■ 仝莉 藍(lán)嵐

關(guān)于檔案整理的標(biāo)準(zhǔn)和業(yè)務(wù)要求，國(guó)家出臺(tái)了一系列的制度、規(guī)范、辦法及細(xì)則，有的還以部門(mén)規(guī)章、規(guī)范性文件作出了規(guī)定，省、市（州）檔案部門(mén)也制定了相應(yīng)的配套措施。但由于對(duì)制度規(guī)范理解的偏差、制度規(guī)范的不合理性或滯后性，帶來(lái)檔案整理還存在不統(tǒng)一、不規(guī)范的問(wèn)題。筆者認(rèn)為，應(yīng)該以三合一制度的全面推行為契機(jī)，加以統(tǒng)一和規(guī)范。

一、目前檔案整理業(yè)務(wù)中常見(jiàn)的幾個(gè)問(wèn)題

（一）歸檔章

歸檔章是文件、檔案的屬性變化和管理責(zé)任移轉(zhuǎn)的重要標(biāo)志，是檔案管理的專用章，具有一定約束力。因此，其項(xiàng)目、內(nèi)容、欄目設(shè)置，蓋印和填寫(xiě)內(nèi)容的方法等應(yīng)該是規(guī)范統(tǒng)一的。但從目前檔案主管部門(mén)、其他行業(yè)主管部門(mén)制定的制度規(guī)范來(lái)看，存在式樣多，格式不統(tǒng)一，要素不全，蓋印和填寫(xiě)不規(guī)范統(tǒng)一等問(wèn)題。

1.歸檔章種類多，且格式不一。2000 年《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)則》）發(fā)布實(shí)施后，以件為單位整理的檔案要求在每件歸檔文件首頁(yè)加蓋歸檔章。項(xiàng)目包括全宗號(hào)、年度、室編件號(hào)、館編件號(hào)、機(jī)構(gòu)或問(wèn)題（選項(xiàng)）、保管期限等項(xiàng)目。2015年，修訂后的《規(guī)則》將歸檔章室編件號(hào)、館編件號(hào)合并為件號(hào)，增加頁(yè)數(shù)項(xiàng)。期間，一些業(yè)務(wù)主管部門(mén)發(fā)布實(shí)施了專業(yè)檔案管理辦法，歸檔章式樣出現(xiàn)了多樣化，包括一部分以卷為單位整理的專業(yè)檔案，如傷殘撫恤人員檔案、生活無(wú)著的流浪乞討人員救助檔案、婚姻檔案等也使用了歸檔章。除歸檔章外，以卷為單位整理的科技檔案、文書(shū)檔案使用檔號(hào)章，有的專業(yè)檔案以卷為單位整理的也加蓋科技檔案檔號(hào)章或文書(shū)檔案檔號(hào)章等。

以上的每種歸檔章或檔號(hào)章都只是孤立的針對(duì)某一門(mén)類檔案而言，沒(méi)有站在全宗檔案的角度和整個(gè)國(guó)家檔案資源建設(shè)的高度考慮。這些歸檔章、檔號(hào)章欄目要素設(shè)置各行其是，相同欄目數(shù)量的歸檔章欄目要素也不盡相同。全部歸檔章均未設(shè)置一級(jí)檔案門(mén)類，歸檔章上檔號(hào)要素不全，對(duì)蓋印、內(nèi)容填寫(xiě)等也沒(méi)有作出具體的規(guī)定。這樣各行其是的做法，讓檔案整理者無(wú)所適從，也達(dá)不到方便檔案管理和利用的目的。

2.歸檔章式樣與示例混淆。在《規(guī)則》給出的歸檔章式樣中，加注括號(hào)的文字為提示性文字，是用來(lái)說(shuō)明各編號(hào)項(xiàng)目在歸檔章中的位置，實(shí)際制作歸檔章時(shí)無(wú)須刻出，以減小歸檔章的大小，節(jié)省歸檔章占用的空間。但是，由于理解上的偏差，有的州市、縣區(qū)和單位使用了12 格歸檔章（圖1）。

