工具，按檔案管理規(guī)范的要求編制成計算機管理程序來實施管理，無論任何人進行操作和管理，其差異都很小，檔案管理質(zhì)量上產(chǎn)生的問題也會相應(yīng)減少，因此，高校檔案信息化建設(shè)的結(jié)果，其檔案管理工作的質(zhì)量和水平是傳統(tǒng)的管理方法無法比擬的。其二，在積極推行檔案信息化建設(shè)的同時，也迫使水平和能力稍差的工作人員努力提高業(yè)務(wù)水平。各高校通過對專兼職檔案工作人員進行檔案信息化相關(guān)業(yè)務(wù)的培訓(xùn)，使其更快更好地適應(yīng)檔案信息化環(huán)境下的工作要求，從而提高整個檔案管理工作的質(zhì)量和水平。

二、高校檔案信息化建設(shè)研究的主要內(nèi)容

2002年《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》（檔發(fā)［2002］8號）（以下簡稱《綱要》）文件的出臺，標志著檔案信息化建設(shè)的步伐越來越快，目前檔案信息化建設(shè)就是基本按照《綱要》的要求進行的，作者就《綱要》內(nèi)容中幾個方面進行了思考。

1、高校檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和軟件的開發(fā)

檔案信息化建設(shè)已經(jīng)在我國檔案界正式啟動，隨著數(shù)字化校園項目的實施，與信息化社會同步發(fā)展的信息校園所形成的大量電子文檔的保管、利用也對高校檔案館提出了信息化建設(shè)的要求。因此，傳統(tǒng)的手工管理模式勢必要被綜合應(yīng)用計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的電子化辦公模式逐步取代，檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)取得顯著成績，信息化程度逐步提高，各地各部門檔案管理工作正在發(fā)生深刻變化，檔案信息資源正處于大力開發(fā)利用之中。近些年，全國高校檔案部門計算機和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器等基礎(chǔ)設(shè)施配置作為信息化建設(shè)一項全新的工作，也為高校檔案信息管理軟件系統(tǒng)的開發(fā)與利用提供了前提。目前，高校檔案信息管理軟件開發(fā)的當務(wù)之急是盡快制定出全國統(tǒng)一的軟件發(fā)展規(guī)劃和行業(yè)標準，使高校的檔案管理軟件及其系統(tǒng)按照統(tǒng)一標準執(zhí)行。此檔案管理軟件不僅應(yīng)在管理檔案業(yè)務(wù)方面要有較強的通用性，以適應(yīng)不同類型的檔案管理，而且還應(yīng)對不同應(yīng)用人員素質(zhì)和應(yīng)用水平同樣要有較強的適應(yīng)性。軟件的設(shè)計要考慮到用戶管理檔案的多變性和不確定性，增強軟件的容錯能力和提示引導(dǎo)能力，考慮到用戶素質(zhì)的高低，盡可能適應(yīng)用戶的要求，使其按各自所需做必要的改進，增強軟件的易維護性、可靠性和安全性。

2、 搞好高校檔案信息資源的開發(fā)利用

隨著高校檔案信息化的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了豐富的信息資源，不同部門都有自己的信息系統(tǒng)和網(wǎng)站，每年將產(chǎn)生大量的數(shù)字化文檔，這些數(shù)據(jù)涉及到數(shù)學(xué)、科研、行政、財務(wù)、后勤等，是非常珍貴的資源，并且這些信息不存在紙質(zhì)版本，所以應(yīng)該要求各部門每次進行網(wǎng)站更新時，應(yīng)將舊網(wǎng)站進行歸檔或有選擇的采集網(wǎng)站信息。在當今信息化時代，高校檔案的開發(fā)利用才是檔案工作的根本。如果檔案工作仍停留在收集、整理、保管及被動提供利用的水平上，是適應(yīng)不了形勢發(fā)展需要的，因此，在開發(fā)利用檔案信息資源方面，高校檔案工作者要充分利用高校檔案管理的豐富性、教育性、綜合性等優(yōu)勢，主動地、創(chuàng)造性地為學(xué)校的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)，真正體現(xiàn)出檔案的價值所在。

