□ 北京 趙慶芬 等

合同是民事主體之間設(shè)立、變更、終止民事法律關(guān)系的協(xié)議。隨著時代的發(fā)展和科技技術(shù)的提高，合同作為企業(yè)從事各類經(jīng)營活動的基本有效憑證，在整個企業(yè)經(jīng)營活動中占據(jù)重要部分，合同管理在企業(yè)中也越來越發(fā)揮重要的作用。合同管理工作是現(xiàn)代化企業(yè)經(jīng)營管理的重要組成部分。合理有效的加強合同管理工作，是企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展的有力保障，對企業(yè)效率的有效提高具有重要的意義。合同管理主要是指與合同的訂立、合同的轉(zhuǎn)讓、合同的變更、合同的履行以及合同的終止有關(guān)的一系列活動的總稱。合同管理是企業(yè)之間貿(mào)易往來和經(jīng)濟合作的重要基礎(chǔ)。良好的合同管理對于保護合同利益相關(guān)者具有重要的意義，防止企業(yè)產(chǎn)生不必要的糾紛、舞弊等行為的發(fā)生。因此，合同管理的好壞直接關(guān)系到企業(yè)的生存。

一、背景

航天是國家綜合國力的象征，近些年，隨著國家國防建設(shè)和重大航天工程任務(wù)的迫切需要，我國航天事業(yè)發(fā)展迅速。航天型號產(chǎn)品是融合多種學科與專業(yè)的系統(tǒng)工程，具有投資大、研制周期長、技術(shù)復雜、質(zhì)量與可靠性高等特點，而航天型號物資是保障航天事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要先決條件之一。型號物資供應(yīng)涉及眾多供應(yīng)商，有電子元器件、金屬、化學化工等不同領(lǐng)域，國營、民營等不同性質(zhì)，承制方、中間商等不同屬性等，結(jié)構(gòu)十分復雜，合作管理難度較大；而采購合同是規(guī)范采購交易活動中雙方權(quán)利與義務(wù)的最重要體現(xiàn)形式，是確保航天物資采購及時、高效、安全、穩(wěn)定的基礎(chǔ)。在企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動中，采購業(yè)務(wù)具有獨特的作用，它影響著企業(yè)的經(jīng)營效率和經(jīng)濟效益。在采購的過程中，合同的審批、簽訂、執(zhí)行、查詢、統(tǒng)計等各環(huán)節(jié)的效率，直接影響著整個采購體系的運行效率。航天一院物資中心采購合同在系統(tǒng)中生成并審批通過后，采購員將合同傳遞供應(yīng)商，供應(yīng)商將合同簽字、蓋章、蓋騎縫章后返還采購員，采購員將合同、合同評審表交部門綜合管理員（統(tǒng)一找部門領(lǐng)導簽字），綜合管理員將合同轉(zhuǎn)交合同管理部門，合同管理部門負責完成合同臺賬登記、中心領(lǐng)導簽字、加蓋中心合同章、系統(tǒng)收訖等工作后留一份合同歸檔，剩余合同返回采購員，采購員將雙方簽字蓋章的合同郵寄供應(yīng)商，完成整個合同管理的閉環(huán)工作。近些年，我國航天事業(yè)發(fā)展速度快，軍民品產(chǎn)值不斷創(chuàng)新高。大批量采購模式下訂貨任務(wù)大幅度增加，合同數(shù)量隨之激增。在傳統(tǒng)的合同管理模式下合同問題開始顯現(xiàn)。

二、存在問題

1.采購員將供應(yīng)商簽字蓋章返回合同管理部門工作滯后。按照傳統(tǒng)的工作流程，在大批量采購模式下合同數(shù)量激增，合同管理部門無法及時進行合同臺賬登記、簽字、蓋章、收訖等工作，合同無法及時閉環(huán)，嚴重影響型號物資供應(yīng)工作。

2.合同交合同管理部門后無法及時閉環(huán)。采購部門在未建立部門合同臺賬的情況下無法按照以往慣例以系統(tǒng)導出的未收訖合同清單作為供應(yīng)商未返回的合同清單，督促供應(yīng)商返回合同。造成部分合同重復提交或者某份合同長期未返回采購員誤以為已提交的情況。

3.合同管理缺乏監(jiān)督管理的動力。合同管理往往針對其自身的管理，完善合同簽訂前的審批、準備，完善合同變更的相應(yīng)手續(xù)和審查、完善合同后續(xù)的歸檔工作等等，這無疑是為企業(yè)管理人員增加了工作量，因此，企業(yè)的管理人員并不樂意實施這項額外的工作。

