摘 要：大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，應(yīng)用于文書(shū)檔案管理中可以顯著提高管理效率、節(jié)約管理資源并為各單位主體打造良好的信息化基礎(chǔ)。因此，文書(shū)檔案需要充分融合信息技術(shù)手段，創(chuàng)建全新的管理格局。文章從大數(shù)據(jù)環(huán)境下文書(shū)檔案管理中存在的諸多問(wèn)題著手研究，發(fā)現(xiàn)信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用展現(xiàn)出了前所未有的優(yōu)勢(shì)，并提出了一系列建議，以期幫助文書(shū)檔案開(kāi)展高水平信息化管理，提升文書(shū)檔案價(jià)值。

關(guān)鍵詞：文書(shū)檔案管理；大數(shù)據(jù)；信息化應(yīng)用

中圖分類(lèi)號(hào)：G277 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

數(shù)據(jù)信息是在當(dāng)代社會(huì)瞬息萬(wàn)變環(huán)境下的基礎(chǔ)資源，同時(shí)也是決定競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵因素。作為一種承載著海量數(shù)據(jù)信息的載體，文書(shū)檔案以文字、圖片、影像等眾多方式記載文書(shū)信息，對(duì)于不同單位而言，文書(shū)檔案具有重要地位。各單位在新時(shí)期為提高發(fā)展動(dòng)力，應(yīng)充分開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案資源，通過(guò)創(chuàng)新管理模式，促使其為單位發(fā)展提供服務(wù)。通過(guò)廣泛使用大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)，可以滿足各單位跨越式、信息化的文書(shū)檔案管理需求，促進(jìn)各單位強(qiáng)勁發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)時(shí)代文書(shū)檔案管理的不足之處

1.檔案管理模式不健全

伴隨科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)自主開(kāi)發(fā)了多項(xiàng)全新信息技術(shù)，為各行業(yè)領(lǐng)域提供了全新的應(yīng)用助力。尤其是對(duì)于文書(shū)檔案而言，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)特性，獲得了革新動(dòng)力。但是在此過(guò)程中仍存在著文書(shū)檔案管理模式不健全的問(wèn)題。其中，最為明顯的是文書(shū)檔案管理中挖掘文書(shū)檔案資源的深度不足，難以充分掌握單位的全部可用文書(shū)檔案資源，導(dǎo)致文書(shū)檔案資源利用率較差。不規(guī)范的管理模式導(dǎo)致文書(shū)檔案管理面臨著一定的安全風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。由于部分單位在大數(shù)據(jù)時(shí)代對(duì)文書(shū)檔案管理信息化工作了解不足，不能夠熟練應(yīng)用信息技術(shù)，且無(wú)法組織相關(guān)人員監(jiān)督指導(dǎo)文書(shū)檔案管理信息化工作，MSuaa0if7w9kwk8qofTv5A==若在工作中受到若干不利因素的影響，將會(huì)引發(fā)操作失誤，導(dǎo)致文書(shū)檔案信息被泄露或丟失，會(huì)對(duì)單位造成不可挽回的嚴(yán)重?fù)p失。

由于單位成立時(shí)間較長(zhǎng)，在創(chuàng)建單位的初期伴隨衍生的文書(shū)檔案管理模式延續(xù)至今，無(wú)法實(shí)施嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臄?shù)字化文書(shū)檔案收集工作，經(jīng)常發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)文書(shū)檔案存在混亂排序、裝訂混亂、格式不統(tǒng)一等問(wèn)題，后續(xù)文書(shū)檔案管理分類(lèi)難度較大，無(wú)法及時(shí)整理文書(shū)檔案，阻礙文書(shū)檔案的資源利用。盡管在大數(shù)據(jù)時(shí)代部分單位積極利用信息技術(shù)管理文書(shū)檔案，但是由于紙質(zhì)檔案管理較為混亂，在后續(xù)轉(zhuǎn)化并儲(chǔ)存數(shù)字化文書(shū)檔案的過(guò)程中面臨著一定的困難。各種不同類(lèi)別與安全等級(jí)的文書(shū)檔案長(zhǎng)期暴露于開(kāi)放的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境中，容易受到安全威脅，造成檔案信息被泄露、丟失，具有較大的安全隱患。

