薩如拉

摘 要：本文從高校繼續(xù)教育教學檔案的價值和特點出發(fā)，認為教學檔案在實踐中存在著思想認識有待提升、人員素養(yǎng)差距較大、檔案標準程度較低、資源建設力度不高、開發(fā)利用破題不夠等問題，需要從加強組織領導、開發(fā)利用、信息化建設、人員素質提升等方面下功夫，使靜態(tài)檔案資源“動”起來、“活”起來，釋放檔案更大價值。

關鍵詞：高校；繼續(xù)教育；教學檔案

中圖分類號：G647.24；G271文獻標識碼：A文章編號：1673-260X（2024）06-0035-04

高校是建設學習型社會、學習型大國的主力軍。近年來，隨著終身學習理念的推進，高校不斷深化辦學內涵，優(yōu)化機制模式，提升人才培養(yǎng)質量，辦成了人民滿意的繼續(xù)教育。其中，教學檔案凝結著加快推動改革創(chuàng)新、推動內涵式發(fā)展的好經(jīng)驗好做法，推動了教學檔案規(guī)范化建設，有利于推進教育現(xiàn)代化進程，為實現(xiàn)中國式現(xiàn)代化貢獻了繼續(xù)教育的智慧和力量。要按照《教育部關于推進新時代普通高等學校學歷繼續(xù)教育改革的實施意見》，加速教學檔案管理提檔升級，為實現(xiàn)每個人的全面發(fā)展提供堅實保障[1]。

1 高校繼續(xù)教育教學檔案管理的特點與價值

繼續(xù)教育檔案管理與高校其他類型檔案管理類似，都是學校在教學、科研等過程中形成具有重要意義的歷史記錄。隨著人們學習意識提升，繼續(xù)教育教學檔案數(shù)量和類型越來越多，已成為高校檔案管理重要內容，具有自身的特點與價值。

1.1 高校繼續(xù)教育教學檔案管理的特點

高校繼續(xù)教育教學檔案管理的特點，一是類型豐富。伴隨多媒體技術的發(fā)展與進步，繼續(xù)教育檔案不僅包括文書、照片等傳統(tǒng)類型，也包括音視頻、電子檔案等新興類型。隨著大數(shù)據(jù)、人工智能技術的融入，繼續(xù)教育教學檔案類型將更加豐富。這些豐富的形式為檔案管理帶來了新的考驗，檔案管理部門需要動態(tài)關注信息技術發(fā)展，確保有價值檔案資源應歸盡歸。二是分散性強。繼續(xù)教育提供脫產(chǎn)、半脫產(chǎn)、業(yè)余、函授和短期培訓等多種形式，以適應學習者的工作和學習安排，這就決定了繼續(xù)教育檔案不同于高校全日制教學檔案。教學周期不同、學習類型復雜、學生結構千差萬別導致教學檔案收集難度較大，需要實行“一課一策”精準化管理。三是覆蓋面廣。從教學時間上來看，繼續(xù)教育教學時間和地點比較靈活，學習者可以根據(jù)自己的實際情況選擇合適的時間和地點進行學習；從教學方式上看，繼續(xù)教育提供自學、網(wǎng)絡教育、面授、函授等多種教學形式，以及多媒體教學、實地調查、研究討論等多種教學方法。教學結構的復雜性，促使檔案管理要貫穿教學的全過程，建立覆蓋面廣泛的資源體系。

