項(xiàng)桂芳 柳較乾

[摘 要] 圖書館文獻(xiàn)管理與服務(wù)是一對矛盾關(guān)系,也是事物的辯證統(tǒng)一。本文就集中管理與分散管理、分類排架與字順等排架、復(fù)本與品種、面對大眾化的信息服務(wù)與個(gè)性化需求的信息服務(wù)進(jìn)行重新認(rèn)識和思考,探討其辯證關(guān)系,提出了看法。

[關(guān)鍵詞] 高職院校圖書館;信息管理;信息服務(wù);辯證關(guān)系

[中圖分類號] G251[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A[文章編號] 1008-4738(2009)06-0086-03

[收稿日期] 2009-10-20

[作者簡介] 項(xiàng)桂芳(1963-),女,十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院經(jīng)濟(jì)貿(mào)易系,館員; 柳較乾(1954-),男, 十堰職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館館長,研究館員。

高職院校圖書館文獻(xiàn)管理與服務(wù)過程中,存在著諸多矛盾,在實(shí)際管理過程中,如何認(rèn)識和處理好這些矛盾,是圖書館經(jīng)常面對的問題,文章就此進(jìn)行探討。

一、文獻(xiàn)管理——集中管理與分散管理矛盾

在高職院校的合并、重組和擴(kuò)招中,高職院校圖書館資源與服務(wù)需求矛盾相對突出,在對高職院校辦學(xué)水平評估中,生均文獻(xiàn)擁有量比以前也大有減少,減少比例達(dá)50%。當(dāng)然,由于數(shù)字文獻(xiàn)的大量涌現(xiàn),以及人們獲取信息手段和信息傳播渠道的多樣化,學(xué)生在校學(xué)習(xí)閱讀也呈多樣化趨勢,相對減少紙質(zhì)文獻(xiàn)也是合理的。但由于圖書館的特有功能,圖書館資源集中管理與分散管理的矛盾還十分突出,特別是占地上千畝以上的院校,各系比較分散,學(xué)生到圖書館借閱有時(shí)需要半個(gè)多小時(shí),因此,如何方便學(xué)生借閱值得分析。

對圖書館來說,集中管理猶如大型圖書超市,有利于提高工作效率和規(guī)范化管理,同時(shí)也方便讀者利用。如果設(shè)立若干個(gè)分館,看起來方便了讀者,也給讀者利用帶來不便,所謂不便,是指讀者所需的文獻(xiàn),一個(gè)分館無收藏,就需要到總館或其他幾個(gè)分館分頭查尋。解決這個(gè)矛盾,一是建立總書目數(shù)據(jù)庫,利用檢索系統(tǒng)。對一個(gè)大學(xué)圖書館來說,無論是合并院校還是校舍分散的院校,一般都建立有總書目數(shù)據(jù)庫,問題是讀者要善于通過書目數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索;二是完善咨詢服務(wù)與網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系,讓讀者來有所獲;三是整合館藏紙質(zhì)書目與電子圖書書目,使館藏兩種類型文獻(xiàn)形成互補(bǔ),提高電子圖書的利用率;四是建設(shè)文獻(xiàn)調(diào)劑制度,但由于圖書館人力有限,即使建立有調(diào)劑制度,也不能及時(shí)調(diào)劑分館所需。

在管理體系方面,目前大部分高職院校,都設(shè)立有系資料室,作為同類資源,也存在集中管理與分散管理的矛盾。如何處理這些矛盾,要根據(jù)具體情況來處理,不能采取統(tǒng)一模式。一般來說,高職院校不宜設(shè)立系資料室,這樣不利于文獻(xiàn)管理與服務(wù),一是系資料室無專人管理,文獻(xiàn)管理不規(guī)范;二是開放時(shí)間不正常,形成學(xué)生上課時(shí)間開放,下課關(guān)門;三是系里自己購書容易造成重復(fù)浪費(fèi);四是文獻(xiàn)資源不能共享。當(dāng)然分散管理也有其有利的一面,可以提高專業(yè)文獻(xiàn)的利用率。如果是分散管理和服務(wù),應(yīng)做到統(tǒng)一采集、統(tǒng)一加工、統(tǒng)一報(bào)導(dǎo)和統(tǒng)一書目數(shù)據(jù),使檢索集中化。避免分散采集中的資源重復(fù)與資源匱乏的矛盾,避免文獻(xiàn)目標(biāo)不一致等。

二、文獻(xiàn)組織——分類排架與字順等多種方式排架的矛盾

分類排架是按照文獻(xiàn)所屬學(xué)科類別組織與排列文獻(xiàn),具有觸類旁通的作用,便于開架借閱和讀者在書庫查找,是大多數(shù)圖書館采取的文獻(xiàn)排列方式。字順排架是按書名字順方式排列,有字順主題組織的,有拼音字母組織的,有筆畫順序組織排列的等等。字順排架雖然具有多方面的優(yōu)點(diǎn),但在開架借閱情況下,這類排列方式不符合讀者的檢索習(xí)慣。讀者如果查同一類型的文獻(xiàn),需要分別按不同的字順進(jìn)行查找,這與分類排架是矛盾的,故這種排架方式圖書館很少采用。但這種排架可能更適合閉架借閱與管理,也可能適合其他類型文獻(xiàn)管理,如專利文獻(xiàn)、標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)等。

