文／李文越 中國瑞林工程技術(shù)股份有限公司 江西南昌 330000

引言：

采購是公司運作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，采購物品的數(shù)量、品質(zhì)和價格都需要全體采購管理團隊精細管理，而采購流程的標準化管理直接影響到是否存在廉潔風險。在傳統(tǒng)的采購管理方法中，各環(huán)節(jié)的協(xié)同工作被高度看重，例如，比較產(chǎn)品的價格和質(zhì)量等任務(wù)會消耗大量的人力和時間。這種方法對于公司的采購流程，員工的專注度和技能的依賴性較高，并且難以進行有效的監(jiān)督。在信息化的環(huán)境中，我們能夠利用互聯(lián)網(wǎng)上的大數(shù)據(jù)來推動采購任務(wù)的進展，這樣不僅降低了對人力和時間的需求，也增強了監(jiān)督的力度。在信息時代背景下，公司的采購管理新策略的誕生，反映了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的進步。該策略的設(shè)計及其運用，在某種意義上體現(xiàn)了公司采購管理的革新性。從另一個角度看，它能夠幫助公司利用大數(shù)據(jù)以及最前沿的科技手段來推動采購管理的現(xiàn)代化，從而提高其管理水平。從另一個角度看，這個思維模型的提出和實施給公司的成長帶來了新的動能，利用其優(yōu)勢，公司能夠更多地提高對創(chuàng)新的投資，激勵員工積極參與公司的運營和建立。另外，這樣的方法的實施也在某種程度上推動了公司與時俱進，增大了對科技的投資，從而增強了公司的市場競爭能力。

1.工程企業(yè)在線采購管理現(xiàn)狀

1.1 工程企業(yè)在線采購管理模式

傳統(tǒng)的采購模式主要依靠人工來完成，包括需求分析、供應(yīng)商選擇、報價比較、合同簽訂、物流配送等各個環(huán)節(jié)都由采購人員手工操作。由于這些過程需要大量人力物力投入，而且往往會受到各種因素的影響導(dǎo)致采購進度延誤或無法按時交付產(chǎn)品。同時，由于缺乏有效的數(shù)據(jù)記錄和跟蹤機制，難以及時發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決。因此在信息化環(huán)境下，采用線上采購方式不僅能大大降低采購成本，還能夠加快采購速度，提高采購準確率。工程企業(yè)在線采購模式的主要特點如下：（1）高效快捷，可快速響應(yīng)市場變化；（2）節(jié)約人力成本，提高了生產(chǎn)效率；（3）便于追蹤和追溯，保證了透明度；（4）通過網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)了全球化采購，擴大了采購渠道。

1.2 工程企業(yè)在線采購管理流程

第一步：采購計劃

采購計劃是采購管理的第一步，其目的是為項目提供所需的設(shè)備材料和服務(wù)，以確保工程項目的進展和質(zhì)量。采購計劃應(yīng)該明確列出所有需要采購的物品或服務(wù)，包括數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、交貨時間和預(yù)算等信息。

第二步：采購招標

采購招標是采購管理的重要環(huán)節(jié)，其目的是通過公開招標，邀請招標或者競爭性磋商等的方式，選擇最優(yōu)秀的供應(yīng)商，并得出合理的價格。在采購招標流程中，應(yīng)該明確標書要求和標準，確保供應(yīng)商能夠準確地了解采購要求。評標委員會應(yīng)該評估所有有效的投標并選擇最適合工程項目的供應(yīng)商。

第三步：供應(yīng)商篩選

供應(yīng)商篩選是采購管理的關(guān)鍵步驟之一，其目的是選擇最合適的供應(yīng)商，并建立與供應(yīng)商的長期合作關(guān)系。在篩選供應(yīng)商時，應(yīng)該根據(jù)供應(yīng)商的能力、信譽、質(zhì)量保證、服務(wù)支持和價格等因素進行評估。

第四步：合同簽訂

合同簽訂是采購前期管理的最后一步，其目的是確保供應(yīng)商提供符合要求的產(chǎn)品和服務(wù)，并建立雙方的權(quán)益和責任。在簽訂合同時，應(yīng)該明確列出所有的合同條款和條件，包括付款方式、交貨時間、質(zhì)量標準、退貨條款和違約責任等。