4.由于航天企業(yè)性質(zhì)特殊，網(wǎng)絡(luò)須與外界物理隔離。受局域網(wǎng)制約，目前與市場供應(yīng)商的往來特別是型號物資采購合同，絕大多數(shù)仍然采用紙質(zhì)傳遞形式，這使得合同評審、簽訂、履約、閉環(huán)、歸檔等全流程合同管理信息化程度較低，存在大量需要人工輸入、判斷、統(tǒng)計的環(huán)節(jié)，導致工作效率不夠高、合同低層次錯誤時有出現(xiàn)、人工成本較高等問題，存在較大合同法律風險。

5.合同保密防范不到位。航天企業(yè)承擔著保障國家科學研究和技術(shù)開發(fā)的重任，相關(guān)研究數(shù)據(jù)需要嚴格保密，一旦信息泄露將會帶來嚴重后果。尤其是隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的運用和信息化管理水平的提升，給單位的保密工作帶來了不小的挑戰(zhàn)。雖然在一定程度上由于信息化管理的開放性、共享性等特點可以提升單位管理效率和合同審核審批速度，但與此同時也增加了信息安全保密的難度。敏感信息一旦泄露會帶來一定嚴重危害。

6.航天型號物資采購合同乙方企業(yè)水平參差不齊。乙方企業(yè)包含國企、私企以及境外企業(yè)等供應(yīng)商，企業(yè)性質(zhì)、規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、技術(shù)與管理水平、企業(yè)文化間也有很大差別，結(jié)構(gòu)復雜，管理難度較大。供應(yīng)商在收到合同后需走內(nèi)部審批流程，對合同各項條款和物資信息進行審核，周期較長，各個供應(yīng)商內(nèi)部審批流程不盡相同，導致合同長時間無法返回。

三、改進措施

1.合同簽訂前防范。企業(yè)在合同簽訂前需要重視事前防范，主要針對合作對象的資信核查和合同文本核查兩個環(huán)節(jié)的內(nèi)容。從資信核查角度而言，充分了解客戶是建立雙方平等合作關(guān)系的重要基礎(chǔ)，包括合作對象的經(jīng)營范圍、經(jīng)營情況、商業(yè)信用、組織結(jié)構(gòu)以及償債能力等內(nèi)容，通過資信核查避免自身權(quán)益受到侵犯。企業(yè)可以通過財務(wù)資料核查、經(jīng)營場所實地參觀考察、與管理人員進行訪談等途徑，了解對方的資信情況，也可以針對企業(yè)對方的主要負責人或者管理人員進行非隱私信息的調(diào)查，從多重途徑了解合作方的基本信息。工商行政管理部門、房地產(chǎn)管理部門、網(wǎng)絡(luò)信息平臺等途徑，都可以作為企業(yè)了解合作方信息的渠道，需要注意的是，合作方的資信信息可能出現(xiàn)動態(tài)變化，企業(yè)需要對其資信信息給予動態(tài)關(guān)注，以保證企業(yè)了解資信狀況的準確性。為提升合同管理效率，企業(yè)可以針對合作方建立信用檔案，將對方的資信情況、雙方合作情況形成檔案信息，從而為后續(xù)管理工作的開展提供參考。

2.采購員建立合同臺賬，標記清楚每份合同的狀態(tài)。對超一定周期尚未收訖的合同需采購員逐項說明并做好記錄，同時將供應(yīng)商合同返回及時性納入供應(yīng)商績效評價。部門綜合業(yè)務(wù)管理員將合同交科研時雙方做好交接并記錄交接時間。

3.加快框架合同推進工作。在物資采購業(yè)務(wù)嘗試和推行框架合同管理思路，制定型號物資采購框架合同實施方案，打破“一單一簽”合同的采購業(yè)務(wù)模式，明確了“先簽訂暫定價框架合同，最終金額以實際發(fā)生為準”的全新管理思路。通過“標準文本+框架合同”模式，與合作量較大的供應(yīng)商簽訂科研生產(chǎn)用物資采購框架合同（明確合作意向及合同金額上限，簽訂暫定價框架合同，最終交易金額以實際發(fā)生為準；訂單為實際發(fā)生費用的依據(jù)。在合同金額上限之內(nèi)，一份合同可對應(yīng)多個訂單）。通過框架合同簽訂的訂單，通過系統(tǒng)審批后采購員導出的訂單已經(jīng)完成簽字、蓋章工作，訂單郵寄供應(yīng)商，供應(yīng)商簽字、蓋章后雙方即完成訂單確認，省去了合同管理部門簽字、蓋章、蓋騎縫章等工作。通過簽訂框架合同達到了提高合同評審審核效率、提升合同管理效益、提高合同簽訂效率，實現(xiàn)標準化、規(guī)范化合同管理，從而防范風險的目標。

