席琦琦

（成都建工預(yù)筑科技有限公司，四川 成都 610000）

作為我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的重要支柱，國(guó)有企業(yè)人力資源管理的規(guī)范化、科學(xué)化與系統(tǒng)化是保障其持續(xù)、健康發(fā)展的關(guān)鍵，其中，干部人事檔案管理更是扮演著至關(guān)重要的角色。干部人事檔案是記錄和反映國(guó)有企業(yè)干部職業(yè)生涯的“生命線”，它詳實(shí)地記錄了干部的任職、培訓(xùn)、獎(jiǎng)懲、成長(zhǎng)、晉升等各個(gè)方面的信息，是評(píng)價(jià)干部工作表現(xiàn)和綜合素質(zhì)的重要依據(jù)。正因如此，檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性就顯得尤為關(guān)鍵。但在現(xiàn)實(shí)中，由于種種原因，人事檔案管理常常存在信息不完整、更新不及時(shí)等問題，這不僅會(huì)影響企業(yè)對(duì)檔案的使用效果，更有可能會(huì)造成企業(yè)用人決策出現(xiàn)偏差，甚至影響到干部職業(yè)生涯的發(fā)展。

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化管理已經(jīng)成為現(xiàn)代企業(yè)管理的趨勢(shì)，國(guó)有企業(yè)也不例外。數(shù)字化管理可以大大提高企業(yè)檔案管理的效率和準(zhǔn)確性，減少人為錯(cuò)誤，同時(shí)也為企業(yè)的數(shù)據(jù)分析和決策提供了更為便捷的工具。但隨之而來的也有新的挑戰(zhàn)，例如數(shù)據(jù)安全、技術(shù)更新等問題。要解決這些問題，國(guó)有企業(yè)不僅需要投入更多的技術(shù)和資金發(fā)展數(shù)字化管理，更需要建立一套完善的管理制度和流程，確保數(shù)字化管理的平穩(wěn)過渡和長(zhǎng)期穩(wěn)定。

一、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理的現(xiàn)存問題

（一）人事檔案記錄不完整的問題

國(guó)有企業(yè)員工的人事檔案管理在企業(yè)中的地位不容忽視，它像一面鏡子，能夠反映出一個(gè)員工在企業(yè)中的整個(gè)職業(yè)生涯。人事檔案中的每一份資料、每一項(xiàng)記錄，一方面承載著員工的努力和付出，另一方面也是企業(yè)對(duì)員工的評(píng)價(jià)和期望的具體體現(xiàn)，是企業(yè)確定員工晉升或培訓(xùn)、決定員工獎(jiǎng)懲等多個(gè)方面的重要依據(jù)。然而，在企業(yè)實(shí)際的檔案管理中卻經(jīng)常存在著員工檔案記錄缺失，信息不完整的情況。導(dǎo)致這一問題出現(xiàn)的原因如下：一是檔案記錄工作的復(fù)雜性。隨著企業(yè)的擴(kuò)張和員工數(shù)量的增加，企業(yè)內(nèi)檔案管理工作的復(fù)雜度也隨之提高，如果單純依賴人工進(jìn)行檔案記錄與管理，很容易會(huì)出現(xiàn)檔案遺漏和記錄錯(cuò)誤的問題。二是檔案信息獲取不完整。由于企業(yè)內(nèi)各個(gè)部門間的溝通不暢，導(dǎo)致員工的很多信息都無法被及時(shí)錄入檔案，從而影響人事檔案的完整性。三是對(duì)檔案的重視程度不足。企業(yè)對(duì)于檔案記錄與管理的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)也是導(dǎo)致人事檔案記錄不完整的根源之一。一些企業(yè)在面對(duì)企業(yè)內(nèi)其他緊急任務(wù)時(shí)往往會(huì)忽視人事檔案的記錄與管理工作，認(rèn)為檔案記錄與管理只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的行政任務(wù)，而不是一項(xiàng)關(guān)乎企業(yè)發(fā)展和員工權(quán)益的重要工作。這種忽視會(huì)導(dǎo)致人事檔案的記錄與管理工作往往只流于形式，沒有真正達(dá)到其應(yīng)有的效果。

企業(yè)應(yīng)該意識(shí)到檔案信息的不完整不僅僅是一個(gè)簡(jiǎn)單的記錄問題，它還可能影響企業(yè)的決策，信息的不完整性很可能導(dǎo)致企業(yè)做出錯(cuò)誤的用人決策，給員工和企業(yè)都帶來不良的后果。因此，為了確保檔案信息的完整性，企業(yè)不僅要重視檔案的記錄與管理工作，還要對(duì)檔案管理制度進(jìn)行改革和完善，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保檔案記錄與管理工作的規(guī)范化和專業(yè)化。

