摘要：本文探討行政事業(yè)單位采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)和基本原則要求，并提出應(yīng)對(duì)采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)的措施，包括健全采購(gòu)管理組織架構(gòu)，明確采購(gòu)崗位職責(zé)權(quán)限，強(qiáng)化采購(gòu)預(yù)算科學(xué)編制，嚴(yán)把采購(gòu)流程控制管理，加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收存檔，以及落實(shí)采購(gòu)內(nèi)部控制監(jiān)督。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位；采購(gòu)管理；風(fēng)險(xiǎn)控制

DOI：10.12433/zgkjtz.20243237

采購(gòu)是指單位為滿(mǎn)足自身生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理需求， 在一定條件下從供應(yīng)市場(chǎng)獲取產(chǎn)品或服務(wù)作為單位所需資源的行為及活動(dòng)。行政事業(yè)單位的采購(gòu)業(yè)務(wù)更加規(guī)范化、制度化，但在采購(gòu)管理過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。從當(dāng)前部分行政事業(yè)單位的采購(gòu)管理現(xiàn)狀來(lái)看，存在采購(gòu)行為不規(guī)范、風(fēng)險(xiǎn)控制力度不足、內(nèi)部控制監(jiān)督不到位等問(wèn)題[1]。加強(qiáng)采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)控制成為行政事業(yè)單位當(dāng)下運(yùn)行發(fā)展需要關(guān)注的重點(diǎn)問(wèn)題。

一、政府采購(gòu)的概念與意義

（一）政府采購(gòu)

采購(gòu)管理是對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行組織、實(shí)施與控制的管理過(guò)程，在行政事業(yè)單位日常工作中，采購(gòu)管理扮演著不可或缺的角色，通過(guò)采取一系列行動(dòng)，獲得所需的物品和服務(wù)，來(lái)推動(dòng)內(nèi)部各項(xiàng)管理工作有序進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)單位的良性運(yùn)轉(zhuǎn)。政府采購(gòu)是指各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織使用財(cái)政資金采購(gòu)依法制定的集中采購(gòu)目錄以?xún)?nèi)的或者采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)以上的貨物、工程和服務(wù)的行為。政府采購(gòu)貨物一般有三種模式，即集中采購(gòu)模式、分散采購(gòu)模式和半集中半分散采購(gòu)模式。

（二）采購(gòu)管理的必要性和重要意義

行政事業(yè)單位深化采購(gòu)管理改革意義重大。一方面，不僅可以節(jié)約財(cái)政支出、降低成本，還可以活躍市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)、引導(dǎo)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。通過(guò)研究證明，政府采購(gòu)采用集中與分散相結(jié)合的機(jī)制，可以有效節(jié)約資金10%以上，這有效提高了資金的使用效益、降低了采購(gòu)成本、減輕了財(cái)政負(fù)擔(dān)，促使行政事業(yè)單位更好地滿(mǎn)足高質(zhì)量公共服務(wù)的社會(huì)需求。政府采購(gòu)作為宏觀經(jīng)濟(jì)調(diào)控的關(guān)鍵手段之一，借助合理的采購(gòu)計(jì)劃和采購(gòu)方式，推動(dòng)相關(guān)產(chǎn)業(yè)的改革發(fā)展和轉(zhuǎn)型升級(jí)，更好地支持國(guó)家經(jīng)濟(jì)戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、增強(qiáng)民生福祉[2]。

另一方面，可以推進(jìn)反腐倡廉，在單位內(nèi)部形成廉潔的管理模式，通過(guò)嚴(yán)格、高效的采購(gòu)管理，規(guī)范采購(gòu)行為，使采購(gòu)活動(dòng)遵循《政府采購(gòu)法》等相關(guān)法律法規(guī)和實(shí)施條例，保證整個(gè)采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正，避免采購(gòu)管理的隨意性。另外，大量案例表明，政府采購(gòu)可以將采購(gòu)活動(dòng)的各環(huán)節(jié)置于監(jiān)督控制下，增強(qiáng)透明度和公信力，有效規(guī)避腐敗行為，促進(jìn)單位的廉政建設(shè)。

二、行政事業(yè)單位采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)的主要體現(xiàn)

