文/中國(guó)電力工程顧問(wèn)集團(tuán)西南電力設(shè)計(jì)院有限公司 劉鳳丹

一、研究背景及意義

公文管理是基層國(guó)有企業(yè)對(duì)上匯報(bào)工作、對(duì)下部署任務(wù)、對(duì)外溝通交流的重要載體，也是商洽工作、處理事務(wù)的重要工具。在基層國(guó)有企業(yè)中，大量日常管理工作的開(kāi)展依賴(lài)于上級(jí)下發(fā)的各類(lèi)文件，很多工作的部署需要以上級(jí)單位發(fā)布的指導(dǎo)意見(jiàn)、方案為基本指南。基層國(guó)有企業(yè)在與客戶(hù)、供應(yīng)商、合作伙伴的交流過(guò)程中，客戶(hù)的需求、商洽交流安排，也需要通過(guò)收文管理系統(tǒng)進(jìn)行流轉(zhuǎn)。將收到的各類(lèi)文件快速傳遞到對(duì)應(yīng)的執(zhí)行部門(mén)，加強(qiáng)執(zhí)行情況的跟蹤督辦，推動(dòng)措施的盡快落實(shí)，對(duì)于基層國(guó)有企業(yè)更好地完成日常管理和市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)具有重要意義。

二、ESIA法及其應(yīng)用簡(jiǎn)介

ESIA法是企業(yè)流程再造的重要理論分析工具，主要是運(yùn)用ESIA方法，對(duì)現(xiàn)有流程進(jìn)行梳理、分析、優(yōu)化和改進(jìn)。在流程再造的過(guò)程中，主要采取清除（Eliminate）、簡(jiǎn)化（Simply）、整合（Integrate）、自動(dòng)化（Automate）等方法，精簡(jiǎn)流程中的非增值、無(wú)效環(huán)節(jié)，調(diào)整核心增值活動(dòng)。本文通過(guò)對(duì)基層國(guó)有企業(yè)收文管理流程的系統(tǒng)性分析，指出基層國(guó)有企業(yè)收文管理的基本流程及存在的問(wèn)題，通過(guò)消除、簡(jiǎn)化、整合和自動(dòng)化等手段，提出改進(jìn)收文管理流程的優(yōu)化建議。

三、基層國(guó)有企業(yè)現(xiàn)行收文管理概述

基層國(guó)有企業(yè)收文管理一般包括簽收、登記、審核、分辦、擬辦、批辦、承辦、傳閱、催辦、歸檔等流程。基層國(guó)有企業(yè)的收文流程主要存在以下問(wèn)題：

（一）收文管理流程復(fù)雜。部分基層國(guó)有企業(yè)收文管理的流程較為繁瑣復(fù)雜，收文傳遞層級(jí)較多，滯后于現(xiàn)代企業(yè)需要快速響應(yīng)、馬上辦理的需求；針對(duì)需要緊急辦理的收文，層層傳遞消耗大量時(shí)間，難以迅速傳達(dá)給直接辦理人。

（二）未通過(guò)系統(tǒng)登記簽收文件。個(gè)別基層國(guó)有企業(yè)各部門(mén)將收到的公文通過(guò)企業(yè)微信、即時(shí)通信工具等發(fā)至辦公室總文書(shū)，總文書(shū)通過(guò)多種途徑接收公文，在收文數(shù)量較大時(shí)，容易造成簽收遺漏、登記不及時(shí)、部門(mén)第一經(jīng)手人無(wú)法及時(shí)跟蹤收文等問(wèn)題。

（三）系統(tǒng)自動(dòng)化較低。部分基層國(guó)有企業(yè)的收文管理系統(tǒng)還停留在初步電子化的階段，尚未進(jìn)入數(shù)字化發(fā)展階段，需要手動(dòng)錄入收文登記相關(guān)信息、人工催辦公文辦理進(jìn)度、人工歸檔收文等，大量的重復(fù)性工作消耗了公文管理人員的時(shí)間，降低了公文運(yùn)轉(zhuǎn)效率。

