摘 要：隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)追求的不僅是速度和規(guī)模，還注重質(zhì)量和效益。這種高質(zhì)量發(fā)展要求企業(yè)在各個方面都要開展精細(xì)化管理，檔案管理作為其中的一環(huán)，其重要性日益凸顯。文章認(rèn)為企業(yè)檔案風(fēng)險防控體系構(gòu)建應(yīng)遵循預(yù)防性、全面性、靈活性和責(zé)任性等原則。當(dāng)前，企業(yè)檔案管理面臨戰(zhàn)略管理、制度安全、信息安全和實體安全等多個方面的風(fēng)險挑戰(zhàn)。為了全方位提升企業(yè)檔案管理的安全性和效率性，文章提出了完善檔案管理制度、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)以及建立檔案風(fēng)險評估與監(jiān)控機(jī)制等措施。

關(guān)鍵詞：高質(zhì)量發(fā)展；企業(yè)檔案；風(fēng)險防控體系；構(gòu)建

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

隨著企業(yè)不斷向更高水平發(fā)展，構(gòu)建一個高效的企業(yè)檔案風(fēng)險管理系統(tǒng)變得尤為重要。企業(yè)檔案風(fēng)險防控系統(tǒng)不僅提高了檔案管理的效率，還在降低日常業(yè)務(wù)中的各類風(fēng)險方面發(fā)揮作用。在現(xiàn)今市場競爭激烈且信息技術(shù)快速發(fā)展的環(huán)境下，檔案的作用愈發(fā)明顯。檔案記錄了企業(yè)成長的歷程，涵蓋了包括知識產(chǎn)權(quán)和商業(yè)機(jī)密在內(nèi)的高價值信息，通過設(shè)立綜合性的檔案風(fēng)險管理和控制系統(tǒng)，企業(yè)可以有效地保護(hù)這些關(guān)鍵數(shù)據(jù)和知識產(chǎn)權(quán)，增強(qiáng)對潛在威脅的識別及處理能力，確保企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。優(yōu)化檔案管理及提升檔案資料的實用性，能夠進(jìn)一步挖掘檔案資料的商業(yè)潛能，為企業(yè)戰(zhàn)略的制定與業(yè)務(wù)擴(kuò)展提供堅實的數(shù)據(jù)支撐。因此，建立一個企業(yè)檔案風(fēng)險控制體系，不僅是適應(yīng)外部市場動態(tài)變化的戰(zhàn)略需求，還是提升企業(yè)內(nèi)部管理和支持企業(yè)持續(xù)健康成長的核心工具，對企業(yè)未來的發(fā)展具有關(guān)鍵性影響。

一、企業(yè)檔案風(fēng)險防控體系的基本原則

1.預(yù)防性原則

在實行企業(yè)檔案管理時，重在風(fēng)險預(yù)防。風(fēng)險預(yù)防策略強(qiáng)調(diào)在處理檔案事務(wù)過程中必須保持警覺，并主動發(fā)現(xiàn)及評估可能的風(fēng)險，通過制定全面的預(yù)防方案，企業(yè)可以有效防止風(fēng)險發(fā)生，進(jìn)而避免潛在的安全問題。定期開展風(fēng)險評估并仔細(xì)分析評估結(jié)果，有助于企業(yè)快速識別并應(yīng)對安全隱患，確保檔案的安全與完整性。此外，預(yù)防性原則還包括對未來風(fēng)險的前瞻性分析，確保企業(yè)在風(fēng)險成為現(xiàn)實之前已經(jīng)有了應(yīng)對措施，這種主動和預(yù)見性的管理方法在保護(hù)檔案安全的同時，也保障了企業(yè)操作的連續(xù)性。因此，堅持預(yù)防性原則不僅有助于維護(hù)檔案的完整性，還提高了整個檔案管理流程的效率和安全性。

