周 陽 孫健平 解婷婷

（西安石油大學，陜西 西安 710065）

項目從規(guī)劃設計、施工建設到竣工驗收需要多個主體配合，牽涉到諸多利益關系，每一個施工階段和管理環(huán)節(jié)都需要內外單位、個人之間的緊密聯(lián)系，彼此交換意見、共同商討解決問題的辦法，這些都需要在項目的全生命周期中持續(xù)進行有效溝通。為避免在項目實施過程中因溝通不到位、溝通不深入、溝通無效等導致項目工作無法順利推進，影響工期及整體效益，項目主要負責人需要制定完善的溝通管理流程、采用多樣化的溝通方式與科學的溝通方法。

一、有效溝通在項目管理中的重要性

（一）有助于項目信息的有效傳遞

項目一旦啟動就會涉及諸多事項，由于市場經(jīng)濟因素、政策因素及自然環(huán)境等都具有動態(tài)變化性，使得項目的風險也有不確定性[1]。項目負責人要總領整個項目工作，密切關注與項目有關的各類變動因素，當發(fā)現(xiàn)風險異?；蛐枰獙椖績热葑龀稣{整時，就需要及時與施工技術人員、管理人員和主管部門等進行溝通，及時準確地傳遞相關信息。通過有效溝通可以讓項目中的各方實現(xiàn)信息共享，便于項目總承包方與各分包單位、管理部門等針對當前項目建設和管理存在的風險、問題等共同探討解決方案，從而確保項目的順利推進。

（二）有助于建立良好的內外關系

項目管理是綜合性管理工作，不僅包括項目本身的施工建設，還需要構建一個良好的內外環(huán)境。內部要協(xié)調各方利益關系，充分調動人員的工作積極性，正確處理各種內部沖突與矛盾，打通內部各部門、責任方之間的隔閡，促進整體和諧。外部需要關注市場、經(jīng)濟、政策、自然環(huán)境、技術條件等各種因素，為項目的有效開展和高質量完成提供充分的資金、技術、設備等支持。這些工作都基于有效溝通，通過有效溝通促進項目內部團結穩(wěn)定，團隊成員可以更好地理解項目目標和計劃，明確各自在項目工作中的角色和職責，從而能夠更好地協(xié)調工作，確保項目按時完成；進一步明確項目技術規(guī)范和要求，從而能夠更好地滿足客戶和利益相關者的需求，提高項目質量；同時，與外部組織、單位和管理部門等建立協(xié)同管理關系，提高項目風險防控效果，并獲得更多、更好的建設與發(fā)展機會。

（三）有助于提高項目的管理成效

第一，有效溝通可以降低項目管理難度。項目經(jīng)理通過與項目各方單位及人員進行溝通、商談，讓他們全面了解項目建設的工期、技術、質量標準等具體要求，避免項目建設中出現(xiàn)標準不一、施工混亂，便于項目負責人實現(xiàn)對項目的統(tǒng)一管理。第二，有效溝通可以調動人員的積極性。項目經(jīng)理與各環(huán)節(jié)管理人員加強溝通聯(lián)系，及時了解項目各階段、各環(huán)節(jié)存在的困難與問題，征詢并采納好的意見與建議，有助于搭建一個民主、廣泛的合作平臺，從而激發(fā)全體人員的工作能動性，推進項目又快又好地開展。第三，有效溝通還可以促進相關單位建立健全項目管理機制，促使相關主體圍繞項目要求，合理組建施工隊伍、組織架構、統(tǒng)籌安排人財物及機械設備等，確保項目按期啟動并圓滿竣工。

二、項目管理中實現(xiàn)有效溝通的基本條件

在整個項目中，影響項目有效溝通的因素眾多且較為復雜，通常要確保有效溝通應滿足的基本條件包括：一是明確的溝通目標和計劃。在項目開始之前，必須確保所有人都有一個清晰的目標和計劃，并且了解各自的職責和任務，避免混亂和誤解。二是有效的溝通渠道和機制。項目管理需要建立多元化的有效溝通渠道和合理的溝通機制，溝通渠道包括上下級、平級、關聯(lián)方之間的直接或間接溝通平臺，要以制度、模式的方式來確定，確保溝通深入、信息流暢并及時、準確地傳遞到所有相關方[2]。三是良好的溝通環(huán)境。項目管理者要有積極溝通、主動交流的意識和良好態(tài)度，能夠主動與其他人員進行溝通、聯(lián)系，善于傾聽和理解，廣泛征求各方意見。四是要具有共同的文化和語言背景，在跨文化和跨語言的項目中，項目管理需要考慮到文化和語言方面的差異，采取相應的措施確保有效溝通。

