摘 要：事業(yè)單位在檔案管理改革過程中要明確具體方向，整合事業(yè)單位的各種資源，找到信息化環(huán)境下檔案管理改革的突破口，穩(wěn)步推進檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。信息化時代，事業(yè)單位檔案管理理念、方法、途徑、工具等均發(fā)生顯著改變，數(shù)字化、智慧化、共享化思維逐步深入檔案管理工作。信息化與檔案管理的深度融合為檔案管理改革提供了動能，在實踐中，應建立與數(shù)字檔案建設和服務相匹配的檔案管理規(guī)范、制度，夯實檔案信息化管理基礎，探索檔案管理新路徑。

關鍵詞：信息化；事業(yè)單位；檔案管理；高質(zhì)量發(fā)展

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

信息化時代，對事業(yè)單位檔案管理提出了新的要求。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，隨著大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使檔案工作的內(nèi)部環(huán)境和內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，迫切需要檔案管理部門在理念、方法和模式上大膽創(chuàng)新，積極推進檔案智能化升級和數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有效解決制約檔案工作高質(zhì)量開展的瓶頸和問題。

一、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革的路徑

1.科技創(chuàng)新驅(qū)動事業(yè)單位高質(zhì)量開展檔案管理工作

以新科技革命為代表的新質(zhì)生產(chǎn)力為信息環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革和高質(zhì)量發(fā)展提供了新機遇。事業(yè)單位高質(zhì)量開展檔案管理工作需要創(chuàng)新驅(qū)動?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，在檔案工作中要廣泛運用新一代信息技術(shù)，積極推進檔案信息化建設和數(shù)字化。新時期，以人工智能技術(shù)為代表的新技術(shù)與檔案管理工作展開了深度融合，技術(shù)加持深刻改變了事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式，催生了新業(yè)態(tài)、新手段和新模式。一方面，事業(yè)單位在發(fā)展過程中形成的檔案資源類型越來越多樣，載體越來越多元，數(shù)據(jù)規(guī)模越來越龐大，為新一代信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理的深度融合提供了多樣化的實踐場景，也形成了龐大的數(shù)據(jù)根基。在信息技術(shù)加持下，事業(yè)單位檔案管理流程模式和業(yè)態(tài)發(fā)生了深刻變化，也推動了事業(yè)單位檔案管理邁入了新階段；另一方面，技術(shù)創(chuàng)新也帶來了一系列問題，要求事業(yè)單位在檔案管理中應主動應對技術(shù)變革帶來的信息安全問題、技術(shù)引進問題、人才培養(yǎng)問題，只有解決好這些問題，才能夠充分發(fā)揮科技創(chuàng)新的真實價值，進而更好地推動事業(yè)單位檔案高質(zhì)量發(fā)展。

2.強化公共服務導向，提高檔案服務水平

在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理改革不僅要關注自身建設，實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，還要始終堅持以人為本理念，強化公共服務導向，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息的獨特價值。面對信息化環(huán)境和新一輪科技革命產(chǎn)生的影響，事業(yè)單位急需大膽創(chuàng)新管理模式。一方面，提升事業(yè)單位檔案公共服務供給質(zhì)量。加快構(gòu)建以公共服務為主導方向的服務體系，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案公共服務模式，借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)對單位檔案信息資源實行整合和加工，剔除無效數(shù)據(jù)，減少無效供給，進一步提升供給質(zhì)量。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息供給與用戶需求的有機匹配；另一方面，提升事業(yè)單位檔案公共服務供給要素質(zhì)量。從數(shù)字設備引入、數(shù)據(jù)資源整合、檔案人才隊伍建設等多個角度出發(fā)，實現(xiàn)多重生產(chǎn)要素的有機整合，為事業(yè)單位提高檔案服務水平創(chuàng)造有利條件。

3.依托新質(zhì)生產(chǎn)力優(yōu)化檔案服務發(fā)展要素

新質(zhì)生產(chǎn)力能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新要素的有機整合，促進要素創(chuàng)新驅(qū)動，進而培育出新優(yōu)勢、新動能和新業(yè)態(tài)。事業(yè)單位在管理改革過程中應充分發(fā)揮新質(zhì)生產(chǎn)力的獨特優(yōu)勢，為檔案服務發(fā)展凝聚新要素，開辟新賽道，形成新優(yōu)勢。

一是通過技術(shù)賦能對檔案服務流程實施優(yōu)化和完善。一方面，新質(zhì)生產(chǎn)力能夠為事業(yè)單位檔案公共服務提供高素質(zhì)的人才支持和高質(zhì)量的檔案信息資源。高素質(zhì)的人才意味著具備扎實的檔案信息知識，能夠熟練地運用各種數(shù)字信息技術(shù)，對海量檔案信息資源整合和挖掘，為事業(yè)單位檔案高質(zhì)量服務提供支持；另一方面，新質(zhì)生產(chǎn)力能夠為檔案服務提供多元技術(shù)支持。例如，事業(yè)單位在檔案服務過程中可以利用人工智能技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、知識圖譜技術(shù)、數(shù)據(jù)關聯(lián)技術(shù)、用戶畫像技術(shù)實現(xiàn)對海量檔案信息的聚合，關聯(lián)性重組檔案資源，提升檔案信息服務的精準度。

