摘要：目前在我國舉行的大型文化活動不斷增多，商業(yè)化運(yùn)作程度也在不斷加深，參與活動的人數(shù)和涉及的組織也在增加。如何開展大型文化活動，正確劃分管理階段，加強(qiáng)過程控制，對提高其服務(wù)質(zhì)量、管理水平和顧客的滿意度，有一定研究價值。
　　關(guān)鍵詞：大型文化活動；項(xiàng)目特征；階段；控制
　　
　　在我國，通過會議、展覽、節(jié)日和體育等大型活動帶動城市旅游和社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展日益流行，會展、節(jié)慶、體育競賽等事件活動也日益成為城市和地方政府發(fā)展戰(zhàn)略的重要部分。隨著2008年北京奧運(yùn)會和2010年上海世博會的成功舉辦和積極籌辦，我國對類似大型活動的認(rèn)識和研究亟待加強(qiáng)。研究大型文化活動的管理及其質(zhì)量控制，對于我國日益增加的類似大型文化活動的申辦、籌辦和舉辦具有借鑒意義。本文以大型文化活動項(xiàng)目的運(yùn)作進(jìn)行比較研究，分析同類文化活動的特點(diǎn)，從理論上探討大型文化活動正確劃分管理階段，加強(qiáng)過程控制，提高其服務(wù)質(zhì)量、管理水平和顧客的滿意度問題。
　　
　　一、大型文化活動項(xiàng)目特征
　　
　　根據(jù)國際上的研究，在人均GDP跨越1000美元時，精神消費(fèi)類支出開始大大上升。我國目前人均GDP在1000多美元，北京已接近3000美元，人們對文化、教育和娛樂的消費(fèi)需求開始逐漸增長，國外一些地區(qū)的文化產(chǎn)業(yè)已經(jīng)成為區(qū)域或城市的支柱產(chǎn)業(yè)。
　　在大型文化活動項(xiàng)目的運(yùn)作過程中，綜合性的大型活動越來越多，單純的慶典或者展覽減少，開展活動時要考慮諸多的因素，包括社會環(huán)境、法律法規(guī)、觀眾參與程度、收益狀況等?，F(xiàn)在政府也把大型文化活動作為其經(jīng)濟(jì)發(fā)展、國家建設(shè)、目的地營銷等戰(zhàn)略的一部分。有的城市以活動帶動旅游，形成了長期穩(wěn)定的城鎮(zhèn)發(fā)展模式。企業(yè)也逐漸從單純的平面媒體廣告轉(zhuǎn)向綜合性活動營銷，而從事大型文化活動的企業(yè)，包括國有、合資和外資公司，在文化事業(yè)向大型文化活動的轉(zhuǎn)變過程中，也逐漸與國際接軌，借鑒同外經(jīng)驗(yàn)，注重策劃和可行性研究，開始目標(biāo)市場的細(xì)分，招商融資工作的投入，加大了市場競爭能力。
　　現(xiàn)代大型文化活動項(xiàng)目也有可行性研究，策劃設(shè)計、實(shí)施舉辦等過程，同時具有與以往項(xiàng)目及其他行業(yè)顯著不同的特點(diǎn)：
　　（一）項(xiàng)目發(fā)起的復(fù)雜性與綜合性
　　一個文化項(xiàng)目的產(chǎn)生，從簡單的創(chuàng)意到立項(xiàng)審批，涉及到多方面知識，不但要在相應(yīng)的領(lǐng)域具有較高的藝術(shù)水準(zhǔn)，而且需要考慮到目標(biāo)受眾的需求、贊助企業(yè)的需求、國家的法規(guī)政策及導(dǎo)向，以及本企業(yè)的優(yōu)劣勢等。它不像建筑項(xiàng)目，需求明顯，較易識別，一個大型文化活動的項(xiàng)目目標(biāo)確定要經(jīng)過多個回合，需要詳盡的調(diào)研，利益相關(guān)方的目標(biāo)整合才可以明確。我國文化需求的增長在與日俱增，瞬息萬變，而又缺乏市場運(yùn)作經(jīng)驗(yàn)，相關(guān)數(shù)據(jù)和信息較匱乏，項(xiàng)目發(fā)起難度相應(yīng)增加。在市場化運(yùn)作時，需要考慮更多的市場因素，比起其他行業(yè)，對產(chǎn)品的獨(dú)特性要求更高。這就要求項(xiàng)目策劃和審批的決策者具有綜合的素質(zhì)。
