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提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析

2024-10-11 00:00:00呼麗君
蘭臺內(nèi)外 2024年28期

摘 要:隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展,事業(yè)單位檔案管理信息化已成為提高工作效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵途徑。檔案管理信息化的推行,不僅僅是應(yīng)對時代潮流的需要,還是事業(yè)單位管理現(xiàn)代化的標志?;诖耍恼聦⒅攸c探討提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的合理途徑,從不同角度展開分析,通過加強信息安全保障、優(yōu)化檔案檢索系統(tǒng)、建設(shè)智能化檔案管理平臺等方面提出具體的措施和建議。

關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理信息化;途徑分析;策略研究

中圖分類號:G270.7;D630.1 文獻標識碼:A

隨著信息化時代的到來,數(shù)據(jù)與信息成為重要的資源和資產(chǎn),事業(yè)單位的檔案管理也迎來了前所未有的挑戰(zhàn)與機遇。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足當前的工作需求,信息化管理成為提高效率、確保檔案安全的必然選擇。然而,事業(yè)單位在推進檔案管理信息化過程中往往會遇到種種困難,如技術(shù)設(shè)備落后、專業(yè)人才缺乏、管理體制不完善等,這些問題嚴重制約了檔案管理信息化水平的提高。為此,要加強技術(shù)更新?lián)Q代,引進先進的檔案管理系統(tǒng)和設(shè)備設(shè)施,加大對檔案管理人員的培訓力度,提高其信息化管理水平和專業(yè)能力。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.工作效率較低

雖然檔案管理信息化建設(shè)在一定程度上得到了有效推進,但由于受傳統(tǒng)檔案管理方法影響,很多檔案管理人員仍然習慣傳統(tǒng)的管理模式。在手動錄入的情況下,信息化建設(shè)無法得到有效落實,導致數(shù)據(jù)整合不夠完善,檢索速度緩慢,檔案查詢效率大打折扣。加之一些老員工對信息化操作不熟練,無法確保信息的準確性和時效性,嚴重阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化進程。

2.轉(zhuǎn)變難度大

在推進檔案信息化建設(shè)之前,事業(yè)單位的檔案記錄及保存方式主要依賴于手工記錄和傳統(tǒng)存儲方式,容易造成信息混亂和不透明。在轉(zhuǎn)變過程中,不僅要克服技術(shù)難題,還要應(yīng)對人們心中對傳統(tǒng)管理方式的執(zhí)念。很多基層事業(yè)單位投入經(jīng)費有限,對于他們而言,要在有限的經(jīng)費下推進檔案信息化建設(shè)實屬一項不小的挑戰(zhàn)。

3.重視程度不夠

部分事業(yè)單位的領(lǐng)導和管理人員對檔案管理信息化的重要性認識不足,可能將資源和注意力更多地集中在單位的主營業(yè)務(wù)上,忽視了檔案管理信息化建設(shè)的重要性。因此,檔案管理信息化往往難以得到足夠的重視和支持,導致檔案管理工作長期處于被動狀態(tài)。另外,信息化系統(tǒng)需要定期維護和更新以保證其正常運行和數(shù)據(jù)安全。但由于重視程度不夠,事業(yè)單位在系統(tǒng)維護和更新方面的投入往往不足,導致系統(tǒng)運行不穩(wěn)定,甚至出現(xiàn)數(shù)據(jù)被泄露或丟失的風險。

4.信息化建設(shè)缺乏應(yīng)用

即便一些事業(yè)單位已經(jīng)實現(xiàn)一定程度的信息化建設(shè),其功能應(yīng)用也往往停留在較為表面的層面。例如,檔案檢索系統(tǒng)只能滿足基本的檢索需求,無法實現(xiàn)高級檢索、數(shù)據(jù)挖掘等更復雜的功能。由于缺乏足夠的用戶研究和設(shè)計考慮,一些信息化系統(tǒng)的用戶界面不夠友好,操作復雜,導致檔案管理人員和普通用戶使用起來不方便,影響了信息化應(yīng)用的普及和深入。同時,因為應(yīng)用功能的局限性,許多事業(yè)單位在信息化建設(shè)方面未能充分發(fā)揮其潛力。檔案數(shù)字化只停留在簡單的掃描和存儲階段,未實現(xiàn)對檔案信息的全面利用和價值挖掘,不僅影響了檔案管理效率,還限制了檔案資源的價值釋放。

