[摘 要]高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要多個(gè)部門的緊密協(xié)作。本研究深入分析了跨部門協(xié)同在高校檔案信息化建設(shè)中的重要性,并揭示了當(dāng)前存在的協(xié)同意識(shí)缺乏、溝通渠道不暢、協(xié)同機(jī)制不健全等問題。為解決這些問題,研究提出了優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制、完善溝通協(xié)調(diào)體系、構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障的對(duì)策建議,為高校建立高效的跨部門協(xié)同機(jī)制提供了可行的路徑。
[關(guān)鍵詞]高校檔案;信息化建設(shè);跨部門協(xié)同;協(xié)同機(jī)制
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,高校檔案信息化建設(shè)成為加強(qiáng)高校檔案事業(yè)發(fā)展的必由之路。然而,高校檔案信息化建設(shè)涉及多個(gè)職能部門,需要全面地協(xié)調(diào)配合,因此,構(gòu)建高效的跨部門協(xié)同機(jī)制是確保建設(shè)順利推進(jìn)的關(guān)鍵。
一、高校檔案信息化建設(shè)中跨部門協(xié)同的重要性
(一)檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性特征
高校檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,具有明顯的系統(tǒng)性特征,涉及多個(gè)職能部門。檔案信息化建設(shè)不僅涵蓋了檔案館等專職部門,還需要信息技術(shù)中心、網(wǎng)絡(luò)中心等信息化建設(shè)主體部門的全程參與,也離不開相關(guān)職能部門如組織人事部門、財(cái)務(wù)部門等的支持和配合。多部門的深度介入,使得信息化建設(shè)成為一項(xiàng)跨部門的系統(tǒng)工作。由于參與主體多、專業(yè)領(lǐng)域交叉,如果缺乏高效的協(xié)調(diào)機(jī)制,將導(dǎo)致職責(zé)分工不明確、工作推進(jìn)緩慢、資源利用效率低下等問題。只有各部門在統(tǒng)一的工作平臺(tái)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范下通力合作,精誠(chéng)協(xié)調(diào)配合,才能最大限度地整合各方資源優(yōu)勢(shì),保證建設(shè)過程有序高效[1]。
(二)跨部門協(xié)同機(jī)制的作用
建立高效的跨部門協(xié)同機(jī)制對(duì)高校檔案信息化建設(shè)至關(guān)重要,其作用主要體現(xiàn)在三個(gè)方面。一是跨部門協(xié)同可以提高工作效率。信息化建設(shè)涉及多個(gè)職能部門,如果缺乏順暢的協(xié)同機(jī)制,將導(dǎo)致決策流程冗長(zhǎng)、部門推諉扯皮、工作銜接不暢等低效狀況。有效的協(xié)同機(jī)制可以明確各方職責(zé),統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn),優(yōu)化工作流程,使各部門有條不紊順利銜接,從而提升整體工作效率。以浙江大學(xué)為例,通過建立檔案信息化專項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)小組來統(tǒng)籌協(xié)調(diào),明確館內(nèi)外各部門在文件數(shù)字化、系統(tǒng)運(yùn)維等環(huán)節(jié)的分工,使建設(shè)任務(wù)合理分解、高效推進(jìn)。二是跨部門協(xié)同可以優(yōu)化資源配置。缺乏協(xié)同將導(dǎo)致資源分散利用,加劇部門間的資源孤島效應(yīng);有效的協(xié)同則能實(shí)現(xiàn)信息共享、資源整合,避免重復(fù)建設(shè)浪費(fèi)。以云南大學(xué)為例,通過校園一體化平臺(tái)建設(shè),整合了人力資源、財(cái)務(wù)、基建等多個(gè)系統(tǒng)數(shù)據(jù),形成了統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用模式,提高了資源利用率。三是跨部門協(xié)同可以保證檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。檔案信息化建設(shè)作為系統(tǒng)工程,需要各方精誠(chéng)合作、協(xié)同配合,方能將頂層設(shè)計(jì)、技術(shù)實(shí)施、服務(wù)應(yīng)用等各個(gè)環(huán)節(jié)做好,從而確保建設(shè)質(zhì)量。