圖1

3.歸檔章要素不全，不能完全體現(xiàn)檔號(hào)。歸檔章內(nèi)容能夠完整地反映檔號(hào)要素，是提高檔案檢索、存取等工作效率的有效途徑。國(guó)家檔案局在解讀《規(guī)則》時(shí)，把歸檔章定義為“歸檔章是檔號(hào)在紙質(zhì)文件上的具體體現(xiàn)”?！兑?guī)則》所規(guī)定的檔號(hào)結(jié)構(gòu)里也有“檔案門(mén)類代碼”，但在歸檔章里卻沒(méi)有與“檔案門(mén)類”相關(guān)的任何信息。網(wǎng)上查到的省市區(qū)實(shí)施細(xì)則，僅江蘇在歸檔章年度欄列入了檔案門(mén)類（WS2022）。玉溪市在2016 年實(shí)施《規(guī)則》時(shí)進(jìn)行了一些探索實(shí)踐，在歸檔章加入了檔案門(mén)類，但未使用代碼，而是使用漢字，比如2016 年文書(shū)檔案在歸檔章年度欄標(biāo)識(shí)為“文書(shū)·2016”。三合一制度實(shí)施之前，一個(gè)立檔單位僅僅文書(shū)檔案按照《規(guī)則》整理，歸檔章“檔案門(mén)類”標(biāo)識(shí)與否，影響不大。三合一制度全面推行后，文書(shū)檔案、專業(yè)檔案甚至?xí)?jì)檔案、科技檔案都可以按照《規(guī)則》來(lái)執(zhí)行。這樣一來(lái)，同一年度、不同門(mén)類的檔案其檔號(hào)如果不在歸檔章中體現(xiàn)檔案門(mén)類，那就會(huì)出現(xiàn)歸檔章內(nèi)容完全一樣的兩份檔案。比如專業(yè)檔案數(shù)量較大的立檔單位，專業(yè)檔案與文書(shū)檔案都使用年度-保管期限-機(jī)構(gòu)分類，就會(huì)出現(xiàn)文書(shū)檔案與專業(yè)檔案歸檔章內(nèi)容完全一致的2 份檔案，極不便于檔案的管理和利用。

（二）歸檔文件件內(nèi)文件排序與編號(hào)

按照《規(guī)則》規(guī)定，在組件時(shí)，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單或發(fā)文稿紙與相關(guān)文件為一件。排序時(shí)，文件處理單在前，收文在后，正本在前，發(fā)文稿紙和定稿在后。同時(shí)要求紙質(zhì)歸檔文件一般應(yīng)以件為單位編制頁(yè)碼。由于有編制頁(yè)碼的要求，對(duì)于收文來(lái)說(shuō)，一件收文的頁(yè)碼編寫(xiě)從文件處理單開(kāi)始，然后是正文，兩者頁(yè)碼相加才是一件收文的總頁(yè)數(shù)。按照正常的行文規(guī)范，正文上面都有一個(gè)獨(dú)立的頁(yè)碼編號(hào)，也就是原始頁(yè)碼。這樣的編號(hào)規(guī)則就使正文出現(xiàn)了兩個(gè)頁(yè)碼，一個(gè)是原始頁(yè)碼，一個(gè)是歸檔頁(yè)碼，只是標(biāo)注位置不同。收文整理時(shí)，檔案工作人員要對(duì)正文進(jìn)行重新編寫(xiě)頁(yè)碼，僅此一項(xiàng)工作就需要大量的工作時(shí)間，一些收文較多的機(jī)關(guān)單位，工作量非常繁重。

（三）備考表

1.種類繁多。備考表就是對(duì)卷（盒、冊(cè)）內(nèi)檔案情況進(jìn)行必要注釋說(shuō)明，用于卷（盒、冊(cè)）內(nèi)檔案管理的一種專門(mén)文件材料。它是卷（盒、冊(cè)）內(nèi)檔案形成與管理的重要記錄，是查驗(yàn)檔案情況和確定相關(guān)人員責(zé)任的重要憑證。通過(guò)查看備考表相關(guān)記錄，可以知悉有關(guān)檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，了解卷（盒、冊(cè)）內(nèi)檔案存在的問(wèn)題，也可以明確相關(guān)人員責(zé)任，便于檔案保管和提供利用。按照備考表的功能要求，各門(mén)類檔案使用同一個(gè)格式的備考表就可以滿足工作需要，而實(shí)際上并非如此。筆者梳理發(fā)現(xiàn)，目前的實(shí)際工作中，幾乎每一個(gè)一級(jí)門(mén)類檔案，甚至二級(jí)門(mén)類的檔案，都有自己的備考表，如文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)備考表，歸檔文件盒內(nèi)備考表、婚姻登記檔案?jìng)淇急淼取?/p>