5.信息化管理制度不完善

我國事業(yè)單位信息化發(fā)展還處于初步發(fā)展階段,無論是在理論層面還是技術(shù)層面都比較欠缺。在信息化時代的大環(huán)境下,事業(yè)單位電子檔案管理在實際工作過程中沒有統(tǒng)一、集中的管理方案和計劃,未能有效促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進度。沒有完善的制度和統(tǒng)一的方案,嚴重影響了檔案管理的正確實施。同時,在事業(yè)單位檔案管理中,有些工作方法局限于數(shù)據(jù)的處理和分析,日常工作落實不全,沒有將電子檔案管理納入事業(yè)單位的日常管理和決策中,給實際工作帶來了許多問題。

二、提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的意義

1.減少成本投入,實現(xiàn)高效管理

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量的物理空間來存儲檔案文件,隨著檔案數(shù)量的增加,所需的存儲空間也會線性增長。此外,紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素如濕度、溫度的影響,需要專門的物理環(huán)境保存,無疑增加了維護成本。通過信息化管理,檔案以電子形式存儲,大幅度節(jié)省了物理空間,并且減少了對環(huán)境條件的依賴,從而降低了維護成本,提升了檔案的可訪問性和安全性。與此同時,信息化管理使得檔案資源可以輕松地在網(wǎng)絡(luò)上共享,不同部門和單位之間可以實現(xiàn)資源的互聯(lián)互通,提高了工作效率和協(xié)同性。這種跨區(qū)域、跨部門的資源共享,對于促進知識交流、優(yōu)化決策過程等方面都具有積極作用。

2.檔案整理收集更加高效,實現(xiàn)高密度收集

信息化管理有助于事業(yè)單位收集和存儲大量的電子檔案,相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言,電子檔案可節(jié)省大量的物理空間。云存儲技術(shù)的應(yīng)用使得數(shù)據(jù)存儲容量進一步擴大,不受物理空間的限制,意味著事業(yè)單位可以實現(xiàn)更高密度的檔案收集和保存,為研究和利用提供更為豐富的資源。通過設(shè)置權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密等措施,進一步加強了電子檔案的安全性,有效防范了信息被泄露的風險,檔案管理系統(tǒng)也逐漸實現(xiàn)智能化,能夠自動分類、檢索和更新檔案信息,不僅提高了工作效率,還降低了人為錯誤的可能性。

3.實現(xiàn)高安全性的檔案保障,提升檔案安全性

在信息化時代,個人和組織的隱私保護愈發(fā)重要。通過加強檔案安全防護,能有效避免個人隱私和組織機密被泄露,保護個人和組織的合法權(quán)益,維護良好的社會信用體系。同時,高安全性的檔案保障能確保檔案資料的真實性、完整性和可靠性,為事業(yè)單位的科學管理和決策提供準確的數(shù)據(jù)支持,對于事業(yè)單位的長期發(fā)展至關(guān)重要。另外,信息化檔案管理系統(tǒng)能夠提供快速檢索、訪問和處理功能,大幅提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。高安全性的檔案保障也為政府部門的監(jiān)管提供了有力支持,政府機構(gòu)可以依托智能化檔案管理系統(tǒng),更加精準地監(jiān)測各項政策的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施,不僅有助于提升政府治理效能,還能增強人民群眾對政府的信任度。

三、提高事業(yè)單位檔案管理信息化水平的合理途徑分析

1.提升檔案管理人員整體素質(zhì)