二、高校檔案信息化建設(shè)中跨部門協(xié)同存在的問題
高校檔案信息化建設(shè),無疑是一項(xiàng)龐大而精細(xì)的系統(tǒng)工程,它需要校內(nèi)多個(gè)職能部門的默契協(xié)作與無縫對(duì)接。然而,現(xiàn)實(shí)的挑戰(zhàn)卻不容樂觀??绮块T協(xié)同存在諸多困境和障礙,制約了建設(shè)的質(zhì)量和進(jìn)度。這些困境,亟待我們共同面對(duì),合力破解,以確保檔案信息化建設(shè)的順利推進(jìn)。
部分相關(guān)職能部門對(duì)檔案信息化建設(shè)的系統(tǒng)性和重要性認(rèn)識(shí)不足,將其等同于單一的技術(shù)工程,忽視了本部門在其中所應(yīng)發(fā)揮的重要作用。由于缺少統(tǒng)一的協(xié)調(diào)平臺(tái)和工作機(jī)制,各單位大多是獨(dú)立運(yùn)作、互不銜接。這種分散的工作模式不僅增加了溝通成本,還容易導(dǎo)致信息傳遞的滯后和誤差,影響了建設(shè)的效率和質(zhì)量。大多數(shù)高校的跨部門協(xié)同機(jī)制不健全,職責(zé)分工不明確,缺乏頂層設(shè)計(jì)統(tǒng)籌和工作規(guī)范。具體表現(xiàn)為:各部門在檔案信息化建設(shè)中的角色和職責(zé)沒有明確界定,導(dǎo)致工作中推諉扯皮;各部門在實(shí)施過程中各自為政,缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,難以形成合力。部門利益分歧、職責(zé)邊界交叉混亂、缺乏有效監(jiān)督等問題,加劇了協(xié)同推進(jìn)的阻力和困難,導(dǎo)致資源整合利用率不高、執(zhí)行效率低下等弊端。[2]。
三、構(gòu)建高效的高校檔案信息化建設(shè)跨部門協(xié)同機(jī)制的對(duì)策
(一)優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制
優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制有助于明確各部門在檔案信息化建設(shè)中的權(quán)責(zé)分工,厘清職能邊界,避免職責(zé)交叉重疊、相互掣肘,也有利于建立科學(xué)高效的決策機(jī)制,確保決策周期合理、程序規(guī)范,并形成暢通的反饋渠道,促進(jìn)決策落實(shí)。
1.明確各部門在建設(shè)中的職能定位
明確各部門在檔案信息化建設(shè)中的職能定位是優(yōu)化組織架構(gòu)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。需要系統(tǒng)梳理和科學(xué)規(guī)劃,合理劃分各參與方在建設(shè)全流程中的職責(zé)范疇和權(quán)限邊界,避免出現(xiàn)職能交叉混亂、相互掣肘的狀況。通過細(xì)致的工作分析和頂層設(shè)計(jì),可以明確各部門的具體職能分工:檔案館作為牽頭單位,負(fù)責(zé)統(tǒng)籌謀劃整體建設(shè)規(guī)劃和頂層設(shè)計(jì),優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn);信息技術(shù)中心承擔(dān)技術(shù)架構(gòu)搭建和系統(tǒng)運(yùn)維職能;公文辦公室負(fù)責(zé)文件資料的流程再造和數(shù)字化錄入工作;人力資源部門則負(fù)責(zé)經(jīng)費(fèi)保障和績(jī)效考核等。在明確職能的同時(shí),還應(yīng)合理劃分各自的權(quán)限邊界,避免出現(xiàn)職責(zé)交叉和沖突。例如,雖然信息技術(shù)中心和檔案館在系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié)存在一定的工作交集,但應(yīng)明確界定兩者之間的分工,前者負(fù)責(zé)技術(shù)開發(fā)和運(yùn)維,后者負(fù)責(zé)需求梳理和流程優(yōu)化,避免扯皮推諉。職能定位清晰,權(quán)責(zé)分工明確,不僅有利于充分發(fā)揮各單位的專業(yè)優(yōu)勢(shì)和職能作用,而且有助于形成科學(xué)有序的工作流程和制衡機(jī)制,確保各方通力合作、相互協(xié)調(diào)、高效運(yùn)轉(zhuǎn)。這是優(yōu)化組織架構(gòu)、促進(jìn)跨部門協(xié)同的基礎(chǔ)性工作,必須予以高度重視。
2.建立科學(xué)的決策流程和反饋機(jī)制
