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供需平衡視角下檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題形成機(jī)理研究

2024-08-17 00:00:00周楓楊智勇
檔案管理 2024年3期

摘 要:檔案資源建設(shè)理念影響檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量水平。文章分析了供給導(dǎo)向檔案質(zhì)量觀和需求導(dǎo)向檔案質(zhì)量觀的內(nèi)涵及其局限,提出采用供需平衡視角來分析檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題,指出檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量是檔案數(shù)據(jù)固有特性的客觀性衡量與滿足用戶需求的主觀性評價的統(tǒng)一,并點(diǎn)明從供給側(cè)與需求側(cè)共同提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量。

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)據(jù);數(shù)據(jù)質(zhì)量;供需匹配;供需平衡;資源建設(shè);四性;信息不對稱

“資源是檔案機(jī)構(gòu)最重要的本錢”[1],資源質(zhì)量決定存在價值,決定著檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。盡管檔案相對是一種高質(zhì)量信息資源,但隨著技術(shù)、組織、環(huán)境等方面變化,檔案數(shù)據(jù)也出現(xiàn)了一些質(zhì)量問題。根據(jù)調(diào)研,我國“數(shù)以億計(jì)的電子文件不同程度地處于失控、失存、失信、失用、失密的狀態(tài)中”[2],盡管檔案資源“數(shù)量急劇增長,其質(zhì)量并不是很高”[3],大數(shù)據(jù)時代“檔案數(shù)據(jù)面臨的質(zhì)量問題日益嚴(yán)峻”[4]。因此,《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出,“加強(qiáng)檔案資源質(zhì)量管控”“提高歸檔文件質(zhì)量”。[5]已有研究主要側(cè)重于檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量概念內(nèi)涵[6]、問題表征[7]、治理策略[4]等,缺少對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量形成機(jī)理的研究,導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量治理理念不清晰、質(zhì)量治理措施不精準(zhǔn)、質(zhì)量提升成效不彰顯,因此有必要探索檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題形成機(jī)理,推動檔案數(shù)據(jù)高質(zhì)量發(fā)展。

質(zhì)量是“客體的一組固有特性滿足要求的程度”,[8]包括固有特性、要求和滿足程度三個要素。其中,固有特性主要由供給方提供,是一種客觀存在;要求主要指用戶的各種需求,是一種主觀存在;客觀供給和主觀需求之間的匹配度就是滿足程度。因此,質(zhì)量是固有特性的客觀性衡量與滿足需求的主觀性評價的統(tǒng)一。檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題取決于兩個變量:怎樣的質(zhì)量和誰的質(zhì)量。如果采取立場各不相同甚至互相抵觸的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分析,試圖從中達(dá)成理論共識,必然無功而返。若圍繞檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量展開共識和對話,一種比較合理的做法是,明確不同主體針對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的立場,在此基礎(chǔ)上,求同存異,達(dá)成共識。

1 供需分離視角及其局限性

當(dāng)前,對檔案質(zhì)量的分析主要包括供給導(dǎo)向的檔案質(zhì)量觀和需求導(dǎo)向的檔案質(zhì)量觀,作為供給方的檔案部門和作為需求方的用戶對于檔案質(zhì)量有著不同理解和認(rèn)識。

1.1 供給視角:檔案“四性”要求及其局限性

所謂供給導(dǎo)向的檔案質(zhì)量觀,是指檔案部門“以我為主”,從檔案部門自身立場出發(fā)去界定檔案質(zhì)量?!伴L期以來,我國檔案館采取的是‘供給導(dǎo)向’的發(fā)展模式,往往從自身業(yè)務(wù)供給的角度出發(fā),有什么樣的內(nèi)容就提供什么樣的服務(wù),用戶常常面臨著‘提供的服務(wù)不需要,需要的服務(wù)找不到’的尷尬。”[9]如在浙江省人民政府?dāng)?shù)據(jù)開放平臺上,由浙江省檔案館提供的“浙江清代官員履歷信息”開放數(shù)據(jù)集僅有“籍貫”“年代”“數(shù)據(jù)編號”三個字段,從這些開放檔案數(shù)據(jù)集中看不出任何實(shí)質(zhì)信息,以致有不少用戶留言“差評”“沒有任何參考價值”。[10]