　?。ǘ╉?xiàng)目策劃的藝術(shù)性和技術(shù)性
　　一般而言，大型文化活動項(xiàng)目的策劃從項(xiàng)目發(fā)起就開始了，在國外，一般藝術(shù)類項(xiàng)目的發(fā)起是策劃人負(fù)責(zé)制，同時負(fù)責(zé)項(xiàng)目的具體策劃。對于綜合性的大型文化活動，其策劃人員和項(xiàng)目的發(fā)起人可能不同，但一般要求項(xiàng)目發(fā)起人要具備一定的項(xiàng)目策劃能力。相對于交通項(xiàng)目其技術(shù)性多半包含在設(shè)計中，而文化項(xiàng)目的技術(shù)含量就體現(xiàn)在策劃中，發(fā)起人應(yīng)該懂得與策劃內(nèi)容相關(guān)的技術(shù)支持，比如現(xiàn)有的電子設(shè)備水平、運(yùn)輸技術(shù)等。在策劃項(xiàng)目的同時，還要考慮市場結(jié)合點(diǎn)，藝術(shù)和市場相結(jié)合
　?。ㄈ╉?xiàng)目實(shí)施結(jié)果的不可修改性和風(fēng)險性
　　—般大型文化活動項(xiàng)目已經(jīng)確定，日程確定之后，一旦舉辦或者開展，其結(jié)果就具有不可修改性。比如一個展覽、一臺演出，即使不是現(xiàn)場直播，可是對于直接現(xiàn)場的觀眾來說，其結(jié)果具有不可修改性。特別是有的大型活動不可能有預(yù)演，不像IT項(xiàng)目中軟件開發(fā)，可以一次次地模擬運(yùn)行檢驗(yàn)，所以其風(fēng)險性比較大，一個疏忽可能造成不可彌補(bǔ)的損失，所以其策劃和控制尤為重要，作為項(xiàng)目一次性的特征更為明顯。
　?。ㄋ模╉?xiàng)目舉辦具有嚴(yán)格的審批程序
　　大型文化活動項(xiàng)目都有嚴(yán)格的審批程序，不但其活動名稱、場所、渠道需要審批，甚至具體的內(nèi)容都要進(jìn)行有關(guān)的審核或備案，有的項(xiàng)目還需要交通、消防、公安、環(huán)衛(wèi)等部門的協(xié)助。在涉外項(xiàng)目中，其審批程序更為嚴(yán)格，所以在大型文化活動運(yùn)作過程中，審批是一項(xiàng)很重要的工作。
　　
　　二、大型文化活動運(yùn)作階段劃分與控制
　　
　?。ㄒ唬╉?xiàng)目發(fā)起階段
　　可以由策劃人員、市場人員發(fā)起，通常依據(jù)客戶的直接需求或者分析得到的間接需求發(fā)起項(xiàng)目，一般是比較有前景的項(xiàng)目設(shè)想，這項(xiàng)工作一般是由部門內(nèi)完成。
　?。ǘ┛尚行匝芯侩A段
　　在提出項(xiàng)目設(shè)想之后，就要進(jìn)行一定的調(diào)研和可行性研究，也是項(xiàng)目的初期策劃階段。在這個階段，要通過分析國內(nèi)外市場大環(huán)境、項(xiàng)目的藝術(shù)要求、擁有的資源平臺，初步明確項(xiàng)目戰(zhàn)略目標(biāo)，選定主要的客戶群，對項(xiàng)目的損益進(jìn)行概算或估算，主要進(jìn)行定性分析。
　?。ㄈ╉?xiàng)目策劃階段
