劉 洪

摘要當前高等職業(yè)教育正蓬勃發(fā)展,但總體上多數(shù)高職院校檔案工作卻遠滯后于高職教育的發(fā)展,存在一些亟待解決的問題。筆者針對高職院校檔案管理工作中存在的問題進行分析,并就如何加強和改進高職院校的檔案工作提出幾條措施,以期同行斧正。

關鍵詞高職院校 檔案工作 問題 措施

中圖分類號:G647文獻標識碼:A

高職院校檔案是高職院校建設和發(fā)展的真實記載和重要財富,也是高職院校各項管理工作的重要組成部分。實踐證明,檔案工作在總結(jié)教育工作經(jīng)驗、探索教育工作規(guī)律、科學管理學校、維護學校和師生員工的合法權(quán)益、編寫學校的發(fā)展歷程、展示學校的輝煌業(yè)績等方面,都發(fā)揮著不可估量的作用。然而與高等職業(yè)教育蓬勃發(fā)展的規(guī)模和速度相比,多數(shù)高職院校的檔案工作從總體上來看發(fā)展較慢,仍然滯后于高職教育發(fā)展的整體水平。因此,在新的歷史時期下,加強和改進高職院校的檔案工作是非常必要的。

1 目前高職院校檔案工作存在的問題

1.1檔案意識淡薄,自我宣傳不夠

一方面,如今在高職院校中仍有不少人對檔案工作缺乏認識,了解不夠。提起檔案,他們以為檔案工作就是文書檔案的簡單收集整理,是一件可有可無無足輕重的事,有些人甚至把重要的業(yè)務檔案據(jù)為己有,沒有把它看做是學校檔案管理的重要組成部分。另一方面,高職校檔案部門自身缺少主動宣傳,檔案管理人員只在庫房做一些日常的接收、分類、鑒定、歸檔、保管等常規(guī)性的工作, 很少深入到教學等相關部門宣傳檔案的重要性;或者即使做了一些宣傳, 卻因宣傳的內(nèi)容和方式過于單一,宣傳力度不夠,形式呆板,不能起到應有的效果。

1.2檔案管理機制不健全

多年來,高職院校檔案管理體制尚不完善, 缺乏切實可行的制度,管理水平處于應付式的經(jīng)驗管理,缺乏系統(tǒng)、完備的檔案標準化體系,部分內(nèi)容還沒有納入檔案規(guī)范化管理體制。如高職院校的檔案主要以學生學籍管理和教師教學業(yè)務檔案為主。由于教學工作周期較長,師生檔案形成時間也相應較長,涉及職能部門多,加之檔案材料的形成相對分散、歸檔沒有嚴格規(guī)范的程序,因而現(xiàn)在不少高職校是各部門自行管理,缺乏全校統(tǒng)一的協(xié)調(diào)合作,致使檔案材料難以齊備完整,很難全面反映教師、學生在校的真實面貌。

1.3檔案管理人員素質(zhì)不高

一名合格的檔案管理人員應具備較高的專業(yè)素質(zhì)。但目前高職院校檔案管理人員大多數(shù)都是半路出家,很少是學檔案管理專業(yè)的,不少檔案人員既缺乏專業(yè)知識的理論功底,又缺乏學術研究、史料研究的學術意識,同時欠缺計算機信息管理等基本技能。此外,高職校檔案工作日常同外界交流較少,工作人員沒有相互學習和提高的機會,很難增加自己的見識,因此,檔案管理自然是過去傳統(tǒng)體制管理的延續(xù),呆板、沒有活力,停滯不前,進而嚴重影響到高職院校檔案管理的質(zhì)量。

1.4檔案經(jīng)費投入不足,設施不完善

隨著高職教育的發(fā)展,檔案管理工作任務日益繁重,目前由于各高職院校在檔案管理方面資金投入較少,有的院校根本就沒有任何經(jīng)費投入,現(xiàn)有檔案館室的庫房簡陋,辦公條件差,庫房、辦公室、閱覽室也未實現(xiàn)三分開,沒有配備應有的現(xiàn)代化及檔案保護設備,這不僅影響到檔案的安全保管,也使得檔案管理缺乏外在壓力和內(nèi)在動力。

2 高職院校檔案工作應采取的措施

進入21世紀,高等職業(yè)教育面臨著新的機遇和挑戰(zhàn),這無疑對高職院校檔案管理工作提出了更高的要求。面對高職院校檔案工作中存在的問題,如何加強和改進高職院校的檔案工作,以更好地服務于高職院校和社會發(fā)展的需要?為此,筆者提出以下幾條措施。