建立科學(xué)的決策流程和反饋機(jī)制是優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制的重中之重。這不僅關(guān)乎信息化建設(shè)決策的質(zhì)量和效率,也是促進(jìn)各部門高效協(xié)同的重要保證。
首先,需要成立高校檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,作為決策和反饋的權(quán)威平臺(tái)。領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)由校領(lǐng)導(dǎo)和各相關(guān)職能部門主要負(fù)責(zé)人組成,集中體現(xiàn)行政權(quán)威和專業(yè)力量。同時(shí),要明確集體決策的程序和議事規(guī)則,確保決策過程民主、科學(xué)、高效。其次,應(yīng)建立常態(tài)化的工作例會(huì)機(jī)制,作為各部門直接對(duì)接交流的渠道。可定期召開專題會(huì)議,通報(bào)進(jìn)展、分析問題、研究對(duì)策,實(shí)現(xiàn)信息互通有無。比如,可借鑒蘇州大學(xué)的做法,每季度召開一次這樣的多部門聯(lián)席會(huì)議。會(huì)議不僅有各部門負(fù)責(zé)人出席,還邀請(qǐng)第三方監(jiān)管專家和技術(shù)人員參與,形成全方位的研討交流。最后,還應(yīng)建立科學(xué)有效的反饋評(píng)估機(jī)制,及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并加以糾正。可采取定期檢查、實(shí)時(shí)反饋、責(zé)任追究等多種方式,對(duì)工作中的失誤和偏差予以反饋評(píng)估,并追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。同時(shí)對(duì)工作中的亮點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)要及時(shí)總結(jié)并加以推廣,形成良性的反哺循環(huán)。
(二)完善溝通協(xié)調(diào)體系
1.構(gòu)建信息共享平臺(tái)促進(jìn)數(shù)據(jù)交互
構(gòu)建信息共享平臺(tái)是促進(jìn)跨部門數(shù)據(jù)交互和資源整合的關(guān)鍵舉措。需要統(tǒng)一技術(shù)架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,整合各類信息資源,搭建覆蓋全校的一體化信息平臺(tái),實(shí)現(xiàn)跨部門數(shù)據(jù)的無縫集成和高效共享。以浙江大學(xué)為例,該校已構(gòu)建了集校園網(wǎng)、辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、圖書館系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)等于一體的綜合信息服務(wù)平臺(tái),各類信息資源實(shí)現(xiàn)了統(tǒng)一入口獲取和高效利用。其中,檔案信息服務(wù)系統(tǒng)與其他核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)互通共享,避免了重復(fù)采集和建設(shè),極大提高了資源利用率。建設(shè)這一共享平臺(tái)的過程中,要統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),需要各部門緊密配合,在技術(shù)架構(gòu)、數(shù)據(jù)格式、接口規(guī)范等方面達(dá)成共識(shí),促進(jìn)整合和互聯(lián)互通。比如要制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、檔案編碼標(biāo)準(zhǔn)、存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)等,確保不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)融合無障礙。此外,共享平臺(tái)的建設(shè)還應(yīng)以用戶為中心,突出數(shù)據(jù)服務(wù)功能,提供個(gè)性化定制和數(shù)據(jù)資源定制服務(wù),真正實(shí)現(xiàn)按需獲取和智能應(yīng)用。例如,人力資源部門可訂閱教師資格檔案數(shù)據(jù),并與績(jī)效考核相結(jié)合;教務(wù)部門則可調(diào)取學(xué)生學(xué)籍檔案數(shù)據(jù),為管理和決策提供支撐等。通過統(tǒng)一的技術(shù)規(guī)范和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn),實(shí)現(xiàn)不同部門數(shù)據(jù)的順暢集成和智能交互,不僅能最大限度地整合和利用資源,還能促進(jìn)信息共享和工作協(xié)同,提高工作效率,這是跨部門協(xié)同的工作基礎(chǔ)。