三、項目管理中的主要溝通關系

（一）與上級部門的溝通

按照規(guī)定，每個二級單位上報的項目都需要交由上級主管部門進行評審，包括評審項目計劃、指標及效益等。項目管理人員需要在做好項目材料組織與匯報工作外，還要加強與上級主管單位之間的密切溝通，包括確定評審時間，根據(jù)評審意見對項目規(guī)劃設計、技術方案等進行及時調整和優(yōu)化，確保項目順利通過審核并盡快開工。

（二）與單位領導的溝通

某些重點項目涉及層面較廣，關系社會、經(jīng)濟、生態(tài)等多方面的綜合效益，要做好頂層設計、統(tǒng)籌協(xié)調、科學規(guī)劃和合理安排，有單位主要領導坐鎮(zhèn)指揮，因此，此類重點項目在實施該項目時，項目經(jīng)理應與主要領導有效溝通，遵從其指導、透徹理解規(guī)劃內涵和精神，以便于有效貫徹和執(zhí)行。

（三）與項目成員之間的溝通

項目的主要實施工作要依靠項目團隊，團隊要保持高度統(tǒng)一，默契配合，項目管理者通過與成員之間進行溝通，全面了解成員的意見、態(tài)度、思想及工作困難等信息以及項目實施過程中的技術難點、物資、人員及資金等需求信息，有針對性地進行協(xié)調、配置，增加團隊凝聚力，減少內部矛盾沖突，提高工作配合的默契程度，確保項目順利實施。

（四）與平行單位之間的溝通

大型項目通常需要多個單位共同參與，由于各單位之間的管理模式、組織架構、施工建設技術與流程要求等存在一定差異，項目管理者需要在項目實施的各階段加強與平行單位的有效溝通，明確技術標準、施工規(guī)范、項目進度等，共同制定管理制度，合理分配任務目標等，由此避免在各施工階段與管理環(huán)節(jié)出現(xiàn)信息孤島、各單位孤立施工、技術標準不統(tǒng)一的情況，促進整個項目的統(tǒng)籌推進，實現(xiàn)資源充分利用，避免重復建設節(jié)約建設與管理成本，并保證整個項目的質量。

四、項目管理中的有效溝通策略

（一）構建完善的溝通流程

健全的內部溝通流程是開展溝通工作并實現(xiàn)良好溝通效果的重要保證。項目方應結合本項目特點和自身條件，盡快搭建一個多層次、系統(tǒng)化的鏈式溝通流程，保證溝通效果。

如圖1所示，一個完整的項目管理溝通流程是由多種要素構成的綜合體，包括溝通計劃編制、信息分發(fā)、績效報告和管理收尾等幾方面內容。溝通計劃編制主要針對項目干系人，明確需要溝通的信息內容、信息需要的時間、獲取信息的渠道等。在完成溝通計劃編制后，就需要及時地進行信息發(fā)布傳遞，讓項目中的各方人員都了解相關信息，包括項目目標、要求及進度等，信息傳遞要具有針對性、有效性，需要明確傳遞對象、傳遞渠道及方式方法等內容?？冃蟾嬖陧椖繙贤ü芾碇幸舶l(fā)揮重要作用，在這一階段需要及時、全面搜集和傳播執(zhí)行信息，包括項目實施過程中的溝通狀況、項目溝通進度及項目溝通工作的發(fā)展形勢預測等[3]。最后，項目達成或因故終止后的收尾工作也需要格外重視，要對項目結果及溝通記錄進行整理，對溝通管理效果以文檔形式進行呈現(xiàn)、保存。

圖1 項目管理溝通流程圖

在項目溝通管理中，項目負責人要主動開展調查、溝通工作，定期上交溝通分析報告，關注項目溝通的主要影響因素，及時進行信息處理，合理調整溝通策略、目標與渠道等，以便于實現(xiàn)有效溝通。

（二）樹立正確的溝通態(tài)度

在影響溝通有效性的眾多因素中，溝通者的態(tài)度是一個關鍵因素，溝通者應該樹立良好的主動溝通意識，保持積極、正確的溝通態(tài)度，這將對項目管理的溝通效果產(chǎn)生重大影響。一是項目負責人在進行溝通管理的過程中需要正確定位，要放下自己的職務、地位，盡量不以領導的身份與項目成員、項目參與單位等進行溝通，要站在合作者與組織者的位置上切實關注成員、單位的實際需求，了解他們對項目的看法，采集他們的好的意見和建議。二是溝通雙方應學會換位思考，在溝通過程中項目負責人要結合對方的觀點、思維去考慮問題，充分掌握其真實想法。在此基礎上還要注意溝通的語言藝術，要以真摯的情感，帶有溫度的語言，抓住對方的需求心理和性格特點等，合理準確表達自己的想法，這樣才能增強自己溝通語言的說服力，保證溝通、交流的效果。項目負責人在與相關單位及人員溝通過程中，當雙方或多方意見不統(tǒng)一時，應該扮演好協(xié)調者角色，以促進項目順利開展、實現(xiàn)效益最大化為目標，本著求同存異的原則促進各方平等對話、和諧共處、加強協(xié)作，減少項目工作中的內部矛盾，提高工作效率及質量。

