張京波 張耀欣 王健偉 王翰林

摘要：型號項(xiàng)目的管理復(fù)雜、信息化程度高、內(nèi)容專業(yè)性強(qiáng)等特點(diǎn)，使得其檔案工作在歸檔、管理與開發(fā)利用等方面面臨諸多挑戰(zhàn)。在型號項(xiàng)目向科研創(chuàng)新模式升級的背景下，將一體化方法應(yīng)用于型號項(xiàng)目檔案工作具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。論文結(jié)合企業(yè)一體化戰(zhàn)略思想，通過理論論證與現(xiàn)實(shí)考察，提出型號項(xiàng)目檔案工作的業(yè)務(wù)一體化、系統(tǒng)一體化、人員一體化策略，以期提高型號項(xiàng)目檔案管理水平，服務(wù)企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：型號項(xiàng)目 檔案工作 一體化

型號項(xiàng)目涉及裝備型號、重大專項(xiàng)工程等研制工程，具有項(xiàng)目規(guī)模大、研制周期長、參研主體多、技術(shù)難度高等特點(diǎn)。[1]近年來，我國各類型號項(xiàng)目正在逐步從傳統(tǒng)生產(chǎn)模式轉(zhuǎn)型為科研創(chuàng)新模式，這也為傳統(tǒng)型號項(xiàng)目檔案工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案工作一體化是指有目的地將本不屬于檔案業(yè)務(wù)但與檔案工作密切聯(lián)系的業(yè)務(wù)活動納入檔案工作范疇中，并將其組成一個統(tǒng)一的業(yè)務(wù)體或組織機(jī)構(gòu)的過程。[2]目前，已有理論研究成果主要集中于檔案工作一體化本身的框架研究或型號項(xiàng)目檔案工作實(shí)踐情況，未有將一體化思維應(yīng)用于型號項(xiàng)目檔案工作優(yōu)化提升的專門研究。為此，本文擬從理論論證和現(xiàn)實(shí)考察出發(fā)，探究型號項(xiàng)目檔案工作一體化策略，助力型號項(xiàng)目檔案工作提檔升級。

一、型號項(xiàng)目檔案工作一體化的必要性

在型號項(xiàng)目檔案工作中應(yīng)用一體化方法能夠有效提高管理效能、優(yōu)化檔案資源體系、加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，進(jìn)而促進(jìn)型號項(xiàng)目檔案工作適應(yīng)新變化、新要求，助力企業(yè)整體高質(zhì)量發(fā)展。

第一，通過一體化建設(shè)可以將型號項(xiàng)目的各個業(yè)務(wù)階段、業(yè)務(wù)系統(tǒng)、參與主體等進(jìn)行全方位整合，從而形成一個連續(xù)、完整、系統(tǒng)的檔案管理體系。型號項(xiàng)目檔案工作要求貫穿型號項(xiàng)目全流程，檔案功能設(shè)計嵌入各系統(tǒng)模塊，檔案人員進(jìn)駐型號項(xiàng)目各部門，以有效提升檔案工作的效率和質(zhì)量。

第二，通過一體化建設(shè)可以從檔案工作的視角出發(fā)，重構(gòu)型號項(xiàng)目工作。這樣做一方面能夠加強(qiáng)檔案部門對各參與主體檔案工作的監(jiān)督與指導(dǎo)，確保型號項(xiàng)目形成的材料按時、完整地歸檔；另一方面也能夠幫助檔案部門反思和優(yōu)化歸檔范圍、歸檔方式，從而提升檔案資源建設(shè)水平。

第三，通過一體化建設(shè)可以在不同部門的業(yè)務(wù)員、檔案員和檔案部門的工作者之間建立雙向溝通渠道。這不僅能夠促進(jìn)人員間的專業(yè)技能交流和業(yè)務(wù)能力互補(bǔ)，還能夠構(gòu)建一支既懂業(yè)務(wù)又懂檔案的復(fù)合型人才隊(duì)伍，為進(jìn)一步開展檔案知識服務(wù)創(chuàng)造條件。

二、當(dāng)前型號項(xiàng)目檔案工作中存在的問題

近年來，在《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》等規(guī)章制度和質(zhì)量管理體系的外部約束下，以及項(xiàng)目規(guī)范化管理和企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的內(nèi)部驅(qū)動下，型號項(xiàng)目各參與主體不斷提高對檔案工作的重視程度，并制定了相應(yīng)的制度規(guī)范。但在實(shí)際工作中，較之其他業(yè)務(wù)工作，檔案工作仍有明顯的滯后性與脫節(jié)性，具體表現(xiàn)在以下三個方面。

