胡一飛 中國電子科技集團(tuán)公司第十四研究所

引言

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和企業(yè)管理環(huán)境的不斷變化，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為企業(yè)提高競爭力、實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵路徑之一。隨著數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)經(jīng)營管理中的應(yīng)用，預(yù)算數(shù)據(jù)作為企業(yè)數(shù)據(jù)中臺的重要部分，如何開展全面預(yù)算管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，強(qiáng)化預(yù)算戰(zhàn)略引領(lǐng)的作用成為企業(yè)面臨的現(xiàn)實(shí)問題。在競爭日益激烈的形勢下，基于人工和表格統(tǒng)計(jì)的傳統(tǒng)全面預(yù)算管理存在數(shù)據(jù)收集和整合效率低、預(yù)算編報(bào)過程煩瑣冗長、預(yù)算控制缺乏剛性且滯后、執(zhí)行較預(yù)算偏差明顯等問題，而引入先進(jìn)的信息技術(shù)和工具開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠幫助企業(yè)解決上述問題，并顯著提升全面預(yù)算管理的準(zhǔn)確性和效率，強(qiáng)化其在決策支持和價(jià)值創(chuàng)造中的作用。本文通過探討企業(yè)全面預(yù)算管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施路徑和應(yīng)用，旨在企業(yè)可以更好地把握數(shù)字化轉(zhuǎn)型的機(jī)遇，提升全面預(yù)算管理的效能，為企業(yè)全面預(yù)算管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有益的指導(dǎo)和啟示，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新的目標(biāo)，希望企業(yè)能夠在數(shù)字化時(shí)代實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。

一、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施路徑

（一）流程梳理與重構(gòu)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的依據(jù)是業(yè)務(wù)流程，企業(yè)開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型，需要對現(xiàn)有的流程進(jìn)行全面的梳理，并結(jié)合戰(zhàn)略規(guī)劃和經(jīng)營計(jì)劃，從管理層和業(yè)務(wù)單元對經(jīng)營管理工作的需求出發(fā)，重構(gòu)全面預(yù)算管理數(shù)字化流程。流程梳理是基于企業(yè)全面預(yù)算管理現(xiàn)狀，對組織架構(gòu)、業(yè)務(wù)預(yù)算編報(bào)流程、財(cái)務(wù)預(yù)算管控流程進(jìn)行系統(tǒng)性的梳理，作為數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)際依據(jù)。企業(yè)開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型不是簡單地購進(jìn)一套信息系統(tǒng)開展應(yīng)用，而是應(yīng)當(dāng)將企業(yè)經(jīng)營管理的經(jīng)營、流程借助數(shù)字化手段固化，實(shí)現(xiàn)管控效率的提升。流程重構(gòu)是在流程梳理的基礎(chǔ)上，通過調(diào)研、訪談等方式，明確管理層和業(yè)務(wù)單元對全面預(yù)算管理的需要，并以數(shù)字化轉(zhuǎn)型為契機(jī)，將可以提升的環(huán)節(jié)融入管理流程，切實(shí)體現(xiàn)全面預(yù)算落實(shí)戰(zhàn)略規(guī)劃、落地經(jīng)營計(jì)劃的職能。

（二）數(shù)據(jù)收集與整合

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心是數(shù)據(jù)，對歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行收集與整合，對開展精益、高效的全面預(yù)算管理至關(guān)重要。企業(yè)開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要收集和整合來自不同部門和信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，包括但不限于銷售數(shù)據(jù)、采購數(shù)據(jù)、生產(chǎn)數(shù)據(jù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)、人力資源數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等。在開展數(shù)據(jù)收集時(shí)，可以采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)采集技術(shù)快速、準(zhǔn)確地獲取數(shù)據(jù)，降低人工操作的時(shí)間和偏差；可以引入數(shù)據(jù)清洗技術(shù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行處理和標(biāo)準(zhǔn)化，以確保數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。數(shù)據(jù)整合是將不同部門、不同信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)整合為全面的數(shù)據(jù)集合并進(jìn)行關(guān)聯(lián)和分析，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)背后的經(jīng)驗(yàn)和規(guī)律，為全面預(yù)算管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和管理提升提供支撐。例如，通過深挖業(yè)務(wù)預(yù)算與財(cái)務(wù)預(yù)算之間的關(guān)系，合理確定生產(chǎn)定額、會議標(biāo)準(zhǔn)等業(yè)務(wù)預(yù)算和費(fèi)用預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)，合理開展預(yù)算分工；通過將銷售數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，分析銷售業(yè)務(wù)投入和產(chǎn)出的關(guān)系，以優(yōu)化銷售目標(biāo)的制定。