采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)通常是指行政事業(yè)單位采購(gòu)活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中可能出現(xiàn)的一些意外情況，包括人為風(fēng)險(xiǎn)、經(jīng)濟(jì)風(fēng)險(xiǎn)和自然風(fēng)險(xiǎn)。通常情況下，按照時(shí)間順序，采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）采購(gòu)前風(fēng)險(xiǎn)

行政事業(yè)單位在開(kāi)展采購(gòu)業(yè)務(wù)前，由于在編制年度預(yù)算時(shí)，沒(méi)有充分考慮采購(gòu)事項(xiàng)，例如在采購(gòu)組織、采購(gòu)方式等方面存在偏差，或者對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的內(nèi)容、金額等關(guān)鍵信息，沒(méi)有提前進(jìn)行調(diào)研和審核，導(dǎo)致最終的預(yù)算科學(xué)性及準(zhǔn)確性不足，與實(shí)際采購(gòu)需求有差距，與真實(shí)情況脫節(jié)。另外，還可能由于采購(gòu)人員對(duì)單位實(shí)際采購(gòu)情況和技術(shù)配備標(biāo)準(zhǔn)掌握不全面、不詳細(xì)，造成采購(gòu)計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)，使最終采購(gòu)的貨物或服務(wù)無(wú)法發(fā)揮作用。

（二）采購(gòu)中風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)業(yè)務(wù)執(zhí)行過(guò)程是最容易發(fā)生采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的階段，行政事業(yè)單位在這一階段主要面臨三種采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)：一是采購(gòu)項(xiàng)目申報(bào)風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)部門(mén)向采購(gòu)部門(mén)提交的采購(gòu)申請(qǐng)沒(méi)有嚴(yán)格按照采購(gòu)程序進(jìn)行，采購(gòu)需求不具體、采購(gòu)方案不明確，采購(gòu)部門(mén)無(wú)法批準(zhǔn)該項(xiàng)目；二是采購(gòu)方式選用風(fēng)險(xiǎn)。業(yè)務(wù)部門(mén)習(xí)慣于采用直接委托的采購(gòu)方式，這種方式與公開(kāi)招標(biāo)等規(guī)范性采購(gòu)方式相比，存在較大弊端，容易出現(xiàn)和供應(yīng)商串通、泄標(biāo)的現(xiàn)象，破壞了采購(gòu)公平、公正、公開(kāi)的原則；三是采購(gòu)合同簽訂風(fēng)險(xiǎn)。采購(gòu)部門(mén)若沒(méi)有仔細(xì)檢查合同條款，將會(huì)對(duì)后續(xù)合同履行、驗(yàn)收等工作造成阻礙[3]。

（三）采購(gòu)后風(fēng)險(xiǎn)

采購(gòu)業(yè)務(wù)完成后也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)隱患，行政事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)事后風(fēng)險(xiǎn)的分析和識(shí)別。采購(gòu)事后風(fēng)險(xiǎn)主要是因?yàn)樾姓聵I(yè)單位在驗(yàn)收采購(gòu)貨物或服務(wù)時(shí)沒(méi)有按照規(guī)定的程序或標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，造成不合格的貨物或服務(wù)通過(guò)驗(yàn)收，或者付款申請(qǐng)的審核不嚴(yán)格，未按照合同約定的付款條件進(jìn)行付款，產(chǎn)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。此外，如果對(duì)采購(gòu)后的貨物沒(méi)有進(jìn)行科學(xué)高效的資產(chǎn)管理，設(shè)備損壞或物質(zhì)遺失，都會(huì)造成單位資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。

三、行政事業(yè)單位采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制的基本原則和要求

（一）風(fēng)險(xiǎn)控制基本原則

風(fēng)險(xiǎn)控制是指風(fēng)險(xiǎn)管理者采取各種措施和方法，降低風(fēng)險(xiǎn)事件發(fā)生的各種可能性，或者將風(fēng)險(xiǎn)控制在可承受范圍內(nèi)，減少風(fēng)險(xiǎn)事件造成的損失和影響。風(fēng)險(xiǎn)控制是保障單位穩(wěn)定運(yùn)行、健康發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在行政事業(yè)單位的采購(gòu)管理過(guò)程中，其實(shí)施與應(yīng)用應(yīng)滿(mǎn)足全面性原則、重要性原則、適應(yīng)性原則、成本效益原則等基本原則，系統(tǒng)識(shí)別采購(gòu)管理活動(dòng)中各階段、全過(guò)程可能遭遇的風(fēng)險(xiǎn)源和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，對(duì)其提前進(jìn)行防范和應(yīng)對(duì)，從而保證采購(gòu)管理活動(dòng)的順利開(kāi)展。

