林潔文　梁常杰　劉賢旭

高水平高職院校和專業(yè)建設(shè)計(jì)劃是我國(guó)高職院校建設(shè)的一大重要舉措，教育部等多個(gè)部委多次發(fā)文、出臺(tái)政策、出資建設(shè)。檔案是記錄學(xué)校發(fā)展過(guò)程的資料集合，既是過(guò)往事件的再現(xiàn)，也是發(fā)展歷史的傳承，在“雙高”計(jì)劃的申報(bào)、建設(shè)以及成果檢驗(yàn)過(guò)程中提供資源支撐，在提升內(nèi)涵建設(shè)和特色優(yōu)勢(shì)展示過(guò)程中提供決策依據(jù)。因此，檔案管理以及檔案的利用對(duì)專業(yè)群建設(shè)推進(jìn)和建設(shè)成效具有重要的導(dǎo)向性作用和支撐作用。

廣東省高職院校中14所入選國(guó)家“雙高”計(jì)劃，16所為省級(jí)建設(shè)單位，15所為省級(jí)培育單位。在14所國(guó)家級(jí)和31所省級(jí)建設(shè)院校中，檢索到廣東東華職業(yè)技術(shù)學(xué)院設(shè)立檔案室，廣東食品藥品職業(yè)學(xué)院設(shè)立雙高計(jì)劃建設(shè)辦公室，大部分院校是采取掛靠、隸屬、附屬的形式在學(xué)校的辦公室、教學(xué)督導(dǎo)處、發(fā)展規(guī)劃處、質(zhì)量辦、職業(yè)教育研究所、圖書館等職能部門（各校機(jī)構(gòu)名稱有差異），和二級(jí)學(xué)院共同承擔(dān)檔案收集管理職能，未單獨(dú)設(shè)立檔案管理部門，二級(jí)學(xué)院是專業(yè)群建設(shè)和檔案資料提供、管理與應(yīng)用的主體。廣東科貿(mào)職業(yè)學(xué)院是省域高水平高等職業(yè)院校建設(shè)單位，筆者結(jié)合自身工作崗位，試圖分析二級(jí)學(xué)院檔案管理中存在的問(wèn)題并提出優(yōu)化建議，為高水平專業(yè)群的建設(shè)推進(jìn)提供助力。

一、目前檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.檔案管理工作定位模糊

大部分院校缺乏專職機(jī)構(gòu)與專職隊(duì)伍開(kāi)展檔案管理工作，工作的職能及材料分散在各個(gè)二級(jí)部門，以接收佐證材料、編制目錄、存檔等被動(dòng)工作為主，檔案資料的功能缺乏分析定位，資料表現(xiàn)形式單一乃至唯一，工作執(zhí)行人員在檔案工作中的角色定位不清晰，檔案管理工作整體上不受重視。

2.檔案資源缺乏系統(tǒng)整理

隨著二級(jí)管理機(jī)制的建立，以專業(yè)群為基礎(chǔ)的二級(jí)學(xué)院權(quán)責(zé)擴(kuò)大，工作內(nèi)容涵蓋專業(yè)群建設(shè)的團(tuán)隊(duì)建設(shè)、教學(xué)、科研、校企合作、社會(huì)服務(wù)、國(guó)際化等全方面建設(shè)內(nèi)容。檔案資料來(lái)源五花八門，類型繁雜，資料完整性要求各有不同，容易造成管理上的缺失，表現(xiàn)出一般性檔案信息齊全，而專業(yè)性、專題性及延展性檔案參差不齊，文本類檔案較多，音視頻等電子檔案較少等檔案結(jié)構(gòu)問(wèn)題。

3.檔案資料不能提供增值服務(wù)

目前資料以登記、存儲(chǔ)和目錄編制為主，重視檔案資料收集、備份，輕視管理、利用，信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化程度低，造成資料沉默保管，檢索效率低，同時(shí)資料在不同角度提交帶來(lái)重復(fù)提交、版本更迭、資料缺乏成套性等實(shí)際問(wèn)題。另外，檔案資料的價(jià)值除了佐證外，還在于資料信息的解讀利用，但沉默保管、版本變更和成套性缺乏直接降低了資料解讀的可行性和信任度。