4.加強合同執(zhí)行管理。合同管理工作中要重視過程的監(jiān)管，以實現(xiàn)管理風險的事中控制，企業(yè)與合作方建立合作關(guān)系需要保證合同能夠切實得到履行，保證合同法律效能的實現(xiàn)。法律顧問部門或者崗位人員對合同的履行過程進行監(jiān)管和指導，是合同管理工作的重要環(huán)節(jié)，通過過程監(jiān)管，洞察合同管理工作中存在的問題、企業(yè)運營及管理工作中存在的不足，對合同的履行情況進行階段性記錄，以跟蹤整個合同的執(zhí)行流程，通過管控關(guān)鍵控制點的方法管理合同履行過程。當合同出現(xiàn)履行不到位等情況時，合同管理部門或崗位工作人員應(yīng)當及時與企業(yè)其他管理部門反饋相應(yīng)問題，并對管理策略的制訂提供可行參考意見。合同執(zhí)行管理即合同執(zhí)行期間的管控，是全過程管理中較難監(jiān)控的一個階段。首先，合同管理部門通過設(shè)置專門的崗位人員對采購合同的執(zhí)行進行跟蹤管理、監(jiān)督執(zhí)行，與業(yè)務(wù)部經(jīng)常溝通交流，及時向上級領(lǐng)導匯報相關(guān)情況。其次，建立完善的采購合同管理工作流程。具體應(yīng)包括文件的審批簽字流程、合同變更流程、付款的審查批準程序以及跟蹤報告程序。再其次，合同管理部門要充分利用合同賦予的權(quán)力，監(jiān)督對方的合同履行，全面掌握合同的進度和質(zhì)量，并按照合同內(nèi)容和期限按期行使權(quán)力，避免損失進一步擴大。

5.加強供方和合同條款管理，降低法律風險。航天一院物資中心加強對采購合同的版本的分析研究，確保各項內(nèi)容和條款切實可行，權(quán)責明確，有效防范由于合同內(nèi)容而產(chǎn)生的合同風險。在合同簽訂前，對采購合同的供方進行測評。采購合同管理人員會同業(yè)務(wù)部門人員進行調(diào)研，對所需資質(zhì)進行審核。必要時，還應(yīng)組織臨時調(diào)查組，對所需供方進行現(xiàn)場調(diào)研，以確保所需供方具備履行合同所必需的設(shè)備和專業(yè)技術(shù)能力。制定合格供方管理制度，形成合格供方名冊，對企業(yè)的合格供方進行統(tǒng)一管理，并定期審查。

6.合同管理的事后管控。以合同為基礎(chǔ)建立合作關(guān)系，還可能出現(xiàn)合同違約的行為，企業(yè)的合同管理也需要關(guān)心違約等事后問題的管控。違約行為也是一種違反法律責任的行為，違約方需要承擔與之相應(yīng)的法律責任，當企業(yè)遭到合作方的違約侵權(quán)情形時，應(yīng)當通過合同管理與合作方進行交涉，要求對方能夠主動履行因為違約而對自身造成的經(jīng)濟損失，而當企業(yè)自身出現(xiàn)違約情況時，也需要以合同管理為途徑，主動承擔因為自身違約而給對方造成的經(jīng)濟損失，通過違約金補償?shù)姆绞?，維護企業(yè)的信譽。事后控制也是保證合同建立雙方合法權(quán)益的重要措施，企業(yè)需要重視事后管控，以全面體現(xiàn)合同管理的效能。

7.推進企業(yè)合同管理信息化。隨著信息化技術(shù)的應(yīng)用，現(xiàn)階段企業(yè)均已經(jīng)采用了信息化的管理系統(tǒng)，合同管理可以作為一個新的模塊引入企業(yè)現(xiàn)有的信息系統(tǒng)中，對企業(yè)來說并不需要增加許多成本，但卻可以發(fā)揮信息化技術(shù)帶來的管理效率的提高。一方面，信息化的合同管理可以有效規(guī)避人為舞弊、人為的錯誤等。另一方面，信息系統(tǒng)經(jīng)過授權(quán)后，只有相關(guān)人員才能進行操作，防止合同內(nèi)容丟失。計算機的操作往往會留下痕跡，因此，一旦出現(xiàn)問題，事后問責時也能快速找到相關(guān)的責任人。以信息化手段為支撐，將風險防控措施嵌入業(yè)務(wù)流程內(nèi)，物資中心的合同標準文本確定后，利用信息化手段固化至系統(tǒng)流程，確保文本內(nèi)容的不可更改性，最大化降低人為因素影響。方法是由信息化部門將文本固定至供應(yīng)鏈系統(tǒng)內(nèi)，業(yè)務(wù)部門在制作合同時直接對文本進行選擇，系統(tǒng)自動生成合同；同時，對于使用標準文本的合同，評審過程采用系統(tǒng)自動會簽，針對需求單位提出特殊技術(shù)指標要求的合同則須技術(shù)支撐部門在系統(tǒng)中進行人工評審確認。對外，在互聯(lián)網(wǎng)背景下創(chuàng)新供需對接機制，聯(lián)合專業(yè)的物資技術(shù)人員、采購人員、設(shè)計人員形成新研物資的論證團隊，通過安全、高效的采購信息轉(zhuǎn)化及傳遞建立基于內(nèi)外市場連通的物資共享及全流程控制平臺，廣泛引入民企供應(yīng)商，支持發(fā)布供應(yīng)商、供應(yīng)商在線投標、供應(yīng)商誠信及績效管理、采購業(yè)務(wù)及采購大數(shù)據(jù)分析，通過信息共享及公開透明的采購業(yè)務(wù)互動實現(xiàn)型號物資采購領(lǐng)域采購需求信息與供應(yīng)商的采購業(yè)務(wù)高效協(xié)同，進而實現(xiàn)陽光采購，最大化降低各類風險。

