金凡

摘要：國家檔案局于2023年5月29日發(fā)布的《檔案征集工作規(guī)范》（DA/T 96—2023），為規(guī)范我國檔案征集工作提供標準支撐。本文對該標準的制定背景、主要特點、基本內(nèi)容與文本特色進行解讀，并提出優(yōu)化建議。

關(guān)鍵詞：檔案征集工作 工作規(guī)范 優(yōu)化建議

Abstract： The National Archives Administration of China has issued the Specification for Archives Acquisition（DA/T 96- 2023）， which provides sup？ port for standardizing archives acquisition since May 29， 2023. This paper interprets the formulation background， main features， basic content and text features of the specification， and puts forward sug？ gestions for optimization.

Keywords： Archives acquisition work； Work specification； Optimization suggestion

2023年5月29日，國家檔案局發(fā)布了《檔案征集工作規(guī)范》（DA/T 96-2023）（以下簡稱《規(guī)范》），將于2023年12月1日正式實施?！兑?guī)范》確立了我國檔案征集的基本原則、范圍和標準，規(guī)定了檔案征集工作組織、程序的要求，適用于各級國家檔案館，其他檔案機構(gòu)參照使用。它是指導(dǎo)我國各級國家檔案館、其他檔案機構(gòu)開展檔案征集工作，進而提升檔案征集管理績效的重要標準?！兑?guī)范》的發(fā)布與即將實施，是我國檔案征集、檔案資源建設(shè)等工作科學(xué)化、標準化、現(xiàn)代化發(fā)展的必然產(chǎn)物，具有必要性與可行性。

《規(guī)范》主要用以指導(dǎo)和規(guī)范各級國家檔案館、其他檔案機構(gòu)開展檔案征集工作，以提高檔案征集工作質(zhì)量和效益，內(nèi)容涵蓋檔案征集工作的原則、范圍、標準、組織、程序，以及征集檔案的開放與利用等主要方面。檔案資源作為文化遺產(chǎn)的重要組成部分，維護其完整和安全已得到世界各國普遍認同。關(guān)于全球文化遺產(chǎn)保護和征集，主要依據(jù)以下三個國際公約：1954年5月14日各締約國簽訂于海牙的《關(guān)于發(fā)生武裝沖突時保護文化財產(chǎn)的公約》，1970年11月14日在巴黎通過的《關(guān)于禁止和防止非法進出口文化財產(chǎn)和非法轉(zhuǎn)讓其所有權(quán)的方法的公約》，以及1995年6月24日國際組織于羅馬簽署的《國際統(tǒng)一私法協(xié)會關(guān)于被盜或者非法出口文物的公約》。這些公約為有效實施本國、本地區(qū)歷史文化遺產(chǎn)保護，尤其是檔案、稀有手稿等文化遺產(chǎn)的保護和征集，提供了有力支持?！兑?guī)范》是對沒有按照規(guī)定保存在法定機構(gòu)的散存檔案、原形成國家（地區(qū)）散失到國（境）外的散失檔案及其他有關(guān)檔案，開展檔案征集工作所遵循的規(guī)范。它對于維護我國檔案資源齊全、完整、安全，具有十分重要的意義?！兑?guī)范》的發(fā)布有利于規(guī)范檔案征集活動、完善檔案征集流程、提高檔案征集工作質(zhì)量，有利于維護檔案安全，最大限度地保障檔案資源齊全完整，保存完整的國家和社會記憶?！兑?guī)范》的制定與即將實施，有著深刻的社會背景和技術(shù)背景，總體來看，其主要內(nèi)容具有突出的規(guī)范性和體系性特點。

（一）制定背景

《規(guī)范》的發(fā)布具有明顯的時代性和針對性?！吨腥A人民共和國文物保護法》《中華人民共和國非物質(zhì)文化遺產(chǎn)法》《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）等文物、檔案類文化遺產(chǎn)保護的法律和法規(guī)的頒布、實施，使維護檔案等文化遺產(chǎn)完整性和齊全性的工作，擁有了法律依據(jù)和法理支持。新《檔案法》第四條明確規(guī)定，檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，維護檔案完整與安全，便于社會各方面利用；第十七條規(guī)定，檔案館除按照國家有關(guān)規(guī)定接收移交的檔案外，還可以通過接受捐獻、購買、代存等方式收集檔案；第二十二條規(guī)定向國家捐獻重要、珍貴檔案的，國家檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定給予獎勵。與此同時，數(shù)字信息技術(shù)的飛速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，已驅(qū)動檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型，檔案部門要加強數(shù)字檔案資源完整性和安全性建設(shè)，積極推進檔案征集工作開展，確保技術(shù)賦能檔案資源價值的實現(xiàn)?？梢姡兑?guī)范》的發(fā)布和即將實施，有著良好的社會背景和技術(shù)背景。