第五步：采購執(zhí)行和驗收

采購執(zhí)行和驗收是采購管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，其目的是確保供應(yīng)商按照合同要求提供符合標準的產(chǎn)品和服務(wù)。在采購執(zhí)行和驗收流程中，應(yīng)該進行嚴格的質(zhì)量控制和過程監(jiān)督，確保工程項目的進展和質(zhì)量[1]。

總之，工程項目在線采購管理是項目管理不可或缺的一部分，其關(guān)鍵步驟和流程需要一定的專業(yè)知識和技巧。通過嚴格的流程控制和管理，可確保工程項目的進展和質(zhì)量，提高項目的成功率和客戶滿意度。

1.3 工程企業(yè)在線采購管理平臺

目前，市場上有許多在線采購管理平臺可供使用。例如甄云科技在線采購平臺、建筑企業(yè)采購管理平臺眾和軟件等等。這些平臺具有以下優(yōu)點：（1）方便用戶查找供應(yīng)商；（2）提供多種支付方式；（3）提供實時訂單跟蹤和查詢功能；（4）提供完善的數(shù)據(jù)統(tǒng)計和報告系統(tǒng)。

2.工程企業(yè)在線采購管理存在的問題

2.1 采購管理信息化程度不高

在物資采購的過程中，公司的信息化水平較差，特別是無法實現(xiàn)對采購商品的詳細跟蹤，這導(dǎo)致了管理的短板。其次，公司在處理管理數(shù)據(jù)方面，也沒有建立起高效的管理系統(tǒng)，這降低了對產(chǎn)品質(zhì)量和交付日期的監(jiān)督。另外，在搭建管理平臺的系統(tǒng)方面，還存在一些不足，特別是關(guān)于數(shù)據(jù)庫、產(chǎn)品和合作規(guī)劃的信息科技。這就導(dǎo)致了物資采購效能不高，同時也不夠穩(wěn)定。

2.2 采購管理人員專業(yè)水平較低

目前，許多公司對于采購部門員工的全面能力并不看重，這導(dǎo)致了成本管理方面的諸多問題。通常，采購任務(wù)需要大量的財務(wù)知識和成本控制技巧，因此，員工需要運用自己豐富的經(jīng)驗來處理采購過程中遇到的問題，并結(jié)合專業(yè)知識和技巧進行多角度、多層次的分析和處理。然而，有一些公司的采購人員對于日常采購流程并不熟悉，他們自身也缺乏較強的成本控制意識。執(zhí)行采購流程時，會發(fā)生采購策略與公司的需求的偏差，這無疑提高了公司的總體開銷，給未來的成本管理帶來困擾。同時，由于采購人員的專業(yè)能力有限，這可能會引發(fā)供貨商的挑選困難，從而使得內(nèi)部人士之間的勾結(jié)和縱容變得更為普遍，這可能引發(fā)腐敗等問題，從而使公司的采購成本問題愈發(fā)突出，可能造成公司整體運營受到威脅，產(chǎn)生的負面效果將變得更加明顯。在大數(shù)據(jù)的支持下，企業(yè)采購管理信息化系統(tǒng)在運行過程中對技術(shù)標準和業(yè)務(wù)控制指標有著較高的要求。對于企業(yè)員工而言，需要具備相應(yīng)的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)，以確保在輸入和分析各類數(shù)據(jù)信息時的精確性。盡管采購行業(yè)的復(fù)雜性和大數(shù)據(jù)技術(shù)的融合帶來了一些挑戰(zhàn)，但只要員工的專業(yè)知識和技巧得到提升，就可以有效地推動采購管理的信息化。這樣做的好處就是，可以減少采購管理失誤的出現(xiàn)，同時也可以提高公司的內(nèi)部管理效率，減少采購費用的增長。