1.2 高校繼續(xù)教育教學檔案管理的價值

高校繼續(xù)教育教學檔案管理的價值，一是有利于記錄高等繼續(xù)教育發(fā)展歷程。繼續(xù)教育已由“學歷教育主導型”向“社會需求服務型”轉型，形成了“多層次、多規(guī)格、多形式、多渠道”的繼續(xù)教育服務體系，在助推全民終身學習服務體系構建和學習型社會建設上發(fā)揮著至關重要的作用。檔案生動記錄了這一歷史性發(fā)展歷程和取得的成就，反映了社會經(jīng)濟發(fā)展與產(chǎn)業(yè)結構調整，具有生動的歷史性特征，對于研究我國人才需求發(fā)展趨勢、培訓方式變化奠定了重要史料基礎。二是有利于為黨委政府提供精準的資政服務。歷史是最好的教科書。檔案是發(fā)現(xiàn)歷史、解釋歷史、再現(xiàn)歷史和利用歷史的第一手珍貴史料，是獨特的歷史文化資源，在推進國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設中有著不可替代的作用。用好用活檔案資源“寶藏庫”“金飯碗”，善于以檔資政、以史資政是新時代檔案工作的必然要求[2]。做好繼續(xù)教育檔案的研究與闡釋，能夠總結好歷史智慧、歷史經(jīng)驗、歷史啟示，為高等學校繼續(xù)教育發(fā)展提供有效科學決策咨詢，彰顯檔案工作的時代價值與功能。三是有利于發(fā)揮檔案育人功能。檔案是重要的教育資源，是進行德育教育的最生動、最直觀的教材。繼續(xù)教育檔案蘊含著黨和國家推動教育體系改革、更好實現(xiàn)人的全面發(fā)展的初心使命，開發(fā)好利用好檔案資源，能夠更好地教育人、引導人，激發(fā)愛國情懷，在實現(xiàn)現(xiàn)代化國家新征程上貢獻力量。四是有利于推動教學改革和科研管理高質量發(fā)展。高校繼續(xù)教育教學檔案蘊含著豐富的知識內涵，蘊含著前人的教學智慧，對于教師提高教學和科研水平具有重要推動意義。比如，課程教學檔案直觀反映學科建設過程，通過閱讀這些文獻，能夠汲取前輩們、老師們的創(chuàng)新成果，進而激發(fā)教學創(chuàng)新靈感，推動教學水平提升。

2 新形勢下高校繼續(xù)教育教學檔案管理存在的問題

實踐中，高校繼續(xù)教育教學檔案管理存在一定的困境，成為制約其高質量發(fā)展的障礙，主要表現(xiàn)在以下幾點。

2.1 思想認識有待提升

繼續(xù)教育受重視程度越來越高，但是教學檔案重視力度依然不夠。一是檔案管理機制不健全。教育檔案工作制度不健全，工作職責不明晰；檔案管理不夠規(guī)范，無系統(tǒng)性、條理性；檔案工作相關規(guī)定未能落實到位；常常存在“需要時抓一抓，不需要時舍棄”的現(xiàn)象。二是部分從事檔案管理的同志檔案管理意識不強、工作積極性不高。認為檔案工作不影響上級考核重要指標，干多干少一個樣，干壞干好一個樣；認識上存在極大誤區(qū)，認為檔案工作平凡，業(yè)績不突出，人人都會干，沒有必要提高。三是缺乏必要的資金支持。從軟硬件上來看，功能僅能滿足日常需要，數(shù)據(jù)管理尚未與人工智能、大數(shù)據(jù)等技術有機融合，難以提供精準化服務；檔案保管條件較差，庫房面積不達標，有的教學檔案僅擺放在密集架上，無序化問題突出。

2.2 人員素養(yǎng)差距較大

人員素養(yǎng)差距較大。一是檔案管理基本功不扎實。普遍存在檔案實務能力不高的現(xiàn)象，檔案管理人員缺乏專業(yè)知識，缺少系統(tǒng)性學習，對檔案法律法規(guī)及行業(yè)標準了解不深入。二是數(shù)字化管理能力弱。檔案數(shù)字化等工作時間緊、任務重，需要工作人員有較強的檔案意識、專業(yè)的檔案管理知識。但是繼續(xù)教育教學檔案管理人員大都不是專業(yè)出身，加之人員頻繁換崗，平時接受專業(yè)培訓次數(shù)少等原因，工作過程中邊學習邊研究，工作耗時費力，不利于檔案數(shù)字化工作的開展。