分類排架或字順排架是矛盾的統(tǒng)一,主題和分類屬不同的檢索語言,分類語言雖有諸多優(yōu)點(diǎn),但也有其自身難以克服的缺點(diǎn),如集中與分散的矛盾,從而產(chǎn)生了分類主題一體化的研究,并產(chǎn)生分類主題詞表大型研究成果。

固定排架是按館藏號或年代下按館藏號組織排架,這種排架方式是在紙質(zhì)文獻(xiàn)大量增長的情況下,閉架借閱采取的排架方式。其優(yōu)點(diǎn)是密集排架,節(jié)省書庫空間,讀者必須通過目錄才能知道某書的索取號。這是上世紀(jì)70年代前許多大型圖書館采取的一種排架方式,如有的省館對外文圖書采取這種方式,目前仍有館延用這種方式。但這種方式不利于開架借閱,主要缺點(diǎn)是不能觸類旁通。必須通過目錄查找。但在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,利用書目數(shù)據(jù)庫檢索也十分方便,不像傳統(tǒng)手工檢索,且書目數(shù)據(jù)庫檢索途徑多樣,分類、主題、書名、作者、出版社、ISBN號等,只是這種排架方式不利于開架借閱,不利于圖書推薦,不方便讀者在書庫直接查找。

三、文獻(xiàn)收藏——復(fù)本量與品種量的矛盾

高職院校是改革開放后發(fā)展起來的,大多數(shù)高職院校由過去中專合并而成,圖書館文獻(xiàn)收藏量少,資料陳舊,利用率低。1998年起,高職院校進(jìn)入一個(gè)新的發(fā)展時(shí)期,無論是學(xué)校數(shù)量還是年招生數(shù)量都超過本科院校,在校生規(guī)模成為高等教育的半壁江山。但從圖書館的經(jīng)費(fèi)投入上看,高職院校與本科院校圖書館相差較大。這不僅與高職辦學(xué)經(jīng)費(fèi)和辦學(xué)歷史有關(guān),更重要的是兩類高校在培養(yǎng)人才方面區(qū)別較大。因此高職院校圖書館要根據(jù)本校的學(xué)生規(guī)模、培養(yǎng)目標(biāo)和知識水平與層次結(jié)構(gòu)制定自己的采購原則和復(fù)本量,不應(yīng)采取一刀切的辦法,即不管何種圖書,不考慮使用對象,統(tǒng)一復(fù)本量的辦法。

復(fù)本與品種量的矛盾是辯證的統(tǒng)一。滿足復(fù)本量,品種自然減少,教師科研和廣大學(xué)生的廣泛需求就難以滿足。需求矛盾突出。滿足品種量,服務(wù)主體(學(xué)生讀者)所需的圖書收藏的復(fù)本自然減少,一些熱門圖書一個(gè)時(shí)間就會增加拒借率,讀者意見也會增多。解決復(fù)本與品種矛盾的根本辦法是增加經(jīng)費(fèi)投入,加大紙質(zhì)文獻(xiàn)采購經(jīng)費(fèi)。

正確制定本館不同學(xué)科文獻(xiàn)采購的復(fù)本量,以及不同價(jià)位紙質(zhì)文獻(xiàn)的復(fù)本量,總的原則是紙質(zhì)文獻(xiàn)的種多冊少,紙質(zhì)圖書與數(shù)字圖書互為補(bǔ)充,相得益彰。在考慮兩種文獻(xiàn)互補(bǔ)的前提下,利用有限的經(jīng)費(fèi),采取招標(biāo)方式,以更低價(jià)位,采集更多更適合讀者需要的紙質(zhì)文獻(xiàn),并購買圖書數(shù)據(jù)庫,是解決復(fù)本與品種的關(guān)鍵。具體應(yīng)考慮以下因素:本校重點(diǎn)專業(yè),如國家示范性專業(yè)、省級重點(diǎn)專業(yè)、本院支撐專業(yè);專業(yè)用書與非專業(yè)用書(拓展知識面的用書);專業(yè)教育用書與素質(zhì)教育用書。

具體做法是保證重點(diǎn)專業(yè),因?yàn)橹攸c(diǎn)專業(yè)是學(xué)院發(fā)展的支柱專業(yè),重點(diǎn)專業(yè)宜保證品種,在此前提下,考慮專業(yè)用書,專業(yè)用書應(yīng)有復(fù)本,然后是非專業(yè)用書,非專業(yè)用書對理論較深不適應(yīng)學(xué)生閱讀而教師需要的圖書只考慮品種,廣大學(xué)生素質(zhì)修養(yǎng)方面需要的熱門書應(yīng)有相應(yīng)的復(fù)本率。高職院校圖書館的復(fù)本量控制在以1-5本為宜,不宜過多。

