摘要：高校校友信息是高校校友工作開(kāi)展的基礎(chǔ)保障，也是高校開(kāi)展招生就業(yè)、教學(xué)改革、教學(xué)評(píng)估和人才培養(yǎng)等工作的數(shù)據(jù)支持。相較于綜合院校，我國(guó)獨(dú)立音樂(lè)院校校友工作起步較晚，在校友信息管理的水平、理念和模式都有很長(zhǎng)的路需要探索。星海音樂(lè)學(xué)院在國(guó)內(nèi)獨(dú)立音樂(lè)院校中，其校友工作具有一定先進(jìn)性和代表性，筆者梳理了在其校友信息管理工作中遇到的8個(gè)難點(diǎn)，如基礎(chǔ)信息不健全、缺乏統(tǒng)一標(biāo)識(shí)、海量信息甄別合并和去冗、校友信息動(dòng)態(tài)跟蹤滯后、校友信息搜集管理機(jī)制不完善、校友對(duì)信息安全存在焦慮、信息維護(hù)團(tuán)隊(duì)的不固定、缺少專業(yè)匹配的校友信息管理系統(tǒng)等，對(duì)以上難點(diǎn)逐一分析總結(jié)，結(jié)合筆者6年來(lái)的調(diào)研實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從搜集管理機(jī)制、觀念、開(kāi)展載體、校友信息管理系統(tǒng)如何甄別采購(gòu)4個(gè)方面提出了一些可行性建議和意見(jiàn)，希望能為同類音樂(lè)院?；蛘咂渌谛畔⒐芾磉^(guò)程中遇到同類問(wèn)題的高校提供一些借鑒。

關(guān)鍵詞：校友信息；校友系統(tǒng)；音樂(lè)院校

引言

近年來(lái)，校友資源的開(kāi)發(fā)逐漸成為我國(guó)高校建設(shè)和發(fā)展的重要一環(huán)。高校要更好地開(kāi)發(fā)校友資源首先要有完善的校友信息作為支撐，而海量校友數(shù)據(jù)信息隨著校友社會(huì)履歷的更新、畢業(yè)生的增加等因素變化，其管理包括搜集、匹配、更新及高效使用既是一個(gè)繁復(fù)的工作，更是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程。相較于大多數(shù)綜合院校，我國(guó)獨(dú)立音樂(lè)院校校友工作起步較晚，在校友信息管理的水平、理念和模式都有很長(zhǎng)的路需要探索。星海音樂(lè)學(xué)院在國(guó)內(nèi)獨(dú)立音樂(lè)院校中，其校友工作具有一定的先進(jìn)性和代表性，截至2023年7月，星海音樂(lè)學(xué)院校友（含附中、繼續(xù)教育、研究生部、國(guó)際學(xué)院）約合3.7萬(wàn)人，自2017年建立校友數(shù)據(jù)庫(kù)以來(lái)，共計(jì)搜集有效數(shù)據(jù)2.4萬(wàn)條。雖然現(xiàn)有有效數(shù)據(jù)量可觀，但在信息管理過(guò)程中，筆者與同事遇到了許多困難，下面將對(duì)此作歸納分析，并提出一些機(jī)制、觀念、載體、系統(tǒng)匹配等方面的新舉措希望供同類院校共同探討與借鑒。

一、校友信息管理的難點(diǎn)

（一）不健全的基礎(chǔ)校友信息

90年代前校友信息基本上是源于人工抄錄的畢業(yè)分配表、學(xué)籍卡或成績(jī)單，大部分存檔在檔案館、各院系等部門(mén)。由于音樂(lè)院校歸檔意識(shí)普遍較弱，學(xué)校歷經(jīng)廣州音樂(lè)學(xué)校、廣州音樂(lè)專科學(xué)校、廣東藝術(shù)?？茖W(xué)校（與廣東舞蹈學(xué)校合并）、廣東人民藝術(shù)學(xué)院（與廣州美術(shù)學(xué)院合并）、廣州音樂(lè)?？茖W(xué)校、廣州音樂(lè)學(xué)院再到更名為星海音樂(lè)學(xué)院等7個(gè)不同的歷史時(shí)期，隨著學(xué)校校址的變遷、辦公場(chǎng)所的更換、院系的分立與合并，許多載有校友信息的檔案資料、花名冊(cè)等難免出現(xiàn)遺失、錯(cuò)漏或者字跡模糊等情況。同時(shí)，受限于當(dāng)時(shí)的通訊方式，部分校友在離開(kāi)學(xué)校后或出國(guó)后非常容易與學(xué)校失去聯(lián)系，原始的校友信息的存儲(chǔ)、跟蹤和更新難度較大，為后續(xù)校友會(huì)工作人員開(kāi)展校友身份比對(duì)、確認(rèn)工作造成不少困難。

