■ 張 泓
當(dāng)前,以5G 網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等為核心的新生代信息技術(shù)蓬勃發(fā)展,如何用數(shù)據(jù)資源賦能國(guó)家治理現(xiàn)代化,成為數(shù)字政府建設(shè)的焦點(diǎn)問題。為解決群眾反映的辦事繁、辦事難問題,國(guó)務(wù)院辦公廳牽頭建設(shè)國(guó)家政務(wù)服務(wù)平臺(tái),推動(dòng)政務(wù)服務(wù)“一網(wǎng)通辦”改革持續(xù)深化,優(yōu)化解決了跨層級(jí)、跨地域、跨部門的政務(wù)協(xié)同管理難題。目前政務(wù)服務(wù)平臺(tái)的人事檔案利用和轉(zhuǎn)遞工作僅面向于流動(dòng)人員,如何實(shí)現(xiàn)“一網(wǎng)通辦”背景下人事檔案服務(wù)的全覆蓋,不斷提升服務(wù)的信息化、安全化和規(guī)范化水平,是亟待解決的問題。
“一網(wǎng)通辦”是指一種政務(wù)服務(wù)模式,即進(jìn)一張網(wǎng)辦全部事。這一概念最早由上海市提出,2018 年“一網(wǎng)通辦”的要求和標(biāo)準(zhǔn)在上海形成。其目標(biāo)是讓諸如工商登記、養(yǎng)老保險(xiǎn)關(guān)系轉(zhuǎn)移、戶口遷移等民生事項(xiàng)可以足不出戶在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行辦理,跨地區(qū)不見面辦理,不斷提升群眾辦事體驗(yàn),推動(dòng)建設(shè)以人為本、人民滿意的服務(wù)型政府。
2021 年,人力資源和社會(huì)保障部“全國(guó)流動(dòng)人員人事檔案跨地區(qū)管理服務(wù)平臺(tái)”上線試運(yùn)行,2022 年已實(shí)現(xiàn)與全國(guó)31 個(gè)省屬(自治區(qū)、直轄市)服務(wù)平臺(tái)的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)對(duì)接,極大提升了跨地區(qū)流動(dòng)人員人事檔案公共服務(wù)水平。
目前,人事檔案“一網(wǎng)通辦”的范疇僅局限于流動(dòng)人員檔案,機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位職工的檔案受管理機(jī)構(gòu)和信息平臺(tái)的制約,暫且無法實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)“一網(wǎng)通辦”。2018 年印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》,首次明確規(guī)定人事檔案的所有權(quán)屬于黨和國(guó)家,因而,職工所在單位不能以扣留檔案作為限制人才流動(dòng)的制約因素。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)推進(jìn)人事檔案的共享和利用工作,更好地服務(wù)于人力資源市場(chǎng),促進(jìn)人才的合理流動(dòng),實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置。
人事檔案“一網(wǎng)通辦”的范疇不能只局限于流動(dòng)人員的檔案,應(yīng)擴(kuò)大外延至涵蓋各行業(yè)所有非涉密工作人員的干部人事檔案。
人事檔案是在個(gè)人成長(zhǎng)、發(fā)展中形成的重要檔案,涉及到個(gè)人的就職、任職、養(yǎng)老保險(xiǎn)辦理等各個(gè)方面,在人才流動(dòng)過程中,不可避免地存在利用和傳遞人事檔案材料的情況。“一網(wǎng)通辦”時(shí)代,人事檔案材料的異地辦理成為公眾的需求,人事檔案材料實(shí)現(xiàn)一網(wǎng)通辦模式下的在線傳遞,將極大降低異地業(yè)務(wù)的服務(wù)時(shí)限和辦理成本。
為實(shí)現(xiàn)群眾辦事零跑腿的政務(wù)服務(wù)目標(biāo),根據(jù)人事檔案材料涉密情況,相關(guān)單位審核的復(fù)雜程度等因素,“一網(wǎng)通辦”背景下的人事檔案服務(wù)工作可分為全程在線辦理和線上線下協(xié)同辦理兩種模式。
