關(guān)鍵詞：試劑耗材管理；唯一條碼技術(shù)；流程優(yōu)化

中圖分類號：TP311 文獻標識碼：A

文章編號：1009-3044（2024）26-0115-03開放科學(xué)（資源服務(wù)）標識碼（OSID） ：

0 引言

醫(yī)院管理信息化是控制成本的重要手段之一，物資管理系統(tǒng)是醫(yī)院管理信息系統(tǒng)的重要組成部分。醫(yī)院的物資管理系統(tǒng)旨在是對所需各種物資進行計劃、采購、保管、供應(yīng)、維修等全流程的組織管理 [1-2]，實現(xiàn)物資管理的自動化，從而減輕工作量，提高工作效率[3-5]。醫(yī)院管理系統(tǒng)中物資種類繁雜，涉及物資專業(yè)性較強，管理系統(tǒng)設(shè)計時難以全面考慮各個使用單位的具體情況，部分醫(yī)院仍采用傳統(tǒng)手工記錄方式作為補充，管理效率低，錯誤率高，管理流程不透明，資源浪費[6-8]。試劑管理作為醫(yī)院物資管理的重要環(huán)節(jié)，具有極強的時效性，傳統(tǒng)手工記錄方式難以滿足其管理需求，容易導(dǎo)致庫存不準確、請購不及時等問題，因此，設(shè)計合理的試劑管理模塊并與現(xiàn)有物資管理系統(tǒng)進行對接具有重要意義。

1 唯一條碼的設(shè)計及解析

唯一條碼將耗材的多個信息集成設(shè)計在一個條碼，采用一物一碼的原則，將耗材的多個信息集成設(shè)計在一個條碼中，根據(jù)此條碼可以得到多種信息。例如：溫度保存分區(qū)、入庫時間、一次到貨數(shù)量、有效期、在請購系統(tǒng)中物資編碼、中文名稱等。條碼結(jié)構(gòu)如圖1所示。表1列出了對唯一條碼的解析結(jié)果。對條碼區(qū)域解析如下（按照紅色數(shù)字順序進行說明）：

① 條碼號：由一組規(guī)則排列的黑色豎條和白色空條組成，可以使用日常掃碼槍進行識別。

② 貨位號：由三部分組成，例如“#4-臨-5”表示該試劑存放于常溫區(qū)域（#4） 的臨檢試劑庫第 5層。

③ 入庫時間。

④ 有效期。

⑤ 入庫信息：由兩部分組成，例如“30-4”表示該試劑為當(dāng)批入庫30盒試劑中的第四條試劑。

⑥ 唯一檢索碼。

⑦ 俗稱。

2 基于唯一條碼的流程優(yōu)化設(shè)計

本系統(tǒng)流程設(shè)計如圖2所示。系統(tǒng)在自動掃描唯一條碼的基礎(chǔ)上，從請購、出庫、請領(lǐng)、啟用、盤點等7 個流程進行優(yōu)化。

（1） 科室請購模塊：科室請購模塊根據(jù)各專業(yè)組使用時停用閉瓶的量，自動計算請購數(shù)量。生成的請購單會提示采購人員關(guān)注庫存為零、但所需備貨天數(shù)中未啟用消耗的試劑品種。審核通過后，進入回貨管理模塊中實時監(jiān)控回貨情況，包括品種的訂購數(shù)量、回貨數(shù)量、欠貨數(shù)量、配送供應(yīng)商信息，并可通過篩選統(tǒng)計供應(yīng)商訂貨種類、欠貨種類、計算到貨率。要求配送供應(yīng)商7天種類到貨率達到100%，并定期開展外部機構(gòu)從外部機構(gòu)質(zhì)量保證、送貨驗收、服務(wù)等方面進行評價并反饋。