（二）缺乏統(tǒng)一且唯一對(duì)應(yīng)的身份標(biāo)識(shí)

無(wú)論是學(xué)校的教務(wù)系統(tǒng)還是人事系統(tǒng)，其管理的群體都是相對(duì)固定的，都具有系統(tǒng)性的、唯一的身份標(biāo)識(shí)。例如，對(duì)學(xué)生而言，其對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)是學(xué)號(hào)；對(duì)教職工而言，其對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)則是工號(hào)。但校友信息管理系統(tǒng)所要管理的數(shù)據(jù)可能是以上系統(tǒng)的匯總[1]。由于同一個(gè)人可能具備多重身份，譬如一名在我校附中、本科乃至研究生就讀的學(xué)生，畢業(yè)后留校擔(dān)任專任教師或者行政職務(wù)，這種情況在星海音樂(lè)學(xué)院等許多獨(dú)立音樂(lè)院校都是非常常見(jiàn)的。通過(guò)調(diào)研，目前我國(guó)大部分獨(dú)立設(shè)置的音樂(lè)院校各系統(tǒng)并沒(méi)有完全實(shí)現(xiàn)智能化并網(wǎng)，因此，校友會(huì)工作人員從不同的系統(tǒng)中獲取到的數(shù)據(jù)必然會(huì)發(fā)現(xiàn)其中有大量的信息重復(fù)及信息差異。

（三）海量校友信息的甄別、合并和去冗

從不同渠道搜集到的校友信息其數(shù)據(jù)類型和結(jié)構(gòu)存在多樣化，數(shù)據(jù)格式也未必一致，包含有效字段也不是固定的，而且許多信息還缺乏時(shí)效性。因此，同一位校友的信息通過(guò)多種渠道匯總到校友信息管理系統(tǒng)后，會(huì)存在重復(fù)收錄、新舊并列、錯(cuò)誤信息繁多等情況，如何從海量的數(shù)據(jù)中甄別、提取、合并、去冗是一項(xiàng)頗為艱巨的任務(wù)。

（四）校友信息動(dòng)態(tài)跟蹤存在滯后

大部分音樂(lè)院校的校友信息的跟蹤和更新仍然停留在校友會(huì)工作人員手動(dòng)更新、被動(dòng)更新階段[2]。一方面，校友群體龐大，且鑒于音樂(lè)院校同導(dǎo)師的校友間存在很強(qiáng)交流黏性，校友間的對(duì)接大多無(wú)需通過(guò)學(xué)校這一渠道。因此，學(xué)校可能無(wú)法準(zhǔn)確、全面地掌握每位校友的信息；另一方面，缺乏完善的信息反饋渠道。校友們?cè)谄涞赜?、履歷或者獲獎(jiǎng)信息發(fā)生改變時(shí)并不會(huì)及時(shí)且主動(dòng)地向?qū)W校反饋。即使通過(guò)校友信息管理系統(tǒng)、小程序、微信公眾號(hào)等多媒體傳播渠道，由于校友不同的年齡層次，以及其對(duì)電子產(chǎn)品的操作熟練度不同，校友的動(dòng)態(tài)信息跟蹤、更新仍然存在滯后。

（五）校友信息搜集機(jī)制不完善

鑒于音樂(lè)藝術(shù)專業(yè)中拜師學(xué)藝的特殊模式和特點(diǎn)，在音樂(lè)院校中，專業(yè)導(dǎo)師和其指導(dǎo)的學(xué)生的關(guān)系尤為緊密，即使學(xué)生離開(kāi)學(xué)校后，依舊會(huì)與其導(dǎo)師和同門(mén)師兄弟姐妹保持著良好而密切聯(lián)系，因此專業(yè)導(dǎo)師所掌握的校友信息動(dòng)態(tài)往往是最新的、最全面的。但由于音樂(lè)院校普遍沒(méi)有健全和完善的校友信息搜集機(jī)制，大多數(shù)情況下，專業(yè)導(dǎo)師或者各個(gè)教學(xué)單位向?qū)W校校友會(huì)反饋、更新校友信息是缺乏主觀能動(dòng)性的，這也導(dǎo)致了校友信息管理的低效率。