大數(shù)據(jù)時代,供給導(dǎo)向質(zhì)量觀的典型觀點(diǎn)為檔案質(zhì)量就是檔案的真實(shí)性、完整性、安全性、可用性等“四性”要求。針對檔案“四性”的研究,許多專家學(xué)者雖不直接以“質(zhì)量”之名,卻將其視為檔案質(zhì)量的“代名詞”。徐華[6]指出,檔案數(shù)字資源的質(zhì)量內(nèi)涵包括真實(shí)性、完整性、有效性、安全性;湯健指出,“可以從真實(shí)性、可靠性、完整性、可用性四個方面對信息質(zhì)量進(jìn)行分析”[11];楊來青等認(rèn)為,青島市數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)質(zhì)量問題可“歸納為完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性3種類型”[12]。進(jìn)入數(shù)字時代以來,檔案部門大多以“四性”作為抓手來衡量檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量,制定了《文書類電子檔案檢測一般要求》(DA/T 70—2018)等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,在歸檔、移交接收、長期保存等不同環(huán)節(jié)制定了完整的四性檢測方案,并成為各類數(shù)字檔案館(室)測評中針對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量管控的關(guān)注重點(diǎn)。

從邏輯上講,檔案“四性”只是檔案質(zhì)量表象化的一種形式而已,絕非檔案質(zhì)量問題的實(shí)質(zhì)內(nèi)涵。一方面,以“四性”視角去研究檔案質(zhì)量,一個難以逾越的障礙是:符合“四性”要求的檔案是否就沒有質(zhì)量問題,是否就是用戶需要的檔案資源呢?盡管檔案“四性”中包括“可用性”,但這個“可用性”是誰的可用、何時要用、利用哪些、如何利用,事實(shí)上也很難明確。因此,針對這些不確定的用戶和需求,以純粹的“四性”視角去研究,本身就存在一定缺陷。在我國檔案資源建設(shè)中,之所以“三重三輕”“官重民輕”“不見平民史”等現(xiàn)象長期為社會所詬病,其關(guān)鍵就在于供給導(dǎo)向的資源建設(shè)方式,對用戶需求考慮不充分,進(jìn)而導(dǎo)致檔案資源的多樣性、豐富性、特色性等存在不足。另一方面,檔案“四性”本身存在一定的沖突。類似于檔案檢索中“查全率”和“查準(zhǔn)率”天然存在一定的互逆關(guān)系,在檔案質(zhì)量中也存在類似問題。大數(shù)據(jù)時代,當(dāng)過分追求數(shù)據(jù)的完整性時,往往會影響到數(shù)據(jù)查找利用的準(zhǔn)確性、可用性和便捷性。因此,“四性”盡管對保障檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量有較大價值,卻依然存在一定局限。

1.2 需求視角:用戶感知及其局限性

需求導(dǎo)向的檔案質(zhì)量觀將能否滿足用戶需求作為檔案質(zhì)量的目標(biāo)導(dǎo)向,即檔案質(zhì)量取決于檔案資源在多大程度上滿足了用戶的需求,典型觀點(diǎn)是用戶服務(wù)感知。質(zhì)量認(rèn)識的主觀性、相對性極大地影響了人們對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的認(rèn)知和質(zhì)量改進(jìn)方式的選擇。當(dāng)站在不同利益相關(guān)者角度討論檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題時,由于立場、認(rèn)知和需求的差異,對質(zhì)量問題的把握也會存在較大差異,這種認(rèn)知上的天然差異決定了針對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量本身不可能達(dá)成一個不同利益主體都能認(rèn)可的范本。例如,針對某一主題檔案資源,歷史研究者與工作查考人員的質(zhì)量需求往往也不相同。因此,檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量歸根結(jié)底與所處的時代、社會和場域有關(guān),和某一人群的特定需求有關(guān)?!百|(zhì)量問題到底是不是問題,對其判斷完全依賴于從何種角度解讀和以什么方式來解讀”[13],這是一個開放性的問題。