1.全程在線辦理模式:在全國(guó)推動(dòng)人事檔案信息化工作的基礎(chǔ)上,利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)對(duì)民眾的人事檔案實(shí)行集約化在線管理,用戶可在檔案服務(wù)網(wǎng)站,申請(qǐng)開具相關(guān)證明,如:學(xué)歷學(xué)位證明、工齡證明、成績(jī)證明等。這類證明不涉及個(gè)人隱私信息,無需管理人員層層審批,可以在網(wǎng)站進(jìn)行在線辦理和文件傳輸,但需要嚴(yán)格審核接收人(單位)的身份、資質(zhì)等詳細(xì)信息。
2.線上線下融合模式:在推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)上,人事檔案服務(wù)正從實(shí)體大廳辦理向網(wǎng)上服務(wù)轉(zhuǎn)變,服務(wù)方式不斷創(chuàng)新,服務(wù)流程不斷優(yōu)化。用戶因人事調(diào)動(dòng),戶籍變更等需要轉(zhuǎn)遞人事檔案材料的,無需前往人才服務(wù)中心現(xiàn)場(chǎng),在服務(wù)網(wǎng)站即可進(jìn)行線上申請(qǐng)并提交電子材料,待其檔案所在單位審核后,再通過線下渠道進(jìn)行材料轉(zhuǎn)遞。新型的線上線下融合服務(wù)模式,簡(jiǎn)化了辦理手續(xù)和流程,極大提升了公眾辦事的滿意度。
“一網(wǎng)通辦”模式強(qiáng)化了數(shù)據(jù)的共享和應(yīng)用,拓展線上和線下多樣化的便捷辦事渠道,提升了各地政務(wù)機(jī)構(gòu)跨部門、跨地區(qū)的協(xié)同能力。鑒于人事檔案信息涉及諸多個(gè)人隱私,申請(qǐng)資料和接收者的身份和資質(zhì)都需要經(jīng)過嚴(yán)格審查,在線業(yè)務(wù)需對(duì)申報(bào)、審批和資料傳遞的流程進(jìn)行優(yōu)化。
在國(guó)務(wù)院推進(jìn)數(shù)字政府建設(shè)的背景下,國(guó)家政務(wù)服務(wù)網(wǎng)站已實(shí)現(xiàn)流動(dòng)人員人事檔案異地通辦業(yè)務(wù)。服務(wù)事項(xiàng)包括:檔案的接收和轉(zhuǎn)遞,開具證明、提供政審材料、存檔信息查詢和辦理進(jìn)度查詢等五項(xiàng)內(nèi)容。隨著政務(wù)服務(wù)改革的不斷深化,人事檔案服務(wù)對(duì)象、服務(wù)內(nèi)容和業(yè)務(wù)流程不斷迭代更新,現(xiàn)有的信息服務(wù)平臺(tái)已不能滿足政務(wù)服務(wù)一體化、規(guī)范化的需要,人事檔案“一網(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)推進(jìn)過程中面臨一些問題:
國(guó)家政務(wù)網(wǎng)站提供的檔案服務(wù),僅局限于在人才中心托管檔案的流動(dòng)人員,非流動(dòng)人員的檔案查詢和利用工作仍需聯(lián)系其所在單位。各單位內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)猶如信息孤島,無法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的交互和共享,因而面向全國(guó)所有干部職工的跨區(qū)域、一體化檔案信息服務(wù)平臺(tái)尚待建設(shè)和開發(fā)。
首先,由于信息化發(fā)展程度不同,各地區(qū)的人事檔案系統(tǒng)建設(shè)各有差異。一方面,檔案多全宗管理時(shí)代,過去的單機(jī)版檔案軟件已無法滿足需要,新的檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)量級(jí)將產(chǎn)生質(zhì)的飛躍,開發(fā)新系統(tǒng)需要投入大量的資金和專業(yè)技術(shù)人才,諸多檔案管理機(jī)構(gòu)還不具備建設(shè)適應(yīng)現(xiàn)代政務(wù)服務(wù)需要的資源數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)的條件。其次,各單位的人事管理系統(tǒng)相互不兼容,無法進(jìn)行數(shù)據(jù)融通和交互,在線申請(qǐng)和審批存在一定的困難。不利于開展人事信息的查詢和利用工作。因此,政府需加快檔案共享服務(wù)平臺(tái)的集成建設(shè),構(gòu)筑全國(guó)范圍、面向各類干部職工的檔案存儲(chǔ)和服務(wù)平臺(tái),為異地通辦提供必要的技術(shù)平臺(tái)和條件。