目前,檔案管理已從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理轉(zhuǎn)向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理,信息技術(shù)的迅猛發(fā)展使得數(shù)字檔案管理成為當今的主流趨勢。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及和云計算技術(shù)的成熟,檔案的存儲、檢索和分享變得更加便捷、高效。這就要求事業(yè)單位檔案信息管理人員要不斷增強自身數(shù)字化意識,不僅是掌握數(shù)字化工具的使用,還要深入理解數(shù)字化檔案管理的原理和方法。此外,由于檔案管理涉及領(lǐng)域較為廣泛,檔案管理人員應(yīng)具備扎實的檔案管理專業(yè)知識,包括檔案學原理、檔案分類編目、檔案保護與修復和檔案數(shù)字化處理等。同時,檔案管理人員的培訓要做到系統(tǒng)化、全面化,注重理論與實踐相結(jié)合,管理層要為檔案管理人員提供持續(xù)的專業(yè)培訓和學習機會,使其不斷更新知識和技能。在制訂培訓計劃時,需要考慮檔案管理人員的個性化需求,不同崗位的工作職責各異。例如,在檔案數(shù)字化處理方面,技術(shù)人員需深入了解數(shù)據(jù)加密、網(wǎng)絡(luò)安全等技術(shù)細節(jié);管理人員應(yīng)專注于團隊協(xié)作、項目管理等軟技能的提升。因此,制訂培訓計劃應(yīng)綜合考慮不同崗位的專業(yè)特點,量身定制個性化課程,以確保每位檔案管理人員都能在數(shù)字化時代游刃有余,為檔案管理信息化建設(shè)貢獻更多力量。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天,檔案管理面臨著許多新情況、新問題,檔案管理人員必須具備創(chuàng)新思維和解決問題的能力,不斷拓寬視野,積極學習新知識,拓寬專業(yè)視野,以適應(yīng)信息化時代的挑戰(zhàn)。

2.提高信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)水平

在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過程中,高效、穩(wěn)定的檔案管理信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施是最為關(guān)鍵的一環(huán),為此,要加強信息網(wǎng)絡(luò)開發(fā)水平,建立高速穩(wěn)定的局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng),確保檔案管理系統(tǒng)暢通無阻。應(yīng)不斷優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)架構(gòu),提高網(wǎng)絡(luò)安全性,防范各類網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)被泄露的風險,采用云計算技術(shù),實現(xiàn)資源的彈性伸縮,提高數(shù)據(jù)處理能力,擴充存儲容量,保證檔案信息系統(tǒng)的高可用性和靈活性。在檔案管理軟件系統(tǒng)選擇中,應(yīng)開發(fā)或采購適應(yīng)性強、操作便捷的檔案管理軟件系統(tǒng),并確保軟件與硬件設(shè)施的兼容性,提升整體系統(tǒng)的穩(wěn)定性。該系統(tǒng)應(yīng)該具備檔案的數(shù)字化處理、分類、檢索、備份和恢復等功能,以應(yīng)對不斷增長的檔案數(shù)量和多樣化的需求。在此基礎(chǔ)上,加強網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)保護,建立完善的權(quán)限管理機制,嚴格控制檔案信息的訪問權(quán)限,防止未經(jīng)授權(quán)的人員獲取敏感信息。同時,為了提高信息化檔案管理系統(tǒng)的通用性和互操作性,事業(yè)單位應(yīng)推動檔案管理信息化的標準化和規(guī)范化工作,參與制定行業(yè)標準,促進檔案管理軟件系統(tǒng)、數(shù)據(jù)格式、交換協(xié)議等方面的統(tǒng)一,便于不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和交流。

3.完善檔案管理制度

事業(yè)單位需根據(jù)國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī),結(jié)合自身實際情況,制定或修訂一套更加完善、適用的檔案管理規(guī)章制度。該制度需涵蓋檔案的收集、整理、保存、利用、安全以及信息化管理等各個方面,確保檔案管理工作有法可依。管理制度的訂立要根據(jù)法律法規(guī)的要求,充分考慮信息化時代的特點,明確檔案管理的責任部門和具體流程以及檔案的生命周期管理,從信息的產(chǎn)生到最終處置,每個環(huán)節(jié)都應(yīng)有明確的規(guī)范和標準以及相應(yīng)的操作指南。此外,簡化和優(yōu)化檔案管理的工作流程,減少不必要的環(huán)節(jié),以便提高檔案管理的效率。通過建立電子檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)檔案的電子化、數(shù)字化管理,不僅方便了檔案的查詢、利用,還能有效避免人為的錯誤和遺漏,提高檔案管理的準確性和安全性。檔案質(zhì)量評估也應(yīng)作為一個重要的衡量標準,確保檔案管理制度的可持續(xù)性發(fā)展。為此,應(yīng)定期評估檔案質(zhì)量,檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況,及時發(fā)現(xiàn)問題并調(diào)整和改進。具體來說,要從以下幾方面入手:第一,建立檔案管理績效考核體系。以量化指標評估檔案管理的效益和質(zhì)量,為管理者提供決策依據(jù);第二,加強檔案信息的安全保護。采用先進的加密技術(shù)和權(quán)限管理系統(tǒng),確保檔案的機密性和完整性,培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識,定期開展安全培訓,提高應(yīng)對突發(fā)情況的應(yīng)變能力;第三,不斷完善系統(tǒng)。加強各部門之間的溝通交流,促進事業(yè)單位電子檔案管理的順利開展。

