〔內(nèi)容提要〕為服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和國(guó)家戰(zhàn)略需求，我國(guó)研究生招生規(guī)模持續(xù)擴(kuò)大。如何有效對(duì)研究生質(zhì)量進(jìn)行管理，成為研究生管理的新挑戰(zhàn)。研究生教學(xué)秘書作為二級(jí)學(xué)院研究生管理工作中重要的實(shí)踐主體，承擔(dān)的工作內(nèi)容愈加繁重，面臨的挑戰(zhàn)和困難逐步增加。本文結(jié)合作者自身工作實(shí)踐，闡述了研究生教學(xué)秘書的崗位職責(zé)、工作內(nèi)容、工作難點(diǎn)，并從意識(shí)和實(shí)踐層面提出對(duì)策，旨在幫助研究生教學(xué)秘書更好地應(yīng)對(duì)工作中的挑戰(zhàn)，提升工作效率，進(jìn)而推動(dòng)研究生管理工作的優(yōu)化與發(fā)展。

〔關(guān)鍵詞〕研究生教學(xué)秘書；崗位職責(zé)；工作難點(diǎn)；對(duì)策建議

一、研究生教學(xué)秘書在教學(xué)管理中的崗位職責(zé)與時(shí)代背景

研究生教學(xué)秘書的崗位職責(zé)是接受上級(jí)職能部門（主要是校研究生院）的領(lǐng)導(dǎo)，上傳下達(dá)關(guān)于研究生的相關(guān)工作，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)具體實(shí)施管理及服務(wù)工作，主要服務(wù)對(duì)象為全體研究生導(dǎo)師及研究生。研究生教學(xué)秘書作為一線工作人員，管理和服務(wù)于研究生入學(xué)前、入學(xué)后、畢業(yè)后全過程，包括招生、培養(yǎng)、學(xué)位等相關(guān)事宜，扮演著承上啟下、為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供合理建議的重要作用。因此，研究生教學(xué)秘書綜合素質(zhì)的好壞、業(yè)務(wù)能力的高低直接反映了學(xué)院研究生教學(xué)管理工作水平的高低。

自黨的十八大以來，黨中央與國(guó)務(wù)院積極致力于推動(dòng)國(guó)家治理體系和治理能力現(xiàn)代化。黨的二十大站在推進(jìn)國(guó)家安全體系和能力現(xiàn)代化的戰(zhàn)略高度，對(duì)完善社會(huì)治理體系作出了新的部署。在這一宏大背景下，國(guó)內(nèi)眾多一流大學(xué)紛紛依照“放管服”的核心理念，對(duì)校院兩級(jí)的管理體制進(jìn)行了深入的改革探索，我校也緊隨其后。學(xué)校采用聘約、協(xié)議、授權(quán)以及績(jī)效激勵(lì)等手段，賦予學(xué)院更大的權(quán)能，進(jìn)一步明確校院兩級(jí)之間的建設(shè)目標(biāo)，厘清職責(zé)和權(quán)利與利益關(guān)系，逐步下放人事權(quán)和財(cái)政權(quán)，同時(shí)不斷完善管理制度體系，強(qiáng)化監(jiān)督考核機(jī)制，有效推動(dòng)資源和權(quán)力向院系下放。隨著高校教學(xué)與管理體制的持續(xù)革新，學(xué)校原有的一級(jí)集中管理體制正逐步轉(zhuǎn)化為院系二級(jí)管理體制。在這個(gè)過程中，學(xué)院研究生教學(xué)管理的主要組織和執(zhí)行工作，在很大程度上依賴于學(xué)院研究生教學(xué)秘書的負(fù)責(zé)和推動(dòng)。