4.檔案資料提供源頭積極性不足

專業(yè)群建設(shè)過(guò)程的佐證主要為專業(yè)群發(fā)展中承辦的各類建設(shè)任務(wù)、指標(biāo)完成情況和成果證明，一般可以分為公共集體項(xiàng)目、個(gè)人項(xiàng)目和外圍單位認(rèn)可三類。公共集體項(xiàng)目涉及面廣，佐證材料的豐富和系統(tǒng)性較難保障，個(gè)人項(xiàng)目和外圍單位認(rèn)可的佐證與檔案管理之間是單向協(xié)助，檔案管理對(duì)個(gè)人較少產(chǎn)生直接效益，外圍單位認(rèn)可的佐證同樣缺乏收集整理的主觀能動(dòng)性。三類項(xiàng)目佐證資料的收集客觀上都存在積極性不足的狀況。

二、檔案管理工作問(wèn)題起源分析

1.檔案記錄形式升級(jí)

伴隨信息技術(shù)發(fā)展，檔案材質(zhì)從實(shí)物到電子存儲(chǔ)到網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，檔案形式從紙質(zhì)到音視頻到數(shù)據(jù)庫(kù)，資料記錄形式日益多樣化；檔案功能從單一佐證到大數(shù)據(jù)綜合表達(dá)，日趨復(fù)雜，增加了檔案搜集的寬度，提高了管理難度。

2.檔案管理配套建設(shè)不足

檔案資料類型繁多，索取應(yīng)用檔案資料的單位或部門各有不同，同時(shí)保密分發(fā)級(jí)別亦有差異。因此檔案資料管理成為復(fù)雜繁瑣的系統(tǒng)性工作，需要充足的資源投入，并且需要較高的信息化才能應(yīng)對(duì)當(dāng)前檔案管理需求。目前大多數(shù)高職院校在資金、軟硬件方面投入檔案管理的較少，缺乏獨(dú)立安全的管理平臺(tái)。

3.檔案管理機(jī)制不成熟

高職院校受到黨和政府、行業(yè)越來(lái)越多的關(guān)注和支持，政策支持、辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)形式等日新月異，發(fā)展速度快，伴隨著與檔案管理相關(guān)的沉淀不足，表現(xiàn)在制度建設(shè)、部門設(shè)置、隊(duì)伍配置等方面，較多的院校檔案管理制度陳舊，檔案存放分散在校內(nèi)各部門各層次，工作人員由秘書或者教師兼任，缺乏檔案管理的專業(yè)知識(shí)背景能力和專業(yè)訓(xùn)練，造成資料零散遺漏和查詢不便。

三、成熟的檔案管理作用

1.支撐院校建設(shè)

支撐院校建設(shè)是檔案資料佐證存在的首要目的。成熟的檔案系統(tǒng)可以全面地輔助院校治理，快速提供項(xiàng)目申報(bào)佐證材料，發(fā)揮專業(yè)發(fā)展助推劑的作用。

2.預(yù)測(cè)和指導(dǎo)檔案資料整理方向

雙高計(jì)劃建設(shè)院校、專業(yè)群等重大任務(wù)涉及面廣，指標(biāo)體系復(fù)雜，所要求的檔案內(nèi)容相應(yīng)的深度、廣度要求較高，應(yīng)匹配建設(shè)成熟的檔案系統(tǒng)，模塊設(shè)置清晰，資料豐富程度和缺失程度一目了然，便于及時(shí)歸檔，索取資料和應(yīng)用資料的職能部門依據(jù)檔案系統(tǒng)狀態(tài)即可針對(duì)性加強(qiáng)整理，做到有的放矢并提升佐證質(zhì)量，提升工作效率。

3.支撐資料利用

檔案資料的利用目前較多停留在被動(dòng)佐證層次，資料信息價(jià)值未得到充分的整理，沒(méi)有相互關(guān)聯(lián)。如何對(duì)歷年積累的材料數(shù)據(jù)進(jìn)行分類歸檔、標(biāo)準(zhǔn)化加工整理，并結(jié)合院校歷史、專業(yè)定位開(kāi)展相關(guān)性分析，目前較多在各部門自發(fā)狀態(tài)下進(jìn)行，檔案資料的深層次數(shù)據(jù)挖掘有待強(qiáng)化。

四、檔案管理優(yōu)化建議

合理歸類整合利用檔案，可以鮮明呈現(xiàn)專業(yè)發(fā)展的歷史積淀和專業(yè)建設(shè)的前瞻性，并支撐院校專業(yè)的管理和發(fā)展，因此，加強(qiáng)檔案管理建設(shè)非常有必要。筆者依據(jù)自身工作的理解和現(xiàn)狀，提出以下建議。