2.全面性原則

在企業(yè)檔案管理中，全面性原則旨在防范和控制文檔各種相關(guān)風(fēng)險。全面性原則強(qiáng)調(diào)，建立一個包括所有文檔處理階段的完整風(fēng)險管理系統(tǒng)是必要的，以確保整個文檔的生命周期，從收集、歸檔、保管到合理使用及最終銷毀都受到嚴(yán)格監(jiān)控。通過構(gòu)建全面的管理系統(tǒng)，企業(yè)能夠為每個文檔提供必要的保護(hù)，文檔管理的每個環(huán)節(jié)和細(xì)節(jié)都被納入風(fēng)險控制中。此外，全面性原則還要求企業(yè)制定一套完整的文檔管理規(guī)程，涵蓋所有的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，并明確規(guī)定每個環(huán)節(jié)的操作標(biāo)準(zhǔn)和責(zé)任人，目的是確保所有相關(guān)人員都能嚴(yán)格遵守規(guī)程，從而維護(hù)文檔的安全和合理利用。通過這種系統(tǒng)性的管理和監(jiān)控，企業(yè)可以有效降低文檔管理過程中的風(fēng)險，保證文檔的準(zhǔn)確性和完整性，是企業(yè)穩(wěn)定運營的基礎(chǔ)，也是支持企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的關(guān)鍵因素。通過堅持全面性原則，企業(yè)能夠建立堅實的管理基礎(chǔ)，為未來的發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。

3.靈活性原則

在檔案風(fēng)險管理過程中，公司必須實施可適應(yīng)性的策略，這意味著風(fēng)險管理框架需要具備動態(tài)調(diào)整的能力，以適應(yīng)不斷變化的技術(shù)和市場環(huán)境。由于公司內(nèi)部環(huán)境和外部市場情況可能頻繁變化，這些變化會對檔案的安全和完整性造成影響。因此，定期更新和改進(jìn)檔案管理系統(tǒng)變得非常關(guān)鍵，為了有效地應(yīng)用這種靈活性策略，公司應(yīng)構(gòu)建一個可持續(xù)更新的檔案管理系統(tǒng)，涉及處理日常的檔案保管任務(wù)，包括定期對現(xiàn)有風(fēng)險管理措施開展復(fù)審和適宜性評估，定期對檔案情況開展風(fēng)險評價，并基于評估結(jié)果調(diào)整策略。通過運用靈活性原則，公司能夠確保其檔案風(fēng)險管理策略保持最新，有效應(yīng)對內(nèi)外部環(huán)境的變化，確保關(guān)鍵資料的安全。

4.責(zé)任性原則

在企業(yè)開展有效的檔案管理和風(fēng)險管理，關(guān)鍵在于落實執(zhí)行責(zé)任。因此，責(zé)任性顯得尤為重要。責(zé)任性原則突出了對企業(yè)各級管理人員明確責(zé)任和職務(wù)的必要性，通過建立一個清晰的責(zé)任界定體系，企業(yè)可以保證每個管理環(huán)節(jié)都有指定人員負(fù)責(zé)，在提高管理效率的同時減少風(fēng)險。此外，責(zé)任性原則還要求企業(yè)對檔案管理團(tuán)隊開展綜合培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高他們對風(fēng)險識別和處理的能力，為風(fēng)險防控提供堅實的人力資源基礎(chǔ)。在因管理疏忽導(dǎo)致檔案問題發(fā)生時，可以根據(jù)責(zé)任性原則，對涉及人員追責(zé)，加強(qiáng)管理的規(guī)范性和嚴(yán)格性，有效預(yù)防未來的風(fēng)險，增強(qiáng)企業(yè)的內(nèi)部管理紀(jì)律。