二是在新質(zhì)生產(chǎn)力的支持下，有助發(fā)揮事業(yè)單位檔案服務的獨特優(yōu)勢。當前，隨著社會分工越來越細，為社會公眾提供的服務越來越專業(yè)化，在化解檔案公共服務供給困境的同時，也推動著檔案服務創(chuàng)新。事業(yè)單位在檔案公共服務過程中既是自身價值實現(xiàn)的過程，也是培育新質(zhì)生產(chǎn)力的過程。通過與多元主體互動，實現(xiàn)信息要素交換，加速各類信息傳播，使事業(yè)單位檔案管理部門能夠獲得各種信息，進而對這些信息整合，培育出新質(zhì)生產(chǎn)力。

二、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革的困境

1.檔案管理存在信息安全問題

部分事業(yè)單位在檔案管理過程中對于信息安全重視程度不足，保密意識不強，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。事業(yè)單位在業(yè)務工作推進過程中會形成部分涉密或敏感信息，這些信息直接關系著事業(yè)單位的核心利益，一旦出現(xiàn)泄密，后果不堪設想。但目前部分事業(yè)單位在檔案管理過程中對于信息安全重視程度不足，在保密意識方面也存在著短板。一方面，在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位在檔案管理過程中會運用到大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)，必然也需要通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對檔案信息的收集、共享和利用，在這一過程中勢必會存在一定的安全風險，如果沒有采取合適的安全防護措施，很容易出現(xiàn)泄密或信息被盜問題；另一方面，部分事業(yè)單位在檔案管理過程中還沒有形成嚴密的安全預警機制，難以對檔案信息的整個生命周期全流程監(jiān)測，也就難以識別在檔案信息開發(fā)利用過程中可能出現(xiàn)的風險點，更難以制定有針對性的防范措施。

2.檔案管理制度機制建設相對落后

無規(guī)矩不成方圓。制度機制建設是事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量提升的關鍵。但部分事業(yè)單位在檔案管理過程中相應的制度機制不健全。一是檔案管理制度機制不成體系。雖然單位也制定了與檔案管理相關的制度機制，但相對零散，不成體系。檔案管理人員在檔案信息收集、分類、管理、開發(fā)過程中執(zhí)行著不同的操作標準，導致檔案資料雜亂無章。在數(shù)據(jù)庫建設過程中檔案信息失真或損毀，不僅影響了數(shù)據(jù)庫檔案信息的質(zhì)量，還在無形之中增加了檔案管理難度；二是檔案管理制度機制落實不到位。在事業(yè)單位檔案管理過程中，由于部分制度機制不明確，導致不同檔案管理人員的責任分工不夠細化，相應工作開展缺少有效指導，檔案信息化建設缺乏具體統(tǒng)一標準。部分制度在落實過程中出現(xiàn)了選擇性落實或降低標準落實情況，在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。

3.檔案管理信息化推進緩慢

在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新需要借助信息技術(shù)。但目前部分事業(yè)單位在檔案管理過程中更習慣傳統(tǒng)的工作思路，按部就班的工作模式消磨了檔案管理人員的斗志和創(chuàng)新意識。一是檔案管理人員能力素質(zhì)有限。部分事業(yè)單位檔案管理隊伍人員來源廣泛，既有檔案專業(yè)人才，也有從其他部門抽調(diào)的人員，還有部分臨近退休人員，使得事業(yè)單位檔案管理隊伍結(jié)構(gòu)復雜，人員能力素質(zhì)參差不齊，在推進檔案管理信息化過程中難以形成整體合力；二是沒有形成相對完備的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)是檔案管理信息化的重要載體。但部分事業(yè)單位在檔案管理信息系統(tǒng)建設過程中只是按照上級政策要求完成了檔案管理信息系統(tǒng)的初步建設，缺少后期的維護和設備更新，導致檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)揮的作用十分有限，存在信息檢索不流暢、信息共享系統(tǒng)不兼容、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問題，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案信息化建設質(zhì)量。

三、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案高質(zhì)量發(fā)展策略

1.夯實事業(yè)單位檔案信息化基礎

首先，完善檔案信息采集系統(tǒng)。事業(yè)單位在檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中首先就要完善檔案信息采集系統(tǒng)。檔案信息采集是事業(yè)單位檔案管理的第一步，也是保證檔案信息真實性、完整性的重要前提。因此，事業(yè)單位應完善檔案信息采集系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息采集系統(tǒng)與事業(yè)單位業(yè)務部門、人事部門、財務部門等相關系統(tǒng)的有效對接，形成統(tǒng)一的技術(shù)標準和電子文件編碼形式，為事業(yè)單位檔案信息采集提供扎實的技術(shù)保障。同時，還要對檔案管理人員開展教育培訓，引導檔案管理人員了解電子文件的主要特點，掌握檔案信息采集系統(tǒng)的相關技術(shù)，了解大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等技術(shù)的應用優(yōu)勢，通過更先進的技術(shù)手段，確保檔案信息采集系統(tǒng)獲得的電子文件的真實性、原始性和可靠性。