（三）系統(tǒng)定制與開發(fā)

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)設(shè)施是信息系統(tǒng)，選擇合適的系統(tǒng)平臺決定了企業(yè)能否成功實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。預(yù)算信息系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)具備預(yù)算編制、審批、控制、執(zhí)行反饋、調(diào)整、報(bào)表展示等模塊與功能，能夠與企業(yè)現(xiàn)有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)集成并穿透業(yè)務(wù)前端，且需考慮未來數(shù)據(jù)挖掘和決策支持需求。根據(jù)需求和目標(biāo)，企業(yè)可以選擇采購市場上已有成功應(yīng)用案例的成熟預(yù)算管理系統(tǒng)或平臺，具備一定實(shí)力的企業(yè)，也可以選擇利用內(nèi)部信息化部門自行開發(fā)。采購成熟的系統(tǒng)平臺可以較快實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，但會面臨系統(tǒng)定制價(jià)格高、供應(yīng)商資源投入少和響應(yīng)速度慢的問題，同時(shí)也會存在供應(yīng)商組織機(jī)構(gòu)調(diào)整帶來的后續(xù)開發(fā)和服務(wù)無法及時(shí)跟進(jìn)的風(fēng)險(xiǎn)；自行開發(fā)的方式首先需要結(jié)合企業(yè)自身信息化開發(fā)能力，與采購相比，也需要投入更多的時(shí)間和資源，但在定制需求方面更具備靈活性。此外，無論是采購還是自主開發(fā)，都需要考慮系統(tǒng)的穩(wěn)定性、易用性和安全性。

（四）深化應(yīng)用與提升

數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功關(guān)鍵因素是培訓(xùn)與深化應(yīng)用。數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要員工具備相關(guān)的技術(shù)和知識，才能充分發(fā)揮數(shù)字化系統(tǒng)的作用。通過開展培訓(xùn)，可以傳授預(yù)算管理基礎(chǔ)知識和傳遞預(yù)算管理理念，幫助員工更好地理解預(yù)算的重要性、作用和影響，為他們在數(shù)字化系統(tǒng)中正確地制定和執(zhí)行預(yù)算提供基礎(chǔ)；通過開展培訓(xùn)，可以幫助員工掌握信息系統(tǒng)操作流程，教會他們?nèi)绾握_地使用數(shù)字化系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)算的編制、執(zhí)行和監(jiān)控，從而充分發(fā)揮數(shù)字化轉(zhuǎn)型優(yōu)勢，提高工作效率和準(zhǔn)確性。在預(yù)算系統(tǒng)平穩(wěn)運(yùn)行后，通過數(shù)字化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)全面預(yù)算管理的自動化和智能化。通過輔助預(yù)算編制工具的開發(fā)，可以幫助業(yè)務(wù)部門通過錄入簡單的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)量預(yù)算，實(shí)現(xiàn)多維度的數(shù)據(jù)分析和模擬，實(shí)時(shí)計(jì)算業(yè)務(wù)預(yù)算需求的資源，以及對各項(xiàng)指標(biāo)的影響和變化，從而幫助業(yè)務(wù)部門科學(xué)合理開展預(yù)算編制工作；通過開發(fā)決策支持報(bào)表，可以幫助管理者隨時(shí)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，包括實(shí)際支出、收入和成本等數(shù)據(jù)的監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)異常和問題，并做出相應(yīng)的決策和調(diào)整。此外，還可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要固化業(yè)務(wù)分析報(bào)告和報(bào)表，幫助業(yè)務(wù)部門從大量的預(yù)算數(shù)據(jù)中發(fā)現(xiàn)規(guī)律和趨勢，減少數(shù)據(jù)獲取和整理的時(shí)間投入。