2.1加大宣傳力度,提高檔案意識

高職院校檔案工作人員應認真學習《檔案法》,利用各種機會大力宣傳檔案工作,收集歸檔時要宣傳,提供利用時更要宣傳。檔案工作人員要抓住提供檔案利用這一關鍵環(huán)節(jié)加大宣傳力度,以提高和強化教職工的檔案意識和檔案法制觀念,使高職院校檔案的依法管理和保護成為廣大教職工和每位檔案工作人員的自覺行為。高職院校的檔案宣傳要根據(jù)本校工作重點、辦學特色,確定宣傳對象,拓展宣傳途徑,豐富宣傳內(nèi)容。如運用廣播、電視、網(wǎng)絡、報刊等現(xiàn)代化傳媒手段和開展專家講座、檔案類知識競賽等活動,讓更多的人了解檔案并參與到檔案管理工作中來,從而促進高職校教職工檔案意識的普遍提高。

2.2建立健全統(tǒng)一的檔案管理制度

高職院校應根據(jù)自身實際情況,按照“統(tǒng)一領導、分級管理”的原則,理順和健全高職院校檔案管理體制。如設立一個學校綜合檔案室,采取統(tǒng)一標準、分類編目、集中管理的辦法。學籍檔案、教務檔案、文書檔案、會計檔案分別由學生工作處、教務處、辦公室、財務處按要求立卷,由校檔案室把關,年終移交綜合檔案室進行統(tǒng)一管理。在集中統(tǒng)一管理各類檔案的同時,要加強對各部門檔案的監(jiān)督和指導,使檔案信息傳遞及時,管理不留空白,不斷提高學校檔案管理水平。只有建立和健全檔案管理機制,實行規(guī)范化的檔案管理,才能確保高職院校檔案管理工作的標準化。此外,還應建立和實施檔案管理激勵機制,年終考核時,嚴格檢查評定檔案工作人員的工作質(zhì)量,并作為考核的依據(jù),對于檔案工作做得比較好的人員,要給予物質(zhì)與精神獎勵,以調(diào)動他們的工作積極性;對于做得較差的人員,應進行批評處罰,以此提高學校檔案管理的質(zhì)量。

2.3提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

高職院校檔案工作人員的素質(zhì)直接關系到學校檔案管理工作水平的高低,質(zhì)量的優(yōu)劣。因此,這對高職院校檔案管理人員提出了更高的要求。首先,對高職院?，F(xiàn)有的檔案管理人員,應定期進行檔案專業(yè)指導和培訓,夯實專業(yè)基礎理論知識,不斷提高自身專業(yè)素質(zhì)。其次,在熟悉掌握檔案專業(yè)知識的同時,還應廣泛吸收相關學科知識,如檔案管理人員應能操作計算機,能借助互聯(lián)網(wǎng)查尋檔案信息,能借助字典查閱有關外文檔案資料,拓寬自己的知識面,不斷提高業(yè)務水平和工作能力,更好地為高職教育的發(fā)展服務。

2.4加大檔案管理的資金投入

各高職院校的領導要切實重視學校檔案的重要性,加大檔案管理的資金投入,增加必要的基礎設施,比如配備去濕機、冷凍殺蟲柜、空調(diào)、吸塵器、消防設施及縮微、圖文掃描儀等現(xiàn)代化設備,使學校檔案室不僅達到防火、防蛀、防盜、防潮等方面的要求,而且為檔案進行現(xiàn)代化管理奠定物質(zhì)基礎。

2.5加強檔案資源的開發(fā)和利用

高職院校檔案信息資源的開發(fā)利用,主要有兩方面:一方面是對學校檔案室現(xiàn)存的檔案資源(包括紙質(zhì)案卷、照片、光盤等)進行開發(fā)利用,如可利用校史檔案,建立自己的校史陳列室,以展示學校的輝煌業(yè)績和發(fā)展歷程,使學校對廣大師生產(chǎn)生更大的凝聚力,擴大學校在社會上的影響;另一方面是對網(wǎng)絡資源的開發(fā)利用,加快實現(xiàn)檔案計算機管理的步伐,利用計算機、或通過互聯(lián)網(wǎng)獲取外界有價值的教育檔案信息,充分挖掘各種教育檔案信息資源,實現(xiàn)高職校檔案信息資源共享,為高職教育事業(yè)發(fā)展提供更優(yōu)質(zhì)、更快捷的服務。

總之,高職院校檔案工作必須與時俱進,積極創(chuàng)新,為高職教育的發(fā)展提供更有效的服務和支撐,從而使高職院校的檔案管理工作逐步走向規(guī)范化、科學化。

參考文獻

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