1.社會背景

檔案作為人類活動原始、真實的歷史記錄，是人類文化遺產(chǎn)的重要組成部分，也是人類記憶的重要載體，具有重要的憑證價值和情報價值。維護和實現(xiàn)我國檔案資源齊全、完整、安全，是新《檔案法》的基本要求和檔案工作基本原則的體現(xiàn)。檔案部門要大力推進我國檔案資源建設(shè)，就需要加大對散存檔案、散失檔案和其他有關(guān)文獻的征集力度，以實現(xiàn)國家各級檔案館和其他檔案機構(gòu)館藏檔案資源數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、成分充實、結(jié)構(gòu)合理的目標，為有效維護檔案資源齊全完整安全，充分實現(xiàn)檔案資源價值打下堅實基礎(chǔ)。

國家檔案資源的齊全與安全，是保存完整的國家記憶和豐富國家檔案文化建設(shè)的重要基礎(chǔ)?！兑?guī)范》為構(gòu)建新時代完整的國家和社會記憶、拓展和豐富檔案文化資源建設(shè)，尤其是通過檔案征集、購買等方式實現(xiàn)檔案資源齊全完整，提供了重要依據(jù)。檔案部門要豐富和優(yōu)化檔案資源建設(shè)，將那些因為戰(zhàn)爭、糾紛等原因而散布于不同國家、地區(qū)、區(qū)域、機構(gòu)等的檔案資源，通過各種有效途徑和方式，如征集、購買、捐贈、復(fù)制等，逐漸達到完整和安全的狀態(tài)?！兑?guī)范》的發(fā)布，有利于檔案部門通過征集等多種形式和渠道，依標推動我國檔案資源建設(shè)。

2.技術(shù)背景

隨著國民經(jīng)濟和社會信息化建設(shè)持續(xù)深入發(fā)展，檔案資源形成、管理、開發(fā)、利用已呈現(xiàn)出多種樣態(tài)，數(shù)態(tài)檔案資源逐漸成為主流形態(tài)，這也為《規(guī)范》的發(fā)布和即將實施提供了支撐。我國正積極推進數(shù)字中國、大數(shù)據(jù)技術(shù)等數(shù)字和數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略、實施計劃，為各級國家檔案館和其他檔案機構(gòu)開展檔案征集工作、加強檔案資源建設(shè)，提供良好數(shù)字環(huán)境。各級國家檔案館和其他檔案機構(gòu)正在實施和全力推進數(shù)字轉(zhuǎn)型、實施數(shù)據(jù)戰(zhàn)略，推進檔案資源收集、征集、管理、開發(fā)、利用工作，推動檔案工作邁向“高質(zhì)量”“數(shù)字化”的發(fā)展道路。

在新技術(shù)背景下，檔案工作要創(chuàng)新發(fā)展就需要依靠新理念、借助新技術(shù)、運用新方法，順勢而為推進數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級；要不斷提升各級國家檔案館和其他檔案機構(gòu)的數(shù)字檔案資源建設(shè)內(nèi)涵和品質(zhì)，尤其要加強檔案資源的安全建設(shè)。要實現(xiàn)檔案資源的齊全完整，就需要拓寬檔案收集、征集、購買、捐贈等渠道，規(guī)范散失檔案與散存檔案、檔案原件與檔案復(fù)制件、模態(tài)復(fù)制件與數(shù)態(tài)復(fù)制件等的收集、征集工作，這是當(dāng)前數(shù)字時代對檔案資源建設(shè)的新要求。