（二）人事檔案專項(xiàng)審核問題

人事檔案的專項(xiàng)審核是檢查檔案內(nèi)容準(zhǔn)確性和完整性的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。專項(xiàng)審核的目的在于發(fā)現(xiàn)和修正人事檔案中的錯(cuò)誤，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，專項(xiàng)審核關(guān)乎著員工的權(quán)益和企業(yè)用人決策的質(zhì)量。但在實(shí)際操作中，很多國(guó)有企業(yè)的人事檔案專項(xiàng)審核工作都存在著種種問題，其中最為突出的就是審核信息的不一致，這一問題源于以下幾個(gè)方面：首先，由于不同部門之間對(duì)于檔案中某些專項(xiàng)信息的定義和理解可能存在差異，這導(dǎo)致檔案中的記錄經(jīng)常出現(xiàn)不同的版本。其次，由于檔案管理人員更迭、培訓(xùn)不足或其他原因，導(dǎo)致檔案錄入時(shí)出現(xiàn)失誤。最后，隨著時(shí)間的推移，企業(yè)內(nèi)某些人事檔案信息可能已經(jīng)發(fā)生了變化，但卻未能得到及時(shí)的更新。

人事檔案專項(xiàng)審核信息不一致的問題不僅影響著檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，還可能會(huì)給員工和企業(yè)帶來嚴(yán)重的法律和經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)。為了解決這一問題，企業(yè)需要建立一套完善的檔案審核機(jī)制，這一機(jī)制應(yīng)該包括定期的檔案審核、專業(yè)的審核團(tuán)隊(duì)和明確的審核標(biāo)準(zhǔn)。通過定期的檔案審核，企業(yè)可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修正檔案中的錯(cuò)誤，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性；而專業(yè)的審核團(tuán)隊(duì)則能夠從專業(yè)的角度對(duì)檔案進(jìn)行深入的分析和評(píng)估，并進(jìn)一步提出改進(jìn)建議；明確的審核標(biāo)準(zhǔn)則可以為檔案審核提供了一個(gè)明確的參考依據(jù)，確保審核工作的公正性和公平性。

（三）人事檔案數(shù)字化管理問題

隨著信息化時(shí)代的到來，數(shù)字化管理逐漸成為企業(yè)管理的主流趨勢(shì)，而人事檔案的數(shù)字化管理作為這一變革的關(guān)鍵部分，也開始受到各大國(guó)有企業(yè)的高度關(guān)注。人事檔案數(shù)字化管理不僅可以提高企業(yè)人事檔案存儲(chǔ)、檢索和使用的效率，還能有效地保證檔案內(nèi)容的長(zhǎng)期保存和安全性。然而，這一進(jìn)程中也出現(xiàn)了許多挑戰(zhàn)和問題。首先，技術(shù)的選擇和應(yīng)用成為很多國(guó)有企業(yè)面臨的難題。好的數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是基于企業(yè)的實(shí)際需求和現(xiàn)有技術(shù)水平來選擇的，而不是盲目地追求新技術(shù)。選擇不合適的數(shù)字化管理系統(tǒng)可能會(huì)導(dǎo)致企業(yè)資源浪費(fèi)和工作效率下降。其次，在人事檔案數(shù)字化管理的過程中，數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和遷移是一個(gè)技術(shù)難題，因此，如何確保這一過程中數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性是每一個(gè)企業(yè)都需要深入考慮的問題。最后，隨著數(shù)字化管理的推進(jìn)，數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)的問題也成為企業(yè)不可忽視的一部分。確保檔案數(shù)據(jù)不被非法竊取、篡改或泄漏是人事檔案數(shù)字化管理中的一個(gè)重大挑戰(zhàn)。為了應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，企業(yè)需要建立一套完善的人事檔案數(shù)字化管理制度。這包括選擇適合企業(yè)的數(shù)字化管理系統(tǒng)，建立專業(yè)的數(shù)字化檔案管理團(tuán)隊(duì)，制定明確的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和遷移規(guī)范，以及加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)措施。

二、國(guó)有企業(yè)加強(qiáng)人事檔案管理的對(duì)策

（一）加強(qiáng)人事檔案管理制度建設(shè)