2.要素缺失。在各種備考表中，除了科技檔案?jìng)淇急碛袡n號(hào)、互見(jiàn)號(hào)外，其他的備考表均沒(méi)有這兩個(gè)關(guān)鍵項(xiàng)目。從對(duì)備考表的要求來(lái)看，各種備考表都是放在檔案文件的最后，有的印制在卷皮上，以卷為單位整理的還與檔案裝訂在一起。目前各門(mén)類檔案整理的規(guī)范，對(duì)備考表均無(wú)裝訂要求，而且現(xiàn)在的檔案裝訂均沒(méi)有與檔案卷皮釘在一起，檔案卷皮已經(jīng)成為了裝具，不再是案卷的一個(gè)部分。在這樣的情況下，備考表中檔號(hào)的缺失，很容易造成備考表的丟失，給檔案的管理帶來(lái)極大風(fēng)險(xiǎn)。隨著三合一制度的實(shí)施，各門(mén)類檔案納入歸檔范圍，同一個(gè)內(nèi)容的檔案，有不同的載體的情況就會(huì)成為常態(tài)，而沒(méi)有互見(jiàn)號(hào)，同一內(nèi)容、不同載體或不同門(mén)類檔案之間無(wú)法建立關(guān)聯(lián)，不便于檔案的利用。比如查閱某個(gè)重大事件的紙質(zhì)文書(shū)檔案，如果沒(méi)有互見(jiàn)號(hào)，其照片、錄音錄像、科技、專業(yè)等門(mén)類檔案可能就會(huì)被忽視。

3.填寫(xiě)不規(guī)范。備考表填寫(xiě)材料隨意性問(wèn)題普遍存在，有鉛筆、圓珠筆填寫(xiě)的，有的甚至是純藍(lán)墨水，不利于長(zhǎng)久保存。有的立卷人或整理人、立卷時(shí)間或整理時(shí)間、檢查人、檢查時(shí)間不是由責(zé)任人親筆簽字或簽章，而是用電腦打印，無(wú)法確認(rèn)其真實(shí)性有效性。有的所填寫(xiě)的整理（立卷）人、檢查人并非本人，責(zé)任不清。比如檔案整理服務(wù)外包的，在填寫(xiě)整理（立卷）人時(shí)，不是填寫(xiě)整理檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)及其人員姓名，而是填寫(xiě)了發(fā)包方檔案管理人員姓名，檢查人應(yīng)該填寫(xiě)發(fā)包方檔案管理人員或其他檢查人員姓名的，普遍填寫(xiě)了檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)人員姓名。

二、對(duì)解決問(wèn)題的實(shí)踐探索

（一）關(guān)于歸檔章

為便于全宗檔案管理利用和國(guó)家檔案資源建設(shè)，應(yīng)該把各類歸檔章、檔號(hào)章放在同一個(gè)理論框架中來(lái)設(shè)計(jì)，將不同歸檔章、檔號(hào)章融合，統(tǒng)一使用欄目要素完整且規(guī)范的歸檔章，不再使用檔號(hào)章，并對(duì)蓋印和填寫(xiě)內(nèi)容的方法、材料作出具體明確的規(guī)定。

1.統(tǒng)一歸檔章欄目和格式。三合一制度要求一個(gè)立檔單位的檔案分類方案應(yīng)當(dāng)涵蓋本單位所有檔案門(mén)類，并明確應(yīng)當(dāng)采取年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限等分類項(xiàng)相結(jié)合的分類方法進(jìn)行分類，不同門(mén)類、載體或形式檔案分類方法相對(duì)統(tǒng)一、相互呼應(yīng)。特別規(guī)定檔號(hào)結(jié)構(gòu)以《規(guī)則》為基礎(chǔ)，不同載體或形式的檔號(hào)編制方法應(yīng)當(dāng)協(xié)調(diào)呼應(yīng)。檔號(hào)編制的統(tǒng)一，給統(tǒng)一歸檔章式樣帶來(lái)了可能。雖然國(guó)家檔案局對(duì)《規(guī)則》解讀時(shí)指出：“為貫徹' 簡(jiǎn)化整理' 的理念，一般不建議在歸檔章上增加其他額外項(xiàng)目，以免給整理工作帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。”但筆者認(rèn)為，在歸檔章中增加“檔案門(mén)類”，并適當(dāng)調(diào)整其規(guī)格，不僅不會(huì)給整理工作帶來(lái)負(fù)擔(dān)，而且更加方便管理和利用。在《規(guī)則》給出的歸檔章式樣6 格欄目不變的情況下，在年度欄加入一級(jí)、二級(jí)檔案門(mén)類代碼，特殊的情況可以加入三級(jí)門(mén)類代碼，在機(jī)構(gòu)或問(wèn)題欄目增加案卷號(hào)選項(xiàng)，并對(duì)歸檔章規(guī)格作適當(dāng)調(diào)整（如圖2—圖4），一顆歸檔章就可以滿足卷、件整理需要。