從檔案數(shù)據(jù)的產(chǎn)生尤其是保存來看,檔案數(shù)據(jù)不是為了自身的管理利用。無論是為國管檔、為黨守史還是為民服務(wù),都反映了國家、社會和公眾的需求,也必然存在著一定的質(zhì)量要求,“質(zhì)量需要已成為當(dāng)前和今后用戶信息需要的主要特色”。[14]從需求角度看,檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量可以理解為用戶對數(shù)據(jù)使用的一種感受,“當(dāng)用戶對信息完備性、可理解性、時效性、適用性等客觀屬性的評價越高,其感知到的對自己有用程度也就越強(qiáng)”。[15]徐華指出,具有“顧客滿意度”的檔案數(shù)字資源是指“滿足‘真實(shí)、完整、有效、安全’的質(zhì)量要求,被長期或永久保存,歸檔范圍、分類體系、保管期限準(zhǔn)確,具有可信性、可追溯性,可以真實(shí)再現(xiàn)當(dāng)時社會歷史”。[6]然而,用戶需求本身具有不可知性,既可能超前于檔案工作實(shí)際,也可能落后于檔案工作發(fā)展,其質(zhì)量要求存在較大不確定性,這對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量也造成了較大的困擾。

總之,檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不僅僅是真實(shí)性、完整性、安全性等本身特性的反映,還是一定社會關(guān)系的反映,“離開了信息質(zhì)量的社會性,特別是對社會性屬性的具體表現(xiàn)形式——滿足用戶信息需要程度的考察,對信息質(zhì)量問題的認(rèn)識和分析就毫無意義甚至毫無可能”。[14]用戶需求是檔案質(zhì)量關(guān)系產(chǎn)生的依據(jù),檔案自身屬性只有用戶通過認(rèn)知和實(shí)踐才能進(jìn)入到質(zhì)量化的過程,形成質(zhì)量關(guān)系,此時才有質(zhì)量可言。這也就意味著,在檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量研究中,要摒棄以往的“單方”視角,更多地從供給實(shí)際和需求實(shí)際出發(fā),做到供給和需求之間的有效匹配。

2 供需平衡的研究新視角

供需理論是經(jīng)濟(jì)學(xué)的重要理論,是分析問題的基本方法。供給是“處在市場上的產(chǎn)品,或者能夠提供給市場的產(chǎn)品”,需求則是指“市場對商品的需要”。[16]供給和需求是對立統(tǒng)一的辯證關(guān)系:一方面,供給決定需求,即生產(chǎn)決定了消費(fèi)對象與消費(fèi)方式;另一方面,需求也會反作用于供給,即需求會促進(jìn)生產(chǎn)的順利進(jìn)行甚至產(chǎn)生新的供給。“供給與需求之間必須保持適度的均衡發(fā)展關(guān)系,即平衡比例關(guān)系,或協(xié)調(diào)發(fā)展關(guān)系,整個國家的社會生產(chǎn)才能保持正常健康狀態(tài),整個社會經(jīng)濟(jì)才能保持持續(xù)增長和發(fā)展?!盵17]或者說,供求平衡是供需關(guān)系的終極目標(biāo),是資源配置的最優(yōu)體現(xiàn)。基于供需平衡視角的檔案學(xué)研究主要涉及檔案資政服務(wù)、公共服務(wù)和檔案管理等多個方面。[18-20]原國家檔案局局長李明華指出,“推進(jìn)檔案服務(wù)升級,檔案部門就是供給側(cè),要抓好供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革,減少無效和低端供給,擴(kuò)大有效和高端供給,增強(qiáng)供給體系對需求變化的適應(yīng)性和靈活性”[21],事實(shí)上指的就是供給和需求之間的結(jié)合和平衡。陳永生教授也曾提出“有效利用”的觀點(diǎn),“既考慮了利用者對效果和收益的重視,也體現(xiàn)了檔案部門對成本和收益的兼顧”[22],事實(shí)上也是強(qiáng)調(diào)了在檔案資源建設(shè)過程中檔案部門供給和用戶需求之間的相對平衡。