（二）風(fēng)險(xiǎn)控制應(yīng)遵循的相關(guān)要求

行政事業(yè)單位要加強(qiáng)采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制，就必須遵循以下相關(guān)要求：

一是必須將采購(gòu)管理作為運(yùn)行發(fā)展的重要內(nèi)容，優(yōu)化采購(gòu)部門(mén)組織架構(gòu)，落實(shí)采購(gòu)業(yè)務(wù)責(zé)任主體，明確采購(gòu)管理職責(zé)分工，建立健全采購(gòu)制度體系，精簡(jiǎn)采購(gòu)管理工作流程，讓采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)控制工作有章可循、有據(jù)可查、有制可依。二是必須根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果和自身業(yè)務(wù)需求，自行編制采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃，并加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)關(guān)鍵環(huán)節(jié)的控制，強(qiáng)化對(duì)采購(gòu)執(zhí)行重點(diǎn)風(fēng)險(xiǎn)事項(xiàng)的跟蹤和分析。三是單位應(yīng)按照規(guī)定的采購(gòu)程序和內(nèi)容，對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行分類(lèi)管理，針對(duì)貨物、工程和服務(wù)的采購(gòu)，要根據(jù)不同采購(gòu)業(yè)務(wù)項(xiàng)目選擇合適的采購(gòu)方式，爭(zhēng)取實(shí)現(xiàn)采購(gòu)效益最大化。四是加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部監(jiān)督、規(guī)范采購(gòu)行為，及時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)執(zhí)行過(guò)程中存在的無(wú)預(yù)算或超預(yù)算采購(gòu)、超標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)、鋪張浪費(fèi)、未按規(guī)定編制政府采購(gòu)實(shí)施計(jì)劃等問(wèn)題[4]。

四、行政事業(yè)單位采購(gòu)管理風(fēng)險(xiǎn)控制的應(yīng)對(duì)措施

（一）健全采購(gòu)管理組織架構(gòu)

為進(jìn)一步貫徹民主集中制、規(guī)范決策行為、防止決策失誤，行政事業(yè)單位要建立高效的采購(gòu)管理組織架構(gòu)[5]。可將采購(gòu)管理可分為戰(zhàn)略層和戰(zhàn)術(shù)層，在戰(zhàn)略層設(shè)立專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)管理小組，由單位班子成員和業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人組成，負(fù)責(zé)審批采購(gòu)政策、重大采購(gòu)項(xiàng)目決策以及解決采購(gòu)管理中的重大問(wèn)題，嚴(yán)格落實(shí)“三重一大”事項(xiàng)的集體決策，由領(lǐng)導(dǎo)班子以會(huì)議形式集體討論決定，避免單位負(fù)責(zé)人“一言堂”現(xiàn)象。在戰(zhàn)術(shù)層明確采購(gòu)管理科室，配備具有扎實(shí)采購(gòu)知識(shí)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的采購(gòu)管理人才，負(fù)責(zé)執(zhí)行采購(gòu)計(jì)劃、優(yōu)化采購(gòu)流程、監(jiān)督采購(gòu)合同履行等日常采購(gòu)業(yè)務(wù)工作。

（二）明確采購(gòu)崗位職責(zé)權(quán)限

在高效的采購(gòu)管理組織架構(gòu)下，行政事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到劃分管理職責(zé)、落實(shí)管理權(quán)限是有效控制采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)、確保采購(gòu)活動(dòng)高效、合規(guī)運(yùn)行的關(guān)鍵。

一方面，領(lǐng)導(dǎo)班子要清晰界定采購(gòu)管理小組的決策權(quán)限和成員的個(gè)人責(zé)任。詳細(xì)規(guī)定采購(gòu)管理科室的各項(xiàng)工作職責(zé)，使采購(gòu)需求分析、供應(yīng)商篩選、招標(biāo)文件編制、合同簽訂與執(zhí)行、質(zhì)量驗(yàn)收等環(huán)節(jié)的責(zé)任落實(shí)到人、具體到事，推動(dòng)采購(gòu)活動(dòng)有序進(jìn)行。