2.信息化建設(shè)程度不足

大數(shù)據(jù)時(shí)代，各類(lèi)信息技術(shù)逐漸發(fā)展成熟，成為文書(shū)檔案管理工作中的創(chuàng)新動(dòng)力。借助信息技術(shù)，在文書(shū)檔案管理工作中有助簡(jiǎn)化復(fù)雜的工作流程，包括檔案信息管理、提取等環(huán)節(jié)更加簡(jiǎn)便、快捷。大多數(shù)單位對(duì)于文書(shū)檔案的關(guān)注度不足，領(lǐng)導(dǎo)層基于宏觀發(fā)展視角更加關(guān)注本單位的經(jīng)營(yíng)發(fā)展，長(zhǎng)期忽視檔案管理信息化建設(shè)。并且，由于各單位的文書(shū)檔案數(shù)量相對(duì)較大，難以在短時(shí)間轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文書(shū)檔案資源。因此，仍舊將紙質(zhì)文書(shū)檔案管理作為工作重點(diǎn)。通過(guò)調(diào)查研究，有些單位尚未創(chuàng)建系統(tǒng)化、規(guī)范化的文書(shū)檔案信息化管理體系，包括收集、整合、借閱、利用文書(shū)檔案等方面，均具有一定的缺陷。

此外，部分單位為控制成本，無(wú)法為文書(shū)檔案管理信息化工作提供充足的建設(shè)資金，沒(méi)有創(chuàng)建完整的信息化檔案管理系統(tǒng)。部分單位應(yīng)用信息技術(shù)的時(shí)間相對(duì)較晚，未能及時(shí)針對(duì)文書(shū)檔案管理人員開(kāi)展信息技術(shù)培訓(xùn)。單位人力資源十分有限，由于文書(shū)檔案管理工作受重視程度不足，難以為其分配復(fù)合型創(chuàng)新人才，工作人員能力水平較低，導(dǎo)致無(wú)法順利開(kāi)展文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)。包括各單位領(lǐng)導(dǎo)以及文書(shū)檔案管理人員在內(nèi)，信息化意識(shí)較為薄弱，對(duì)于信息化的了解程度不足。

3.信息化建設(shè)不規(guī)范

在文書(shū)檔案管理工作中，是否能夠完整、準(zhǔn)確、全面地收集整合零散的檔案資源將影響到單位的發(fā)展。盡管部分單位已經(jīng)意識(shí)到大數(shù)據(jù)時(shí)代的變化，在文書(shū)檔案管理工作中對(duì)信息技術(shù)加以應(yīng)用，但是由于單位在執(zhí)行信息化文書(shū)檔案管理的過(guò)程中，在責(zé)任劃分、備案以及管理標(biāo)準(zhǔn)等方面均存在著不足，實(shí)際上所開(kāi)展的文書(shū)檔案信息化建設(shè)并不規(guī)范，包括不合理的歸檔以及常見(jiàn)的后期重復(fù)處理等問(wèn)題，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)效率低下，影響著信息化文書(shū)檔案質(zhì)量。一方面，單位的OA系統(tǒng)沒(méi)有關(guān)聯(lián)文書(shū)檔案管理信息化系統(tǒng)，二者之間的傳輸接口不一致，無(wú)法順利傳遞文書(shū)檔案，延遲歸檔時(shí)間或是造成檔案遺漏；另一方面，單位無(wú)法及時(shí)更新文書(shū)檔案管理的軟件，軟件儲(chǔ)存空間不足或是性能下降等均會(huì)影響文書(shū)檔案的歸檔工作，嚴(yán)重者會(huì)造成系統(tǒng)癱瘓，增加文書(shū)檔案管理的工作量，還可能造成檔案丟失。

二、應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案管理的優(yōu)勢(shì)

1.提高管理效率

大數(shù)據(jù)時(shí)代，利用信息技術(shù)管理文書(shū)檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)人工管理方式，可以降低人為失誤可能，提高管理效率。單位的文書(shū)檔案較多，檔案管理人員面對(duì)較大的工作量，在處理文書(shū)檔案的過(guò)程中很可能發(fā)生疏忽大意現(xiàn)象，可能會(huì)由于細(xì)節(jié)性問(wèn)題引發(fā)嚴(yán)重的后果，需要重新整理海量的文書(shū)檔案，從而降低文書(shū)檔案管理的效率。通過(guò)信息技術(shù)開(kāi)展智能化管理，以多種不同形式呈現(xiàn)文書(shū)檔案，檔案管理人員也可以選擇擅長(zhǎng)或是習(xí)慣的方式查閱、管理文書(shū)檔案，縮短文書(shū)檔案管理時(shí)間。大數(shù)據(jù)時(shí)代，在文書(shū)檔案管理中應(yīng)用信息化手段也是促使單位整體管理效率提高的關(guān)鍵所在。通過(guò)全面引進(jìn)信息技術(shù)，促使各部門(mén)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)開(kāi)展工作，能夠更好地提高專業(yè)能力水平，全面提升工作質(zhì)量。