（六）校友對(duì)于信息采集安全的憂慮

由于工作人員變動(dòng)、網(wǎng)絡(luò)惡意攻擊、移動(dòng)儲(chǔ)存設(shè)備因不當(dāng)操作而造成損壞或丟失等多種因素都有可能引發(fā)校友信息的誤刪、泄露和丟失，產(chǎn)生非常嚴(yán)重后果和損失。因此，沒(méi)有可控且透明的校友信息系管理制度在高科技飛速發(fā)展、信息安全事故頻發(fā)的時(shí)代下，校友們對(duì)于其個(gè)人信息的安全必然會(huì)產(chǎn)生許多擔(dān)憂和焦慮，從而增加了學(xué)校校友會(huì)工作人員開(kāi)展校友數(shù)據(jù)信息的搜集、跟蹤和更新的工作難度。

（七）缺少固定的信息維護(hù)團(tuán)隊(duì)

隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展以及學(xué)校對(duì)校友數(shù)據(jù)的愈發(fā)重視，部分學(xué)校開(kāi)始建有自己的校友數(shù)據(jù)庫(kù)，但是受學(xué)校部門(mén)結(jié)構(gòu)設(shè)置、管理人員專業(yè)方向以及人員編制等限制，相較于有自己的信息學(xué)院、計(jì)算機(jī)工程學(xué)院的綜合院校來(lái)說(shuō)，大多數(shù)音樂(lè)院校的校友會(huì)基本缺少固定的、專門(mén)的信息更新維護(hù)團(tuán)隊(duì)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)更新緩慢、即時(shí)性差。

（八）采用了不匹配、不專業(yè)的校友信息管理系統(tǒng)

為了購(gòu)入合適的校友信息管理系統(tǒng)，筆者在2017-2020年間調(diào)研了許多國(guó)內(nèi)不同品牌的校友信息管理系統(tǒng)的功能、開(kāi)發(fā)情況以及在不同高校的使用體驗(yàn)，歸納了普遍存在的3個(gè)問(wèn)題。其一，部分研發(fā)校友信息管理系統(tǒng)的公司原先主要是研發(fā)高校財(cái)務(wù)、教務(wù)、人事管理或者學(xué)生工作等系統(tǒng)，對(duì)高校校友工作政策、流程和機(jī)制了解不深，大多只是在上述業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)上對(duì)前端界面、名稱等基礎(chǔ)內(nèi)容做調(diào)整，實(shí)際使用起來(lái)非常困難，且完全無(wú)法適應(yīng)日新月異的校友工作發(fā)展；其二，部分校友系統(tǒng)的基礎(chǔ)框架拓展性非常弱，是無(wú)法根據(jù)校友工作的業(yè)務(wù)需要進(jìn)行再次升級(jí)，大大削弱了校友信息管理系統(tǒng)的可持續(xù)使用效果：其三，部分高校出于節(jié)省成本、扶持校友企業(yè)的理由，或者校友為反哺母校，讓原本不是主要研究開(kāi)發(fā)校友信息管理系統(tǒng)的校友企業(yè)進(jìn)行贊助，雖然校友企業(yè)研發(fā)是好意，但是在筆者的調(diào)研和實(shí)踐過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，這種模式的售后服務(wù)和升級(jí)的推進(jìn)是非常困難的，哪怕修改一個(gè)系統(tǒng)故障也需要消耗大量的人際溝通成本，與采取該方式的初衷可謂背道而馳，因此這類高校在近2年來(lái)大多需要再次更換可拓展的、專業(yè)的校友信息管理系統(tǒng)。

二、校友信息管理的針對(duì)性舉措

（一）建立健全分級(jí)校友信息跟蹤反饋機(jī)制及團(tuán)隊(duì)