人事檔案管理制度在國(guó)有企業(yè)管理工作中的角色日益凸顯，其管理的重點(diǎn)與核心價(jià)值在于對(duì)人事檔案的規(guī)范化管理、提升檔案管理效率和確保檔案的真實(shí)性、完整性。一個(gè)完善的人事檔案管理制度是企業(yè)健全人力資源管理體系的重要支撐，也是企業(yè)管理人事檔案的得力工具，它能夠確保企業(yè)在人事決策中具備足夠的信息支持。企業(yè)人事檔案管理制度的不完善往往體現(xiàn)在企業(yè)缺乏明確的檔案管理規(guī)范、檔案信息更新不及時(shí)、檔案保管和使用中存在安全隱患等問題上。因此，加強(qiáng)人事檔案管理制度的建設(shè)是企業(yè)改進(jìn)人事檔案管理工作的重中之重。具體措施如下：首先，明確人事檔案的定義、分類和內(nèi)容是企業(yè)進(jìn)行人事檔案制度建設(shè)的基礎(chǔ)。企業(yè)需要對(duì)人事檔案的性質(zhì)和功能有深入的理解，還需要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，確定檔案的具體內(nèi)容和管理要求。其次，制定好檔案采集、存儲(chǔ)、使用和銷毀的明確流程與規(guī)范，確保檔案管理的全流程都能夠受到有效的監(jiān)督與控制。這既要求企業(yè)的檔案管理人員具備高超的專業(yè)能力，也需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)這一工作給予足夠的支持和重視。再次，建立一套完善的檔案審核機(jī)制也是加強(qiáng)制度建設(shè)的關(guān)鍵。企業(yè)可以通過定期的檔案審核發(fā)現(xiàn)和糾正檔案中的錯(cuò)誤，確保檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，對(duì)于檔案管理中出現(xiàn)的問題，還應(yīng)建立一個(gè)快速反應(yīng)機(jī)制，確保問題能夠得到及時(shí)的解決。最后，企業(yè)還應(yīng)該建立檔案管理的獎(jiǎng)懲機(jī)制，激勵(lì)檔案管理人員積極參與制度建設(shè)和實(shí)施，確保制度的能夠得到有效的執(zhí)行。

（二）提高檔案管理人員專業(yè)能力

檔案作為企業(yè)歷史和文化的載體和企業(yè)員工職業(yè)發(fā)展的記錄儀，是企業(yè)人事決策的信息來源。檔案管理人員的專業(yè)能力直接影響著企業(yè)人事檔案的真實(shí)性、完整性和可用性，關(guān)乎企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量，更關(guān)乎企業(yè)內(nèi)部決策的準(zhǔn)確性和員工權(quán)益的保障，從而影響企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)和發(fā)展。因此，提高檔案管理人員的專業(yè)能力在國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理中起著至關(guān)重要的作用。首先，企業(yè)應(yīng)該對(duì)檔案管理人員加強(qiáng)檔案管理理論知識(shí)的培訓(xùn)，使其具備扎實(shí)的理論管理基礎(chǔ)。培訓(xùn)需包括檔案管理的基本原則、方法和技巧以及與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)。只有深入理解和掌握這些知識(shí)，檔案管理人員才能夠在實(shí)際工作中做到得心應(yīng)手，確保檔案管理的規(guī)范性和合法性。其次，檔案管理人員還應(yīng)具備一定的信息技術(shù)能力。隨著數(shù)字化技術(shù)在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案管理已經(jīng)不再是簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件管理，而是涉及復(fù)雜的電子文件管理和數(shù)據(jù)分析。因此，檔案管理人員需要掌握相關(guān)的電腦操作技能、數(shù)據(jù)庫(kù)管理技能以及數(shù)據(jù)檢索和數(shù)據(jù)分析等技能，確保檔案數(shù)字化管理的高效性和準(zhǔn)確性。最后，檔案管理人員還應(yīng)該具備良好的溝通和協(xié)調(diào)能力。檔案管理不僅是一項(xiàng)獨(dú)立的工作，而是需要管理人員與企業(yè)各個(gè)部門和其他員工保持緊密溝通的工作。因此，檔案管理人員需要與企業(yè)的各個(gè)部門和員工進(jìn)行有效的溝通和協(xié)調(diào)，確保檔案信息采集、存儲(chǔ)和使用的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)。