2.節(jié)約管理資源

以往面對(duì)海量的文書(shū)檔案管理需求，需要消耗大量的人力、物力，且由于管理效率較低，往往會(huì)導(dǎo)致各單位的工作進(jìn)度十分緩慢，無(wú)法借助于文書(shū)檔案為單位發(fā)展動(dòng)力。對(duì)于各單位來(lái)講，文書(shū)檔案中蘊(yùn)含著重要的數(shù)據(jù)資源，對(duì)于單位發(fā)展具有重要的作用。在文書(shū)檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，可以在同等工作時(shí)間內(nèi)節(jié)約管理資源，原本需要多人完成的文書(shū)檔案工作，依托于先進(jìn)的信息技術(shù)，可以由一人完成，不僅能節(jié)約人力資源，還能促進(jìn)單位快速發(fā)展。研究文書(shū)檔案的特點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)其具有即時(shí)性與事務(wù)性，通過(guò)文書(shū)檔案可以充分掌握單位的各項(xiàng)業(yè)務(wù)進(jìn)度情況以及生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)現(xiàn)狀等。以科研院所為例，科研文書(shū)檔案承載著海量的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)，是一種科學(xué)技術(shù)信息的載體，為現(xiàn)代科研工作提供了充足的信息參考，為科研院所提供全新的生產(chǎn)動(dòng)力。

3.奠定信息化發(fā)展基礎(chǔ)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，應(yīng)用信息化手段開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，是利用信息技術(shù)更新傳統(tǒng)管理手段的表現(xiàn)形式之一。借助信息技術(shù)與管理工作相互融合，有助于單位適應(yīng)信息化發(fā)展趨勢(shì)，獲得良好的信息技術(shù)基礎(chǔ)，有助于單位轉(zhuǎn)型升級(jí)?？紤]到文書(shū)檔案管理是各單位的重要工作內(nèi)容，通過(guò)創(chuàng)建信息平臺(tái)結(jié)合技術(shù)手段，促使文書(shū)檔案管理更加規(guī)范。當(dāng)文書(shū)檔案管理部門(mén)向其他部門(mén)傳遞文書(shū)檔案資源時(shí)，也可以借助信息化渠道完成，提高信息傳輸速率，促使各部門(mén)廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，促進(jìn)單位整體信息化發(fā)展。在如今競(jìng)爭(zhēng)激烈的環(huán)境下，各單位廣泛開(kāi)展文書(shū)檔案管理信息化工作，借助大數(shù)據(jù)技術(shù)整理海量文書(shū)檔案資源，可以從中獲得自身所需的重要信息資源，從某種角度上來(lái)講，獲得越多的信息資源，將會(huì)顯著提高單位的核心競(jìng)爭(zhēng)力。受到大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響，數(shù)據(jù)作為全新的戰(zhàn)略資源，高效利用信息資源，可以轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)動(dòng)力，延續(xù)單位發(fā)展的活力。

三、文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)路徑

1.健全信息化管理模式

一方面，為滿足大數(shù)據(jù)時(shí)代下文書(shū)檔案管理的信息化應(yīng)用，應(yīng)健全文書(shū)檔案管理模式以及深化落實(shí)文書(shū)檔案資源挖掘工作。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，各單位發(fā)展中所生成的各類(lèi)數(shù)據(jù)，包括生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、業(yè)務(wù)項(xiàng)目、人力資源信息等均屬于重要的戰(zhàn)略資源，這些內(nèi)容記載在文書(shū)檔案中，是記錄各單位真實(shí)工作的重要內(nèi)容，為單位未來(lái)的發(fā)展提供科學(xué)參考。因此，在信息技術(shù)應(yīng)用下，應(yīng)當(dāng)不斷開(kāi)發(fā)利用文書(shū)檔案資源，充分滿足單位的發(fā)展需求。在開(kāi)發(fā)文書(shū)檔案資源時(shí)，要求各單位文書(shū)檔案管理人員明確開(kāi)發(fā)目的，并以創(chuàng)建專題的方式，以單位發(fā)展為核心，為后續(xù)轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資源提供便利條件。