圖2

圖3

圖4

2.統(tǒng)一蓋印和填寫(xiě)要求。統(tǒng)一使用符合檔案保護(hù)要求，不易褪色，不涸化的字跡材料。用紅色書(shū)畫(huà)印泥加蓋歸檔章，碳素墨水、耐久性好的簽字筆填寫(xiě)內(nèi)容。禁止使用水質(zhì)印泥、圓珠筆、鉛筆、純藍(lán)墨水等不耐久的書(shū)寫(xiě)材料蓋印和填寫(xiě)內(nèi)容。填寫(xiě)時(shí)，除頁(yè)數(shù)填寫(xiě)自然數(shù)外，全宗號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)應(yīng)與檔號(hào)位數(shù)對(duì)應(yīng)，補(bǔ)足相應(yīng)位數(shù)，以便于區(qū)分。

（二）關(guān)于歸檔文件件內(nèi)文件排序與編號(hào)

針對(duì)因文件處理單在前，收文在后給檔案整理編號(hào)帶來(lái)增加工作量的問(wèn)題，筆者認(rèn)為，在歸檔文件整理時(shí)，只要調(diào)整一下收文處理單與正文的排序，這個(gè)問(wèn)題就會(huì)迎刃而解。2016 年后，筆者單位就一直是這樣做的。也就是將正文排列在前，文件處理單排列在后，這樣編寫(xiě)頁(yè)碼的時(shí)候就從正文開(kāi)始，然后是文件處理單，借用正文的原始頁(yè)碼，在文件處理單與正文相應(yīng)位置順延標(biāo)注頁(yè)碼即可。這樣不但使歸檔文件頁(yè)碼顯得整齊劃一，既保持了歸檔文件的完整性，更為關(guān)鍵的是節(jié)約了檔案人員大量的重復(fù)勞動(dòng)，提高了工作效率，節(jié)約了人力成本。其實(shí)，無(wú)論正文在前，還是文件處理單在前，正文和文件處理單都是一個(gè)整理和保管單位，對(duì)其完整性和保管利用不會(huì)造成任何影響。

（三）關(guān)于備考表

各門(mén)類檔案的整理統(tǒng)一使用一種格式的備考表，內(nèi)容包括檔號(hào)、互見(jiàn)號(hào)、說(shuō)明、立卷（整理）人、立卷（整理）時(shí)間、檢查人、檢查時(shí)間。填寫(xiě)時(shí)使用黑色墨水等耐久性書(shū)寫(xiě)材料，禁止使用鉛筆、圓珠筆等不利于檔案長(zhǎng)久保存的書(shū)寫(xiě)材料。立卷（整理）人、檢查人要本人簽名。服務(wù)外包的，立卷（整理）人、檢查人是服務(wù)機(jī)構(gòu)人員的，應(yīng)填寫(xiě)檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)名稱+個(gè)人姓名。

三、結(jié)語(yǔ)

對(duì)上述三個(gè)檔案整理的具體業(yè)務(wù)問(wèn)題的探析，是筆者對(duì)所在地區(qū)和單位檔案管理工作的一些探索。檔案整理不統(tǒng)一、不規(guī)范的其他業(yè)務(wù)問(wèn)題也還存在。建議檔案主管部門(mén)結(jié)合“三合一制度”的全面推行，以制定實(shí)施細(xì)則、工作手冊(cè)、業(yè)務(wù)指南等方式，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，進(jìn)一步規(guī)范檔案整理業(yè)務(wù)。