2.3 采購管理制度不完善

公司在采購管理上存在著不健全的流程框架。如公司未建立健全的采購預(yù)算體系，也未設(shè)立清晰的采購許可和審核程序，在具體的采購過程中，采購的主導(dǎo)權(quán)常常被一個主要負責人所控制，而且也缺少必要的監(jiān)控措施。公司未建立起一套完善的采購操作步驟，包括了從咨詢、收集報告，到對報告進行評估以及與供應(yīng)商的磋商，最后是簽署并管理合同的全部業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，都缺少詳細且明晰的步驟指引。在公司的采購活動中，經(jīng)常會遇到諸如采購開銷和運營成本過大、需求尺寸模糊、測試標準模糊、產(chǎn)品質(zhì)量波動大、交付時間延遲等問題。目前，不同企業(yè)對采購管理制度的制定和落實情況都不盡相同，這直接影響到企業(yè)的采購管理效果。有的企業(yè)沒有制訂完整的采購管理制度，或者制度過于簡單，甚至沒有相關(guān)規(guī)定，使得采購部門的工作顯得非?；靵y。而有些企業(yè)則有相應(yīng)的采購管理制度，但實際應(yīng)用過程中存在諸多漏洞，未能真正發(fā)揮制度的作用。

2.4 采購管理缺乏大數(shù)據(jù)支撐

盡管在當前的部分物資采購流程中已經(jīng)廣泛運用了大數(shù)據(jù)技術(shù)，但是對大數(shù)據(jù)應(yīng)用標準的研究和調(diào)查仍然不足。沒有以大數(shù)據(jù)分析體系為基礎(chǔ)，推動標準數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)新處理，無法保證數(shù)據(jù)庫在物資采購管理中充分發(fā)揮其功能。一些物資采購者并未充分關(guān)注業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的精確性和品質(zhì)，他們對于數(shù)據(jù)信息的實際應(yīng)用和真實性的理解不足，這導(dǎo)致了即便數(shù)據(jù)分析的方法和技術(shù)日益先進，但它們?nèi)匀恢荒茉谛畔⒄虾托畔⒎治龅然A(chǔ)工作上停留，無法通過建立標準體系來提升物資供應(yīng)的品質(zhì)，因此，物資采購的成本控制工作也難以達到根本的改善。盡管一些物資采購團隊積極地采用大數(shù)據(jù)技術(shù)，但他們并未完全改變傳統(tǒng)的工作觀念和思維方式，缺乏對大數(shù)據(jù)技術(shù)合理應(yīng)用和產(chǎn)生多方面影響的理解和總結(jié)。這導(dǎo)致了物資采購相關(guān)的管理制度沒有得到適當?shù)膭?chuàng)新和優(yōu)化。在實施過程中，部分物資采購工作缺乏對采購工作成功率的總結(jié)，從而使得數(shù)據(jù)分析無法展現(xiàn)出更高的應(yīng)用價值和作用。也無法在此基礎(chǔ)上為具體的采購人員提供強大的支持。雖然一些物資采購者已經(jīng)擁有了改革自己的職場觀念的覺悟，然而，因為沒有達到完美的大數(shù)據(jù)技術(shù)使用條件，這使得他們不能在得到充足的保護的基礎(chǔ)上，妥善地將數(shù)據(jù)分析的工作融入到公司的物資采購管理中，以實現(xiàn)其高效的應(yīng)用[2]。

3.工程企業(yè)在線采購管理問題產(chǎn)生的原因

3.1 請購人員及采購人員專業(yè)水平不足

隨著企業(yè)物資采購管理系統(tǒng)的進一步發(fā)展和實施，采購管理人員的整體素質(zhì)的提高越來越有必要。研究表明，公司內(nèi)許多采購人員不熟悉管理信息系統(tǒng)，只能從事數(shù)據(jù)收集、采購和供應(yīng)協(xié)調(diào)等業(yè)務(wù)，但不能履行其他重要職能。在這種情況下，在為企業(yè)創(chuàng)造價值和預(yù)期收益時，沒有考慮到將信息應(yīng)用于采購管理的好處。一些公司的管理層也沒有注意到這一問題，不利于為企業(yè)物資的采購提供真正的信息。企業(yè)采購人員的專業(yè)素質(zhì)相對較低，采購人員的專業(yè)知識和技能有限，難以滿足企業(yè)需求，進而降低企業(yè)采購效率。隨著市場競爭的加劇，要求企業(yè)擁有素質(zhì)更高的各類人才。采購人員配度不高和專業(yè)性不強的原因可能包括以下幾個方面：缺乏專業(yè)知識和技能：采購人員需要具備專業(yè)的采購知識和技能，如市場調(diào)研、合同談判、供應(yīng)商管理等。如果采購人員缺乏這些知識和技能，就會導(dǎo)致采購效率低下和采購決策不準確。績效考核機制不完善：采購人員的績效考核應(yīng)該是以采購成本、質(zhì)量和交貨期等指標為主要考核因素，但有些企業(yè)采購績效考核機制不完善，或者考核指標設(shè)置不合理，導(dǎo)致采購人員無法真正發(fā)揮自己的能力。企業(yè)文化不支持采購：企業(yè)文化和管理風格也會影響采購人員的配度和專業(yè)性。如果企業(yè)重視短期利益，而忽視長期的供應(yīng)鏈管理和戰(zhàn)略采購，那么采購人員就難以發(fā)揮自己的作用。缺乏培訓和發(fā)展機會：采購人員需要不斷學習和提升自己的專業(yè)知識和技能，但有些企業(yè)沒有提供足夠的培訓和發(fā)展機會，導(dǎo)致采購人員無法提高自己的專業(yè)水平。職責范圍不明確：有些企業(yè)采購人員的職責范圍不明確，導(dǎo)致采購人員分散精力，難以專注于采購工作。此外，采購人員的職責和其他職能部門的職責也需要清晰界定，避免重復(fù)勞動和職責不清。