二、企業(yè)檔案主要的風(fēng)險識別和分析

1.戰(zhàn)略管理風(fēng)險分析

在商業(yè)運作中，戰(zhàn)略管理風(fēng)險往往與檔案管理的策略制定和執(zhí)行息息相關(guān)，這些風(fēng)險可能由于公司未能充分重視檔案管理或檔案管理與公司總體戰(zhàn)略不吻合而引發(fā)。若檔案管理未被整合為企業(yè)的核心戰(zhàn)略之中，就可能導(dǎo)致檔案資源的利用和整合效率低下，進(jìn)而直接影響到企業(yè)的決策質(zhì)量和其在市場上的競爭力。此外，戰(zhàn)略風(fēng)險還可能源于企業(yè)在調(diào)整檔案管理過程中，未能迅速適應(yīng)業(yè)務(wù)增長和外界環(huán)境的改變。在快速變化的商業(yè)環(huán)境下，企業(yè)需要靈活調(diào)整其檔案管理策略，適應(yīng)新的業(yè)務(wù)需求，如果檔案管理策略過于固定或企業(yè)未能敏感地捕捉市場變化，可能會導(dǎo)致策略更新不及時，從而錯失關(guān)鍵商機(jī)，甚至可能面臨法律或合規(guī)風(fēng)險。因此，降低戰(zhàn)略風(fēng)險需要企業(yè)不斷審查和規(guī)劃其檔案管理策略，確保這些策略與公司的總體目標(biāo)相符并及時調(diào)整以適應(yīng)市場變動。

2.制度安全風(fēng)險分析

制度安全風(fēng)險是指企業(yè)在檔案管理系統(tǒng)的完整性與實施效率方面所面臨的挑戰(zhàn)，它是確保檔案安全的關(guān)鍵要素。如果一個企業(yè)沒有建立全面、有效的檔案管理制度或者制度執(zhí)行不力，就會造成檔案管理過程混亂，增加檔案丟失、損壞或數(shù)據(jù)被外泄的風(fēng)險。例如，如果檔案歸檔流程不清晰，可能導(dǎo)致檔案分類錯誤或遺漏；如果借閱規(guī)則不嚴(yán)格，檔案在借出時可能會丟失或被非法復(fù)制；而不明確的銷毀流程則可能導(dǎo)致仍有價值的檔案被不當(dāng)銷毀；如果檔案管理人員職責(zé)不明確，可能會出現(xiàn)推諉責(zé)任的情況或在問題出現(xiàn)時找不到相應(yīng)負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致管理問題無法及時發(fā)現(xiàn)和解決；如果檔案管理體系不能根據(jù)新的法律法規(guī)或企業(yè)要求及時更新，也是制度安全風(fēng)險的一種。隨著法律法規(guī)或企業(yè)業(yè)務(wù)的發(fā)展，原有的管理制度可能不再適應(yīng)新情況，若不及時調(diào)整，企業(yè)可能面臨違規(guī)操作的風(fēng)險，甚至可能因違反新的規(guī)定而遭到處罰。

3.信息安全風(fēng)險分析

在現(xiàn)代商業(yè)環(huán)境下，信息安全已經(jīng)成為檔案管理中不可忽視的關(guān)鍵。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用，成為企業(yè)信息系統(tǒng)的核心組成部分。然而，技術(shù)的發(fā)展也帶來了眾多的安全問題，如數(shù)據(jù)被泄露、病毒侵害及黑客攻擊等風(fēng)險。尤其是黑客攻擊，它對企業(yè)構(gòu)成了重大的風(fēng)險，一旦企業(yè)的信息保護(hù)機(jī)制被突破，黑客便能輕松獲取敏感的檔案資料，可能帶來無法挽回的財務(wù)和聲譽(yù)損失。此外，病毒感染也是一個嚴(yán)重的威脅，可能通過電子郵件或網(wǎng)站的方式侵入電子檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致資料損毀或丟失。除了外部的威脅，內(nèi)部風(fēng)險同樣不可忽視，員工的誤操作或是對信息安全缺乏足夠認(rèn)識，也常常成為信息安全的薄弱環(huán)節(jié)，員工可能無意間泄露關(guān)鍵信息或在處理文檔時犯錯，都可能引發(fā)信息安全事件。