另一方面，基于大數(shù)據(jù)時(shí)代利用信息技術(shù)開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)建立規(guī)范化管理機(jī)制以及標(biāo)準(zhǔn)的工作流程，確保全體檔案管理人員切實(shí)參考標(biāo)準(zhǔn)工作流程開(kāi)展規(guī)范化文書(shū)檔案信息化管理工作。同時(shí)，各單位也應(yīng)當(dāng)積極組織各部門(mén)創(chuàng)建信息化溝通渠道，不僅能搭建暢通的文書(shū)檔案?jìng)鬟f渠道，還能促使各部門(mén)積極挖掘自身的文書(shū)檔案資源，經(jīng)過(guò)部門(mén)自行整合之后，以更加規(guī)范的形式傳遞給檔案部門(mén)，在一定程度上減少了文書(shū)檔案管理部門(mén)的工作壓力，并提升了各部門(mén)聯(lián)系的緊密度，便于共享文書(shū)檔案信息。

2.創(chuàng)建信息化管理平臺(tái)

作為文書(shū)檔案管理信息化應(yīng)用的基礎(chǔ)，應(yīng)當(dāng)做好完善的基礎(chǔ)設(shè)施工作，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從頂層設(shè)計(jì)視角加快文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

一方面，要求各單位加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)的重視程度，為文書(shū)檔案管理信息化提供充足資源，保障資金投入，能夠應(yīng)用先進(jìn)的信息化管理手段，順利推進(jìn)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)。應(yīng)由專人采購(gòu)先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)備設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)系統(tǒng)等硬件設(shè)備。在采購(gòu)設(shè)備時(shí)，應(yīng)當(dāng)考慮計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的性能參數(shù)，確保所購(gòu)入的系統(tǒng)具有良好的兼容性，能夠適應(yīng)不同類(lèi)別軟件的加載需求。完成硬件設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)之后，為保障文書(shū)檔案管理信息化應(yīng)用具有良好的安全保障，還應(yīng)當(dāng)專門(mén)定制文書(shū)檔案管理軟件?？梢酝ㄟ^(guò)招標(biāo)采購(gòu)的方式，與第三方軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)簽訂合同，由軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)根據(jù)文書(shū)檔案信息化管理需求以及單位發(fā)展特征，專門(mén)定制專屬應(yīng)用軟件，從而加強(qiáng)文書(shū)檔案管理的安全性。通過(guò)連接單位內(nèi)網(wǎng)，全面規(guī)避開(kāi)放互聯(lián)網(wǎng)的信息被泄露風(fēng)險(xiǎn)。經(jīng)過(guò)軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)測(cè)試文書(shū)檔案管理軟件的安全性，認(rèn)證安全性良好，才可以正式在單位投入使用。

另一方面，需要增強(qiáng)全體檔案管理人員的信息化意識(shí)。在單位開(kāi)展大力宣傳工作，積極宣傳推廣文書(shū)檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，加深全體職工對(duì)信息化的了解程度?？梢酝ㄟ^(guò)開(kāi)展宣傳會(huì)議的方式，積極向各部門(mén)宣傳推廣信息技術(shù)應(yīng)用，促使其充分掌握文書(shū)檔案管理的前沿技術(shù)和發(fā)展趨勢(shì)，了解信息化管理目標(biāo)與工作流程，并更好地促進(jìn)各部門(mén)之間溝通互動(dòng)，確保充分滿足各部門(mén)快速對(duì)接或共享文書(shū)檔案的需求。以科研單位為例，其完成某科研項(xiàng)目之后，可以及時(shí)結(jié)合文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展檔案宣傳周或是信息化管理展示宣傳等活動(dòng)，向全體單位成員展示文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)成果，促使其加深了解，共同為文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)作出貢獻(xiàn)。