2.3 檔案標準程度較低

制度不健全，管理松散，缺少監(jiān)督，是檔案管理工作規(guī)范化、標準化的一大障礙。一是“三合一”制度落實不夠有力[3]。該制度僅是原有歸檔范圍、保管期限表的疊加，對新形式的教學資源未及時納入，制度引領力不強。二是基礎性制度建設不夠。檔案工作制度不健全，沒有明確的檔案收集、整理、保管、利用、鑒定等工作制度和檔案管理人員職責，造成檔案收集不全、立卷歸檔不及時、文件資料損壞、存放管理混亂等情況。三是信息化建設質量較低。教育檔案數(shù)據(jù)化管理能力較弱，與數(shù)字社會要求尚有一定差距。

2.4 資源建設力度不高

《高等學校檔案管理辦法》規(guī)定，要提高檔案管理水平，有效保護和利用檔案。近年來，高校檔案管理秉承“存憑留史、資政育人、服務師生”工作理念，資源建設不斷優(yōu)化，已成為學校存檔、管檔、用檔，開展校史校情教育的重要陣地和窗口。黨的二十大報告強調，推進教育數(shù)字化，建設全民終身學習的學習型社會、學習型大國。隨著數(shù)字化戰(zhàn)略的推進，在教學過程中產(chǎn)生了大量的數(shù)字基礎課程，為終生學習提供了豐富的素材、習題、案例和課程，有利于學習者不受時間、地點的限制，積極吸收社會所提供的資源。但是，在歸檔環(huán)節(jié)這些數(shù)字資源尚未被充分納入資源建設體系，難以真實記錄繼續(xù)教育改革的歷程。比如，數(shù)字化檔案資源具有靈活性、及時性、開放性、廣延性等特點，為全民終身學習理念創(chuàng)新教育形式、深化內涵發(fā)展提供數(shù)據(jù)資源支撐，如果歸檔范圍長期未調整，這些數(shù)據(jù)資源大多留存在個人手中，檔案流失風險加大。

2.5 開發(fā)利用破題不夠

教學檔案長期處于沉睡狀態(tài)、檔案資源無法得到有效利用的問題亟待解決。長期以來，教學檔案歸檔的主要目標是以備上級檢查和學科建設，處于被動查詢和利用階段。目前，繼續(xù)教育學科建設正在著力構建新的教育生態(tài)，以便更好地服務于國家戰(zhàn)略，實現(xiàn)高等學校繼續(xù)教育體系建設科學化。這迫切需要檔案資源貢獻經(jīng)驗智慧。比如，教育過程中的面授、實驗、實訓、實習等線下教學資源，清晰勾勒了新時代高校學歷繼續(xù)教育的教學模式和教學圖景，通過開發(fā)利用這些教學資源能夠更加符合專業(yè)人才培養(yǎng)的基本要求和滿足在職成人學習者的實際需求，打造富有學校特色的學歷繼續(xù)教育教學模式。教學檔案真實記錄了辦好人民滿意教育的偉大歷程，挖掘好、闡釋好其中蘊含的繼續(xù)教育教學規(guī)律與育人規(guī)律，能夠規(guī)范辦學和促進教育高質量發(fā)展。但是，高校對繼續(xù)教育檔案開發(fā)利用的重視程度不夠，未能推出高質量的研究成果，不能較好地總結規(guī)律、汲取經(jīng)驗，特別是對創(chuàng)新教學模式、推動混合教學方面發(fā)揮作用不明顯。

