摘要：“雙高”建設對高職院校學籍檔案管理工作提出了更高的要求，其中，學籍檔案管理作為教學管理的重要組成部分，它不僅體現(xiàn)著高職院校的學生管理水平，同時也體現(xiàn)著學校教育教學質量水準。文章從二級學院學籍檔案管理的特點、意義、存在方面等，揭示了目前高職院校學生學籍檔案管理的現(xiàn)狀，并針對性采取措施，提高工作效能，更好地服務“雙高”。

關鍵詞：“雙高”建設；學籍管理；學籍檔案

中圖分類號：G271

自高職院校大規(guī)模擴招實施以來，招生對象、招生方式、人才培養(yǎng)模式也在不斷發(fā)生轉變。目前，我院全日制?？粕⒙?lián)辦本科生、“3+2”轉段生已達2500人左右，學生學籍檔案的數量也隨之劇增，學籍檔案管理工作難度系數也在不斷加大?！半p高”建設實施以來，為了滿足和適應新時代的發(fā)展要求，促進高校學生學籍檔案管理工作的規(guī)范化，以及滿足檔案利用者的需求，切實提高高校學生學籍檔案管理工作的質效水平已刻不容緩，迫在眉睫。

一、高職院校學籍檔案管理的特征和意義

（一）高職院校學籍檔案的特征

1.檔案材料分散，具有保密性

學籍檔案材料記錄了學生入校以來各個方面情況及學習情況，包括學生入學基礎信息表、所修課程成績、學籍異動材料（休學、復學、轉學、留級、退學）、獎勵材料（獎學金、優(yōu)秀學生、各科成績、獎懲情況、參加活動情況等）以及受處分材料等，檔案都分散在學院辦公室、學生工作辦公室、招就處、教務處、學生處等機關處室，來源分散，范圍廣，收集起來也具有一定的困難。這些材料集中反映了高職院校學生在校期間成長動態(tài)變化過程的綜合評價，有些內容具有一定私密性，不可隨意傳播和擴撒，這就要求在學籍檔案管理過程中必須嚴格遵守檔案管理規(guī)定，保護學生學籍檔案的權威性和隱私性。

2.教育形式多樣化，工作繁重，管理難度大

學院的教育形式是多種多樣的。例如，我院以全日制高職教育為主，學生注冊的是三年制?？茖W籍，為了適應社會需求，學院也開辦一些其他形式的教育模式，諸如以校企合作方式開辦方向班，和涇陽水校合作開辦“3+2”轉段班，還會定向招錄一定數目的民族班，除了這部分高職教育，學院還和榆林學院、陜西理工大學聯(lián)辦本科班。以上各類學生學籍注冊情況比較復雜，由于辦學形式和人才培養(yǎng)的多樣化，學籍檔案的內容以及種類也相應地表現(xiàn)為多樣化。在此情形下，無論是教學管理工作，還是學籍檔案管理工作，都存在著工作難度大的問題，需要承擔更加繁重的工作任務。

3.信息錄入嚴謹，內容真實準確

學籍是記錄著學生從入學到畢業(yè)的整個學習過程的重要憑證，凝聚著學生在校期間的個人成長經歷和發(fā)展軌跡，甚至可以延續(xù)到學生離校后的若干年，其重要程度不言而喻。正因如此，在學籍管理工作中，更要確保每一位學生學籍留下真憑實據的過程材料，內容真實有效，以免影響到學生正常學習、畢業(yè)甚至是就業(yè)。另外，學院學籍信息化管理，需要學籍管理相關人員加強在學籍信息錄入過程中的嚴謹性，一絲不茍地進行驗證和核查，確保信息與學生真實情況相符，做到完整、合法、及時、真實、準確。

4.及時更新，日常維護

每一個學生從入學到畢業(yè)發(fā)生的與其相關重要的事情都會在學籍檔案中留有印記，及時對紙質檔案和電子檔案信息進行規(guī)范化同步更新非常重要，以便于及時將學生在校情況詳細記錄、分類在冊。一般情況下，學校每月會定期對學籍檔案內容進行補充、完善，確保學生資料的真實完整度。學院要高度重視，建設好、維護好學籍管理系統(tǒng)，抓好學生學籍資料的完善工作，保證學籍管理系統(tǒng)數據與在校學生之間形成一一對應等，是當前我們必須當成重中之重的首要任務。