在研究生教學(xué)秘書職責(zé)被不斷放大的同時(shí)，我國(guó)也正在面臨研究生教育規(guī)模的擴(kuò)大。教育部數(shù)據(jù)顯示，2023年全國(guó)共招收研究生130.17萬(wàn)人，同比增長(zhǎng)4.76%。其中，博士生15.33萬(wàn)人，同比增長(zhǎng)10.29%；碩士生114.84萬(wàn)人，同比增長(zhǎng)4.07%。研究生規(guī)模不斷擴(kuò)大，究其原因，一是以國(guó)家重大戰(zhàn)略、關(guān)鍵領(lǐng)域和社會(huì)重大需求為重點(diǎn)，對(duì)于相關(guān)專業(yè)的高技術(shù)緊缺人才培養(yǎng)的戰(zhàn)略規(guī)劃，推動(dòng)了相關(guān)學(xué)校和專業(yè)的擴(kuò)招；二是經(jīng)濟(jì)全球化背景下，以創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)引領(lǐng)的升級(jí)轉(zhuǎn)型對(duì)勞動(dòng)力技能提出新要求，增加了社會(huì)及企業(yè)對(duì)高技能人才的需求，而這一需求推動(dòng)了研究生培養(yǎng)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大；三是后疫情時(shí)代經(jīng)濟(jì)復(fù)蘇有限，部分學(xué)生為了逃避就業(yè)壓力從而出現(xiàn)教育尋租行為，大規(guī)模大批量走升學(xué)途徑；四是能夠通過擴(kuò)招來分流應(yīng)屆畢業(yè)生，緩解就業(yè)壓力，穩(wěn)定經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展秩序；近年來，隨著研究生培養(yǎng)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，研究生培養(yǎng)數(shù)量的增加與師資力量不充分的矛盾進(jìn)一步加劇，提高研究生培養(yǎng)質(zhì)量的目標(biāo)與改革教學(xué)管理方式的不協(xié)調(diào)問題逐步顯現(xiàn)，研究生管理工作上出現(xiàn)了不同于以往的復(fù)雜性和多樣性，高效的和高質(zhì)量的二級(jí)學(xué)院教學(xué)與管理工作就可能成為助力解決相關(guān)問題的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

二、研究生教學(xué)秘書工作的難點(diǎn)

在院系改革與研究生擴(kuò)招雙重因素的作用下，研究生教學(xué)秘書面臨著責(zé)任攤派增多，學(xué)生數(shù)量上漲兩面夾擊的工作困境與難點(diǎn)，需要更加高效和有序地開展工作以應(yīng)對(duì)當(dāng)前的形勢(shì)。

（一）“一對(duì)多”凸顯聯(lián)系服務(wù)對(duì)象多樣性

首先，研究生教學(xué)秘書對(duì)接學(xué)校研究生院各個(gè)科室的工作人員，同時(shí)接收和傳達(dá)不同科室下達(dá)的各項(xiàng)通知，在重疊的時(shí)間內(nèi)完成多樣化的工作任務(wù)給研究生教學(xué)秘書增加了困難并提出了更高的要求。

其次，研究生教學(xué)秘書管理和服務(wù)的直接對(duì)象是教師和學(xué)生。在工作中不僅要協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行管理工作，同時(shí)要注重服務(wù)質(zhì)量。由于教師聘任制的興起、高校實(shí)踐基地的建立以及學(xué)科交叉發(fā)展的原因，高校導(dǎo)師的聘任，除了可以遴選本校的老師，還可以遴選其他科研院所、企業(yè)等符合條件的老師作為碩士研究生導(dǎo)師。高校導(dǎo)師流動(dòng)性的提高以及聘任制度的靈活性，不僅增加了研究生教學(xué)秘書的工作難度，同時(shí)也為他們帶來了新的挑戰(zhàn)。

另外，近年來研究生招生規(guī)模逐年倍增，招生層次也呈現(xiàn)出多樣化的趨勢(shì)，不僅有全日制學(xué)術(shù)型學(xué)位碩士研究生，全日制專業(yè)型學(xué)位碩士研究生，還有全日制學(xué)術(shù)型學(xué)位碩士留學(xué)生等類型。與此同時(shí)，相較于本科生，研究生的年齡層次、社會(huì)閱歷、個(gè)人婚姻狀況以及思想觀念更為多樣化。這種復(fù)雜性要求研究生教學(xué)秘書在執(zhí)行教學(xué)管理任務(wù)時(shí)必須具備一定的應(yīng)變能力和靈活性。然而在工作中，研究生教學(xué)秘書身處管理和培養(yǎng)的第一線，需要直接對(duì)接全體研究生，針對(duì)不同類型的學(xué)生進(jìn)行精細(xì)化的管理和培養(yǎng)，解答來自不同培養(yǎng)要求、不同專業(yè)的研究生提出的各類問題，工作量和工作強(qiáng)度非常之大。

最后，研究生教學(xué)秘書一人對(duì)多部門、對(duì)多人群的工作性質(zhì)，體現(xiàn)了研究生教學(xué)秘書工作的復(fù)雜性與挑戰(zhàn)性，對(duì)研究生教學(xué)秘書的各項(xiàng)素質(zhì)能力提出更嚴(yán)格和全面的要求。