3 新形勢下高校繼續(xù)教育教學檔案管理的路徑選擇

要按照新時代要求，扎實做好教學檔案規(guī)范化建設，提升管理水平和能力，為高校繼續(xù)教育發(fā)展蓄勢賦能。

3.1 做好組織領導大文章

做好高校繼續(xù)教育教學檔案管理必須貫徹落實好《檔案法》《高校檔案管理規(guī)定》，在體制機制建設上有所作為。一是提高思想認識。充分認識做好檔案工作的重要性，牢固樹立“一盤棋”思想，全面貫徹落實好教育部、國家檔案局的部署要求，進一步明確責任、細化措施、創(chuàng)新方法，堅持不懈地把檔案資源建設、開發(fā)利用和數(shù)據(jù)管理從嚴抓下去、長期抓下去，使推動落實更加有力、更加有效[2]。二是優(yōu)化管理體制。要充分調動各方面積極性，成立專項工作領導小組，形成全局工作強大合力。領導小組及其辦公室要切實履行職能職責，定期分析研判工作進展情況，及時處理檔案管理與建設中的重大問題，有計劃、分步驟地推進工作。要發(fā)揮檔案管理人員主體作用，把標準化建設落實到日常工作的各方面全過程[4]。三是強化制度建設。進一步建立健全教學檔案管理制度和工作機制，以制度促進檔案的收、管、用。管理制度和工作機制要覆蓋教學的各個環(huán)節(jié)，特別是要細化檔案的接收、保管、歸集、整理、查閱、借閱、轉遞、保密、銷毀等各環(huán)節(jié)的責任、工作任務、工作標準、工作要求和工作程序，形成完整的制度體系和管理機制，確保教學檔案安全、真實、完整。

3.2 做好檔案開發(fā)大文章

要發(fā)揮好教學檔案在推動教學效果提升、服務中心大局的優(yōu)勢。一是加強資政參考服務。圍繞高校繼續(xù)教育轉型發(fā)展、繼續(xù)教育體系建設等中心任務，為學校提供有益的經(jīng)驗借鑒。比如，圍繞教育部頒布的《關于推進新時代高等學校學歷繼續(xù)教育改革的實施意見》，根據(jù)教學情況和學生實際，分析近年來教學效果與社會需求之間的內在聯(lián)系，通過編寫檔案資政、教學建議的形式，為學校教育內容調整和學科建設發(fā)揮檔案作用[1]。二是發(fā)揮好教育檔案互聯(lián)互通功能。要加強檔案開放鑒定工作，實行分類管理，對于有重要價值的檔案，可分類存儲在檔案管理平臺，使學員通過網(wǎng)絡就能便捷獲取知識。比如，有的高校定期將繼續(xù)教育檔案做成“精品課程”，課程從檔案中選擇對學員有實踐意義、知識性的內容，每個課程將檔案內容進行濃縮，促使學員快速獲得知識。三是提煉教學經(jīng)驗。教學檔案蘊含著方式創(chuàng)新、知識聚合、學情分析等經(jīng)驗做法，總結好這些經(jīng)驗有利于教學質量提升。要有針對性地對教學檔案進行研究分析，總結繼續(xù)教育教學的有益經(jīng)驗。比如，有的教學檔案針對學生背景不同、知識結構有差異等問題，通過“思考－討論－分享”的形式讓學員參與到課堂中來，為其他教學提供一定經(jīng)驗借鑒。

3.3 做好數(shù)據(jù)管理大文章

發(fā)揮信息化建設在教學檔案賦能中的重要作用，實現(xiàn)教學檔案數(shù)字化轉型。一是做好檔案專庫建設。高校管理部門要提前介入，及時跟進，全過程指導檔案工作，制定檔案專題數(shù)據(jù)庫建設工作實施方案，明確歸檔范圍，確保檔案資料真實、系統(tǒng)、完整。比如，針對教學過程利用率較高的檔案資源，可優(yōu)先建設數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫結構應滿足線上教學需求。對于以課程類型為主的數(shù)據(jù)庫，可采取多元共享方式，將課程檔案與學期計劃、培養(yǎng)方案進行整合，實現(xiàn)教師和學生快捷化利用。二是要在深度利用上下功夫。深度挖掘整合教學檔案資源，通過數(shù)據(jù)資源組合和賦予關鍵字等方式，梳理整合不同群宗、不同門類教學檔案中涉及的同一類檔案資源，再次挖掘提升檔案利用率，實現(xiàn)各類檔案專題數(shù)據(jù)庫“一鍵式查詢”。三是加強社會化宣傳。通過信息系統(tǒng)平臺，以數(shù)字化的形式向師生展示各類專題數(shù)據(jù)庫，使其更方便快捷地查詢利用各類專題數(shù)據(jù)庫，真正實現(xiàn)從檔案資源中挖掘經(jīng)驗啟示，為繼續(xù)教育教學改革提供歷史依據(jù)，為教育事業(yè)高質量發(fā)展提供檔案支持。四是加強技術創(chuàng)新。將傳統(tǒng)的檔案管理模式與現(xiàn)代信息技術相結合，如結合實際，將云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等技術融入檔案管理軟件中，提高數(shù)據(jù)利用質量。比如，人工智能可實現(xiàn)對檔案信息的需求和用戶行為習慣的把握，為教學改革、學員學習等提供有力數(shù)據(jù)支持，從而提供更加精準的信息服務。