（一）型號項(xiàng)目管理復(fù)雜，材料后期歸檔難度大

型號項(xiàng)目作為典型的復(fù)雜系統(tǒng)工程，其管理工作難度較高。從項(xiàng)目實(shí)施周期來看，一般需要三至五年，甚至更長時間。從參與主體來看，需要主管部門、研究院、生產(chǎn)單位等多類型主體，以及大量人員以“大協(xié)作”方式共同完成。從實(shí)施過程來看，包括研究、規(guī)劃、設(shè)計、試制、生產(chǎn)和試驗(yàn)等流程，環(huán)節(jié)多且推進(jìn)復(fù)雜。此外，不同于一般性的生產(chǎn)項(xiàng)目，型號項(xiàng)目還具有高度的科研與探索性質(zhì)，文件材料的參考與復(fù)用價值極大，因此對于歸檔材料的齊全性有較高要求。綜上，型號項(xiàng)目生成的文件材料存在歷時性長、形成主體多、體量大、門類多、版本多、內(nèi)容復(fù)雜等特點(diǎn)，在管理上存在較高難度。

在實(shí)際工作中，雖然各參研主體對型號研制全生命周期內(nèi)所形成的各類技術(shù)文件、工藝文件、計劃管理文件等的歸檔范圍和歸檔要求均有專門的制度和明確的規(guī)定，但型號研制過程中形成的各類文件都是經(jīng)過數(shù)次、數(shù)輪的智力迭代和科學(xué)試驗(yàn)而產(chǎn)生的，版本復(fù)雜，內(nèi)容往往會存在交叉或重復(fù)。加之檔案人員未能深度介入型號研制過程，無法全面掌握文件材料實(shí)際應(yīng)歸檔范圍，型號研制隊(duì)伍又未能意識到文件材料歸檔的重要性，導(dǎo)致大量珍貴文件材料隨著項(xiàng)目結(jié)束或業(yè)務(wù)骨干更替而自然流失。此外，傳統(tǒng)的項(xiàng)目結(jié)束后集中歸檔的方式，不僅會導(dǎo)致工作量較大，還會因缺乏前端控制而導(dǎo)致檔案收不到、收不齊或質(zhì)量低等問題，使不可回溯的檔案材料存在空白或失真。

（二）型號項(xiàng)目信息化程度高，檔案移交接收難度大

在全面數(shù)字轉(zhuǎn)型背景下，型號項(xiàng)目全生命周期研制流程已轉(zhuǎn)向模型驅(qū)動、線上協(xié)同、自動化生產(chǎn)、虛擬化試驗(yàn)的高度信息化模式。這也推動大量文件材料以數(shù)字化甚至數(shù)據(jù)化模態(tài)生成。以零件生產(chǎn)制造階段為例，傳統(tǒng)的打印圖紙后送至工廠加工的方式，已經(jīng)逐漸被軟件建模后直接發(fā)送到數(shù)控機(jī)床加工的方式替代。

在此新形勢下，紙質(zhì)時代沿用的傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)不能滿足工作的需要，迫切需要一種全新的檔案管理模式和檔案管理系統(tǒng)來管理各條線上業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的異構(gòu)性電子文件。此外，型號項(xiàng)目研制過程往往涉及多種專業(yè)軟件，其形成的電子文件格式多樣，不僅對軟件和硬件環(huán)境具有高度依賴性，而且文件之間存在較為復(fù)雜的組配關(guān)系，歸檔過程中必須保障歸檔電子文件的完整性，否則缺失某一個電子文件，都可能造成歸檔的電子文件無法利用，或歸檔信息不完整?？梢姡吞栱?xiàng)目的信息化建設(shè)使其電子文件歸檔在管理模式、管理對象、技術(shù)實(shí)現(xiàn)、軟硬件平臺等方面面臨諸多新的挑戰(zhàn)。

（三）型號項(xiàng)目專業(yè)性強(qiáng)，檔案管理難度大

由于形成背景特殊，型號項(xiàng)目檔案具有跨機(jī)構(gòu)、跨領(lǐng)域、跨學(xué)科的“三跨”特點(diǎn)，[3]涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜、專業(yè)性極強(qiáng)，因此不僅需要工作人員具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，還需要具有相關(guān)技術(shù)、管理等方面的知識。此外，為提高型號研制的效率和研究成果的可重用性，打造系列化、通用化、組合化的“三化”型號產(chǎn)品，[4]需要加大型號項(xiàng)目檔案的開發(fā)力度，在精準(zhǔn)把握各參研、參制方深度需求的基礎(chǔ)上，發(fā)掘與提煉現(xiàn)有內(nèi)容資源，形成知識服務(wù)產(chǎn)品。由于型號項(xiàng)目對質(zhì)量要求較高，因此需要對知識服務(wù)內(nèi)容涉及的專業(yè)知識進(jìn)行考證與研究，保障知識服務(wù)產(chǎn)品的真實(shí)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、科學(xué)性。這些都對檔案工作人員的綜合能力與知識儲備提出了極高的要求。