二、企業(yè)全面預(yù)算管理數(shù)字化應(yīng)用

（一）預(yù)算編制與審批

全面預(yù)算管理的數(shù)字化應(yīng)用可以提升預(yù)算編制的科學(xué)性和預(yù)算審批效率。預(yù)算編制方面，傳統(tǒng)的預(yù)算編制是通過人工收集匯總表格，其過程煩瑣且容易出錯(cuò)，而通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，引入智能化的預(yù)算輔助編制工作，提供歷史業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，如銷售單價(jià)、銷量、采購成本、人員工時(shí)等數(shù)據(jù)，能夠幫助業(yè)務(wù)單元依據(jù)更好地開展規(guī)劃落地所需的資源測算，申請業(yè)務(wù)預(yù)算；通過對歷史單價(jià)等費(fèi)用預(yù)算數(shù)據(jù)的分析，可以制定科學(xué)合理的預(yù)算編制標(biāo)準(zhǔn)，業(yè)務(wù)部門只需要將業(yè)務(wù)量預(yù)算數(shù)據(jù)在系統(tǒng)中錄入，即可產(chǎn)生相應(yīng)的財(cái)務(wù)預(yù)算。同時(shí)，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以支持多部門實(shí)時(shí)協(xié)作和審核功能，預(yù)算管理部門可以同時(shí)參與預(yù)算編制的過程，共享數(shù)據(jù)和意見，并實(shí)時(shí)跟蹤預(yù)算編制的進(jìn)展和結(jié)果。通過數(shù)字化技術(shù)和工具在預(yù)算編制與審核中的應(yīng)用，可以建立模型驅(qū)動的預(yù)算編制方法，通過建立與業(yè)務(wù)活動相關(guān)的模型和假設(shè)，自動計(jì)算和優(yōu)化預(yù)算各項(xiàng)指標(biāo)，幫助管理層對接戰(zhàn)略目標(biāo)達(dá)成方面做出最優(yōu)的資源配置決策。此外，信息化手段的應(yīng)用可以最快實(shí)現(xiàn)預(yù)算審批和下達(dá)，確保業(yè)務(wù)端能夠及時(shí)獲得已通過審批的預(yù)算，按年度計(jì)劃開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。

（二）預(yù)算執(zhí)行與控制

全面預(yù)算管理的數(shù)字化應(yīng)用可以實(shí)時(shí)傳遞預(yù)算數(shù)據(jù)至業(yè)務(wù)源頭，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)控制和剛性控制，根據(jù)需求及時(shí)提醒預(yù)算執(zhí)行偏差，確保經(jīng)營計(jì)劃有效實(shí)施。區(qū)別于傳統(tǒng)的人工統(tǒng)計(jì)和執(zhí)行結(jié)果編制需花費(fèi)大量的時(shí)間，通過信息化手段，企業(yè)可以實(shí)時(shí)監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，系統(tǒng)可以根據(jù)企業(yè)管理需實(shí)時(shí)更新、匯總預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)。通過系統(tǒng)接口的方式與財(cái)務(wù)核算、ERP、PDS等業(yè)務(wù)系統(tǒng)建立結(jié)構(gòu)，也可以將預(yù)算執(zhí)行數(shù)據(jù)推送給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，根據(jù)管控需要貫穿業(yè)務(wù)源頭，通過設(shè)置預(yù)警和控制規(guī)則，及時(shí)提醒預(yù)算執(zhí)行偏差、嚴(yán)格剛性控制等方式，自動檢測和識別預(yù)算執(zhí)行中的異常情況，提醒和幫助業(yè)務(wù)及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題，支持管理決策。以費(fèi)用預(yù)算為例，當(dāng)某項(xiàng)費(fèi)用執(zhí)行進(jìn)度超出或低于預(yù)算設(shè)定的管控進(jìn)度規(guī)則時(shí)，系統(tǒng)可以將相關(guān)信息通知到責(zé)任人，幫助其及時(shí)對照業(yè)務(wù)計(jì)劃，找出偏差從而及時(shí)采取糾正措施，以避免預(yù)算超支或資源的浪費(fèi)；當(dāng)費(fèi)用預(yù)算即將超支時(shí)，停止財(cái)務(wù)核算系統(tǒng)單據(jù)提交功能，督促業(yè)務(wù)部門及時(shí)提交預(yù)算調(diào)整報(bào)告，確保預(yù)算執(zhí)行可控。