8.強化保密防范技術(shù)。首先，科研事業(yè)單位應(yīng)按照保密工作要求定期進行保密知識的培訓學習和法治安全教育，以此增強保密觀念，養(yǎng)成保密習慣，提升敏感性和鑒別力。其次，單位應(yīng)進行主動性預防性檢查，采取定期檢查和突擊檢查相結(jié)合的方式，及時發(fā)現(xiàn)竊密和泄密隱患，對保密情況、存在的問題、責任歸屬和整改措施做好檢查記錄。再其次，針對涉密人員，應(yīng)簽訂個人保密承諾書，將保密管理工作進行細化分工，做好責任分工，避免互相推諉情況的發(fā)生。最后，針對信息化技術(shù)的應(yīng)用，科研事業(yè)單位應(yīng)緊跟社會發(fā)展，對涉密工作所用的計算機進行定期檢查，做到涉密電腦不聯(lián)網(wǎng)，并制定專門的硬盤臺賬，做到存儲介質(zhì)不混用，杜絕非法人員網(wǎng)絡(luò)入侵，而且要加大保密防范技術(shù)研發(fā)投入以應(yīng)對信息化條件下保密要求跨領(lǐng)域、跨部門的特殊性，從根本上把國家保密工作落實到位，維護國家和單位的信息安全。

9.以大力推動合同標準化文本為手段，降低合同風險防范難度制定簡明的合同標準文本。首先綜合評估物資品類特點、物資質(zhì)量要求、乙方供應(yīng)商性質(zhì)、采購頻率和額度等因素，例如有長期業(yè)務(wù)往來且資信狀況、履約能力良好的合作方風險較小，因此可參考國家工商總局頒布的《工業(yè)品買賣合同》（GF-2000-0101）制定相對簡明的合同文本。合同標準文本的確定經(jīng)過業(yè)務(wù)部門草擬、中心合同評審小組審核、正式發(fā)布等過程，確保條款內(nèi)容的合規(guī)性；所有合同標準文本均經(jīng)過法律部門審核，重要文本委托律師事務(wù)所出具法律意見書；針對使用供應(yīng)商合同文本的情況，均對文本條款進行了逐一評估和分析，進而規(guī)避經(jīng)營風險。最終論證形成了 24 份合同標準文本，包括 2 份國家或北京市標準文本，4 份行業(yè)標準文本，16份定制標準文本，標準文本覆蓋達到了 91.67%。

四、結(jié)語

交易活動中采購合同是規(guī)范雙方權(quán)利與義務(wù)的重要形式。采購合同管理愈發(fā)重要，這關(guān)系到企業(yè)的核心競爭力和公司的經(jīng)濟利潤。若企業(yè)擁有完善的采購合同管理制度，并可以高效地組織實施，為企業(yè)帶來市場競爭的優(yōu)勢。本文通過對大批量采購模式下采購合同管理的現(xiàn)狀進行分析，重點對提出的問題進行研究解決，對部分企業(yè)在面臨業(yè)務(wù)量激增時的合同管理問題具有借鑒意義。本文通過在供應(yīng)商管理機制、合同文本標準化、業(yè)務(wù)流程信息化、不斷提升合規(guī)管理等方面有所突破，形成高效、安全、協(xié)同的物資采購合同管理模式，切實達到防范航天型號物資采購合同風險的目的，為今后解決合同管理問題提供了一定經(jīng)驗和思路，后續(xù)通過不斷提升信息化手段和合規(guī)管理，繼續(xù)為我國航天事業(yè)的高質(zhì)量、高效益、高效率發(fā)展保駕護航。