（四）文書(shū)人員的工作能力和素質(zhì)對(duì)公文管理影響較大。在系統(tǒng)自動(dòng)化程度較低的情況下，登記的準(zhǔn)確性、流轉(zhuǎn)的及時(shí)性、催辦的有效性很大程度上依賴(lài)于部門(mén)文書(shū)人員的個(gè)人素質(zhì)。如果部門(mén)文書(shū)人員態(tài)度積極，工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，則公文流轉(zhuǎn)順暢、辦理事項(xiàng)能夠及時(shí)傳達(dá)到位；如果部門(mén)文書(shū)人員工作敷衍，責(zé)任心不強(qiáng)，可能會(huì)造成收文流程停留過(guò)長(zhǎng)，延誤辦理時(shí)機(jī)。

（五）催辦不及時(shí)。在大部分基層國(guó)有企業(yè)中，催辦工作主要由部門(mén)文書(shū)人員完成。但是由于部門(mén)文書(shū)多為兼職人員，除公文流轉(zhuǎn)外，還需兼顧大量的綜合事務(wù)，在經(jīng)手文件數(shù)量較多的情況，很容易出現(xiàn)催辦不及時(shí)的情況。此外，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，部分文書(shū)人員擔(dān)心催辦過(guò)多影響領(lǐng)導(dǎo)工作，從而減少催辦次數(shù)，影響公文處理進(jìn)展。

四、基層國(guó)有企業(yè)收文管理流程的優(yōu)化建議

針對(duì)收文管理流程，可以結(jié)合企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理模式，充分考慮各類(lèi)型收文管理實(shí)際運(yùn)行情況，采用ESIA法對(duì)收文管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行價(jià)值分析，通過(guò)優(yōu)化設(shè)計(jì)，取消原有收文管理流程中非增值、無(wú)意義的步驟，整合、簡(jiǎn)化繁瑣的環(huán)節(jié)，固化有價(jià)值的、必不可少的流程環(huán)節(jié)，提高流程的自動(dòng)化水平，促進(jìn)收文流程高效流轉(zhuǎn)、工作部署盡快落實(shí)、管理事項(xiàng)順利辦結(jié)。具體分析過(guò)程如圖1所示。

圖1 收文管理優(yōu)化流程

（一）清除（Eliminate）。清除主要是在分析流程價(jià)值的基礎(chǔ)上，清除非增值、非必要環(huán)節(jié)。針對(duì)收文管理流程，可以清除以下環(huán)節(jié)：1.清除部門(mén)文書(shū)傳遞環(huán)節(jié)。大多數(shù)基層國(guó)有企業(yè)的收文信息化流程是在原有傳統(tǒng)人工收文流程的基礎(chǔ)上建立的，不少企業(yè)還保留了部門(mén)文書(shū)的角色，由部門(mén)文書(shū)人員負(fù)責(zé)收文流程傳遞。在基層國(guó)有企業(yè)普遍使用收文管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，建議按照ESIA法，清除部門(mén)文書(shū)流轉(zhuǎn)文件環(huán)節(jié)。原有的文件傳遞工作由收文管理系統(tǒng)完成，由當(dāng)前辦理人選擇下一環(huán)節(jié)辦理人，直接流轉(zhuǎn)收文，提高公文流轉(zhuǎn)效率。2.清除擬辦環(huán)節(jié)。基層國(guó)有企業(yè)是直面市場(chǎng)的一線企業(yè)。結(jié)合企業(yè)收文數(shù)量、管理實(shí)際和公司領(lǐng)導(dǎo)辦事風(fēng)格，可以清除擬辦環(huán)節(jié)，由公司領(lǐng)導(dǎo)直接對(duì)分管領(lǐng)域的收文作出批示，減少擬辦環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，提高公文流轉(zhuǎn)效率，增強(qiáng)指示的權(quán)威性，促進(jìn)辦理事項(xiàng)盡快落實(shí)。3.清除非涉密文件的紙質(zhì)文件傳遞環(huán)節(jié)。針對(duì)非涉密紙質(zhì)公文，應(yīng)消除將紙質(zhì)文件人工送達(dá)辦公室的環(huán)節(jié)。第一收件人應(yīng)將紙質(zhì)文件掃描成電子文檔，在收文管理系統(tǒng)登記流轉(zhuǎn)，提高公文流轉(zhuǎn)效率，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)“多跑路”，員工“少跑腿”。4.清除點(diǎn)擊預(yù)覽的操作環(huán)節(jié)。對(duì)收文待處理頁(yè)面進(jìn)行優(yōu)化，進(jìn)入到待處理公文流程界面，系統(tǒng)自動(dòng)在頁(yè)面右側(cè)顯示公文正文具體內(nèi)容，消除預(yù)覽才能查看文件的環(huán)節(jié)，提升員工體驗(yàn)。5.清除點(diǎn)擊結(jié)束的操作環(huán)節(jié)。對(duì)操作流程進(jìn)行優(yōu)化，主辦部門(mén)直接處理人點(diǎn)擊辦理，則視為流程的單項(xiàng)分支節(jié)點(diǎn)結(jié)束；不再設(shè)置總結(jié)束結(jié)點(diǎn)，當(dāng)所有待處理人處理完畢，流程自動(dòng)結(jié)束。