（三）預(yù)算分析與考核

全面預(yù)算的數(shù)字化轉(zhuǎn)型將提供更強(qiáng)大的預(yù)算分析能力，幫助企業(yè)深入理解預(yù)算數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)情況。通過系統(tǒng)地定制和開發(fā)，可以將業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)定期以圖表和報(bào)表的形式進(jìn)行可視化展示，發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行的趨勢、關(guān)鍵指標(biāo)的變化和規(guī)律等，幫助管理層直觀地理解和分析預(yù)算情況，做出正確的決策。一是通過數(shù)字化手段實(shí)現(xiàn)多維度的數(shù)據(jù)分析，將預(yù)算數(shù)據(jù)與其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相結(jié)合，幫助企業(yè)深入理解預(yù)算執(zhí)行的背后原因和驅(qū)動因素。二是開展決策模擬和預(yù)測，幫助管理層評估不同預(yù)算方案的結(jié)果和影響。三是進(jìn)行敏感性分析，評估預(yù)算執(zhí)行對企業(yè)績效的影響程度。通過調(diào)整關(guān)鍵因素和變量，可以模擬不同情景下的預(yù)算執(zhí)行結(jié)果，并確定對業(yè)務(wù)績效的敏感程度，預(yù)算考核方面，可以通過預(yù)算指標(biāo)的取數(shù)規(guī)則的錄入定期輸出預(yù)算執(zhí)行情況，結(jié)合考核賦分要素反饋預(yù)算考核情況，這樣一方面可以將預(yù)算管理人員從煩瑣的考核結(jié)果計(jì)算工作中解放出來，將更多的精力放在協(xié)同業(yè)務(wù)部門開展預(yù)算執(zhí)行偏差分析；另一方面也避免了人為因素導(dǎo)致預(yù)算考核缺乏公正性的風(fēng)險(xiǎn)，有助于管理者更為客觀地了解業(yè)務(wù)單位績效執(zhí)行情況。

三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施建議

（一）確定目標(biāo)與需求

在開始數(shù)字化轉(zhuǎn)型之前，企業(yè)應(yīng)明確數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和需求。企業(yè)應(yīng)該識別當(dāng)前預(yù)算管理中存在的問題和挑戰(zhàn)，例如預(yù)算數(shù)據(jù)的收集和整理困難、預(yù)算執(zhí)行的不透明性、資源分配效率低下等，明確問題和痛點(diǎn)有助于更好地制定數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)和解決方案；企業(yè)需要確定數(shù)字化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)，即期望通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)不斷改進(jìn)，以便實(shí)現(xiàn)相應(yīng)價(jià)值，例如，提高預(yù)算執(zhí)行的透明度和準(zhǔn)確性、優(yōu)化資源配置、增強(qiáng)預(yù)測和決策能力等，明確目標(biāo)有助于指導(dǎo)后續(xù)的技術(shù)選擇和實(shí)施策略。

（二）選擇合適的系統(tǒng)平臺

在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，選擇合適的系統(tǒng)平臺和方式至關(guān)重要。企業(yè)應(yīng)當(dāng)通過調(diào)研、交流等方式了解市場上可用的系統(tǒng)平臺，了解供應(yīng)商的信譽(yù)度、客戶評價(jià)、技術(shù)支持和后續(xù)發(fā)展計(jì)劃等信息，對不同供應(yīng)商進(jìn)行對比研究。并將自身是否具備自行開發(fā)的條件和能力與考慮系統(tǒng)的可擴(kuò)展性、數(shù)據(jù)安全性以及與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性等因素結(jié)合，選擇最為適宜的方式開發(fā)全面預(yù)算管理系統(tǒng)。