檔案數(shù)據(jù)的固有屬性,是構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的客觀基礎(chǔ),用戶的主體需求則是構(gòu)成檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的前提條件。當(dāng)檔案數(shù)據(jù)的固有屬性匹配主體需求時,便形成了質(zhì)量關(guān)系。因此,解決質(zhì)量問題、提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量,除了進(jìn)一步增強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)本身的屬性,還需要更加注重用戶需求。供給導(dǎo)向的檔案質(zhì)量觀和需求導(dǎo)向的檔案質(zhì)量觀雖然是從不同角度看待問題,但這兩種觀點(diǎn)可以實(shí)現(xiàn)有效融合。理想狀態(tài)下,如果檔案質(zhì)量能同時滿足供需雙方的要求或者說實(shí)現(xiàn)供需平衡,此時可以稱之為“高質(zhì)量”。從供方角度看,檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量高低取決于提供的檔案數(shù)據(jù)屬性的高低,此時高質(zhì)量并非絕對完美,而是在符合成本效益的基礎(chǔ)上,滿足用戶需求和保持自身聲譽(yù)等需求的一種適當(dāng)?shù)某潭取>托枨蠓蕉?,以提供的檔案數(shù)據(jù)對需求方的滿足程度來衡量檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量,或者說取決于用戶的感知。滿足需求者的高質(zhì)量也并不是某種極限,而是在用戶可接受的條件下、可感知的一種最佳狀態(tài)。

綜上,本文認(rèn)為質(zhì)量本質(zhì)上是一種程度,是固有特性的客觀性衡量和滿足需求的主觀性評價的統(tǒng)一,試圖讓所有相關(guān)方百分之百滿意只可能是理想,但卻不可能百分之百實(shí)現(xiàn)。此時就需要權(quán)衡,立足于供求平衡來界定檔案質(zhì)量,找到兩者之間的平衡點(diǎn):供求平衡的檔案數(shù)據(jù)就是合格的檔案數(shù)據(jù),供求失衡的檔案數(shù)據(jù)就是存在質(zhì)量問題的檔案數(shù)據(jù)。

3 檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的形成機(jī)理

當(dāng)我們從供需平衡視角去看待檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題時,質(zhì)量問題將變得很簡單,我們也可以很清晰地分析出檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量問題的形成機(jī)理。

(1)檔案供給主體和需求主體合一時,一般不存在檔案質(zhì)量問題。根據(jù)ISO 9000,供方是指“提供產(chǎn)品或服務(wù)的組織”,需方或者說顧客,是指“接受產(chǎn)品或服務(wù)的組織或個人,可以是組織內(nèi)部的或外部的”。[23]一般而言,檔案資源的供給主體是檔案館(室),需求主體則包括多方,起初是單位內(nèi)部,而后擴(kuò)展到相關(guān)業(yè)務(wù)人員、研究人員等。從檔案信息產(chǎn)品的屬性來看,當(dāng)供給主體與需求主體一致時,檔案信息表現(xiàn)為私人產(chǎn)品,是“君主手中的劍”,主要為所有者服務(wù),需要多少檔案就供應(yīng)多少檔案,需要什么檔案就供應(yīng)什么檔案,此時也就不存在什么質(zhì)量問題。