（二）簡(jiǎn)化（Simply）。主要是對(duì)復(fù)雜流程進(jìn)行簡(jiǎn)化?？梢酝ㄟ^(guò)簡(jiǎn)化表格、并行流程、明確關(guān)鍵、縮短時(shí)間等手段對(duì)收文管理流程進(jìn)行簡(jiǎn)化：1.簡(jiǎn)化公文處理界面。將本部門(mén)內(nèi)收文處理意見(jiàn)顯示在突出位置，其他部門(mén)處理意見(jiàn)默認(rèn)折疊，方便待處理人員查看本部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)批示意見(jiàn)。2.簡(jiǎn)化批辦到承辦的環(huán)節(jié)?？梢杂煽偽臅?shū)按照領(lǐng)導(dǎo)的批示同時(shí)送主辦部門(mén)和協(xié)辦部門(mén)，將原有“批辦—主辦—協(xié)辦”的串行流程，簡(jiǎn)化為“批準(zhǔn)—主辦/協(xié)辦”的并行流程，縮短從批辦到協(xié)辦環(huán)節(jié)的流轉(zhuǎn)時(shí)間，方便協(xié)辦部門(mén)及時(shí)知曉協(xié)辦任務(wù)，開(kāi)展相關(guān)工作。3.明確收文主辦部門(mén)。針對(duì)需多個(gè)部門(mén)協(xié)同辦理的公文，尤其是上級(jí)下達(dá)的新任務(wù)，或者部門(mén)職責(zé)劃分不明確的任務(wù)，均應(yīng)明確主辦部門(mén)。在后續(xù)催辦過(guò)程中，緊緊抓住主辦部門(mén)這個(gè)“牛鼻子”，避免部門(mén)之間出現(xiàn)“踢皮球”現(xiàn)象，影響公文辦理進(jìn)展。4.簡(jiǎn)化傳閱環(huán)節(jié)。對(duì)于僅需傳閱的文件，標(biāo)簽設(shè)置為傳閱，通過(guò)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)一鍵全員傳閱或相關(guān)人員傳閱，簡(jiǎn)化部門(mén)內(nèi)和部門(mén)之間傳遞的環(huán)節(jié)，提高傳閱的速度。5.縮短處理時(shí)間。不同類(lèi)型的公文，辦理花費(fèi)時(shí)間不一致，可以在分析企業(yè)現(xiàn)有不同類(lèi)型收文處理時(shí)間的基礎(chǔ)上，和主辦部門(mén)進(jìn)行充分溝通，按照縮短20%～30%處理時(shí)間的原則，設(shè)置不同類(lèi)型收文的辦理時(shí)限，并將辦理時(shí)間和公文考核相掛鉤，提高整體收文處理效率。6.簡(jiǎn)化審核環(huán)節(jié)。辦公室整理發(fā)布收文審核要點(diǎn)，由各部門(mén)收文第一人對(duì)照要點(diǎn)對(duì)收文進(jìn)行初審，若不符合規(guī)范，直接退回來(lái)文單位，減少各部門(mén)將公文傳遞至辦公室后，辦公室審核后不符合規(guī)定再退回的情況。