（2） 試劑庫出庫轉(zhuǎn)移模塊：我院采取送貨人員、醫(yī)院收貨員及倉庫管理員三方驗收入庫制度。配送的貨品先通過科室試劑庫系統(tǒng)調(diào)取醫(yī)院入庫來源單據(jù)號，轉(zhuǎn)移入科室試劑系統(tǒng)，并為每件試劑耗材賦予唯一條碼。在入庫時，根據(jù)醫(yī)用耗材的使用習(xí)慣，預(yù)先設(shè)置好每個品種的規(guī)格，對簡稱（試劑俗稱）進行轉(zhuǎn)換，規(guī)格轉(zhuǎn)換支持大小規(guī)格之間的轉(zhuǎn)換，方便科室專業(yè)組根據(jù)自身使用習(xí)慣和消耗量進行管理。

（3） 掃碼出庫模塊：掃碼出庫模塊增加了“更早效期”和“請領(lǐng)出庫比對”兩項控制功能。當(dāng)掃描的試劑存在更早效期的庫存時，系統(tǒng)會進行語音提示，并彈出窗口顯示該試劑名稱、更早效期的數(shù)量和有效期時間，提醒操作人員更換。出庫完成后，系統(tǒng)自動比對該專業(yè)組的出庫單和請領(lǐng)單，提示是否存在漏拿或庫存不足的試劑，并提醒管理員進行補領(lǐng)和補充請購。

（4） 消耗啟用模塊：消耗啟用模塊支持單個條碼啟用和批量條碼啟用兩種方式，啟用操作需要進行授權(quán)，系統(tǒng)實現(xiàn)了啟用和閉瓶的聯(lián)動控制。啟用新條碼后，舊條碼將自動失效。啟用模塊會根據(jù)預(yù)先設(shè)置的試劑字典，將試劑與出庫的專業(yè)組和儀器進行綁定。例如，如果試劑已掃碼出庫至 A組，則B組在嘗試啟用時會收到提示，告知該試劑屬于 A 組，無權(quán)啟用，有效避免試劑出庫后亂拿亂放現(xiàn)象。通過綁定儀器，可以有效避免由于工作人員疏忽導(dǎo)致試劑在不同儀器間混用以及無法閉瓶等問題。

（5） 自動請領(lǐng)模塊：在確保消耗數(shù)據(jù)準確的基礎(chǔ)上，自動請領(lǐng)模塊可以準確計算所需請領(lǐng)天數(shù)。系統(tǒng)根據(jù)停用試劑種類和數(shù)量以及專業(yè)組庫存余量，自動生成包含所需請領(lǐng)天數(shù)的試劑請購單。最后由專業(yè)組審核后發(fā)送給試劑管理員。

（6） 盤點模塊：盤點模塊采用雙盲掃碼盤點方式，分別對一級庫和二級庫進行盤點，生成實際庫存數(shù)據(jù)。隨后，系統(tǒng)將盤點數(shù)據(jù)發(fā)送給試劑管理員，與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)進行比對，檢查盤盈盤虧情況，并對盤虧種類進行分析說明。

（7） 統(tǒng)計報表模塊：系統(tǒng)根據(jù)唯一條碼，對入庫、回貨、出庫、啟用、閉瓶、盤點等環(huán)節(jié)進行全流程監(jiān)控，并對采集的數(shù)據(jù)進行整合分析，生成盤點數(shù)據(jù)表、供應(yīng)商回貨情況評價表和試劑使用效率分析表。數(shù)據(jù)表數(shù)據(jù)包括盤盈、盤虧占比、試劑周轉(zhuǎn)率、庫存條碼。供應(yīng)商回貨情況評價表涵蓋總訂購數(shù)量、種類到貨率、種類欠貨率等指標。試劑使用效率分析表通過對理論使用量、實際使用量、使用效率等數(shù)據(jù)進行分析，評估試劑的使用情況。

3 流程優(yōu)化前后結(jié)果對比分析

3.1 唯一條碼全流程監(jiān)控對盤點盈虧的影響

截取了未使用唯一條碼前5個月盤點數(shù)據(jù)，月平均誤差19.75%，如表2所示。表 3 給出了系統(tǒng)試運行11個月期間的試劑耗材盤盈盤虧數(shù)據(jù)，降低了18.96個百分點。分析沒有使用唯一條碼導(dǎo)致誤差的3個主要原因如下：