4.實體安全風(fēng)險分析

在文檔保管領(lǐng)域，維護(hù)實體檔案的完整性和安全性極為關(guān)鍵，企業(yè)應(yīng)預(yù)防在存儲、搬運及日常使用過程中的數(shù)據(jù)丟失或物理損傷。這類風(fēng)險可能源于自然災(zāi)害與人為失誤等多種因素。比如，火災(zāi)或洪水可能瞬時摧毀重要檔案，給企業(yè)帶來不可逆轉(zhuǎn)的信息和歷史數(shù)據(jù)的損害；盜竊行為或檔案管理人員不當(dāng)?shù)奶幚砘驒n案分類錯誤，同樣會嚴(yán)重影響檔案的完整性和可訪問性。面對這些可能來自自然或人為的威脅，持續(xù)保持警惕并實施有效的預(yù)防措施變得尤為重要，以降低潛在的損失，確保檔案的安全與完整。

三、企業(yè)檔案風(fēng)險防控體系建設(shè)的對策

1.完善檔案管理制度

構(gòu)筑一個全方位且高效的檔案管理系統(tǒng)對于確保企業(yè)檔案安全性與完整性至關(guān)重要。在該系統(tǒng)中，應(yīng)明確設(shè)定包括檔案分類、保存過程、借閱條件及檔案銷毀的流程與規(guī)則，要設(shè)定具體的負(fù)責(zé)人并明確其責(zé)任范圍，讓檔案管理的每個環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任人，并且能夠清晰追蹤任務(wù)執(zhí)行過程。通過這種系統(tǒng)化和細(xì)致的管理辦法，企業(yè)能夠有效維護(hù)檔案的規(guī)范性和一致性，從而降低由人為錯誤造成的檔案丟失或損毀風(fēng)險。也就是說，應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中添加全方位的應(yīng)急響應(yīng)計劃，包括對于潛在高風(fēng)險狀況和突發(fā)狀況的預(yù)先設(shè)定，如自然災(zāi)害、人為破壞或者技術(shù)故障，應(yīng)急計劃中需詳述相應(yīng)的處置措施和恢復(fù)計劃，在緊急情況下能夠快速且有效動用資源和指導(dǎo)員工采取措施，保護(hù)檔案資料的安全，建立此類應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制不僅有助于企業(yè)應(yīng)對日常檔案管理中的挑戰(zhàn)，還能在關(guān)鍵時刻迅速作出反應(yīng)，保護(hù)關(guān)鍵信息資源免受損害。

2.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在當(dāng)今信息化時代，企業(yè)需順應(yīng)環(huán)境變化，主動推動檔案管理從傳統(tǒng)方式向數(shù)字化轉(zhuǎn)換，這一過程包括把紙質(zhì)檔案電子化以及采用大數(shù)據(jù)、云服務(wù)等新興技術(shù)，提高管理效率與安全性。在推動檔案信息化的同時，企業(yè)應(yīng)重視安全問題。一方面，實行多重安全驗證措施至關(guān)重要，只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問系統(tǒng)，使用加密技術(shù)保護(hù)存儲與傳輸中的數(shù)據(jù)至關(guān)重要，以防數(shù)據(jù)被非法竊取或篡改；另一方面，定期備份數(shù)據(jù)也是必需的，這樣在出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失或損壞時，能夠迅速恢復(fù)數(shù)據(jù)。嚴(yán)格執(zhí)行權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能接觸敏感信息，可以大幅降低信息被泄露的風(fēng)險。同時，加強(qiáng)詳盡的日志記錄，幫助追蹤數(shù)據(jù)的每一次訪問與修改，對于后續(xù)的審計與責(zé)任追蹤非常有效，采用這些方法，企業(yè)就能建立一個堅固的安全防護(hù)體系，有效保障檔案信息的安全和完整性。

3.提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)