（二）“多模塊”凸顯工作內(nèi)容綜合性、復(fù)雜性

研究生教務(wù)秘書的工作貫穿整個(gè)學(xué)期，他們不僅承擔(dān)著聯(lián)絡(luò)和協(xié)調(diào)學(xué)院內(nèi)部、各學(xué)院之間以及學(xué)院與研究生院之間關(guān)于研究生的各項(xiàng)事務(wù)，同時(shí)還需要完成學(xué)院分配的其他各項(xiàng)工作。本文將研究生教學(xué)秘書的工作內(nèi)容總結(jié)概括為招生、培養(yǎng)、學(xué)位、學(xué)科、導(dǎo)師、財(cái)務(wù)等六大模塊相關(guān)工作，貫穿研究生從入校前到入校后直至畢業(yè)的全流程和全環(huán)節(jié)。

其中，招生工作具有極強(qiáng)的時(shí)效性，研究生教學(xué)秘書需要在規(guī)定的時(shí)間段內(nèi)組織學(xué)院復(fù)試小組及考生完成第一志愿招生復(fù)試、調(diào)劑復(fù)試工作。培養(yǎng)工作包含新生入學(xué)培訓(xùn)、導(dǎo)師研究生雙向選擇、學(xué)生個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃制定、排課及調(diào)停課等相關(guān)課務(wù)管理、研究生學(xué)位論文開題答辯及中期檢查，學(xué)術(shù)學(xué)位研究生的學(xué)術(shù)活動(dòng)考核和專業(yè)碩士學(xué)位研究生實(shí)踐考核驗(yàn)收等大量、多節(jié)點(diǎn)的培養(yǎng)內(nèi)容。學(xué)位工作包括碩士研究生學(xué)位論文查重、盲審及畢業(yè)答辯資格審核、組織畢業(yè)答辯、畢業(yè)學(xué)位申請(qǐng)、優(yōu)秀碩士論文推薦等工作。學(xué)科工作主要是協(xié)助院校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行碩士點(diǎn)專業(yè)評(píng)估等工作。導(dǎo)師工作包括：導(dǎo)師遴選及培訓(xùn)、導(dǎo)師招生資格審核等。財(cái)務(wù)工作主要涉及各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的酬金，例如，各類答辯專家的酬金，以及后續(xù)的酬金審核、申請(qǐng)、報(bào)銷等相關(guān)工作。

總而言之，這六大模塊所涵蓋的各部分工作不僅具有高度的綜合性，而且還體現(xiàn)了固有的復(fù)雜性與交叉性的特點(diǎn)，這給研究生教學(xué)秘書工作帶來了極大的挑戰(zhàn)與壓力。

三、提高研究生教學(xué)秘書工作質(zhì)量的相應(yīng)對(duì)策

針對(duì)研究生教學(xué)秘書工作中的各項(xiàng)難點(diǎn)，如何在工作中有效應(yīng)對(duì)并提高管理和服務(wù)的質(zhì)量就尤為重要。

（一）強(qiáng)化意識(shí)，立德樹人——研究生教學(xué)秘書要持續(xù)增強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)與服務(wù)意識(shí)

研究生教學(xué)秘書首先要有較高的思想政治素質(zhì)，必須加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，能夠認(rèn)真貫徹黨的教育方針政策，忠誠(chéng)黨的教育事業(yè)，牢固樹立全心全意為師生和教學(xué)服務(wù)的思想。

工作態(tài)度的轉(zhuǎn)變是提升教學(xué)管理工作水平的核心方法。研究生教學(xué)秘書的核心職責(zé)在于提供服務(wù)，包括為所在學(xué)院的各項(xiàng)任務(wù)、教師以及學(xué)生提供全方位的服務(wù)。身為服務(wù)者，應(yīng)強(qiáng)化為師生服務(wù)的意識(shí)，并持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量。與此同時(shí)必須認(rèn)識(shí)到，服務(wù)意識(shí)的提高不是紙上談兵，要付諸實(shí)踐、落到實(shí)處；同時(shí)也要意識(shí)到服務(wù)應(yīng)該是充滿溫度的，不能是只局限于管理，忽視了服務(wù)的初心；更不能是敷衍服務(wù)，應(yīng)當(dāng)為教師、為學(xué)生提供充滿人文關(guān)懷的服務(wù)。