其次，建設事業(yè)單位檔案信息大數(shù)據(jù)庫。電子文件通過審核之后存儲到事業(yè)單位檔案信息大數(shù)據(jù)庫之中，為后續(xù)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造條件。一是重視數(shù)據(jù)整合與分類管理。將電子文件存儲到大數(shù)據(jù)庫之后，還要根據(jù)部門、時間、類型等維度對這些電子文件明確劃分，方便后續(xù)檢索；二是要形成智能化檢索路徑。實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息大數(shù)據(jù)庫與前端服務功能的有效對接，形成智能化檢索功能，通過關鍵詞、標簽檢索，能夠快速查閱相關信息；三是完善大數(shù)據(jù)庫安全防護措施。檔案信息對事業(yè)單位的發(fā)展至關重要，必須高度重視數(shù)據(jù)安全。通過訪問控制、數(shù)據(jù)加密等形式，切實保障事業(yè)單位檔案信息不被泄露或篡改。同時，形成相對應的權(quán)限管理機制，減少對大數(shù)據(jù)庫的訪問次數(shù)，確保大數(shù)據(jù)庫檔案信息安全可控。

最后，完善事業(yè)單位檔案信息化管理制度機制。結(jié)合當前事業(yè)單位在檔案管理過程中制度不完善、部分制度落實不到位的具體情況，圍繞事業(yè)單位檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的具體要求，對相應制度機制優(yōu)化。一方面，提升制度機制的系統(tǒng)性。隨著事業(yè)單位檔案管理信息化、數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，相應的工作流程、工作內(nèi)容發(fā)生了深刻變化，制度機制建設也要因勢而動，對事業(yè)單位在檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況形成相對應的制度機制和技術(shù)標準。確保事業(yè)單位在檔案管理過程中新技術(shù)運用、新設備使用都有相應的制度機制和技術(shù)標準；另一方面，加大制度機制的落實力度。制度機制只有落實才能夠發(fā)揮其引導和規(guī)范性作用。因此，在推進事業(yè)單位信息化建設過程中要將制度機制落實作為一項基礎性工作。要求全員參與、全過程落實，避免出現(xiàn)制度落實“形式主義”和“走過場”現(xiàn)象，提高事業(yè)單位檔案管理效率。

2.創(chuàng)新事業(yè)單位檔案信息化路徑

首先，整合事業(yè)單位高質(zhì)量檔案信息資源。在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位高質(zhì)量檔案信息資源整合顯得尤為重要。一是要明確整合目標。要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理范圍確定整合檔案范圍，制訂詳細的整合計劃，明確整合步驟、時間，形成整合后的預期效果；二是要對事業(yè)單位檔案信息資源整合過程實行優(yōu)化。對各類檔案信息資源整合要形成統(tǒng)一的技術(shù)標準，并嚴格審核檔案信息，剔除不符合相關要求的檔案信息，切實保障檔案信息的準確性、完整性、真實性和可靠性；三是要推動跨部門合作與協(xié)同。事業(yè)單位在信息資源整合過程中要加強與其他部門的溝通協(xié)作，針對在檔案信息整合過程中存在的問題及時提出合理化建議，提升整合效果。同時，也要借鑒其他事業(yè)單位在檔案信息資源高質(zhì)量整合過程中的成功經(jīng)驗和做法，進一步提升事業(yè)單位檔案信息資源的整合質(zhì)量。

其次，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案信息化服務路徑。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位應該發(fā)揮自身檔案信息的獨特價值，面向多元主體提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務。一是要加強技術(shù)支撐，構(gòu)建智能檔案服務系統(tǒng)。事業(yè)單位應加大技術(shù)投入，將大數(shù)據(jù)、人工智能、云計算等技術(shù)運用到智能檔案服務系統(tǒng)之中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)。借助人工智能技術(shù)實現(xiàn)檔案信息的自動標記和智能化檢索，利用云計算技術(shù)實現(xiàn)對海量數(shù)據(jù)的云存儲與云備份，為前端智能檔案服務提供數(shù)據(jù)基礎；二是對服務流程實行優(yōu)化，提升用戶體驗。事業(yè)單位要優(yōu)化服務流程，簡化服務步驟，借助智能檔案服務系統(tǒng)為用戶提供在線查詢、電話咨詢、微信服務等多種功能，方便用戶隨時隨地獲取檔案信息。同時，還要建立用戶反饋機制，及時對用戶反饋情況實施收集和整理，方便后續(xù)服務改進。

總之，在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理面臨挑戰(zhàn)與機遇。當前，事業(yè)單位在檔案管理過程中仍存在信息安全、制度機制建設、檔案管理信息化推進緩慢等問題。為了更好地實現(xiàn)事業(yè)單位檔案高質(zhì)量發(fā)展目標，應建設檔案信息大數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與分類管理，形成智能化檢索路徑，加強跨部門合作與協(xié)同，為不同主體提供高質(zhì)量檔案信息服務，更好地展現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的獨特價值。

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作者單位：山東省臨沂市社會治安綜合治理服務中心

作者簡介：王文婷（1984—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案信息化。