校友會(huì)雖然是校友信息管理的主力軍，但孤掌難鳴，要切實(shí)提高校友信息管理效率離不開(kāi)學(xué)校內(nèi)、外多個(gè)環(huán)節(jié)、職能部門(mén)和人員的協(xié)同配合。首先，要依托學(xué)校內(nèi)的支持和配合，如檔案館、招生與就業(yè)指導(dǎo)中心、教務(wù)部、學(xué)生工作部、各院系及各級(jí)專業(yè)導(dǎo)師等，可以通過(guò)智能化并網(wǎng)或者開(kāi)通各級(jí)校友信息端口為載體，促進(jìn)彼此的信息共享和工作協(xié)同，有利于擴(kuò)大搜集的范圍，提高甄別處理的精準(zhǔn)度[3]。其次，各二級(jí)校友會(huì)（包括院系聯(lián)誼會(huì)、地方校友會(huì)）應(yīng)設(shè)校友信息專員（專員可以是所在聯(lián)誼會(huì)、校友會(huì)的秘書(shū)長(zhǎng)）對(duì)所在地、所在專業(yè)的校友進(jìn)行跟蹤服務(wù)，使每個(gè)校友在固定周期內(nèi)能夠與母校進(jìn)行互動(dòng)，便于校友及時(shí)反饋；其三，校友會(huì)工作人員要組織志愿者團(tuán)隊(duì)定期對(duì)收到的反饋信息進(jìn)行梳理、去冗，避免長(zhǎng)期和大量的校友信息積壓，從而降低校友反饋信息的積極性。

（二）合理利用多種載體開(kāi)展信息搜集

直接索要校友信息雖是最有效率、最直觀的，但是筆者認(rèn)為，缺少溫度和人性化溝通的搜集會(huì)令許多校友反感和憂慮，與服務(wù)學(xué)校、校友的初衷背道而馳。因此，針對(duì)不同年齡、職業(yè)、性格、電子產(chǎn)品使用偏好的校友應(yīng)采取不同的方式。例如，針對(duì)具有一定代表性的優(yōu)秀校友，建議采取定期走訪、主動(dòng)跟蹤更新的方式，既表現(xiàn)了尊重，也保持了與優(yōu)秀校友的良好溝通。又如，針對(duì)較為年輕的，或herddHyWZVxFAZkkY9AbO2vlFlq/yEHDGkoYtOoeQO0=者熱愛(ài)且能自主熟練地操作電子產(chǎn)品的校友，我們可以依托校友信息管理系統(tǒng)的前端平臺(tái)，通過(guò)推廣電子校友卡、發(fā)放實(shí)體校友卡、云跑團(tuán)、新春頭像、線上嘉年華、抽獎(jiǎng)等豐富多彩的線上、線下活動(dòng)，在強(qiáng)化校友服務(wù)、愉悅校友的同時(shí)我們也能以更為合理、順暢的表現(xiàn)形式去搜集校友信息，打通校友心理防線的最后一公里。

（三）甄別采購(gòu)可靠、拓展性強(qiáng)的校友信息管理系統(tǒng)

校友信息管理系統(tǒng)是校友信息搜集、跟蹤、更新以及可持續(xù)提供校友服務(wù)的核心載體。好的校友信息管理系統(tǒng)應(yīng)遵循系統(tǒng)及信息安全、使用高效、智能化分析3個(gè)基礎(chǔ)性原則。因此，從筆者過(guò)去6年的調(diào)查研究和推廣實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，在甄別采購(gòu)校友信息管理系統(tǒng)時(shí)應(yīng)注意7個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題。一是關(guān)注校友信息管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)架構(gòu)拓展性；二是在海量的校友信息進(jìn)行甄別、合并和去冗的處理機(jī)制和原理；三是前后端庫(kù)網(wǎng)是否能做到分離但不影響同步，且其前后端信息同步機(jī)制是否健全；四是前后端兩臺(tái)服務(wù)器是否架設(shè)在校內(nèi)，外網(wǎng)用戶獲取信息的機(jī)制；五是該供應(yīng)商的售后服務(wù)的范圍、年限是否合理且充足；六是該供應(yīng)商是否配備本地服務(wù)團(tuán)隊(duì)以及對(duì)非緊急、應(yīng)急不同類型事件的響應(yīng)時(shí)長(zhǎng)；七是該校友信息管理系統(tǒng)在高校或者同類院校的使用普及度。由于高普及度有利于我們?cè)诟滦Ｓ研畔⒐芾硐到y(tǒng)時(shí)降低個(gè)性化、定制化功能的開(kāi)發(fā)成本，因此也需要我們?cè)谇捌谡{(diào)查研究時(shí)做特別關(guān)注。