人才資源是經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的第一資源。當(dāng)今,企事業(yè)單位間的人才競(jìng)爭(zhēng)尤為激烈,人員的頻繁流動(dòng),使得人事檔案的流動(dòng)不斷加快,棄檔現(xiàn)象不斷增加。員工在離職后,不辦理人事檔案轉(zhuǎn)接手續(xù),而是到新單位重新建立人事檔案。檔案內(nèi)容缺乏必要的監(jiān)督,內(nèi)容的真實(shí)性大打折扣,這就增加了檔案管理的難度,不利于規(guī)范管理。因此,統(tǒng)一的檔案審核標(biāo)準(zhǔn),在人才流動(dòng)過程中尤為重要。
同時(shí),各省市人才中心在辦理人事檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)過程中,服務(wù)流程不規(guī)范,政務(wù)服務(wù)主體對(duì)于人事檔案轉(zhuǎn)遞所需申請(qǐng)資料、流轉(zhuǎn)程序要求不同,區(qū)域間的差異較大。政府部門亟需推進(jìn)辦事指南的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化,通過制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范工作流程、開放共享信息,提升政務(wù)服務(wù)水平。
科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,為檔案的存儲(chǔ)帶來了新的載體,檔案資源數(shù)字化背景下,利用計(jì)算機(jī)技術(shù)存儲(chǔ)和管理檔案成為普遍現(xiàn)象。技術(shù)因素是人事檔案安全保障的重要因素,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)缺陷、網(wǎng)絡(luò)安全漏洞等都會(huì)對(duì)人事檔案的信息安全產(chǎn)生嚴(yán)重影響。人事檔案涉及員工個(gè)人的隱私和敏感信息,保密性要求高,具有非完全共享的特征。檔案數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中,容易發(fā)生不可預(yù)期的信息丟失或數(shù)據(jù)被惡意篡改現(xiàn)象,網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別難度較大,人事檔案重要數(shù)據(jù)的安全性得不到有效保障。
檔案數(shù)據(jù)損壞后較難重建,即使重建,其憑證效力也將大大削弱,檔案資料被破壞后的損失是不可估量的。因此,針對(duì)重要的人事檔案資料,需加強(qiáng)數(shù)據(jù)加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)在人事檔案信息化中的應(yīng)用,以保障其安全性。同時(shí),為避免人事檔案重要數(shù)據(jù)的損毀或缺失,各單位需對(duì)檔案信息進(jìn)行加密保存,并對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,以防止重要內(nèi)容的丟失。
萬物互聯(lián)的數(shù)據(jù)思維,強(qiáng)化了檔案部門與政府機(jī)構(gòu)的互通協(xié)作,數(shù)字政府建設(shè)促使檔案服務(wù)形式和服務(wù)能力的邊界不斷拓展。檔案組織管理模式不斷創(chuàng)新,由傳統(tǒng)的檔案收集、管理和服務(wù)向信息獲取、分析和智慧服務(wù)的方向延展。為實(shí)現(xiàn)機(jī)構(gòu)間業(yè)務(wù)信息和檔案數(shù)據(jù)的互通,人事檔案部門應(yīng)加強(qiáng)自有檔案信息系統(tǒng)的建設(shè),在對(duì)原有系統(tǒng)升級(jí)的基礎(chǔ)上,做好檔案數(shù)據(jù)的安全遷移工作,配合政府機(jī)構(gòu)推進(jìn)一體化檔案服務(wù)平臺(tái)構(gòu)建,搭建技術(shù)穩(wěn)定、安全性高、業(yè)務(wù)范圍廣的檔案服務(wù)平臺(tái),保證檔案服務(wù)在線申請(qǐng)、查詢、利用和審批工作的高效性和穩(wěn)定性。在推進(jìn)一體化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)過程中,逐步形成“一點(diǎn)存檔,多點(diǎn)服務(wù)”的業(yè)務(wù)格局,真正實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的互聯(lián)互通,有效共享。