(2)檔案供給主體和需求主體分離是產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的必要前提。隨著社會的發(fā)展,逐漸出現(xiàn)了來自外部的檔案需求者,此時就出現(xiàn)了供給主體和需求主體的分離。檔案需求主體日趨多元化,供給主體很難針對性地滿足不同主體的全部需求,由此必然導(dǎo)致供需的不平衡,進(jìn)而成為產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題的必要前提。

(3)供需信息不對稱是檔案質(zhì)量問題的根源。盡管供需主體分離是檔案質(zhì)量問題的必要前提,但從邏輯上講,不一定必然產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題。當(dāng)供需雙方信息對稱時,盡管供需主體分離,也不會產(chǎn)生檔案質(zhì)量問題。因此,信息不對稱是檔案質(zhì)量問題產(chǎn)生的根源。質(zhì)量管理大師休哈特指出:“在定義質(zhì)量時所遭遇的困難在于我們須將使用者的未來需求轉(zhuǎn)化詮釋成可以衡量的特性,以便設(shè)計(jì)產(chǎn)品。這么做可不容易,而且,當(dāng)你覺得努力已經(jīng)相當(dāng)成功時,消費(fèi)者的需要又改變了。”[24]也就是說,相對于需求而言,供給往往具有滯后性。這種質(zhì)量信息的不對稱是一種常態(tài),并最終導(dǎo)致了質(zhì)量問題的產(chǎn)生。

對于檔案數(shù)據(jù)形成部門而言,由于檔案數(shù)據(jù)是業(yè)務(wù)活動的“副產(chǎn)品”,數(shù)據(jù)質(zhì)量要求本身就不是很高,在數(shù)據(jù)進(jìn)入半衰期后,很少關(guān)注數(shù)據(jù)的利用,對數(shù)據(jù)質(zhì)量的關(guān)注程度就更低;對于檔案主管部門和檔案保管部門而言,一般不產(chǎn)生檔案數(shù)據(jù)或利用檔案數(shù)據(jù),既不清楚前端移交歸檔的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量或無力影響歸檔數(shù)據(jù)質(zhì)量,也不了解后端用戶的檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量需求。然而,相比于產(chǎn)品或服務(wù)的固有屬性而言,最不確定的是用戶需求。對于用戶而言,雖然有一定的質(zhì)量要求,但由于檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量具有較大的技術(shù)性特征,實(shí)際上用戶對前端檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、可用性等質(zhì)量要求并無系統(tǒng)認(rèn)識,其質(zhì)量需求也比較模糊??傊?,在檔案數(shù)據(jù)的生命周期信息鏈中,由于信息鏈上不同主體的地位、立場等的不同,導(dǎo)致對檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量情況的了解各異,進(jìn)而帶來了一種信息不對稱,最終出現(xiàn)了各類質(zhì)量問題。

從供需平衡角度看檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量治理,主要有兩種途徑:一是供給側(cè)上圍繞固有特性不斷“減少錯誤”,減少甚至消除產(chǎn)品或服務(wù)中所包含的質(zhì)量問題;二是需求側(cè)上圍繞用戶需求不斷“創(chuàng)造價值”,促使其包含更多滿足用戶需求的質(zhì)量要素?!皽p少錯誤”和“創(chuàng)造價值”共同構(gòu)成了質(zhì)量提升的兩條發(fā)展路徑,甚至有學(xué)者指出,質(zhì)量的一個新趨勢是“質(zhì)量不再是減少缺陷,質(zhì)量必須創(chuàng)造每件事物的價值”,[25]而這也將成為我們研究提升檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量的重要方向。

本文系國家社科基金重大項(xiàng)目“數(shù)字檔案館生態(tài)系統(tǒng)治理研究”(項(xiàng)目編號:19ZDA342)研究成果。

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(作者單位:1.海通證券股份有限公司 周楓,博士,館員;2.上海大學(xué)文化遺產(chǎn)與信息管理學(xué)院 楊智勇;博士,副教授 來稿日期:2024-02-20)

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