目前型號項(xiàng)目各參研主體已歸檔保存大量文件材料，這些材料是最寶貴的知識資源。然而型號項(xiàng)目檔案工作尚處于有序整理、安全存放的初級階段，未能建立起對檔案資源有效梳理和深入研究的工作機(jī)制。檔案資源體系中的知識存量尚待進(jìn)一步梳理，知識組織方式尚粗放，知識應(yīng)用場景尚不明，要想從海量的型號項(xiàng)目檔案資源中獲取有價值的內(nèi)容，并為型號研制工作提供知識服務(wù)，仍存在較大困難。

三、型號項(xiàng)目檔案工作一體化策略

針對型號項(xiàng)目檔案工作一體化的理論必要性與現(xiàn)實(shí)緊迫性，本部分?jǐn)M以企業(yè)一體化戰(zhàn)略為指導(dǎo)，從業(yè)務(wù)流程、信息系統(tǒng)、人員隊(duì)伍三要素著手，探究將檔案管理緊密耦合到型號項(xiàng)目過程、耦合到參與主體的整體管理工作中的策略。

（一）業(yè)務(wù)一體化：前置檔案工作，變被動接收為主動謀劃

考慮到型號研制業(yè)務(wù)與檔案工作在管理對象上的一致性、業(yè)務(wù)流程上的接續(xù)性，以及管理質(zhì)量的互依性，應(yīng)當(dāng)前置檔案工作，將其歸檔要求、歸檔責(zé)任、歸檔節(jié)點(diǎn)、歸檔任務(wù)嵌入各業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案工作從結(jié)果跟隨到全程控制的轉(zhuǎn)變，提高整體檔案工作效率與質(zhì)量。具體策略包括：一是流程優(yōu)化，將檔案工作嵌入業(yè)務(wù)流程。將檔案工作從項(xiàng)目完成后集中歸檔模式更改為業(yè)務(wù)流程進(jìn)行中“隨干隨歸”模式。將檔案管理流程中的審批和授權(quán)機(jī)制與業(yè)務(wù)流程相結(jié)合，按照階段及時開展預(yù)立卷，實(shí)現(xiàn)預(yù)立卷狀態(tài)與型號產(chǎn)品狀態(tài)同步轉(zhuǎn)換。也就是說，研制轉(zhuǎn)入下一階段時，由檔案部門及時確認(rèn)上一階段文件材料的形成質(zhì)量和歸檔情況，確認(rèn)通過后才能開展下一階段工作，以此分解檔案歸檔工作。二是業(yè)務(wù)互通，將檔案資源作為各級知識成果管理的重要環(huán)節(jié)。完善知識成果的管理流程，將檔案資源的“收、管、存、用”等操作流程納入企業(yè)知識成果管理的獲取、存儲、共享、應(yīng)用和創(chuàng)新等對應(yīng)環(huán)節(jié)中，推動企業(yè)的檔案資源體系建設(shè)與知識沉淀積累同步提升，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)知識、檔案的歸檔同策劃、同實(shí)施，確保知識成果完整性的同時，保障其真實(shí)性，便于后續(xù)的跟蹤、溯源與利用。三是強(qiáng)化監(jiān)督，建立常態(tài)化業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)模式。在轉(zhuǎn)階段等關(guān)鍵研制節(jié)點(diǎn)，將檔案納入監(jiān)管流程，定期開展監(jiān)督指導(dǎo)，對型號檔案的完整性、有效性、準(zhǔn)確性進(jìn)行及時把控，避免出現(xiàn)因集中歸檔帶來的檔案遺失和覆蓋不全的問題。