加強(qiáng)數(shù)據(jù)資源的整合互聯(lián),是實(shí)現(xiàn)人事檔案“一網(wǎng)通辦”服務(wù)的基礎(chǔ)。檔案管理部門簽署跨區(qū)域、跨行業(yè)合作協(xié)議、建立互信機(jī)制,在數(shù)據(jù)資源融通重構(gòu)的基礎(chǔ)上,促進(jìn)業(yè)務(wù)流程的改革再造,逐步推進(jìn)人事檔案“一網(wǎng)通辦”服務(wù),構(gòu)建一窗受理,集成服務(wù)的整體式政務(wù)服務(wù)模式。跨區(qū)域的工作協(xié)作機(jī)制需要檔案管理部門、政府機(jī)構(gòu)和公眾三方共同參與建設(shè),多元主體協(xié)同治理,打破職能部門業(yè)務(wù)壁壘,精簡(jiǎn)業(yè)務(wù)流程,平臺(tái)契約單位在檔案查詢利用和接收轉(zhuǎn)遞等方面,開展深度合作,通辦互認(rèn)、共享共建。
電子簽章是利用圖像處理技術(shù)將電子簽名或印章轉(zhuǎn)化為和紙質(zhì)文件簽章相同的可視效果,并利用加密技術(shù)保障電子信息的真實(shí)性和安全性。電子簽章以密碼技術(shù)為核心,將個(gè)人數(shù)字證書、簽名密鑰和印章圖像相互結(jié)合,利用哈希函數(shù)產(chǎn)生的哈希值不可逆的特點(diǎn)和非對(duì)稱加密技術(shù),有效保證了數(shù)據(jù)文檔的安全性和完整性。
各地需加快電子簽章服務(wù)平臺(tái)的建設(shè),開展包含申請(qǐng)、備案、制做、入庫(kù)、變更、銷戶等項(xiàng)目的周期管理工作。同時(shí),升級(jí)和完善人事檔案電子信息系統(tǒng),與電子簽章服務(wù)平臺(tái)盡快簽訂雙邊協(xié)定,并實(shí)現(xiàn)技術(shù)對(duì)接,為加蓋電子簽章及相應(yīng)文件資料的查詢和下載等工作的落地實(shí)施提供條件。電子簽章的運(yùn)用,將加快審批辦件的流轉(zhuǎn)速度,提高“一網(wǎng)通辦”的工作效率。
公眾對(duì)政務(wù)服務(wù)水平的需求日益提升,檔案管理部門結(jié)合用戶需求,整合優(yōu)化工作流程,逐步實(shí)現(xiàn)多部門、跨地區(qū)協(xié)同合作:1.業(yè)務(wù)辦理過程中諸如申請(qǐng)登記表、行政介紹信等材料可酌情免除。2.明確業(yè)務(wù)流程圖及用戶需提供的材料清單,為群眾提供優(yōu)質(zhì)的政務(wù)服務(wù)。3.結(jié)合辦事大廳、政務(wù)網(wǎng)站或服務(wù)APP 等多種媒介,構(gòu)建一站式服務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)人事檔案工作“不見面、零跑腿”的服務(wù)目標(biāo)。
檔案管理機(jī)構(gòu)及時(shí)梳理業(yè)務(wù)流程,精簡(jiǎn)工作環(huán)節(jié),將詳細(xì)的流程圖和材料清單展示在政務(wù)服務(wù)平臺(tái),為公眾辦理業(yè)務(wù)提供指南。本文以人事檔案轉(zhuǎn)遞工作為例,將精簡(jiǎn)后的業(yè)務(wù)展示如下:1.提交申請(qǐng)階段分為兩類情況:第一,由人事檔案所在戶籍地提出申請(qǐng)的,應(yīng)提供當(dāng)事人的調(diào)檔函、解除勞動(dòng)合同的證明、戶口遷移證(戶口本)及當(dāng)事人(或經(jīng)辦專人)的有效身份證件;第二,由接收人事檔案的用人單位提出申請(qǐng)的,應(yīng)提供當(dāng)事人的調(diào)檔函、解約證明及當(dāng)事人(或經(jīng)辦人)的有效身份證件。2.結(jié)果反饋階段分為三種情況:第一,材料不齊全的,應(yīng)退回補(bǔ)齊材料再受理;第二,如出現(xiàn)檔案不在人才服務(wù)中心等情況,應(yīng)退回材料不予受理;第三,手續(xù)齊全,經(jīng)審核通過后,方可辦理檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)。(具體業(yè)務(wù)流程見圖1)
圖1 人事檔案轉(zhuǎn)遞業(yè)務(wù)流程圖