（四）理解校友信息管理的作用，更新校友信息搜集的觀念

校友信息搜集管理的概念應(yīng)融于學(xué)校校友工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，是決定新時(shí)期新形勢(shì)下一所學(xué)校校友工作成功與否及可持續(xù)性發(fā)展的基礎(chǔ)性工作。因此，筆者認(rèn)為，要想做好校友信息管理應(yīng)該做到觀念先行，全校一盤(pán)棋。其一，要在全校各級(jí)職能部門(mén)、教職員工心中樹(shù)立重視校友信息的挖掘，理解校友信息搜集重要性的觀念。其二，各級(jí)部門(mén)、工作人員在校友信息搜集過(guò)程中，要注意把握“分類管理、深度挖掘”的原則。聯(lián)系方式譬如手機(jī)、固定電話、微信、郵件地址等都只是校友信息搜集的門(mén)檻，而真正有深度的校友信息應(yīng)該能從多個(gè)方面，真實(shí)地、立體化地反映一位校友現(xiàn)階段的資源、能力、需求以及境況[4]。有深度的、有效的校友數(shù)據(jù)庫(kù)不僅有利于學(xué)校對(duì)校友的現(xiàn)狀進(jìn)行評(píng)估，還能對(duì)下一階段校友的需求進(jìn)行預(yù)判，讓學(xué)校校友會(huì)精準(zhǔn)做好精細(xì)化、針對(duì)性服務(wù)，這才是筆者認(rèn)為，真正能服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)、課程改革、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、招生就業(yè)等各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)的“校友數(shù)據(jù)白皮書(shū)”。

結(jié)語(yǔ)

校友的社會(huì)成就和貢獻(xiàn)、社會(huì)對(duì)校友的評(píng)價(jià)都是高校社會(huì)地位和社會(huì)影響力的直觀體現(xiàn)。校友信息管理不僅是單純的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，更是一個(gè)綜合體系和機(jī)制的建設(shè)，是硬件、軟件相結(jié)合的系統(tǒng)性工程。它不僅是高校開(kāi)展校友工作的前提，是高校校友信息化建設(shè)的重要組成部分，是滿足與響應(yīng)不同類型校友需求的有效抓手，更是高校校園文化、校友文化、捐贈(zèng)文化的傳承基點(diǎn)。因此，要想做好校友信息管理絕對(duì)不能簡(jiǎn)單地從點(diǎn)上考慮，僅僅滿足于校友工作的開(kāi)展，而應(yīng)要將這項(xiàng)工作放在學(xué)校戰(zhàn)略統(tǒng)籌工作的高度上，從整體出發(fā)，分層次、分步驟系統(tǒng)性推進(jìn)。筆者始終認(rèn)為，建立完善“校友數(shù)據(jù)白皮書(shū)”對(duì)服務(wù)于學(xué)校人才培養(yǎng)、課程改革、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、招生就業(yè)等各項(xiàng)工作，實(shí)現(xiàn)學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)，提高綜合競(jìng)爭(zhēng)力具有不可或缺的作用。

本文系中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)“十四五”規(guī)劃專項(xiàng)課題、中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)2021年度專項(xiàng)課題重點(diǎn)項(xiàng)目《新時(shí)代音樂(lè)院校校友工作定位及發(fā)展戰(zhàn)略研究》（項(xiàng)目編號(hào)：21XYD13）的研究成果。

參考文獻(xiàn)：

[1]文捷，李智展，陳翼等.高校校友系統(tǒng)身份管理解決方案的設(shè)計(jì)與實(shí)踐[J].武漢大學(xué)學(xué)報(bào)（理學(xué)版），2012，58（S1）：282-286.

[2]李偉，劉喜玲.高校校友數(shù)據(jù)信息管理探索與思考[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018，15（23）：129-131.

[3]李易飛，張德祥.美國(guó)奧爾巴尼大學(xué)校友信息采集的經(jīng)驗(yàn)與啟示[J].高等農(nóng)業(yè)教育，2016（06）：123-127.

[4]肖皓天.新時(shí)期高校校友信息管理工作探究[J].現(xiàn)代營(yíng)銷（信息版），2020（07）：174-175.

（作者單位：星海音樂(lè)學(xué)院）

（責(zé)任編輯：豆瑞超）