2.定期召開多部門聯(lián)席會(huì)議研討協(xié)調(diào)
定期召開多部門聯(lián)席會(huì)議是加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)、促進(jìn)跨部門協(xié)同的重要機(jī)制。這種面對(duì)面的直接交流方式,不僅有助于信息充分互通、觀點(diǎn)互鑒、達(dá)成共識(shí),更能化解分歧、凝聚合力,確保協(xié)同工作高效有序開展。可以借鑒蘇州大學(xué)的做法,建立常態(tài)化的聯(lián)席會(huì)議制度。每個(gè)季度都定期組織涉及檔案信息化建設(shè)的各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人召開專題會(huì)議,通報(bào)工作進(jìn)展、分析存在問題、研究應(yīng)對(duì)策略。與會(huì)人員不僅包括檔案館、信息中心、公文辦公室等主要業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人,還邀請(qǐng)了第三方專家學(xué)者和專業(yè)技術(shù)人員參與。這種多方參與的聯(lián)席會(huì)議模式,具有幾個(gè)突出優(yōu)勢(shì):一是決策和建議的科學(xué)性更強(qiáng),專家學(xué)者能提供獨(dú)到見解和專業(yè)指導(dǎo);二是溝通的渠道更為暢通,各部門負(fù)責(zé)人可以直接對(duì)話交流,消除隔閡和分歧;三是監(jiān)督機(jī)制更為堅(jiān)實(shí),第三方的參與也起到了外部監(jiān)督的作用。因此,這種聯(lián)席會(huì)議模式被蘇州大學(xué)視為推進(jìn)檔案信息化建設(shè)跨部門協(xié)同的“強(qiáng)力引擎”。除了定期召開例行會(huì)議外,遇到重大決策、專項(xiàng)討論時(shí),也可隨時(shí)臨時(shí)召集相關(guān)人員開會(huì)研討。通過直接溝通交流、達(dá)成共識(shí),不僅能統(tǒng)一思想、明確方向,更能將各方的合力整合起來,協(xié)同一致,高效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)各項(xiàng)工作??梢哉f,定期的多部門聯(lián)席會(huì)議機(jī)制是保證跨部門協(xié)同高效運(yùn)轉(zhuǎn)的“黏合劑”。
(三)構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障
1.制定合理的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制
制定合理的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制,是推動(dòng)跨部門協(xié)同高效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要激勵(lì)約束手段。這需要結(jié)合各部門在檔案信息化建設(shè)中的實(shí)際分工和貢獻(xiàn)程度,設(shè)置科學(xué)合理的差異化考核體系。首先,應(yīng)明確各部門的工作職責(zé)和目標(biāo)任務(wù),并將其分解為一系列具體的考核指標(biāo),如工作進(jìn)度、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)應(yīng)用率等,作為績(jī)效評(píng)價(jià)的依據(jù)。在此基礎(chǔ)上,針對(duì)不同部門的差異化職能,設(shè)置不同的權(quán)重分值,并與該部門及其工作人員的薪酬績(jī)效、職務(wù)晉升等利益直接掛鉤。其次,還需結(jié)合考核結(jié)果,建立科學(xué)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對(duì)于工作成績(jī)突出、貢獻(xiàn)卓著的部門和個(gè)人,可予以相應(yīng)的物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)和榮譽(yù)表彰,充分體現(xiàn)“重賞厚遇”;而對(duì)于工作消極怠慢的,則要加大問責(zé)力度,酌情給予一定程度的懲處,起到“疾風(fēng)勁草”的警示作用。