（二）主要特點

《規(guī)范》的主要內(nèi)容涵蓋檔案征集工作總體要求、工作組織、一般流程，具有體系性和規(guī)范性特點。

1.體系性

《規(guī)范》與相關(guān)國家法律法規(guī)、國家標準、檔案行業(yè)標準等共同構(gòu)成有機體系，體系性特點突出。例如，《規(guī)范》在“術(shù)語和定義”章節(jié)中，參照和引用相關(guān)國家法律法規(guī)、國家標準、檔案行業(yè)標準，主要涉及《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1—2000）、《照片檔案管理規(guī)范》（GB/T 11821—2002）、《錄音錄像檔案管理規(guī)范》（DA/ T 78—2019）、《中華人民共和國民法典》（2020年5月28日）等有關(guān)內(nèi)容。此外，《規(guī)范》充分尊重各級國家檔案館、其他檔案機構(gòu)檔案征集工作實際，從維護和保障檔案齊全完整安全、實現(xiàn)檔案有效利用的目標出發(fā)，密切關(guān)注與檔案征集活動緊密聯(lián)系的相關(guān)方要求與期望。例如，“5征集范圍”“6征集標準”“7征集工作組織”“8征集工作程序”“9征集檔案的開放與利用”等章節(jié)內(nèi)容，依照“收管存用”依次展開，并遵從文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論，以實現(xiàn)從文件形成到檔案化管理和開發(fā)利用一體化管理目標，進一步豐富和規(guī)范檔案資源建設(shè)。

2.規(guī)范性

《規(guī)范》從檔案征集工作的范圍、規(guī)范性引用文件、術(shù)語和定義、基本原則、征集范圍、征集標準、征集工作組織、征集工作程序、征集檔案的開放與利用、附錄等方面，規(guī)定了檔案征集工作的基本原則、一般流程、適用范圍和要求，規(guī)范性特點明顯。例如，在“8征集工作程序”中，“8.1征集調(diào)查”規(guī)定了調(diào)查征集檔案的類型、數(shù)量、完整程度和保管情況，對征集檔案的來源、權(quán)屬及是否符合征集范圍等情況作出結(jié)論，這是對征集檔案相關(guān)屬性的限定和規(guī)范，有利于確定征集檔案的價值和效用。在“8.2專家鑒定”中規(guī)定了專家鑒定組內(nèi)有不少于3名相應(yīng)專業(yè)領(lǐng)域的專家，對征集檔案的真?zhèn)?、價值及估價進行鑒定評估，出具明確、一致的專家鑒定意見書，并對檔案題名、檔案數(shù)量、檔案類型、完整程度、檔案來源、檔案真?zhèn)?、鑒定情況、估價等具體內(nèi)容進行規(guī)范，尊重并保證鑒定專家在檔案征集活動過程中發(fā)揮智囊團作用，保障檔案征集工作科學(xué)、合理、經(jīng)濟、高效，防范和降低檔案征集工作風(fēng)險。這種針對檔案征集工作流程和環(huán)節(jié)所采取的規(guī)制措施，也體現(xiàn)了規(guī)范性特點。

又如，在“8.3以接受捐獻方式征集檔案”中，規(guī)定了“8.4.1確定購買方案”“8.4.2協(xié)商與競拍”“8.4.3實施購買”等一般流程和環(huán)節(jié)，在不同環(huán)節(jié)中對不同要求進行具體規(guī)范；在“8.4.1確定購買方案”中，規(guī)定購買方式、征集方案所包含的內(nèi)容，即購買檔案的類型、數(shù)量、完整程度、保管情況、著作權(quán)（詳細注明存在特定期限或只獲得部分著作權(quán)的情形）、估價、出售者身份、特殊約定、經(jīng)費預(yù)算等，這些限定性的具體措施和要求，有利于《規(guī)范》的落地和實施。

《規(guī)范》作為我國檔案征集工作的標準，其確立了檔案征集的基本原則、范圍、標準，規(guī)定了檔案征集工作組織、程序的要求，在實施檔案征集工作過程控制、提高檔案征集工作質(zhì)量和效益等方面，起到重要作用。從主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)上看，文件生命周期理論和檔案治理理念貫穿始終，使得《規(guī)范》在理論和實踐層面都能夠取到良好效果。主要內(nèi)容見表1。

（一）文件生命周期理論為本標準提供堅實基礎(chǔ)