（二）高職院校學籍檔案管理的意義

1.關系到學校發(fā)展，學生前途

首先，就業(yè)單位在甄選人才時，就是通過查閱個人檔案來更精細、更真實地了解學生。高職院校學生的學籍檔案管理工作直接關系到學生今后的個人發(fā)展前途。其次，高職院校培養(yǎng)目標是在完成中等教育的基礎上培養(yǎng)一批具有一定高等教育知識專業(yè)技術技能型人才，學生專業(yè)課學習成績都將會記載在學籍檔案之中，反映出學生專業(yè)技能等各方面綜合表現(xiàn)，如果評分普遍偏低，學校就應該改進教學，提高教學水平，提高學生的專業(yè)技能及其綜合素質。最后，許多企業(yè)在招聘時，都會查看應聘者的學籍檔案，以此來判斷應聘者的學歷和能力，因此，一份完整的學籍檔案是用人單位人才引進的重要依據。

2.輔助學習工具，引導學生成長

為了幫助學生在讀期間有一個更好的發(fā)展，在學生入學時學院會結合學生生源、所在專業(yè)等特點詳細制訂人才培養(yǎng)方案。當學生對學校的人才培養(yǎng)方案不了解時，班主任（輔導員）就可以采取相應的措施及時指導學生，幫助學生完成學校制訂的人才培養(yǎng)計劃，找到努力方向，靈活安排學習和生活，讓學生有一個明確的發(fā)展目標。大學三年學生可隨時利用自己的學籍檔案查詢自己不及格課程、未修夠學分，有效利用臨近畢業(yè)時間進行學分置換，對自己未來的發(fā)展計劃進行調整，幫助學生順利畢業(yè)、就業(yè)。學籍檔案將成為學生學習的有效輔助工具，引導學生成長。

3.畢業(yè)后的信息使用，滿足利用者的需求

近年來，各高校對學籍檔案重視程度不斷提升，學籍檔案是學生在校期間生活、學習、日常管理等活動的綜合反映。研究生、專升本等升學考試、單位人事晉升、企事業(yè)單位招聘員工、國家公務員的選拔、錄用等都要審查學籍檔案，是用人單位進行考核的一項重要依據，并以其記載的相關信息作為甄選人才的重要證據。

二、高職院校學籍管理存在的問題

（一）學生自我管理意識薄弱

在新生入學后，學校要求對新生進行入學資格審查，新生入學資格復查，學信網電子檔案注冊、自查等，并在隨后的教學管理過程中反復2～3次進行新生學籍信息核對，畢業(yè)生學信網信息查詢，以及畢業(yè)生學籍信息采集。在十多年日常學籍管理實踐工作中，深切感受到大部分學生對學籍自我管理方面意識薄弱或者缺失，對于與自己切身利益息息相關的學籍事務重視程度并不高，在注冊學信網檔案時，往往存在信息注冊錯誤，出現(xiàn)錯別字或錯誤數字，并且本人不核對，隨意確認。電子注冊完成后并不牢記學信網檔案賬號或密碼等關鍵信息，以至于無法及時獲取自己的電子學籍檔案，導致想要使用時不能及時查詢及打印急需資料。另外，學生個人基本信息、學籍學歷信息、畢業(yè)圖像信息、異動信息等，特別是有過學籍異動等特殊類型學生的學籍檔案，在日常工作中，學籍信息是使用最普遍、利用率最高的，幾乎每學期都會使用到。登錄教務系統(tǒng)必須使用賬號和密碼，大多數學生在注冊密碼后，沒有牢記登錄密碼，期末就無法查詢到自己本學期的考試成績，而錯過補考機會。在學籍清理過程中，有個別學生隨意申請休學、退學，對自己學籍方面的問題根本不夠重視。