3.2 缺乏對信息技術(shù)的應(yīng)用

雖然企業(yè)已開始采用信息化手段，但在實踐操作中，仍然存在著許多問題。一方面是企業(yè)采購員對信息化工具的認識還不夠深入；另一方面則是企業(yè)購買的設(shè)備和軟件不符合實際情況。由于歷史原因和行業(yè)性質(zhì)，部分國企的信息化建設(shè)較為落后，企業(yè)內(nèi)部信息系統(tǒng)和流程不統(tǒng)一，采購流程難以電子化，企業(yè)物資采購中的供求信息是采購的重要主題，也是企業(yè)與供應(yīng)商協(xié)商和溝通的基礎(chǔ)[3]。但是，在目前的企業(yè)物資采購中，供應(yīng)信息有不準確之處，材料信息不完整，供應(yīng)商理解不充分等，這已成為信息技術(shù)在物資采購中的應(yīng)用重點。

3.3 缺乏完善的供應(yīng)商管理體系

在企業(yè)內(nèi)部缺少完善的供應(yīng)商管理體系，導(dǎo)致采購員很難掌握好供應(yīng)商的情況，從而影響采購決策。許多公司的供應(yīng)商管理，包括對供應(yīng)商的評估、運營、協(xié)同評定以及人際交往的處理上都存在一些困難。比如，許多公司缺乏完整的供應(yīng)商評定標準，就算是實行了招投標的形式，其評定依據(jù)仍然只是價格，這就造成了無法挑選到符合要求的供應(yīng)商，進一步在未來的協(xié)同工作過程中可能會產(chǎn)生損害。在購買流程里，公司與客戶的互動只局限于追蹤交貨，幾乎無法深入掌握供貨流程及其進展。例如，公司并未記載并評價客戶的配合情況，也未對客戶的聯(lián)系做出投入、審查及管理，這使得購買的風險無法被有效地把握，兩者的關(guān)系也無法達到平衡，更別提建立起合作伙伴的聯(lián)盟了。

4.在線采購管理優(yōu)化的具體措施

4.1 加強信息化建設(shè)

我國正在快速進步，許多行業(yè)已經(jīng)開始大規(guī)模運用信息技術(shù)，這對于推動全國的經(jīng)濟增長有著重要的技術(shù)助力。同樣，在進行項目的采購管理時，也能夠利用這種技術(shù)，把采購的價格、管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)以及所需的內(nèi)容融入進去。利用信息化平臺的數(shù)據(jù)交互與傳遞特性，能把資源的需求、檢測、保養(yǎng)等狀態(tài)都錄入系統(tǒng)，完成由手動操作向網(wǎng)絡(luò)審核的改革。此外，不同層次的管理機構(gòu)也有機會利用這個信息化平臺，即刻獲取并掌握業(yè)務(wù)運營的狀態(tài)，并且有權(quán)依照具體狀況來決定是否支付費用。借助于信息科技的支持，我們可以顯著增強財務(wù)業(yè)績，同時確保采購數(shù)據(jù)的精確性和可靠性。