研究生教學(xué)秘書要提高溝通協(xié)調(diào)能力，打破慣性思維，建立有效的溝通網(wǎng)絡(luò)和渠道。利用微信、QQ、群組或面對(duì)面溝通等多種渠道和方式，與上級(jí)職能部門工作人員、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生建立良好的溝通渠道，能夠準(zhǔn)確傳達(dá)上級(jí)部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的通知，及時(shí)解決教師和學(xué)生提出的問題，建立“個(gè)性提問有貼心答復(fù)，共性問題有解決方案”的問題反饋機(jī)制。

（二）立足實(shí)踐，提質(zhì)增效——研究生教學(xué)秘書要不斷錘煉業(yè)務(wù)本領(lǐng)

研究生教學(xué)秘書要善于根據(jù)實(shí)際將工作“模塊化”。將各個(gè)模塊的工作進(jìn)行樹枝狀梳理，清晰列出每一個(gè)重要環(huán)節(jié)，有助于將復(fù)雜繁瑣的工作簡(jiǎn)單化。舉個(gè)例子，學(xué)生的培養(yǎng)工作是研究生教學(xué)秘書工作中一個(gè)重要的模塊，培養(yǎng)工作這個(gè)主要枝干上面細(xì)分出培養(yǎng)方案修訂、導(dǎo)師雙選、個(gè)人培養(yǎng)計(jì)劃制定、課程安排、考試安排、開題、中期、專碩實(shí)踐考核驗(yàn)收等多個(gè)分叉。模塊化+枝干梳理方法會(huì)清晰明了地理清整個(gè)研究生培養(yǎng)工作，確保工作的規(guī)范性、計(jì)劃性，有效避免遺漏任何一項(xiàng)重要工作，保障研究生培養(yǎng)過程的連貫性和高效性。

研究生教學(xué)秘書要學(xué)會(huì)將研究生工作“時(shí)間軸化”。對(duì)照校歷上的月份，自主繪制一個(gè)詳細(xì)的時(shí)間軸，清晰地列出每個(gè)月份對(duì)應(yīng)的固定工作。例如，每年3月份，畢業(yè)生畢業(yè)答辯、授位工作、研究生復(fù)試、專家?guī)旄?、培養(yǎng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算等工作。每年6月份，研究生中期答辯、第二批學(xué)生畢業(yè)答辯、春季學(xué)期教師工作量上報(bào)等工作。通過“時(shí)間軸化”的方式，使教學(xué)秘書的工作具有主動(dòng)性、預(yù)見性，規(guī)避遺漏重要工作。

研究生教學(xué)秘書要提高運(yùn)用工作系統(tǒng)及辦公軟件的能力。在工作中需要精通研究生管理系統(tǒng)的使用，確保能夠熟練、準(zhǔn)確地操作各個(gè)功能模塊，利用好每個(gè)模塊導(dǎo)出的數(shù)據(jù)，熟練提取有用信息，用于各項(xiàng)工作的支撐材料、數(shù)據(jù)匹配，等等。熟練掌握辦公軟件的使用技巧，特別是那些實(shí)用的公式功能，能夠顯著提升工作效率。當(dāng)數(shù)據(jù)量大、時(shí)間緊迫、任務(wù)繁重時(shí)將事半功倍，不僅提高準(zhǔn)確率，還能游刃有余應(yīng)對(duì)教學(xué)管理過程中的各項(xiàng)工作。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著我國(guó)高校研究生教育的持續(xù)發(fā)展和教育管理方式的不斷演變，對(duì)研究生管理工作的要求也日益提高。作為二級(jí)學(xué)院研究生教育的基層管理者，研究生教學(xué)秘書面臨著重重挑戰(zhàn)。然而，作為確保各基層教學(xué)單位研究生教學(xué)工作有條不紊進(jìn)行的關(guān)鍵角色，研究生教學(xué)秘書必須以高度的責(zé)任心、卓越的服務(wù)意識(shí)和堅(jiān)韌的心理素質(zhì)應(yīng)對(duì)工作。需要不斷在意識(shí)和實(shí)踐上尋求創(chuàng)新，積極學(xué)習(xí)最新的管理知識(shí)、專業(yè)知識(shí)和信息化技術(shù)，以探索出更為高效的管理模式，從而為研究生管理工作的高效性、科學(xué)性和規(guī)范性提供堅(jiān)實(shí)的保障。

（作者單位：沈陽(yáng)理工大學(xué)信息科學(xué)與工程學(xué)院）