3.升級(jí)文書(shū)檔案管理軟件

為達(dá)到理想的文書(shū)檔案信息化管理成效，應(yīng)當(dāng)注重文書(shū)檔案管理軟件的使用。信息化軟件是支撐文書(shū)檔案順利開(kāi)展信息化工作的基礎(chǔ)，在引進(jìn)信息化管理軟件的過(guò)程中，各單位應(yīng)當(dāng)及時(shí)校驗(yàn)軟件的使用性能，要求其能夠充分滿足文書(shū)檔案管理的各項(xiàng)功能需求。在實(shí)際應(yīng)用中，應(yīng)當(dāng)高度重視軟件檢索功能與實(shí)際操作流暢度等方面，確保利用文書(shū)檔案管理軟件開(kāi)展工作時(shí)更加準(zhǔn)確、便捷。隨著各單位的快速發(fā)展，各項(xiàng)數(shù)據(jù)資源均儲(chǔ)存在文書(shū)檔案當(dāng)中，海量的數(shù)據(jù)信息考驗(yàn)著軟件的儲(chǔ)存性能，若由于存儲(chǔ)空間不足延誤文書(shū)檔案管理的進(jìn)度，將會(huì)直接影響單位的工作進(jìn)程。因此，各單位在利用信息化管理軟件時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重定期更新優(yōu)化，確保充分滿足文書(shū)檔案管理需求。一方面，注重與辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)接口的統(tǒng)一性，在設(shè)計(jì)軟件時(shí)充分參考單位現(xiàn)有的OA系統(tǒng)使用接口；另一方面，注重文書(shū)檔案管理軟件的安全性能優(yōu)化升級(jí)。由于單位長(zhǎng)時(shí)間應(yīng)用軟件管理文書(shū)檔案，若不注重安全防護(hù)功能，可能會(huì)受到不法分子的網(wǎng)絡(luò)攻擊，造成文書(shū)檔案信息被泄露，給單位造成重大損失。

此外，還應(yīng)為軟件使用設(shè)置更新時(shí)間，確保定期檢驗(yàn)軟件安全性并更新優(yōu)化。例如，可以創(chuàng)建數(shù)字加密、數(shù)字簽名、云加密技術(shù)等方式，阻止非法程序惡意訪問(wèn)。同時(shí)，為軟件使用設(shè)定差異性的安全等級(jí)，科學(xué)設(shè)計(jì)訪問(wèn)權(quán)限，定期使用防火墻與殺毒軟件等檢驗(yàn)軟件系統(tǒng)漏洞與安全風(fēng)險(xiǎn)，打造安全的使用環(huán)境。受到存儲(chǔ)空間的局限性影響，可以通過(guò)租用云端儲(chǔ)存空間的方式，及時(shí)備份文書(shū)檔案，便于定期清理過(guò)期文書(shū)檔案，始終預(yù)留充足的存儲(chǔ)空間，避免調(diào)取文書(shū)檔案時(shí)無(wú)法獲得相應(yīng)的內(nèi)容。通過(guò)創(chuàng)建大容量云端備份數(shù)據(jù)庫(kù)的方式也能夠保障文書(shū)檔案的安全?？赏ㄟ^(guò)引進(jìn)安全管理專員的方式，落實(shí)文書(shū)檔案地方保密制度的管理要求，切實(shí)提升檔案管理人員的保密意識(shí)，為文書(shū)檔案管理軟件創(chuàng)建規(guī)范化保密期限與等級(jí)，同時(shí)嚴(yán)格限制借閱、復(fù)印等使用權(quán)限，并制定安全保密制度。做好網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，包括文書(shū)檔案信息化管理中生成的光盤(pán)以及移動(dòng)硬盤(pán)等檔案載體，應(yīng)當(dāng)妥善加以保管。設(shè)計(jì)研發(fā)安全管理軟件，為文書(shū)檔案管理程序創(chuàng)建專屬安全防護(hù)系統(tǒng)，分門(mén)別類(lèi)清晰儲(chǔ)存文書(shū)檔案，為文書(shū)檔案做好備份管理工作。立足于未來(lái)?？苫陂L(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展視角，為文書(shū)檔案信息化應(yīng)用創(chuàng)建專屬智能檔案室，引進(jìn)先進(jìn)數(shù)據(jù)技術(shù)設(shè)備，創(chuàng)建智慧化檔案管理職能系統(tǒng)，進(jìn)而在檔案管理、環(huán)境監(jiān)控以及消防安全等方面均打造一體化的智能管理效果。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代信息技術(shù)被廣泛使用，為文書(shū)檔案管理水平的提高帶來(lái)了全新可能。通過(guò)創(chuàng)建信息化管理平臺(tái)，搭載專屬管理軟件的方式，可以充分滿足文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的需求，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)文書(shū)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案，提高了文書(shū)檔案資源的使用效率，為單位提供充足的戰(zhàn)略發(fā)展資源。

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作者單位：陜西陜煤韓城礦業(yè)有限公司

作者簡(jiǎn)介：賈菡寧（1980—），女，漢族，陜西韓城人，本科，館員，研究方向：企業(yè)檔案。