（三）運用科學的溝通方法

溝通是一種雙向的意愿表達和信息交互，溝通的目的是發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，達成思想與工作方式的共識[5]。溝通方式包括口頭與書面溝通、正式與非正式溝通、言語溝通與體語溝通、單向與雙向溝通等多種形式。其中，正式溝通有明確規(guī)定和制定的溝通形式、流程等要求，主要采用會議、報告、公告等形式，確保信息的準確、權威；非正式溝通具有靈活性和高效性的特點，一般為口頭表達、電話與社交媒體等，但存在信息不準確、傳遞不及時等問題。項目管理中的參與者應根據(jù)具體情況選擇適合的溝通方式。

在項目管理中，項目負責人可以采用多種不同的方法和途徑進行溝通，既可以是面談、書信形式，也可以通過電話、視頻、短信息、網(wǎng)絡平臺以及通過召開專題會議等形式來達到溝通目的，溝通者應該考慮到事件與問題的輕重緩急，結合溝通對象的特點等合理選擇溝通方式、方法。項目管理溝通要做到多層次、多元化。溝通層次分為上行溝通、平行溝通和下行溝通，其中上行溝通是指信息從低級到高級的傳遞方式，如項目經(jīng)理向單位上級領導、上級管理部門等匯報工作情況，征詢上級意見，表達自身看法等。上行溝通是組織中重要的溝通方式，它能夠幫助項目負責人了解、領悟上級領導想法和精神，從而更好地指導開展項目工作。在上行溝通中，項目經(jīng)理應該明確、清晰地表達自己的觀點和提出合理的建議，同時應該尊重上級的意見和決策，作為領導者也應該積極傾聽下屬的意見和反饋，及時解決問題，營造良好的工作氛圍。平行溝通是指在組織中同級之間進行的溝通，它可以幫助團隊內部密切合作，共同完成任務。在平行溝通中，應該注重雙向交流，尊重對方的意見和觀點，共同制定工作計劃和解決問題。同時，平行溝通也需要注意保密，避免把機密信息泄露給不相關的人員。下行溝通是指由上而下的溝通方式，在項目的下行溝通中，負責項目的領導應該清晰地表達自己的意圖和要求，同時要注意用易懂的語言和方式傳達信息；員工也應該認真傾聽領導的指示，及時反饋工作進展情況和存在的問題。下行溝通可以幫助組織建立更加清晰的組織結構和工作流程，提高組織的效率和協(xié)作能力[4]。

（四）重視信息追蹤與反饋

在項目管理的溝通過程中，信息追蹤和反饋是非常重要的環(huán)節(jié)。信息追蹤可以幫助項目負責人及時了解信息傳遞的情況，確認信息是否被準確傳遞，并及時發(fā)現(xiàn)和解決信息傳遞中出現(xiàn)的問題。反饋則可以讓信息發(fā)送者了解接收者對信息的理解和反應，及時糾正傳遞中的誤解和偏差。

在項目管理中，及時的信息追蹤和反饋機制會減少信息失真、誤解和不必要沖突的發(fā)生。作為項目管理者應該重視信息追蹤和反饋，建立有效的機制，包括明確責任人，要求每個溝通任務都應該對應專門的負責人，負責追蹤信息傳遞的情況，并及時反饋；明確信息傳遞的時間節(jié)點，確保信息傳遞及時、準確；明確反饋內容，項目管理者應根據(jù)接收者對信息的理解和反應以及信息傳遞中可能存在的問題提出建議。通過建立有效的信息追蹤和反饋機制，可以確保信息傳遞的準確性和及時性，提高組織的效率和協(xié)作能力。

五、結語

溝通是人際關系建設、信息傳播的重要途徑，項目溝通管理涉及多個主體、牽連多方關系，必須做到有效溝通，以化解內外部問題，構建有序、完整的項目管理環(huán)境。在具體實施中，項目方和項目負責人應起主導作用，要明晰各種關系，制定和貫徹完整的溝通流程，樹立積極的溝通態(tài)度，采用恰當?shù)臏贤ǚ绞椒椒?，并重視溝通信息追蹤和反饋等，從而實現(xiàn)預期管理目標。