（三）落實(shí)人事檔案資料的鑒別與完善工作

在當(dāng)前的企業(yè)的人事檔案管理工作中，由于人為失誤、技術(shù)問題或管理疏忽等多種原因，企業(yè)人事檔案中可能存在一些不準(zhǔn)確或不真實(shí)的信息，這些問題可能導(dǎo)致企業(yè)在人事決策時(shí)出現(xiàn)偏差，影響企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)和員工的權(quán)益。落實(shí)人事檔案資料的鑒別與完善工作是國(guó)有企業(yè)人事檔案管理中是一個(gè)核心環(huán)節(jié)，它不僅關(guān)乎人事檔案的真實(shí)性和權(quán)威性，更是企業(yè)人事決策、人員選拔和人事調(diào)整的重要參考。鑒別與完善人事檔案意味著確保每一份人事檔案都是真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的，沒有任何的遺漏或錯(cuò)誤。對(duì)于檔案的鑒別，具體來說需要注意以下兩個(gè)方面：首先，檔案管理人員需要對(duì)檔案中的信息進(jìn)行核實(shí)，這意味著對(duì)檔案中的每一條信息如員工的工作經(jīng)歷、學(xué)歷、獎(jiǎng)懲記錄等，管理人員都要進(jìn)行詳細(xì)的核查，確保所記錄的信息與實(shí)際情況相符。在這一過程中，檔案管理部門需要與其他部門或機(jī)構(gòu)進(jìn)行溝通、協(xié)調(diào)，如與教育部門核實(shí)員工的學(xué)歷以及與員工的前雇主核實(shí)員工的工作經(jīng)歷等。其次，鑒別過程中管理人員還應(yīng)該對(duì)檔案中的文件的真?zhèn)芜M(jìn)行鑒定，確保所有的文件都是真實(shí)、有效的，沒有任何的偽造或篡改。

對(duì)于檔案的完善，企業(yè)則需要確保檔案中的信息是全面、詳細(xì)的，沒有任何的遺漏。這意味著管理人員要及時(shí)地對(duì)檔案中可能缺失的信息進(jìn)行補(bǔ)充，如員工的一些特殊技能、證書或培訓(xùn)經(jīng)歷等。此外，完善檔案的過程還包括對(duì)檔案中的人事信息進(jìn)行更新，確保其與員工的當(dāng)前情況相符。

（四）推進(jìn)人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化不僅能提高企業(yè)檔案的存儲(chǔ)和檢索效率，還能保障檔案信息的安全性和完整性。相較大量紙質(zhì)檔案長(zhǎng)期保存的不易，對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化管理更為便利，它不僅實(shí)現(xiàn)了檔案大容量，便捷化與長(zhǎng)期性的保存，還為檔案的多元化應(yīng)用、跨平臺(tái)共享和遠(yuǎn)程訪問提供了可能。因此，推進(jìn)人事檔案的數(shù)字化管理進(jìn)程已成為國(guó)有企業(yè)現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)。然而，人事檔案的數(shù)字化管理不能一蹴而就，它涉及技術(shù)、管理、法律等多方面的問題，需要企業(yè)進(jìn)行細(xì)致的規(guī)劃和實(shí)施。首先，從技術(shù)層面看，人事檔案的數(shù)字化管理要求企業(yè)具備一定的硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)，例如利用高清掃描儀將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，利用專業(yè)的檔案管理軟件存儲(chǔ)、檢索和分析檔案數(shù)據(jù)等。這些設(shè)備和系統(tǒng)不僅要能滿足當(dāng)前企業(yè)的管理需求，還需要具備前瞻性，以適應(yīng)未來的技術(shù)發(fā)展和企業(yè)的業(yè)務(wù)變化。為了確保檔案信息的安全性，企業(yè)還需要建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，防范各種潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)與數(shù)字化技術(shù)供應(yīng)商的合作，及時(shí)了解和引入新技術(shù)，提高檔案數(shù)字化管理的技術(shù)水平。其次，從管理層面看，數(shù)字化管理要求企業(yè)建立一套科學(xué)、規(guī)范的工作流程，流程需包括檔案的采集、歸檔、檢索、使用和維護(hù)等各個(gè)環(huán)節(jié)，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要有明確的職責(zé)劃分和操作指導(dǎo)，確保檔案的真實(shí)性、完整性和可用性。企業(yè)還應(yīng)該定期評(píng)估工作流程的效果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問題，確保數(shù)字化管理的穩(wěn)定性和可持續(xù)性。最后，在員工培訓(xùn)層面，企業(yè)需要定期為檔案管理人員提供技術(shù)培訓(xùn)和指導(dǎo)，確保其能夠熟練掌握和應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，提高數(shù)字化檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

三、結(jié)語

一個(gè)健全、規(guī)范的人事檔案管理體系不僅關(guān)乎國(guó)有企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)，更影響著企業(yè)未來的發(fā)展和整體競(jìng)爭(zhēng)力。面對(duì)人事檔案管理中存在的各種問題，企業(yè)應(yīng)高度重視，不能僅僅停留在問題表面，更應(yīng)深入探究其背后的原因，制定科學(xué)合理的優(yōu)化策略，從根本上解決人事檔案管理問題。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)緊跟數(shù)字化浪潮，深入推進(jìn)人事檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要?？傊?，只有加強(qiáng)人事檔案管理工作，國(guó)有企業(yè)才能為未來的發(fā)展做好充分的準(zhǔn)備。