（三）建立合理的預(yù)算管理流程和規(guī)范

數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅需要引入先進(jìn)的技術(shù)，還需要建立合理的預(yù)算管理流程和規(guī)范。企業(yè)應(yīng)該對預(yù)算編制、執(zhí)行和分析等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化，明確預(yù)算編制的時(shí)間表、流程和相關(guān)責(zé)任人，確保預(yù)算編制的參與者了解其角色和職責(zé)；制定明確的預(yù)算編制指南，包括數(shù)據(jù)收集、假設(shè)設(shè)置、目標(biāo)確定等方面的準(zhǔn)則；明確預(yù)算的執(zhí)行流程，包括預(yù)算審批、成本控制、支出監(jiān)控等環(huán)節(jié)，明確責(zé)任和權(quán)限，確保數(shù)字化系統(tǒng)的有效運(yùn)行和管理。

（四）提供培訓(xùn)與支持

數(shù)字化轉(zhuǎn)型需要員工具備相關(guān)的技術(shù)和知識，才能充分發(fā)揮數(shù)字化系統(tǒng)的作用。因此，企業(yè)應(yīng)為員工提供與數(shù)字化系統(tǒng)相關(guān)的培訓(xùn)，包括系統(tǒng)功能、界面操作、數(shù)據(jù)輸入和查詢等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)可以通過內(nèi)部培訓(xùn)師、外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)或系統(tǒng)供應(yīng)商提供，確保培訓(xùn)內(nèi)容和方式與員工的實(shí)際需要相匹配。企業(yè)可以制定全面的培訓(xùn)計(jì)劃，包括針對不同崗位和層級的培訓(xùn)內(nèi)容和時(shí)間安排，并考慮到員工的現(xiàn)有知識水平和技能需求，從基礎(chǔ)培訓(xùn)到進(jìn)階培訓(xùn)逐步展開。通過培訓(xùn)實(shí)現(xiàn)員工對系統(tǒng)順利使用的前提下，可以將預(yù)算管理的知識和理念及時(shí)地向員工傳遞，確保全面預(yù)算管理更為有效地推進(jìn)。

（五）持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新的過程。企業(yè)可以通過用戶滿意度調(diào)查、焦點(diǎn)小組討論、客戶服務(wù)中心等方式，定期收集用戶對數(shù)字化系統(tǒng)的反饋和需求，獲取用戶的意見和建議，并根據(jù)反饋結(jié)果，評估系統(tǒng)的優(yōu)缺點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題和改進(jìn)的機(jī)會。此外，企業(yè)還要緊密關(guān)注行業(yè)和市場的發(fā)展趨勢，及時(shí)了解競爭對手的新產(chǎn)品和服務(wù)，不斷優(yōu)化和升級數(shù)字化系統(tǒng)，適應(yīng)變化的需求和挑戰(zhàn)。

結(jié)語

通過研究，總結(jié)企業(yè)全面預(yù)算管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的實(shí)施路徑包括流程梳理與重構(gòu)、數(shù)據(jù)收集與整合、系統(tǒng)定制與開發(fā)、深化應(yīng)用與提升。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以在預(yù)算編制與審批、預(yù)算執(zhí)行與控制、預(yù)算分析與考核方面開展有效的應(yīng)用實(shí)踐。在實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)，企業(yè)需要確定目標(biāo)與需求、選擇合適的系統(tǒng)平臺、建立合理的預(yù)算管理流程和規(guī)范、提供培訓(xùn)與支持，并持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，企業(yè)可以提高預(yù)算管理的效率和準(zhǔn)確性，進(jìn)一步優(yōu)化資源配置，提升決策支持和價(jià)值創(chuàng)造能力，支持企業(yè)高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展。