另一方面，堅(jiān)持崗位分離原則，在明確采購(gòu)管理各個(gè)責(zé)任主體后，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中的關(guān)鍵崗位進(jìn)行細(xì)分，并對(duì)每個(gè)崗位制定詳細(xì)的崗位職責(zé)說(shuō)明書(shū)，包括崗位基本信息、存在目標(biāo)、工作范圍、權(quán)限和關(guān)系等內(nèi)容，確定不相容崗位相互分離，形成相互制約、相互監(jiān)督的機(jī)制，避免職責(zé)不清、權(quán)限交叉等現(xiàn)象的發(fā)生。

（三）強(qiáng)化采購(gòu)預(yù)算科學(xué)編制

提高采購(gòu)預(yù)算和配置資源的準(zhǔn)確性、合理性是行政事業(yè)單位采購(gòu)業(yè)務(wù)順利開(kāi)展的重要保障。采購(gòu)前，要深入調(diào)研各部門(mén)的實(shí)際采購(gòu)需求，根據(jù)需求的緊迫性、優(yōu)先級(jí)及預(yù)算限制，形成合理的采購(gòu)預(yù)算需求報(bào)告，明確采購(gòu)目標(biāo)、數(shù)量、規(guī)格、預(yù)期效果等[6]。

在采購(gòu)預(yù)算編制過(guò)程中，不僅要嚴(yán)格遵守國(guó)家財(cái)經(jīng)法律法規(guī)和政府采購(gòu)相關(guān)規(guī)定要求，還要堅(jiān)持預(yù)算控制原則，根據(jù)單位年度預(yù)算安排及實(shí)際工作內(nèi)容，由各責(zé)任部門(mén)根據(jù)工作實(shí)際情況按月來(lái)編制次月的采購(gòu)資金使用計(jì)劃，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后于每月固定時(shí)間上報(bào)給采購(gòu)管理部門(mén)，保障采購(gòu)預(yù)算編制的科學(xué)性和規(guī)范性。

同時(shí)在采購(gòu)預(yù)算資源配置和使用方面，單位要對(duì)納入采購(gòu)范圍的辦公物資物品、運(yùn)行設(shè)施設(shè)備、后勤保障物料以及其他運(yùn)營(yíng)所需物品等物資，以及納入采購(gòu)范圍的規(guī)劃咨詢(xún)服務(wù)、宣傳策劃服務(wù)、課題研究服務(wù)、招標(biāo)代理服務(wù)、工程類(lèi)咨詢(xún)服務(wù)、中介代辦服務(wù)等需委托第三方辦理的服務(wù)進(jìn)行細(xì)化和分類(lèi)，按照分級(jí)審批原則和嚴(yán)格審核原則，制定中長(zhǎng)期的采購(gòu)資金與資源配置計(jì)劃，促進(jìn)采購(gòu)資產(chǎn)的安全完整和保值增值，為社會(huì)提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務(wù)。

（四）嚴(yán)把采購(gòu)流程控制管理

行政事業(yè)單位的采購(gòu)活動(dòng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期且復(fù)雜的工作，涉及多個(gè)階段和環(huán)節(jié)，包括采購(gòu)前的準(zhǔn)備、采購(gòu)過(guò)程中的操作以及采購(gòu)后的管理。為保障采購(gòu)管理效率和質(zhì)量，單位應(yīng)進(jìn)一步優(yōu)化和再造采購(gòu)流程，實(shí)現(xiàn)分類(lèi)細(xì)化和分級(jí)審定管理。按照政府采購(gòu)限額要求和規(guī)定，制定清晰、標(biāo)準(zhǔn)化的采購(gòu)流程，涵蓋需求申請(qǐng)、預(yù)算編制、招標(biāo)采購(gòu)、合同簽訂、驗(yàn)收付款、存檔備查等各個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)采購(gòu)貨物或服務(wù)的性質(zhì)、金額大小、采購(gòu)頻率等因素，設(shè)置合理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)以及具有差異化的管理策略和流程，對(duì)采購(gòu)金額大、優(yōu)先級(jí)高的物資及服務(wù)采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)實(shí)行分層級(jí)審定程序，由經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)辦人發(fā)起—經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)人審核—采購(gòu)管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核—分管領(lǐng)導(dǎo)審核—單位領(lǐng)導(dǎo)審定同意后實(shí)施項(xiàng)目采購(gòu)，對(duì)于采購(gòu)金額小、采購(gòu)內(nèi)容單一的采購(gòu)項(xiàng)目可由管理部門(mén)自行采購(gòu)。