3、 高校檔案信息化人才隊伍建設(shè)

檔案工作者是檔案管理的主體，是否具備極強的業(yè)務(wù)素質(zhì)和相關(guān)能力是搞好檔案管理工作的關(guān)鍵。信息社會把高校檔案信息化建設(shè)推進了一個新的發(fā)展時期，這就迫切需要一大批既懂計算機技術(shù)又精通檔案業(yè)務(wù)的高層次檔案管理人員，為此，各高校加快培養(yǎng)和造就一支高素質(zhì)的人才隊伍已勢在必行。通過加強對在職檔案工作者的繼續(xù)教育和培訓(xùn)，更新其知識結(jié)構(gòu)，提高其業(yè)務(wù)水平，使他們盡快掌握檔案管理知識，深入系統(tǒng)地學(xué)習計算機操作、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等基本技能，逐步加強檔案的規(guī)范化管理，使之盡快適應(yīng)高校檔案信息化進程。

4、 加強檔案信息的安全管理

（1）提高檔案管理者的安全防范意識。首先，高校檔案管理者要認識到檔案信息是對高校多年來建設(shè)過程的一個歷史記載，要確保檔案的完好無損，對涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為采取堅決制止或打擊；其次，檔案管理者要嚴格規(guī)范個人行為，不從網(wǎng)上下載軟件、電影、音樂和使用聊天軟件以及訪問不健康網(wǎng)站等，以免給檔案信息安全帶來隱患；最后，檔案管理者要加強設(shè)備維護知識的學(xué)習，及時對日常使用的殺毒軟件、防火墻進行更新和維護，最大限度地避免惡意病毒的攻擊。

（2）做好檔案信息數(shù)據(jù)系統(tǒng)的安全措施。從具體的技術(shù)角度，肖金生、李成耀等在《檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)研究》一文中提出了病毒感染，操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件的漏洞，來自檔案館局域網(wǎng)外部的攻擊等問題。針對目前檔案信息安全問題，劉建平在《檔案信息化安全防范體系建設(shè)思路》中提出，構(gòu)建各類安全防護體系。主要包括網(wǎng)絡(luò)安全防范體系建設(shè)，數(shù)據(jù)安全防范體系建設(shè)，計算機系統(tǒng)安全防范體系建設(shè)，病毒防護體系建設(shè)以及安全防范管理制度建設(shè)等。同時在建設(shè)這些體系的過程中還要做好系統(tǒng)的安全評估工作，以便從總體上把握目前自身的信息化程度和水平，從而為下一步發(fā)展打好基礎(chǔ)。

三、高校檔案信息化建設(shè)的趨勢

高校檔案信息化建設(shè)是全國高校檔案館共同的工作，它的建設(shè)不僅對全國高校檔案館今后的發(fā)展起積極的推動作用，對高校的各項工作也會產(chǎn)生積極的影響和作用。因此，應(yīng)把高校檔案信息化建設(shè)與發(fā)展納入高校信息化建設(shè)的重要組成部分，切實做好相關(guān)工作，加以建設(shè)和發(fā)展，適應(yīng)經(jīng)濟社會發(fā)展的需要。高校檔案信息化建設(shè)經(jīng)過多年的努力已經(jīng)初見成效，高校檔案管理部門從封閉走向開放，從檔案的保管和利用職能向信息采集、整理、編目、檢索、利用等服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，逐漸實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，它將會成為各高校師生查閱信息最全、最新、最方便的場所。有些學(xué)者是這樣看待其發(fā)展態(tài)勢的，認為伴隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案部門將會逐步趨向于數(shù)字檔案館的建設(shè)，未來的數(shù)字檔案信息將會形成一個巨大的信息空間，檔案信息在網(wǎng)絡(luò)上被傳輸、檢索和利用。各高校檔案館不再是單一保存檔案實體的機構(gòu)，而是面向社會提供利用的開放的檔案信息中心或信息系統(tǒng)?！?/p>