文件生命周期理論認為，文件從生成到最后處置是一個完整的運動過程，文件在業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生，經(jīng)過歸檔環(huán)節(jié)實現(xiàn)對文件的檔案化管理和開發(fā)利用。從全生命周期理論來審視檔案征集工作，就能看出文件生命周期運動對于檔案管理活動，尤其是收集和征集活動的重要性。檔案源于人類社會活動，是社會活動的原始歷史記錄，從根本上看，各級國家檔案館、其他檔案機構(gòu)管理的檔案資源數(shù)量和質(zhì)量，取決于檔案收集、征集、歸檔等活動的科學(xué)開展。檔案機構(gòu)需要豐富館藏資源，對檔案征集工作進行有效管理和控制，這有利于提高檔案資源豐碩度，也有利于構(gòu)建多維多元的檔案管理和服務(wù)體系。檔案征集工作是文件生命周期運動的重要環(huán)節(jié)，是實現(xiàn)文件檔案化管理的重要前提?？茖W(xué)有效的檔案征集工作，能夠彌補常規(guī)檔案收集途徑和方式的不足，更好實現(xiàn)覆蓋文件生命周期的檔案資源數(shù)量充分、質(zhì)量優(yōu)化、安全可靠的目標，以滿足檔案管理和檔案利用的更高要求。

為規(guī)范檔案征集工作，保障文件生命周期中檔案管理質(zhì)量和管理效益，《規(guī)范》主要內(nèi)容和總體框架遵循文件生命周期運動的整體性和階段性。檔案從形成到收集、征集、歸檔、整理、保管、開發(fā)、利用等環(huán)節(jié)，經(jīng)歷了完整的文件生命周期，這些環(huán)節(jié)和過程通過“接口”將輸入和輸出緊密關(guān)聯(lián)在一起，形成復(fù)雜的檔案管理體系?！兑?guī)范》主要圍繞文件生命周期中檔案征集工作要求，明確檔案征集工作具體規(guī)范，以有效規(guī)制各級國家檔案館、其他檔案機構(gòu)檔案征集工作，保障檔案資源豐碩度和完整性，實現(xiàn)檔案安全管理和有效利用的目標。

（二）檔案治理理念為本標準提供現(xiàn)實指引

與傳統(tǒng)檔案管理模式不同，現(xiàn)代檔案治理模式突出強調(diào)檔案主體多元化、客體復(fù)雜化、工具綜合化、過程協(xié)調(diào)化，通過建立健全檔案治理體制和機制，實現(xiàn)檔案工作高質(zhì)量發(fā)展和安全發(fā)展。檔案治理理念為貫穿整個文件生命周期的全過程治理提供支持，也為《規(guī)范》提供現(xiàn)實指引，有利于實現(xiàn)檔案資源齊全完整安全，便于充分實現(xiàn)檔案價值。例如，《規(guī)范》“4.1依法依規(guī)”規(guī)定，依法依規(guī)開展散存檔案、散失檔案征集工作，保障檔案安全、維護各方合法權(quán)益，是做好檔案征集工作的前提。該規(guī)定是檔案主體多元化治理理念在檔案征集工作中的體現(xiàn)，要關(guān)注和處理好與檔案征集工作密切關(guān)聯(lián)的利益相關(guān)方要求和期望，平衡并滿足他們之間的利益訴求，處理好公與私、整體與部分、歷史與現(xiàn)實等因素之間的關(guān)系。與此同時，《規(guī)范》涉及部分法律法規(guī)，包括新《檔案法》《中華人民共和國民法典》《中華人民共和國著作權(quán)法》等，在檔案征集工作中不僅要遵從本標準要求，還要遵守上述法律法規(guī)要求。這種綜合化治理工具的運用，都是檔案治理理念在《規(guī)范》中的應(yīng)用和體現(xiàn)。