（1） 專業(yè)組出庫時依靠請領(lǐng)單人工拿取試劑，容易造成A試劑錯拿成B試劑，出庫時依然按照請領(lǐng)單手工出庫，導(dǎo)致盤盈盤虧。

（2） 入庫時采用人工輸入方式，因人為誤差漏入庫，或多入庫導(dǎo)致盤盈盤虧。

（3） 因物資規(guī)格單位與實際貨品拿取習(xí)慣差異所導(dǎo)致專業(yè)組手工出入庫的盤盈盤虧。

上系統(tǒng)后已基本消除因錯拿、漏入以及規(guī)格單位不匹配導(dǎo)致的盤盈盤虧，經(jīng)分析，出現(xiàn)低誤差盤盈主要原因為出庫掃碼時存在漏掃現(xiàn)象，盤虧主要原因為部分急需試劑未及時貼條碼便已發(fā)放至專業(yè)組。為減少盤虧，系統(tǒng)優(yōu)化了消耗啟用環(huán)節(jié)，增加了未出庫提示功能，當(dāng)掃描到未出庫試劑的條碼時，系統(tǒng)會彈出提示框，提醒操作人員進行補出庫操作。

3.2 自動請領(lǐng)模塊對試劑周轉(zhuǎn)率的影響

為解決專業(yè)組試劑請領(lǐng)過多、庫存積壓等問題，系統(tǒng)設(shè)計了自動請領(lǐng)模塊。系統(tǒng)上線前，統(tǒng)計了各專業(yè)組 5 個月的數(shù)據(jù)，發(fā)現(xiàn)每月未使用試劑占比高達23%，如表4所示。為解決庫存量大、試劑閑置等問題，系統(tǒng)上線了二級庫掃碼盤點模塊。 通過對盤點數(shù)據(jù)的分析，統(tǒng)計了在庫條碼中一個月未使用試劑的占比，并定期進行通報。經(jīng)過持續(xù)改進，系統(tǒng)上線了自動請領(lǐng)模塊。 該模塊根據(jù)實際閉瓶數(shù)量自動生成請領(lǐng)數(shù)量，有效減少了過度請領(lǐng)現(xiàn)象。 上線 5個月后，每月未使用試劑的平均占比降至 5.9%，如表5所示。自動請領(lǐng)模塊使每月未使用試劑占比降低了 17.1%，有效提高了試劑周轉(zhuǎn)率。

4 總結(jié)

基于唯一條碼設(shè)計的試劑耗材管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對入庫、回貨、出庫、啟用、閉瓶等環(huán)節(jié)的全流程監(jiān)控管理，基于唯一條碼技術(shù)，對 7 個關(guān)鍵流程管理模塊進行了優(yōu)化，系統(tǒng)在研發(fā)測試和應(yīng)用過程中，實現(xiàn)了試劑耗材全流程節(jié)點監(jiān)控，有效降低了盈虧率、提高了周轉(zhuǎn)率、降低了庫存量。該系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了試劑耗材的全流程監(jiān)控，還實現(xiàn)了采購請領(lǐng)精準化、出庫入庫智能化、唯一條碼信息節(jié)點全程控制的精細化管理目標。但目前系統(tǒng)在試劑出入庫轉(zhuǎn)移模塊依舊采取三方核對、手工粘貼條碼的方式，占用大量人力資源，可能會因條碼紙冷凝受潮、污損等導(dǎo)致無法讀取。后續(xù)擬把紙質(zhì)唯一條碼標簽升級優(yōu)化為無線射頻識別（RFID）的智能標簽，不須掃描標簽，通過信號感應(yīng)自動識別，實現(xiàn)出入庫轉(zhuǎn)移操作，大幅度提高效率和可靠性，解決此問題。