（五）加強(qiáng)采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收存檔

行政事業(yè)單位要充分認(rèn)識(shí)到采購(gòu)項(xiàng)目的履約和驗(yàn)收管理的重要性和必要性，切實(shí)加強(qiáng)采購(gòu)的事后管理。采購(gòu)人員應(yīng)依法組織采購(gòu)合同履約和采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作，根據(jù)采購(gòu)項(xiàng)目的具體情況和特點(diǎn)，制定詳細(xì)的項(xiàng)目驗(yàn)收方案，明確驗(yàn)收時(shí)間、方式、程序、標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，使其作為項(xiàng)目驗(yàn)收的有力依據(jù)，有序推進(jìn)采購(gòu)履行驗(yàn)收工作進(jìn)度。采購(gòu)項(xiàng)目驗(yàn)收工作可由單位內(nèi)部自行成立驗(yàn)收小組，按照合同的約定對(duì)供應(yīng)商履約情況進(jìn)行驗(yàn)收，也可委托第三方采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)，對(duì)驗(yàn)收結(jié)果進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)、書(shū)面確認(rèn)。在驗(yàn)收工作結(jié)束后，不能忽略存檔備查的必要性，應(yīng)出具驗(yàn)收書(shū)，列明各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的驗(yàn)收情況及采購(gòu)項(xiàng)目總體評(píng)價(jià)，由驗(yàn)收雙方共同簽署。并且要完善采購(gòu)檔案管理制度，將采購(gòu)履約驗(yàn)收的各項(xiàng)資料進(jìn)行電子化存檔，便于后續(xù)查找和檢索。

（六）落實(shí)采購(gòu)內(nèi)部控制監(jiān)督

行政事業(yè)單位為加強(qiáng)采購(gòu)管理執(zhí)行，保證采購(gòu)計(jì)劃順利實(shí)施，必須杜絕采購(gòu)違規(guī)腐敗現(xiàn)象，將采購(gòu)內(nèi)部控制監(jiān)督貫徹落實(shí)于采購(gòu)執(zhí)行的各環(huán)節(jié)、全過(guò)程，充分發(fā)揮監(jiān)督作用，規(guī)范采購(gòu)管理活動(dòng)。單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的流程控制，聚焦采購(gòu)管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和重點(diǎn)業(yè)務(wù)，按照相關(guān)法律法規(guī)和業(yè)務(wù)流程規(guī)定，對(duì)屬于政府采購(gòu)范圍內(nèi)但未執(zhí)行政策采購(gòu)規(guī)定，采購(gòu)方式或程序不符合規(guī)定的采購(gòu)活動(dòng)，要及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正，保證采購(gòu)管理的規(guī)范性和有效性。另外，設(shè)立獨(dú)立的內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門(mén)，完善內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督職責(zé)，賦予其特殊的獨(dú)立性和權(quán)威性，任何部門(mén)都不能干擾和影響內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督部門(mén)工作的執(zhí)行。同時(shí)單位還要細(xì)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督的各項(xiàng)要素、監(jiān)督標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督權(quán)限和工作要求，為采購(gòu)監(jiān)督工作實(shí)施提供有力依據(jù)，確保內(nèi)部控制審計(jì)監(jiān)督涵蓋采購(gòu)管理活動(dòng)的方方面面[7]。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，行政事業(yè)單位想要實(shí)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開(kāi)展和有序進(jìn)行，有效防范和管控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，不僅需要對(duì)內(nèi)部采購(gòu)管理組織架構(gòu)和職責(zé)權(quán)限進(jìn)行優(yōu)化與完善，規(guī)范采購(gòu)管理行為，還要從采購(gòu)預(yù)算編制、資源配置、項(xiàng)目驗(yàn)收、存檔備查、流程控制、分類(lèi)管理、監(jiān)督運(yùn)行等多個(gè)方面入手，推動(dòng)采購(gòu)管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)單位高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

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（作者單位：杭州良渚古城遺址世界遺產(chǎn)監(jiān)測(cè)管理中心）