檔案治理理念還體現(xiàn)在檔案征集工作組織和程序中。如“7征集工作組織”中“7.2組建專家隊伍”規(guī)定，應(yīng)從檔案、圖書、歷史、文博工作及其他相關(guān)領(lǐng)域聘請有鑒定評估工作經(jīng)驗的專家，組建征集檔案鑒定專家?guī)?，并根?jù)征集檔案特點選取相關(guān)專家，組成檔案鑒定專家組，開展鑒定評估工作；而在檔案征集工作隊伍的建設(shè)中，由于主要涉及人員來自不同專業(yè)、領(lǐng)域，具有不同的資歷，這種主體多元化的構(gòu)成，更能充分發(fā)揮征集工作隊伍和專家組在實施征集評審工作、方案優(yōu)化等方面的優(yōu)勢。在“8征集工作程序”中規(guī)定檔案征集工作的過程要求，如“8.1征集調(diào)查”“8.2專家鑒定”及區(qū)分不同征集類型等，這種過程協(xié)調(diào)化的治理理念在檔案征集工作中，就是要區(qū)分不同過程和活動，并依據(jù)它們的相互關(guān)系，通過串聯(lián)、并聯(lián)、混合等不同方式，形成高效集成的檔案征集工作過程和活動集合?？梢姡瑱n案治理理念為《規(guī)范》制定提供現(xiàn)實指引，便于檔案征集工作依法、依規(guī)、依標開展，增強檔案征集工作的有效性和科學(xué)性。

《規(guī)范》的主要內(nèi)容和結(jié)構(gòu)較為簡潔，包括9個章節(jié)、3個附錄（附錄A、B、C）和參考文獻?！?術(shù)語和定義”中，存在部分術(shù)語和定義界定不夠確切的情形。例如，“3.5鑒定appraisal”為對檔案的真?zhèn)巍r值、價格等進行判定評估的過程，而對比《檔案工作基本術(shù)語》（DA/T 1—2000）中“4.1鑒定appraisal”為判定檔案（2. 1）真?zhèn)魏蛢r值的過程?！兑?guī)范》將“價格”等因素也作為鑒定所關(guān)注的對象屬性，而“價格”是具體的、可以計量的，與抽象的“價值”并列在一起，無疑增加了各級國家檔案館、其他檔案機構(gòu)在檔案征集過程中的操作難度；尤其是很多散存檔案、散失檔案價值巨大，很難以“價格”形式進行判定評估，進而影響檔案鑒定工作和檔案征集工作的開展。此外，《規(guī)范》的術(shù)語和定義還存在數(shù)量不足的情況，隨著數(shù)字環(huán)境的形成和電子檔案的大量產(chǎn)生、積累，檔案資源形態(tài)發(fā)生了很大變化，已由單純模擬態(tài)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟M態(tài)和數(shù)字態(tài)、數(shù)據(jù)態(tài)共存的復(fù)合形態(tài)，這些數(shù)字態(tài)和數(shù)據(jù)態(tài)的電子檔案，應(yīng)成為檔案征集工作重點關(guān)注對象，建議在本標準中，增加“電子檔案electronic archives”這一定義，以應(yīng)對當(dāng)前和今后較長時期在檔案征集工作中所面臨的現(xiàn)實問題。

《規(guī)范》與《電子檔案證據(jù)效力維護規(guī)范》（DA/T 97—2023）、《電子檔案移交接收操作規(guī)程》（DA/T 93—2022）等標準一起，作為較新發(fā)布、實施的檔案行業(yè)系列標準，應(yīng)置于國家信息化、檔案信息化等標準體系建設(shè)總體框架下，進行科學(xué)規(guī)劃、統(tǒng)籌安排，避免出現(xiàn)標準“游離”現(xiàn)象，以使得體系更優(yōu)化、運行更規(guī)范。在當(dāng)前，新一代數(shù)字信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等與檔案資源建設(shè)不斷融合，《規(guī)范》應(yīng)對這一趨勢進行積極回應(yīng)，因此在框架結(jié)構(gòu)和內(nèi)容安排上，要突出檔案資源與其他數(shù)字資源的互滲和共融理念，并落實在《規(guī)范》之中。

總之，作為規(guī)范我國檔案征集工作的檔案行業(yè)標準，《規(guī)范》的發(fā)布與即將實施，能夠有效推進各級國家檔案館、其他檔案機構(gòu)開展檔案征集工作，有利于加強對散失檔案、散存檔案征集工作的科學(xué)管理，維護檔案齊全完整安全，更好實現(xiàn)檔案資源價值、充分發(fā)揮檔案資源作用。

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作者單位：中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院