　　通過可行性研究之后，形成項(xiàng)目建議書。此時可以申請公司立項(xiàng)，同時申請專有的項(xiàng)目啟動資金。如果獲得審批通過，就要進(jìn)行項(xiàng)目策劃，項(xiàng)目策劃不但要保證活動的文化藝術(shù)性，而且要在策劃方案中體現(xiàn)目標(biāo)市場營銷、項(xiàng)目贊助的基本亮點(diǎn)。使活動項(xiàng)目真正從市場中來，到市場中去，通盤考慮。
　　項(xiàng)目策劃的前期階段是項(xiàng)目孵化階段，包括需求分析，形成的階段性成果為項(xiàng)目建議書。項(xiàng)目策劃的工作程序有：
　　第一，研究市場需求，包括市場信息和客戶信息：捕捉收集國內(nèi)外同行、文化機(jī)構(gòu)信息；收集相關(guān)的傳媒、娛樂、歷史、藝術(shù)、考古、體育等專家或明星的信息；收集私人收藏家及個人文化經(jīng)營者的信息資料；跟蹤、收集政府有關(guān)大型文化活動的政策及相關(guān)的文化信息；關(guān)注國內(nèi)外文化市場動態(tài)，并收集有關(guān)藝術(shù)館經(jīng)營的信息資料。
　　第二，尋找并提出項(xiàng)目建議。分析信息和文化市場需求，提出有意義的文化項(xiàng)目策劃案；承接政府、主管上級，以及相關(guān)政府機(jī)構(gòu)、集團(tuán)、中心的提議、命令和委托的相關(guān)項(xiàng)目；承接合作單位或意向合作單位的文化項(xiàng)目提議。
　　第三，部門內(nèi)部立項(xiàng)，形成滾動小組。
　　第四，調(diào)研、咨詢、討論，完善項(xiàng)目策劃的思路。
　　第五，撰寫項(xiàng)目建議書，并提交完整的策劃文案作為項(xiàng)目建議書的附件。
　?。ㄋ模╉?xiàng)目規(guī)劃階段
　　即項(xiàng)目實(shí)施部門針對項(xiàng)目滾動，進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施規(guī)劃，比如組建項(xiàng)目團(tuán)隊，完成進(jìn)度、資源和質(zhì)量規(guī)劃，就如何保證實(shí)施策劃的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)劃，更多的傾向于管理與運(yùn)作知識。
　?。ㄎ澹╉?xiàng)目實(shí)施控制階段
　　即按照項(xiàng)目規(guī)劃，一步步地把項(xiàng)目策劃的內(nèi)容變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)。重要的是項(xiàng)目的推廣工作與實(shí)施操作，通過媒體或市場營銷，完成項(xiàng)目的門票、贊助和招商工作；必要時通過變更程序處理出現(xiàn)的問題。
　　項(xiàng)目實(shí)施的目標(biāo)：計劃、組織和控制項(xiàng)目的工作內(nèi)容、時間進(jìn)度、人力和財力。
　　第一，籌備階段。一是組織專家進(jìn)行討論、分析、測評、認(rèn)定；針對分析論證結(jié)果，對項(xiàng)目建議書作必要的修改；撰寫可行性分析報告。二是申報政府批文的撰寫，包括活動的背景、意義、時間、內(nèi)容、地點(diǎn)、組織方式、總體規(guī)模和風(fēng)格、經(jīng)費(fèi)預(yù)算及資金來源等內(nèi)容；隨時注意行文去向，追蹤政府批文，注意與主管領(lǐng)導(dǎo)溝通批文的進(jìn)展程度，爭取回復(fù)意見的時效性和獲準(zhǔn)幾率。三是立項(xiàng)決策是根據(jù)可行性論證中形成的專家、投資與財務(wù)及法律等方面的意見召開會議，對項(xiàng)目做出決策：投資決定、投資預(yù)算、合作方式、項(xiàng)目實(shí)施的組織結(jié)構(gòu)。四是組建項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)，指定項(xiàng)目小組成員和主管領(lǐng)導(dǎo)。五是理解項(xiàng)目定義，制定粗略工作計劃，項(xiàng)目經(jīng)理填寫“項(xiàng)目定義報告”除工作細(xì)分結(jié)構(gòu)之外的部分，報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