以上獎(jiǎng)懲措施的出臺(tái)和實(shí)施,必須堅(jiān)持公開、公正、公平的原則,避免私情化和隨意性,確保制度的權(quán)威性和約束力。最后,還應(yīng)將考核結(jié)果及時(shí)予以反饋,并定期評(píng)估和調(diào)整考核辦法,與實(shí)踐相適應(yīng),不斷完善和優(yōu)化。合理的績(jī)效考核和獎(jiǎng)懲機(jī)制,能充分調(diào)動(dòng)各方的工作積極性和主動(dòng)性,充分發(fā)揮其專業(yè)特長(zhǎng),確保各司其職、全力以赴,從而達(dá)到優(yōu)化資源配置、提高工作效率、保證建設(shè)質(zhì)量的目的,對(duì)于促進(jìn)跨部門協(xié)同發(fā)揮著重要的激勵(lì)約束作用。
2.建立動(dòng)態(tài)的經(jīng)費(fèi)投入調(diào)節(jié)機(jī)制
建立動(dòng)態(tài)的經(jīng)費(fèi)投入調(diào)節(jié)機(jī)制對(duì)于合理配置和利用有限的資金至關(guān)重要。檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)工程,需要持續(xù)且大量的經(jīng)費(fèi)投入,但由于高校財(cái)力有限,如何公平分配和精準(zhǔn)調(diào)度這一“稀缺資源”,事關(guān)建設(shè)的效率和質(zhì)量。具體做法是,根據(jù)各部門在不同階段的實(shí)際工作任務(wù)和進(jìn)度,建立動(dòng)態(tài)調(diào)整的經(jīng)費(fèi)撥付機(jī)制。在建設(shè)的初期階段,可適當(dāng)向牽頭部門如檔案館等撥付更多啟動(dòng)經(jīng)費(fèi);到中期的系統(tǒng)開發(fā)環(huán)節(jié),則可向信息技術(shù)中心等部門適當(dāng)增加投入;后期的系統(tǒng)運(yùn)維和數(shù)據(jù)應(yīng)用階段,則可適當(dāng)增加公文辦公室等部門的經(jīng)費(fèi)比重。此外,還應(yīng)建立嚴(yán)格的經(jīng)費(fèi)審核把關(guān)機(jī)制。定期對(duì)各部門的經(jīng)費(fèi)使用情況進(jìn)行評(píng)估考核,對(duì)那些投入產(chǎn)出不成正比、資金利用效率低下的部門,要及時(shí)調(diào)減經(jīng)費(fèi)投放,避免資金的閑置浪費(fèi);對(duì)工作成績(jī)突出、重點(diǎn)急需的部門,則要適當(dāng)增加經(jīng)費(fèi)支持,做到資金的精準(zhǔn)管控和動(dòng)態(tài)調(diào)節(jié)。經(jīng)費(fèi)的分配使用也要堅(jiān)持公開透明、民主監(jiān)督的原則,確保程序的公正合理??啥ㄆ诠冀?jīng)費(fèi)分配和使用情況,并設(shè)立意見征詢和反饋渠道,接受社會(huì)各界和校內(nèi)各部門的監(jiān)督,對(duì)于出現(xiàn)的違規(guī)違紀(jì)行為要嚴(yán)懲不貸。只有建立起科學(xué)合理、動(dòng)態(tài)調(diào)節(jié)的經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制,并接受有效監(jiān)督,才能真正實(shí)現(xiàn)有限資金的優(yōu)化配置,為各部門協(xié)同參與創(chuàng)造必要的經(jīng)費(fèi)保障,確保檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)工程的高效推進(jìn)。
結(jié)束語
高校檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程,需要多個(gè)部門密切配合。本研究從優(yōu)化組織架構(gòu)和決策機(jī)制、完善溝通協(xié)調(diào)體系、構(gòu)建利益協(xié)調(diào)和監(jiān)管保障三個(gè)方面,提出了構(gòu)建高效跨部門協(xié)同機(jī)制的對(duì)策建議。通過明確各部門職能定位、建立科學(xué)決策流程、促進(jìn)信息共享交互、定期召開協(xié)調(diào)會(huì)議,以及制定合理的績(jī)效考核、經(jīng)費(fèi)調(diào)節(jié)和監(jiān)管措施,可以有效消除部門利益分歧、增進(jìn)相互理解和信任、形成合力,從而確保檔案信息化建設(shè)的高質(zhì)量推進(jìn)。
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作者簡(jiǎn)介:范衛(wèi)杰(1969— ),男,漢族,河南新野人,南陽醫(yī)學(xué)高等??茖W(xué)校,中級(jí),碩士。
研究方向:黨建黨務(wù)。