4.提升檔案信息化的安全性

檔案信息化安全性的提升需要建立在全面深入的安全風險評估基礎(chǔ)之上。事業(yè)單位應(yīng)定期展開檔案信息系統(tǒng)的安全風險評估,通過識別潛在的安全威脅和漏洞,分析風險可能造成的影響,從而制定有針對性的安全策略和措施。這一過程不僅要考慮技術(shù)層面的問題,還包括人為、物理環(huán)境等多方面的因素,確保評估的全面性和準確性。加強技術(shù)防護措施是提升檔案信息化安全性的核心,應(yīng)用先進的加密技術(shù)來保護存儲和傳輸中的檔案數(shù)據(jù),部署防火墻和入侵檢測系統(tǒng)來防御外部攻擊,利用數(shù)據(jù)備份和恢復技術(shù)來減少數(shù)據(jù)丟失或損壞的風險。首先,加強對網(wǎng)絡(luò)通信的監(jiān)控與審查,確保檔案信息傳輸過程中的安全性和完整性。建立完善的日志記錄系統(tǒng),記錄和追蹤各項操作和訪問,及時發(fā)現(xiàn)異常行為并處理;其次,加強對系統(tǒng)內(nèi)部權(quán)限的管理和控制,建立嚴格的權(quán)限分級制度,確保只有經(jīng)授權(quán)的人員才能訪問敏感檔案信息,防止信息被泄露。同時,定期對系統(tǒng)開展安全漏洞掃描和補丁更新,及時修復可能存在的安全漏洞,提升系統(tǒng)的整體安全性;最后,構(gòu)建完整的安全體系。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下,通過設(shè)置專門的服務(wù)器來保證文件的數(shù)據(jù)安全,并采用多層次的安全策略,確保即使一層防御被攻破,也能有其他層面的保護,包括使用多因素身份驗證、定期開展安全培訓與演練、建立緊急響應(yīng)機制等。只有綜合運用各種技術(shù)手段,才能真正做到檔案信息化安全無虞。建立健全信息安全管理體系也是提升檔案信息化安全性的關(guān)鍵,事業(yè)單位不僅要有一套完善的信息安全政策和程序,還需建立起相應(yīng)的組織架構(gòu)和職責分配,確保信息安全工作得到全面貫徹執(zhí)行。在此過程中,不僅要加強對內(nèi)部人員的權(quán)限管理,還需關(guān)注外部威脅。建立健全的信息安全管理體系,需要各部門通力合作,形成一道緊密的防線,只有這樣,檔案信息才能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下得到有效保護,確保不受到任何形式的侵害。

四、結(jié)束語

總體而言,為了開展事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè),需要單位各部門重視檔案管理工作。管理部門要發(fā)揮應(yīng)有的職能,建立健全相關(guān)管理制度,檔案管理工作人員也要各司其職,將責任落到實處、落到細處,強化自身責任意識與安全意識,定期對網(wǎng)站殺毒維護,不遺漏任何一個細節(jié),做好本職工作,切實推動檔案管理信息化建設(shè),為事業(yè)單位持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展提供更多助力。

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作者單位:文水縣紀委監(jiān)委

作者簡介:呼麗君(1983—),男,漢族,山西柳林人,碩士研究生,館員,研究方向:檔案管理。

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