3.4 做好資源建設大文章

一是健全完善歸檔制度。按照國家檔案局8號令要求，進一步完善細化各門類文件材料歸檔范圍和保管期限，明確歸檔部門及歸檔時限要求，做好教學檔案“三合一”制度修訂，嚴格執(zhí)行文件材料歸檔制度。檔案人員要認真履行職責，按照歸檔要求切實把教學活動中直接形成的、具有保存價值的各種類型、各種體裁形式的文件材料收集齊全完整，按照高校檔案整理標準規(guī)范分類、整理、歸檔。二是加大檔案收集整理力度。對學校的重要教學活動，檔案部門要積極參與，加強檔案資料采集工作，相關部門要密切配合，主動移交檔案資料進館，確保檔案資源齊全完整。三是加快硬件建設。按照《檔案館建設標準》和《檔案館建筑設計規(guī)范》要求，對庫房進行改擴建，增加檔案工作裝備配備。加強檔案實體管理，健全教育檔案安全保密制度和檔案安全應急管理制度，嚴格執(zhí)行檔案利用審核制度，把安全責任、安全制度、保障措施落到實處。逐步探索重要檔案異地異質備份制度，明確檔案安全保密責任制，構筑人防、物防、技防相結合的安全防范體系，確保檔案信息安全。

3.5 做好素質提升大文章

做好素質提升大文章。一是加強專業(yè)化人才培養(yǎng)。隨著數(shù)據(jù)化社會的到來，檔案管理更需要具有計算機知識背景的復合型人才，特別是隨著人工智能、大數(shù)據(jù)等技術的不斷發(fā)展和融合，檔案管理要利用好新技術進行數(shù)據(jù)分類和預測，提高挖掘的準確性和效率。高校要著眼于社會發(fā)展趨勢，加強創(chuàng)新型人才隊伍建設，把檔案管理人員的培養(yǎng)、選拔和交流納入學校人力資源建設整體布局，有計劃地培養(yǎng)和引進高學歷、高層次的檔案專業(yè)人才。二是暢通人員晉升渠道。健全職稱制度體系，堅持德才兼?zhèn)?，克服唯學歷、唯論文、唯資歷、唯獎項傾向，注重能力、實績、貢獻評價，促進檔案人才評價與使用融合；要注重對人才的日常關心慰問，大力營造“愛才、惜才、尊才、護才、用才”的濃厚氛圍，增強做好檔案管理工作的責任感和榮譽感。

4 結語

教學檔案啟迪思維、傳授經(jīng)驗，是推動高校繼續(xù)教育高質量發(fā)展的助推器。新征程上，應牢牢把握做好教育檔案工作的時代要求，找準檔案工作服務中心大局、服務師生的著力點和契合點，發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，大力推進檔案數(shù)字化建設，持續(xù)開展精細化檔案服務，集中做好教育檔案分類管理，做到嚴密、規(guī)范、詳細、準確，在檔案管理服務中彰顯時代價值。

參考文獻：

〔1〕中國政府網(wǎng).關于推進新時代高等學校學歷繼續(xù)教育改革的實施意見[EB/OL].（2022-07-23）[2024-02-25].https：//www.gov.cn/gongbao/con tent/2022/content_5713985.htm.

〔2〕何左得平.更好發(fā)揮檔案工作存史資政育人的作用[J].新湘評論，2024，72（06）：46.

〔3〕魏文君.學校文書檔案“三合一”制度實施路徑分析[J].蘭臺內外，2024，41（03）：29-30，36.

〔4〕霍艷芳，張嘉瑋.紅色檔案編研的現(xiàn)狀和發(fā)展路徑探析——以華東六省一市為例[J].檔案與建設，2024，41（01）：77-81.