（三）整合（Integrate）。針對(duì)流程或任務(wù)，把多個(gè)環(huán)節(jié)或者任務(wù)整合為一個(gè)環(huán)節(jié)。可以通過(guò)整合收文管理中部分流程進(jìn)行優(yōu)化：1.整合簽收、登記環(huán)節(jié)?？梢詫⒑炇蘸偷怯浾蠟橐粋€(gè)節(jié)點(diǎn)，由企業(yè)各部門(mén)在簽收的同時(shí)，通過(guò)系統(tǒng)登記收到的公文，確保公文簽收登記及時(shí)，無(wú)遺漏、無(wú)重號(hào)。2.整合外部收文和內(nèi)部收文。為提高企業(yè)員工的使用體驗(yàn)，可以將企業(yè)外部發(fā)來(lái)文件和企業(yè)內(nèi)部部門(mén)間發(fā)文整合成一個(gè)模塊，通過(guò)標(biāo)簽區(qū)分內(nèi)部收文和外部收文，設(shè)置統(tǒng)一的待辦列表，減少員工在不同模塊或者系統(tǒng)之間切換所消耗的時(shí)間。3.優(yōu)化分辦環(huán)節(jié)。分辦環(huán)節(jié)對(duì)于提高流程效率具有十分重要的作用。對(duì)于需要辦理的公文，按照辦理時(shí)限和重要性程度，可分為特急且重要、加急且重要、非緊急但重要、特急但非重要、加急但非重要、非緊急且非重要，針對(duì)不同類(lèi)型的文件設(shè)置不同的提示顏色，通過(guò)系統(tǒng)整合，將重要且緊急的公文顯示在待辦收文列表的頂端，確保能夠引起經(jīng)辦人的重視并及時(shí)辦理，避免重要的文件淹沒(méi)在大量的待辦文件中，延誤辦理進(jìn)程。4.整合公文批示常用模板。根據(jù)企業(yè)現(xiàn)有公文管理運(yùn)行情況，整合公文批示常用模板，供公司領(lǐng)導(dǎo)、部門(mén)負(fù)責(zé)人、員工選擇，減少公文批示環(huán)節(jié)輸入意見(jiàn)時(shí)間。5.整合收文管理流程附件。針對(duì)收文管理中一個(gè)文件含有多個(gè)附件的情況，通過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，可以一鍵打包下載所有文件，縮短處理人員下載公文的時(shí)間。6.關(guān)聯(lián)收文管理系統(tǒng)和任務(wù)管理系統(tǒng)。通過(guò)數(shù)字化設(shè)計(jì)，將收文管理系統(tǒng)和任務(wù)管理系統(tǒng)相關(guān)聯(lián)，經(jīng)辦人可以將收文添加到自己的任務(wù)列表中，方便經(jīng)辦人隨時(shí)查看待辦文件任務(wù)。7.整合單次操作。針對(duì)傳閱文件，待處理人員可以一次選擇多個(gè)文件，進(jìn)行批量已閱操作，從而減少點(diǎn)擊已閱按鈕的工作量。