4.2 加強采購人員培訓

許多職員一旦找到一個穩(wěn)定的職務(wù)，通常都會滿足于當前的生活，幾乎沒人愿意在工作的同時繼續(xù)深造。然而，隨著社會的進步和科技的提升，若公司的職員缺乏適應(yīng)變化的素養(yǎng)和才干，公司將無法實現(xiàn)更廣闊的成長。在過去的公司采購管理方法中，對員工的繼續(xù)教育培訓并沒有太好的效果，然而，當我們進入到數(shù)字化的環(huán)境中，繼續(xù)教育培訓對員工來說就變得非常方便了。

為了激發(fā)員工的主動性，公司通過定時組織問卷調(diào)查，來表彰那些熱衷于學習的人。另外，員工培訓的主題不只是與采購有關(guān)的知識，還包括思想教育和企業(yè)文化等方面[4]。員工是否能夠正確地看待工作，展現(xiàn)出敬業(yè)和愛崗的精神，與企業(yè)的思想教育和文化熏陶有著密切的聯(lián)系。因此，在運用信息技術(shù)提升員工培訓的同時，管理者也需要重視從多個角度挑選培訓內(nèi)容。

4.3 加強供應(yīng)商管理

（1）實行供應(yīng)商“黑名單”制度。如果一個供應(yīng)商未嚴肅遵守供貨協(xié)議，未根據(jù)協(xié)議的規(guī)定時間提交產(chǎn)品，也未實施物資的招標價格，并且未盡職盡責地提供產(chǎn)品的售后服務(wù)，這些都會對安全生產(chǎn)帶來負面影響，那么他們就會被歸入“黑名單”。所有這樣的供應(yīng)商，將無法在接下來的物資招投標中擔任投標者。（2）如果投標者與招標者有勾結(jié)投標的行為，或者投標者利用賄賂的方式來獲得中標，或者招標者向其他人透露招標和投標的信息，或者泄露了標書的內(nèi)容，都將被視為違法行為，并且對于給公司帶來的經(jīng)濟損失，必須承擔相應(yīng)的法律責任。如果物資供應(yīng)商未能嚴格遵守供應(yīng)協(xié)議，對公司的生產(chǎn)產(chǎn)生了重大的負面效應(yīng)和經(jīng)濟損失，那么他們必須承擔相應(yīng)的經(jīng)濟補償或者法律責任。

4.4 加強采購流程管控

購買過程包含了許多步驟，如根據(jù)需求設(shè)定計劃，向高級部門提交審核，進行招標活動，與相關(guān)機構(gòu)簽訂合同，驗收并計算商品的質(zhì)量和數(shù)量是否達標，然后完成支付和領(lǐng)取。為了提高采購管理的效率，我們需要對所有環(huán)節(jié)進行嚴格的監(jiān)控，特別是在計劃制定、合同簽署、質(zhì)量檢查和結(jié)算支付等幾個關(guān)鍵環(huán)節(jié)。采購部門需要根據(jù)實際情況，對采購需求進行審查，并將其與預(yù)算編制相結(jié)合；同時，也需要重視履約驗收環(huán)節(jié)，保證供應(yīng)商能夠按照規(guī)定的標準提供質(zhì)量上乘的物資。針對高價值的設(shè)備，需要有權(quán)威人士來檢查，同時也需要在檢查表格中簽名確認，以確保所有的商品與樣本都是相同的。在監(jiān)管環(huán)節(jié)，我們需要增強內(nèi)部控制審查、經(jīng)濟審查、評估體系的協(xié)同作用，實現(xiàn)“三管齊下”的目標，從而確保監(jiān)管的完整性。

4.5 加強采購風險管理

企業(yè)應(yīng)建立完善的風險管理機制，及時發(fā)現(xiàn)和應(yīng)對采購風險。可以通過建立風險預(yù)警系統(tǒng)、制定應(yīng)急預(yù)案等方式，提高采購風險的應(yīng)對能力[5]。

結(jié)語：

在信息化環(huán)境下，企業(yè)采購管理模式的設(shè)想是科技發(fā)展的結(jié)果，它對于解決傳統(tǒng)采購管理模式在制定采購計劃和員工管理等方面遇到的問題具有重大的意義和價值。前文針對傳統(tǒng)企業(yè)采購管理模式所面臨的問題，探討了在信息化環(huán)境下企業(yè)采購管理的三種新模式，以及企業(yè)探索和應(yīng)用這種新型信息化采購管理模式的重要性，期望能夠激發(fā)企業(yè)的活力，增強公司的競爭優(yōu)勢。