檔案管理人員在保護(hù)檔案安全中扮演著至關(guān)重要的角色，對保障檔案機(jī)密性和完整性具有直接作用。因此，加強(qiáng)其培訓(xùn)對于任何組織來說都是極為重要的。通過定期組織培訓(xùn)，無論是內(nèi)部還是外部的、培訓(xùn)，都能顯著提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能水平，使他們熟練掌握各種管理標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，不僅能提高工作效率，還能大幅減少操作錯誤帶來的風(fēng)險。同時，企業(yè)還應(yīng)關(guān)注提高檔案管理者對潛在風(fēng)險的感知能力以及應(yīng)對緊急情況的處理技巧，通過實施模擬演練和案例分析等教學(xué)方式，可以有效培養(yǎng)檔案管理人員的快速反應(yīng)能力和準(zhǔn)確判斷力，使其能在緊張的環(huán)境下做出正確的決策，以此最大限度地降低損失，保障重要資料的安全。采取這些全面的培訓(xùn)策略，企業(yè)能夠構(gòu)建一支既敏感又冷靜的檔案管理團(tuán)隊，對于增強(qiáng)檔案安全的防護(hù)極為關(guān)鍵，該團(tuán)隊將有效為企業(yè)構(gòu)建一道堅固的檔案安全防護(hù)屏障。

4.建立檔案風(fēng)險評估與監(jiān)控機(jī)制

企業(yè)應(yīng)建立一個全方位的檔案風(fēng)險評估系統(tǒng)，便于定期深度評估檔案管理的風(fēng)險，并準(zhǔn)確定位任何潛在的不足之處，通過定期展開評估，企業(yè)可以保持對檔案管理現(xiàn)狀的持續(xù)了解，并針對問題改進(jìn)措施。此外，實施一個高效的監(jiān)控機(jī)制也是至關(guān)重要的，該機(jī)制應(yīng)能持續(xù)跟蹤檔案的最新狀況與變化，及時發(fā)現(xiàn)并處理異常，提升問題處理速度，保障檔案的完整和安全。同時，在科技迅猛發(fā)展的今天，企業(yè)也應(yīng)利用大數(shù)據(jù)、人工智能等現(xiàn)代技術(shù)提高檔案管理的智能化水平，這些現(xiàn)代技術(shù)能夠高效處理和分析大量檔案數(shù)據(jù)，并提供更為精確的風(fēng)險預(yù)警。通過采用先進(jìn)的技術(shù)工具，企業(yè)可以大幅度提高風(fēng)險管理的準(zhǔn)確度和效率，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的安全性。

四、結(jié)束語

在當(dāng)前經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的背景下，構(gòu)建一套高效的企業(yè)檔案風(fēng)險管理系統(tǒng)是企業(yè)發(fā)展的重要保障。企業(yè)檔案不僅承載著企業(yè)的歷史和文化傳承，還是企業(yè)持續(xù)發(fā)展和競爭優(yōu)勢的核心要素。因此，打造一個科學(xué)、高效的檔案風(fēng)險管理框架對于保障信息的安全，提高企業(yè)的運營效力至關(guān)重要。通過引入最新的管理理念和技術(shù)手段，可以有效開展風(fēng)險辨識、評估及處理，確保檔案的完整性、可靠性與安全性。展望未來，隨著科技的不斷進(jìn)步和管理方法的持續(xù)優(yōu)化，期待企業(yè)檔案風(fēng)險防控系統(tǒng)能夠更加完善和智能化，為企業(yè)提供堅實的信息保障和風(fēng)險管理支持，共同致力于提高企業(yè)檔案管理水平，幫助企業(yè)在高質(zhì)量發(fā)展的道路上穩(wěn)步前進(jìn)。

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作者單位：深圳市萬科發(fā)展有限公司

作者簡介：黃會（1989—），女，漢族，陜西漢中人，本科，館員，研究方向：城市建設(shè)工程檔案管理。