四、信息服務(wù)——大眾化與個(gè)性化的矛盾

在信息服務(wù)方面,大眾化需求與個(gè)性化需求的矛盾可以歸納為普遍性與特殊性的矛盾,一般讀者與重點(diǎn)讀者的矛盾。對大眾讀者普遍需求的信息服務(wù),應(yīng)予以盡量滿足,如延長開放時(shí)間,實(shí)行開架借閱,開展咨詢服務(wù)、新書報(bào)導(dǎo),開展讀者使用圖書館的培訓(xùn)和數(shù)據(jù)庫培訓(xùn)等。組織讀者開展讀書活動(dòng)、演講比賽,激發(fā)廣大學(xué)生讀者的學(xué)習(xí)熱情等。對讀者的個(gè)性需求和對重點(diǎn)讀者的服務(wù),要采取多樣化服務(wù)方式。如建立聯(lián)絡(luò)員制度,深入到讀者中開展咨詢和培訓(xùn),開展短信、電話服務(wù)等,滿足重點(diǎn)讀者一些特殊需求。對于重點(diǎn)讀者所需文獻(xiàn),館里沒收藏,應(yīng)及時(shí)選購,或利用館藏電子文獻(xiàn)以及共享資源和從網(wǎng)上查找,滿足其需求。一般情況下大眾化服務(wù)側(cè)重廣度,個(gè)性化服務(wù)側(cè)重深度。如圍繞學(xué)院或省級以上的教學(xué)與科研項(xiàng)目開展的課題查新、跟蹤服務(wù)等側(cè)重廣度;圍繞學(xué)院一些特定任務(wù)開展的定題服務(wù),如示范專業(yè)建設(shè)等側(cè)重深度。

大眾化服務(wù)與個(gè)性化服務(wù)是矛盾的統(tǒng)一,面向廣大學(xué)生讀者的服務(wù)和面向教師讀者的服務(wù)是廣度與深度的關(guān)系。面向?qū)W生讀者要拓展服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)形式,重在為學(xué)生創(chuàng)建良好的讀書學(xué)習(xí)環(huán)境,通過多種形式,引導(dǎo)、激發(fā)學(xué)生學(xué)習(xí)興趣;面向教師讀者的服務(wù)重點(diǎn)應(yīng)在深度上下工夫,多開展一些個(gè)性化的服務(wù),滿足他們特定的信息需求。所謂個(gè)性化服務(wù)就是圍繞讀者個(gè)體的需要進(jìn)行服務(wù),與大眾化服務(wù)不同的是,一是服務(wù)的內(nèi)容體現(xiàn)個(gè)性化需求,其內(nèi)容并非大多數(shù)讀者所需;二是服務(wù)的對象文化知識層次較高;三是所需文獻(xiàn)較專,服務(wù)內(nèi)容對口,多為研究性的學(xué)術(shù)資料。因此如何正確處理這對矛盾,使服務(wù)過程達(dá)到和諧與統(tǒng)一,關(guān)鍵是處理好服務(wù)廣度與深度的關(guān)系。在做好常規(guī)服務(wù)的同時(shí),一方面不斷開拓服務(wù)領(lǐng)域,擴(kuò)展服務(wù)市場,另一方面是圍繞讀者的個(gè)性需要,多開展一些深層次服務(wù)的工作,其重點(diǎn)側(cè)重于教師讀者。

做好信息服務(wù)廣度與深度的工作是高職院校圖書館性質(zhì)的需要,高職院校圖書館具有學(xué)術(shù)性與服務(wù)性的雙重性質(zhì),服務(wù)性是高職院校圖書館的性質(zhì)的體現(xiàn),是面向廣大讀者開展的常規(guī)性的信息服務(wù)與創(chuàng)新性的信息服務(wù);學(xué)術(shù)性是高職院校圖書館性質(zhì)的深層體現(xiàn),是圖書館在信息服務(wù)過程中圍繞個(gè)體需要,主動(dòng)開展的創(chuàng)新性的服務(wù)項(xiàng)目,學(xué)術(shù)性與服務(wù)性相輔相成,服務(wù)性要求有學(xué)術(shù)性,學(xué)術(shù)性又促進(jìn)服務(wù)性[1]。

[參考文獻(xiàn)]

[1] 俞元士,柳較乾. 高校圖書館學(xué)術(shù)性與服務(wù)性淺析[J]. 情報(bào)探索,2007(9):21-22.

On Contradictory Relations between Technical Institute Library Document Management and Service

XIANG Gui-fang1, LIU Jiao-Qian2

(1.Dept.ofTrade and Economics , Shiyan Technical Institute; 2. Shiyan Technical Institute Library, Shiyan 442000, China)

Abstract:The relations between library document management and service is a contradictory and dialectical unity. This article discusses from a new and dialectical perspective the centralized management and classification of decentralized management, classified and alphabetical shelf arrangement, copies and varieties, mass and individualized information service.

Key words: technical institute library; information management; information service; dialectics