（二）系統(tǒng)一體化：打通系統(tǒng)壁壘，變?nèi)蹶P(guān)聯(lián)為強(qiáng)耦合

型號項(xiàng)目檔案部門要加強(qiáng)與業(yè)務(wù)部門、技術(shù)研發(fā)部門的協(xié)作，首先需要對型號項(xiàng)目涉及的所有業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行功能設(shè)計、銜接關(guān)系梳理，確立電子文件的歸檔范圍和歸檔方式，在此基礎(chǔ)上實(shí)施業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的同步規(guī)劃與建設(shè)策略，逐步實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)一體化，提高電子文件管理水平和歸檔效率。一方面要逐步開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)與各業(yè)務(wù)系統(tǒng)間的歸檔接口，實(shí)現(xiàn)電子文件自動歸檔，從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間的對接，從功能上達(dá)到電子文件在線歸檔的目的。業(yè)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)已設(shè)定的審核原則，對系統(tǒng)內(nèi)的文件或數(shù)據(jù)狀態(tài)進(jìn)行判斷，如達(dá)到歸檔條件，則將數(shù)據(jù)信息傳遞至電子檔案管理系統(tǒng)。此外，在歸檔條件設(shè)計過程中，應(yīng)特別注重版本控制，確保關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)、關(guān)鍵版本電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)歸盡歸。另一方面要精細(xì)化設(shè)計系統(tǒng)歸檔方案，保障電子檔案的可讀可用。根據(jù)不同的業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的電子文件格式、類型的區(qū)別，與電子檔案管理系統(tǒng)的互動方式，以及歸檔后的使用目的，設(shè)計不同的歸檔接口。如對于業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成的一般性二維版式文件，可采用專用轉(zhuǎn)換接口將文件轉(zhuǎn)換為通用PDF等格式進(jìn)行歸檔存儲。對于采用輕量化模型格式的工藝數(shù)模，可采用原文件格式歸檔存儲，同時對模型工具軟件進(jìn)行歸檔存儲。而對于大型專業(yè)系統(tǒng)，則可適時采用功能嵌入方式，將電子檔案管理的功能和技術(shù)措施嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，在其內(nèi)部實(shí)現(xiàn)檔案管理。

（三）人員一體化：促進(jìn)人員協(xié)作，變?nèi)跖浜蠟閺?qiáng)協(xié)作

為保障型號項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量，發(fā)揮其價值，亟待培養(yǎng)一支既懂業(yè)務(wù)又懂檔案的全能型、復(fù)合型人才隊(duì)伍。為此，應(yīng)當(dāng)通過人員一體化策略細(xì)化人員分工與職責(zé)，整合現(xiàn)有人力資源。具體來講，一方面要確保職責(zé)細(xì)化，將檔案工作責(zé)任壓準(zhǔn)壓實(shí)。明確型號研制總體、分系統(tǒng)、單機(jī)和主承研、協(xié)作方的責(zé)任，強(qiáng)化型號研制隊(duì)伍中型號“兩總”、技術(shù)人員、兼職檔案員的角色分工，營造人人都是檔案員的工作氛圍，確保項(xiàng)目推進(jìn)過程中檔案工作步步有要求、人人有責(zé)任。另一方面要促進(jìn)能力互補(bǔ)，完善型號項(xiàng)目檔案利用體系建設(shè)。建立由不同業(yè)務(wù)部門、不同知識背景人員組成的復(fù)合型檔案開發(fā)利用專家組，加強(qiáng)對檔案內(nèi)容的理解、挖掘，分析業(yè)務(wù)工作的需求與痛點(diǎn)，提供精準(zhǔn)、專業(yè)的檔案知識服務(wù)產(chǎn)品，盡可能將已有型號的成熟管理經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)參考材料提供給各研制主體，降低研制風(fēng)險、提高研制效率。加強(qiáng)與宣傳部門、史志部門人員的協(xié)作，積極挖掘型號項(xiàng)目檔案中蘊(yùn)藏的先進(jìn)精神、奮斗故事，完整記錄我國航天、國防等各領(lǐng)域發(fā)展歷程、偉大成就。

四、結(jié)語

型號項(xiàng)目檔案是我國檔案資源體系的重要組成部分，不僅是相關(guān)工作的重要憑證和參考，也真實(shí)地記錄和反映著我國在國防、航天等領(lǐng)域的自主創(chuàng)新歷程和取得的非凡成就。型號項(xiàng)目檔案工作一體化，將不同參研主體從業(yè)務(wù)、系統(tǒng)和人員等多個維度進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)了參研主體間的橫向交流協(xié)作和縱向業(yè)務(wù)互嵌，是解決檔案工作滯后、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程、提高企業(yè)整體效益的理想方案。當(dāng)然，本文更多的是基于理論角度進(jìn)行研究探討，相關(guān)策略的具體適用性和有效性還需要在實(shí)踐的檢驗(yàn)中不斷優(yōu)化與完善。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：1.北京空間科技信息研究所

2.中國空間技術(shù)研究院