（四）自動(dòng)化（Automate）。流程自動(dòng)化主要是實(shí)現(xiàn)任務(wù)的自動(dòng)化?？梢酝ㄟ^(guò)收文臺(tái)賬信息自動(dòng)采集、自動(dòng)催辦等對(duì)收文管理流程進(jìn)行優(yōu)化：1.建立靈活性更高、兼容性更強(qiáng)的收文管理系統(tǒng)，通過(guò)先進(jìn)的數(shù)字化手段，實(shí)現(xiàn)收文管理的數(shù)智化發(fā)展。2.收文臺(tái)賬信息自動(dòng)采集。在登記環(huán)節(jié)，通過(guò)數(shù)字化手段，在上傳電子文件的同時(shí)，由系統(tǒng)自動(dòng)抓取標(biāo)題、文號(hào)、成文日期、來(lái)文單位、密級(jí)、緊急程度等信息，自動(dòng)生成收文日期。3.自動(dòng)催辦。對(duì)于需要辦理的公文，設(shè)置自動(dòng)催辦提醒，針對(duì)不同緊急程度的文件，設(shè)置不同的自動(dòng)催辦節(jié)點(diǎn)，通過(guò)系統(tǒng)自動(dòng)催辦，減少人為催辦的工作量，實(shí)現(xiàn)全方位催辦無(wú)遺漏，多次自動(dòng)催辦促落實(shí)。4.自動(dòng)標(biāo)記。針對(duì)需要辦理的文件，當(dāng)直接處理人辦理完結(jié)后，將流程狀態(tài)標(biāo)記為完成，方便總文書(shū)及時(shí)查看收文辦理進(jìn)度。5.自動(dòng)歸檔。電子文件辦理完成后，通過(guò)數(shù)字化手段，自動(dòng)提取歸檔所需信息，實(shí)現(xiàn)在線自動(dòng)歸檔。既減少了人工歸檔的工作量，又實(shí)現(xiàn)了收文管理從簽收到歸檔的全生命周期管理。6.支持語(yǔ)音識(shí)別轉(zhuǎn)化成文字版批示意見(jiàn)。為縮短填寫(xiě)公文審閱意見(jiàn)的時(shí)間，可在收文管理系統(tǒng)中開(kāi)發(fā)語(yǔ)音輸入后一鍵轉(zhuǎn)文字功能，方便公司領(lǐng)導(dǎo)、企業(yè)員工處理收文。7.自動(dòng)統(tǒng)計(jì)。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)計(jì)，讓收文管理系統(tǒng)能夠自動(dòng)統(tǒng)計(jì)收文數(shù)量及各部門(mén)辦理公文的平均耗時(shí)，方便公文管理考核。

五、結(jié)語(yǔ)

通過(guò)ESIA法對(duì)基層國(guó)有企業(yè)收文管理的一般環(huán)節(jié)進(jìn)行了系統(tǒng)性分析，利用清除、簡(jiǎn)化、整合、自動(dòng)化等手段，對(duì)收文管理信息化流程進(jìn)行再造，有利于提高基層國(guó)有企業(yè)收文的流轉(zhuǎn)效率，助推基層國(guó)有企業(yè)的管理質(zhì)效提升。為實(shí)現(xiàn)收文管理流程的持續(xù)優(yōu)化，提出以下建議：1.持續(xù)改進(jìn)收文管理流程?；鶎訃?guó)有企業(yè)應(yīng)定期對(duì)收文管理流程進(jìn)行梳理和評(píng)估，根據(jù)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和管理模式對(duì)收文管理流程進(jìn)行適應(yīng)性調(diào)整，使收文管理流程與管理模式更加匹配，更有利于日常管理工作的開(kāi)展。2.加大收文管理的數(shù)字化投入?；鶎訃?guó)有企業(yè)應(yīng)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，開(kāi)發(fā)或引入先進(jìn)的、靈活性強(qiáng)的收文管理系統(tǒng)，用先進(jìn)的數(shù)字化手段代替重復(fù)性的人工操作，實(shí)現(xiàn)收文管理流程的高度自動(dòng)化，使收文流轉(zhuǎn)渠道更加暢通。3.增強(qiáng)收文管理系統(tǒng)與其他辦公系統(tǒng)的融合度。將收文管理系統(tǒng)與任務(wù)管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館相關(guān)聯(lián)，提高收文管理數(shù)據(jù)的利用價(jià)值。4.重視內(nèi)部用戶(hù)的體驗(yàn)?；鶎訃?guó)有企業(yè)應(yīng)重視員工的使用體驗(yàn)，在充分調(diào)研員工需求的基礎(chǔ)上，對(duì)收文管理系統(tǒng)流程及界面進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計(jì)，讓員工使用起來(lái)更舒心、更順暢。5.提高員工的公文處理能力?；鶎訃?guó)有企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化全體員工的數(shù)字化辦公能力，注重提高全體員工對(duì)收文管理流程的理解和執(zhí)行能力。只有每位員工都將收文處理作為自己的責(zé)任，收文管理系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)才會(huì)更加高效。