上述問題都是源于學生對個人檔案自我管理意識淡薄、主觀能動性差、自我約束能力差、對個人切身利益重視度不高。

（二）二級學院學籍管理制度不健全

實行二級學院管理模式后，各二級學院對專業(yè)設置、教學運行、學籍管理等情況進行直接管理。沒有規(guī)范考試、學籍異動等辦理流程，沒有在規(guī)定時間匯總信息，和學校各個部門（學生處、保衛(wèi)處、招就處）之間溝通不暢，所報的數據往往是各不相同，容易造成學籍管理的脫節(jié)和學籍資料的丟失，無法保證學生和學籍管理的有效性和一致性。

除此之外，在新生轉專業(yè)方面，仍存在對專業(yè)一無所知、盲目跟風等情況，對申請轉專業(yè)這樣的大事不進行深思熟慮，出現(xiàn)隨意撤銷或變更的現(xiàn)象。除了高職教育，學院還和榆林學院、陜西理工大學聯(lián)辦本科班等，本科班的人才培養(yǎng)方案是本科學校制訂的，與普通班人才培養(yǎng)方案內容差異較大，在教學過程中出現(xiàn)問題后又不能及時與相關部門溝通上報，造成不能及時依據國家有關政策和學校相關規(guī)章制度處理，不能保證信息的準確性和及時性，使學生基礎信息或學業(yè)成績等與實際不符，給管理帶來許多不便。

（三）跨學校學籍管理缺少監(jiān)督

首先，一所學校生源的復雜性、多樣性形成了學籍檔案管理上的特殊性，包含學生入學至畢業(yè)后的所有信息，特別是聯(lián)辦本科班，學籍在本科學校，學生在高職學校，學籍管理需要本科學校提供其教務系統(tǒng)賬號進行學籍信息的錄入，不熟悉的操作系統(tǒng)不但給相關管理人員提出了更高的要求，也給管理帶來一定的復雜性。在這類信息化辦理學籍工作的過程中，因為跨院校辦理，涉及哪個二級學院由哪個二級學院學籍管理人員負責和本科學院溝通并完成工作，出現(xiàn)問題院校與院校之間缺少強有力的監(jiān)督及推行措施。

（四）學籍管理全員參與度低

近年來，我院也編制了一系列符合我院的教學管理制度匯編、學籍管理實施辦法等各項規(guī)章制度，并且也都在不斷完善之中。但大部分教師參與度低，無論是從學校領導層面到普通教輔人員，還是從任課教師到學生個人，大部分人仍認為學籍管理工作只是學籍管理教師一方面的事，和自己無關，根本不主動關注和學籍有關的政策和制度。

（五）學籍管理隊伍素質有待提升

缺乏素質過硬的學籍管理人員。學籍管理看似簡單，實則涉及的內容煩瑣復雜，而管理人員數量有限，當前學籍管理人員都由普通辦公室工作人員擔任，不管是從專業(yè)、學歷、年齡還是工作經歷，差異化很大，并且身兼數職，工作量繁重，無法保證學籍管理的質量。很多年齡大一點的學籍管理員信息化辦公能力欠缺，專業(yè)技能不過關，管理意識不過關，科學管理知識匱乏，不能很好地進行分析總結，很難在工作上有所建樹。

三、高職院校學籍管理改革的對策

（一）抓住管理特點，創(chuàng)新管理手段

首先，學生學籍檔案關系到學校教學和管理水平，具有較強的系統(tǒng)性、特殊性和復雜性，所以學校領導和上級管理部門都要更加重視這項工作，從學校整體出發(fā)，只有領導重視了，相關管理人員才會更加重視。其次，在經費投入上也要加大力度，給予資金上的支持。常言道“工欲善其事，必先利其器”，要想在管理手段上有所提升，管理手段的現(xiàn)代化就顯得尤為重要，只有優(yōu)化硬件設施，政策上有所傾斜，提升工作技能，才能滿足現(xiàn)實管理需求。

另外，必須要認識到創(chuàng)新學籍管理工作的重要性，要重視創(chuàng)新學籍檔案的管理方法，提高學籍管理水平。

（二）健全學籍檔案規(guī)章，規(guī)范學籍檔案制度

學籍管理工作是一項非常嚴肅的工作，具有很強的政策性和原則性，工作必須一絲不茍，認真負責，特別是對學籍管理中出現(xiàn)的學生基本信息變更、學籍異動、學業(yè)成績錄入、更改等，學院教務處、學生處及各二級學院都應口徑一致按相關操作規(guī)章制度嚴格開展工作，任何處理和操作都應有相應的佐證材料做支撐，不能隨心所欲，任意更改。在學籍系統(tǒng)操作過程中，應嚴格按照時間節(jié)點審核材料，上傳下達，及時更新數據，使系統(tǒng)數據與學生在校狀態(tài)保持一致，紙質檔案和電子檔案保持一致。