“一網(wǎng)通辦”的工作目標(biāo)是滿足公眾利益訴求,實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)化、整體化服務(wù)。通過改善服務(wù)體系中各部門的分工合作方式,優(yōu)化服務(wù)流程,從而提高服務(wù)的效率和質(zhì)量。一是事項(xiàng)管理的標(biāo)準(zhǔn)化。針對(duì)檔案查詢、利用和轉(zhuǎn)遞工作清單進(jìn)行梳理。首先,明確線上、線下檔案業(yè)務(wù)辦理范疇,確定在線查詢、申請(qǐng)和傳輸?shù)臋n案內(nèi)容。其次,規(guī)范各事項(xiàng)的編碼、名稱和類型,辦理的流程和時(shí)限,提交材料清單及表單內(nèi)容,并確保網(wǎng)絡(luò)公布事項(xiàng)與實(shí)際辦理時(shí)保持一致,讓用戶辦事能夠“看得清”“找的準(zhǔn)”,不斷提升“跨省通辦”的規(guī)范化服務(wù)水平。再次是服務(wù)模式標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)法律規(guī)定必須現(xiàn)場(chǎng)辦理的服務(wù)事項(xiàng),強(qiáng)化“一窗受理”,依托“收受分離”模式,采用“異地代收代辦”方式辦理。勿需到現(xiàn)場(chǎng)辦理的事項(xiàng),持續(xù)推進(jìn)線上“全程網(wǎng)辦”,為申請(qǐng)人提供線上一條龍辦結(jié)服務(wù)。最后是服務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)化。對(duì)異地通辦事項(xiàng)的預(yù)約、申請(qǐng)、受理和審批等工作進(jìn)行全流程標(biāo)準(zhǔn)化管理,為公眾提供系統(tǒng)化規(guī)范服務(wù)。
從安全管理的角度考慮,借助區(qū)塊鏈技術(shù)構(gòu)建人事電子檔案存儲(chǔ)和服務(wù)平臺(tái)。在服務(wù)過程中,首先對(duì)用戶身份進(jìn)行識(shí)別,判定其是否有訪問和使用權(quán)限,對(duì)用戶信息進(jìn)行記錄;其次,在其使用系統(tǒng)功能時(shí),將用戶請(qǐng)求利用檔案資源的目的、內(nèi)容、數(shù)量和時(shí)間等一一記錄,為后續(xù)服務(wù)提供依據(jù)。再次,對(duì)人事檔案變更采用實(shí)時(shí)或分時(shí)跟蹤,運(yùn)用區(qū)塊鏈時(shí)間戳的不可篡改特性對(duì)其進(jìn)行記錄,以保證檔案信息的安全存儲(chǔ)。
同時(shí),運(yùn)用非對(duì)稱加密技術(shù)保障檔案資料在線傳輸?shù)陌踩?。申?qǐng)人提出請(qǐng)求,系統(tǒng)進(jìn)行身份識(shí)別并簽訂協(xié)議后,通過申請(qǐng)人的公鑰進(jìn)行加密,并將信息發(fā)送給申請(qǐng)人,用戶再用私鑰對(duì)信息解密,以此保證人事檔案在線傳輸?shù)陌踩浴n案管理機(jī)構(gòu)要完善系統(tǒng)權(quán)限分配、訪問控制、安全監(jiān)控等措施,并對(duì)平臺(tái)中存儲(chǔ)的檔案信息資源進(jìn)行定期的檢查與維護(hù),確保檔案信息資源的安全和完整。
《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出,要加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè),主動(dòng)融入數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府建設(shè),推動(dòng)檔案全面納入國(guó)家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略。數(shù)字政府建設(shè)是信息時(shí)代政務(wù)改革的必由之路,是提升政府治理能力和現(xiàn)代化水平的手段之一?!耙痪W(wǎng)通辦”業(yè)務(wù)作為數(shù)字政府建設(shè)的重要舉措,在全國(guó)范圍內(nèi)開展實(shí)踐并不斷推進(jìn),檔案查詢利用服務(wù)逐步融入“一網(wǎng)通辦”服務(wù)體系,促進(jìn)檔案服務(wù)公平化、便捷化、智能化發(fā)展。
“一網(wǎng)通辦”時(shí)代,人事檔案的管理、利用和轉(zhuǎn)遞工作出現(xiàn)了新的問題和挑戰(zhàn),因此,管理部門需協(xié)同推進(jìn)一體化服務(wù)平臺(tái)建設(shè)、建立跨區(qū)域工作協(xié)作機(jī)制、優(yōu)化政務(wù)服務(wù)流程、提升檔案服務(wù)系統(tǒng)信息安全,以推動(dòng)人事檔案工作更好地服務(wù)群眾需要。