1.健全檔案管理機(jī)制

檔案來(lái)源五花八門，呈現(xiàn)形式多種多樣，因此，檔案管理制度相應(yīng)要及時(shí)更新，適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需求和檔案資料自身的進(jìn)步，明確檔案管理主體、管理層級(jí)、安全保密措施，明確資料提供的責(zé)任義務(wù)，明確管理人員的職業(yè)和能力要求，同時(shí)應(yīng)有相應(yīng)的激勵(lì)方式，鼓勵(lì)檔案管理人員積極從學(xué)校層面思考檔案系統(tǒng)的發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，了解重大項(xiàng)目的檔案利用需求，鼓勵(lì)廣大教職工積極參與整理，記錄日常工作，保障資料來(lái)源的穩(wěn)定和質(zhì)量，擴(kuò)充資料的收集路徑和呈現(xiàn)形式，為高效、人性化、現(xiàn)代化檔案管理鋪平道路。

2.建設(shè)檔案管理平臺(tái)，開(kāi)展二次加工

隨著存儲(chǔ)硬件、云端、大數(shù)據(jù)等技術(shù)發(fā)展，軟件平臺(tái)已經(jīng)能夠支撐檔案管理信息化和精細(xì)化。檔案管理可以依托平臺(tái)開(kāi)展資料歸類合并、關(guān)聯(lián)分析等處理工作，實(shí)現(xiàn)資料信息的多用途，具體應(yīng)用上既可以按層次、專業(yè)的分類應(yīng)用，也可以跨領(lǐng)域跨部門整合應(yīng)用，可以采取結(jié)果導(dǎo)向，結(jié)合院系或者專業(yè)特點(diǎn)，構(gòu)建相應(yīng)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)或特色子庫(kù)，從而靈活、充分、全面地使用檔案資料，充分發(fā)揮其價(jià)值所在。

3.提升檔案管理業(yè)務(wù)能力

一方面，檔案原始資料是否規(guī)范直接影響檔案分類和檢索，影響資料管理和共享的實(shí)用性、便利性，但源數(shù)據(jù)主要來(lái)自基層教師或行政部門科員，大多數(shù)教職工缺乏對(duì)資料標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范性的訓(xùn)練；另一方面，檔案管理人員通常為秘書兼任，檔案管理及檔案平臺(tái)應(yīng)用能力不足，資料價(jià)值深度發(fā)掘無(wú)從談起，難以支持檔案管理的高效率高價(jià)值運(yùn)作。

4.提倡檔案主動(dòng)服務(wù)

檔案資料價(jià)值不僅僅在于佐證單一事件，更應(yīng)優(yōu)化資料之間的邏輯，互相支撐，產(chǎn)生“1+1>2”的效應(yīng)，因此檔案在收集整理后還應(yīng)研究資料的使用，包括資料索引、關(guān)鍵詞等查閱工具的匹配，面向各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、工作人員、教師、學(xué)生分配資料索取、復(fù)印、批閱等權(quán)限，依據(jù)資料的存儲(chǔ)形式提供線上線下服務(wù)，資金技術(shù)允許的條件下開(kāi)通定制推送等管家服務(wù)，提高檔案服務(wù)的便利性、覆蓋面和效率效果。

五、結(jié)語(yǔ)

隨著高職院校專業(yè)群建設(shè)推進(jìn)如火如荼，相應(yīng)的檔案管理工作的要求不斷提高。但高職院校的檔案管理在機(jī)制建設(shè)、軟硬件支撐、管理服務(wù)能力和意識(shí)等方面尚未及時(shí)更新。檔案管理人員應(yīng)提高站位，積極融入學(xué)校發(fā)展建設(shè)規(guī)劃，充分理解專業(yè)群等重大項(xiàng)目檔案利用需求，提升業(yè)務(wù)能力，利用技術(shù)手段發(fā)掘檔案深層次價(jià)值，優(yōu)化檔案信息服務(wù)，從檔案角度推進(jìn)專業(yè)群等重大項(xiàng)目建設(shè)，服務(wù)學(xué)校事業(yè)發(fā)展。

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[基金項(xiàng)目：高水平專業(yè)群建設(shè)背景下教學(xué)秘書工作創(chuàng)新研究與實(shí)踐，項(xiàng)目編號(hào)GDKM2021-53。]

責(zé)任編輯 陳春陽(yáng)