學籍管理制度是學籍檔案管理工作開展的前提依據，要想保證學籍管理的質量，為學籍管理工作打好堅實的基礎，首先，要建立一套帶有本校特色、又符合本校學生發(fā)展特點的學籍管理制度，這就能為學籍管理工作的開展和制度的完善提供良好的促進作用。其次，二級學院也應針對性地制定和健全學院的一套學籍檔案管理制度，使該項工作有法可依，有章可循。

（三）加強宣傳與學習，保障學生權益

一方面，要加強宣傳依法治檔，提高廣大師生的檔案法制意識。利用班會、講座、報欄、廣播、微信、校園網等媒介加強宣傳，使檔案法深入人心，使廣大師生樹立起正確的檔案意識。另一方面，要狠抓典型，定期宣傳，并組織輔導員、班主任、學生認真學習各項學籍檔案管理規(guī)章制度，正確引導學生熟練掌握學生學籍管理中的各種規(guī)范和流程，認識到學籍管理的重要性，幫助學生解決學籍管理中遇到的各種復雜問題，發(fā)現(xiàn)自身和管理之間的關系，有問題及時改正。

通過多層面、多角度宣傳學籍管理制度，使各項學籍管理制度深入人心，提高透明度，保證制度的執(zhí)行效果，更好地保障學生的合法權益。在新生入學教育階段，學?？梢越M織學生認真學習學籍管理規(guī)章制度，統(tǒng)一編制宣講大綱、宣講課件、組織宣講會等，幫助學生了解自己在校期間享有的權利和應履行的義務。通過發(fā)放《學生手冊》等資料，可以幫助學生更快、更好地了解與學籍有關的信息。

（四）進一步發(fā)揮學籍檔案管理的監(jiān)督和制約機制

加強對學籍管理工作的指導和監(jiān)督，對違反學校規(guī)定行為無法正常畢業(yè)的學生，要嚴格按照學籍管理規(guī)定嚴肅處理，對此，學院從上到下相關部門必須一致口徑、統(tǒng)一思想、共擔責任。

為保證學籍管理工作順利進行，我們二級學院應明確各類管理人員職責、問題處理程序，責任到人，嚴把“三關”的原則——嚴把入學關、嚴審學業(yè)關、嚴審畢業(yè)關。同時，要加大學籍方面的培訓和宣傳力度。讓教師、教輔人員和學生都能了解學籍管理制度和管理流程，學生辦理學籍手續(xù)時能一步到位，準確找到相關教師進行簽字審批，形成執(zhí)行順暢、監(jiān)督有力、優(yōu)質高效的管理體制。

另外，學籍管理工作還需要多方配合協(xié)作，無論是新生的入學資格審查、學籍注冊，還是在校生學籍異動等工作，僅靠各二級學院的力量是遠遠不夠的，多部門要協(xié)同配合與監(jiān)督，形成環(huán)環(huán)相扣的工作流程和工作機制。

結語

總而言之，高職院校學籍管理作為教學管理的重要環(huán)節(jié)，加強學籍管理力度可以樹立良好學風；使用科學有效的管理辦法，對提升學校的辦學水平、促進高職院校長期平穩(wěn)發(fā)展具有重要意義?；诖?，校、處、科三級管理部門要協(xié)同配合、相互溝通，教師、管理人員、學生三方環(huán)環(huán)相扣，形成“專人管理、分工負責、互相制約”的工作機制。制定針對性政策，加強監(jiān)督檢查，落實考核評價，不斷優(yōu)化和完善學籍管理制度，更好地服務于“雙高”管理工作，共同推動高職院校學籍管理工作的精細化程度。

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作者簡介：張妙君（1986—），女，陜西楊凌人，館員，主要研究檔案管理。