　　第二，實(shí)施階段（填寫項(xiàng)目定義報告）一是制定實(shí)施計劃是預(yù)測未來、確認(rèn)任務(wù)、估計可能碰到的問題，并提出完成任務(wù)和解決問題的有效方案、措施與手段，以及所必需的各種活動和工作成果的過程。項(xiàng)目經(jīng)理需要制定詳細(xì)的工作計劃，包括工作細(xì)分結(jié)構(gòu)表、項(xiàng)目時間進(jìn)程表、風(fēng)險評價表等，同時要制定變更管理的相關(guān)程序。二是項(xiàng)目經(jīng)理對項(xiàng)目計劃的完整性、合理性、可行性進(jìn)行核對，簽署計劃，讓項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目計劃上簽字，承擔(dān)責(zé)任。然后對全體項(xiàng)目人員做實(shí)施動員。三是項(xiàng)目小組共同開始實(shí)施項(xiàng)目的管理，項(xiàng)目經(jīng)理要注意人員與資源的計劃與協(xié)調(diào)，建立有效的溝通與管理渠道。四是依據(jù)項(xiàng)目計劃控制項(xiàng)目的實(shí)施，根據(jù)需要對項(xiàng)目計劃作適當(dāng)調(diào)整。對于正式展出或演出前的演練，特別是對重大活動或應(yīng)客戶要求進(jìn)行彩排演練，注意相關(guān)費(fèi)用是否在預(yù)算之列；搜集客戶、觀眾、主管領(lǐng)導(dǎo)提出的修改意見，對方案進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整，注意在對客戶或領(lǐng)導(dǎo)答復(fù)和承諾修改方案時，相關(guān)費(fèi)用和時間是否允許；得到客戶或領(lǐng)導(dǎo)對最終方案的書面確認(rèn)或會議口頭確認(rèn)。五是項(xiàng)目全面實(shí)施要注意現(xiàn)場維護(hù)的管理，比如正式展出、演出或開幕，現(xiàn)場的維護(hù)，發(fā)生風(fēng)險時按照風(fēng)險管理計劃處理。
　?。╉?xiàng)目收尾階段
　　這是很重要的一個階段，即項(xiàng)目按計劃實(shí)施完了直至所有善后工作的完成。它對于資源處理和經(jīng)驗(yàn)積累都具有非常重要的意義。收尾階段的工作包括項(xiàng)目收尾和交付品項(xiàng)目的交接，形成的階段性成果為項(xiàng)目總結(jié)報告、項(xiàng)目團(tuán)隊成員績效評估書、項(xiàng)目后評價報告。
　　項(xiàng)目驗(yàn)收，對完成的工作成果或項(xiàng)目活動結(jié)果重新審查；整理最終交付品；總結(jié)評價，并撰寫報告；整理相關(guān)文檔，并歸整管理；填寫項(xiàng)目團(tuán)隊成員的績效考評報告。
　　項(xiàng)目交接的工作內(nèi)容包括：提交最終交付品和進(jìn)行項(xiàng)目后評估，并撰寫報告。
　　
　　參考文獻(xiàn)：
　　邱菀華.大型文化活動項(xiàng)目動作流程特點(diǎn)及階段劃分[EB/OL].http://blog.mypm.