鄢 敏

（作者單位：農(nóng)業(yè)農(nóng)村部機關(guān)服務(wù)局）

一、研究背景

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，電子商務(wù)成為經(jīng)濟發(fā)展的重要組成部分，電子發(fā)票作為其中的一種新型發(fā)票形式，已經(jīng)逐漸普及，并逐漸替代了傳統(tǒng)紙質(zhì)發(fā)票。電子發(fā)票相比紙質(zhì)發(fā)票，具有節(jié)省時間、降低成本、便于管理等優(yōu)點。同時，也提高了發(fā)票的可信度和可追溯性。發(fā)票電子化是我國財稅信息化改革的基礎(chǔ)，電子發(fā)票的推廣與運用對提升財務(wù)信息化、大數(shù)據(jù)化發(fā)展水平起著不可替代的作用。電子發(fā)票歸檔問題一直是財政、稅務(wù)部門和企事業(yè)單位關(guān)注的焦點。2012 年以來，相關(guān)主管部門相繼出臺多項管理規(guī)定，對電子發(fā)票歸檔工作提出了要求[1]。

二、電子發(fā)票歸檔的重要性

（一）電子發(fā)票歸檔有助于合法合規(guī)經(jīng)營

根據(jù)稅法規(guī)定，企事業(yè)單位在開具發(fā)票后需要進行嚴(yán)格的發(fā)票管理。如果企事業(yè)單位不能及時歸檔和保存發(fā)票，那么在稅務(wù)部門的稽查中，就會面臨罰款或其他處罰。如果企事業(yè)單位采用電子發(fā)票，那么歸檔和保存就變得更加方便快捷。這樣不僅可以為單位的合法合規(guī)經(jīng)營提供有效保障，還可以避免不必要的罰款。

（二）電子發(fā)票歸檔有助于實現(xiàn)高效的財務(wù)管理

如果企事業(yè)單位不能及時、準(zhǔn)確地進行發(fā)票管理，那么就會導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)的混亂和不準(zhǔn)確，這嚴(yán)重影響企事業(yè)單位的財務(wù)決策和管理效率。采用電子發(fā)票并進行歸檔，企事業(yè)單位可以通過電子發(fā)票歸檔系統(tǒng)實時查詢、統(tǒng)計和分析財務(wù)數(shù)據(jù)，可以使財務(wù)管理更加高效、精確和及時，更好地制定財務(wù)計劃和決策。

（三）電子發(fā)票歸檔有助于更好地保護自身利益

在商業(yè)交易中，可能會出現(xiàn)各種爭議和糾紛。如果企事業(yè)單位沒有及時、準(zhǔn)確地保存電子發(fā)票，那么就可能會在爭議和糾紛中處于劣勢地位。采用電子發(fā)票并歸檔，企事業(yè)單位可以通過電子發(fā)票歸檔系統(tǒng)查詢、打印、傳輸和存檔電子發(fā)票，提高自身的證據(jù)力和處理爭議的效率，可以更好地保護自身利益。

（四）電子發(fā)票歸檔可以提高企事業(yè)單位的運營效率

對于企事業(yè)單位來說，電子發(fā)票可以減少勞動力成本、縮短結(jié)算周期、降低出錯率等優(yōu)點。但是，如果企事業(yè)單位沒有對電子發(fā)票進行及時、準(zhǔn)確的歸檔管理，將會給自身的日常運營帶來極大的不便。例如，企事業(yè)單位需要對某筆交易進行核對時，如果無法及時查找到相關(guān)的電子發(fā)票，就可能耗費大量的時間和精力。而對于已經(jīng)歸檔的電子發(fā)票，企事業(yè)單位可以通過管理信息系統(tǒng)，快速地進行檢索，大大提高了運營效率。此外，從紙質(zhì)發(fā)票逐步過渡使用電子發(fā)票后，可以減少紙張消耗以及紙質(zhì)檔案占用的空間，并減少運營成本，提升運營效率。

（五）電子發(fā)票歸檔可以提高企事業(yè)單位的信息安全水平

電子發(fā)票是企事業(yè)單位的財務(wù)信息，涉及商業(yè)機密和隱私。如果企事業(yè)單位沒有對電子發(fā)票進行科學(xué)合理的歸檔管理，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露和篡改等安全問題。例如，黑客入侵系統(tǒng)后，可能會篡改財務(wù)信息，給單位帶來巨大的經(jīng)濟損失。而對于已經(jīng)進行了安全歸檔的電子發(fā)票，企事業(yè)單位可以采取多重保護措施，保證數(shù)據(jù)的安全性和可靠性[2]。

三、電子發(fā)票歸檔存在的問題

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票相比，電子發(fā)票具有方便快捷、環(huán)保節(jié)能、易于管理等優(yōu)勢，可以有效降低企事業(yè)單位的成本，提高財務(wù)管理的效率。然而，隨著電子發(fā)票的普及和應(yīng)用，也出現(xiàn)了一些問題，需要認(rèn)真研究并加以解決。

（一）歸檔標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

歸檔是指將電子發(fā)票進行保存和備份的過程，是財務(wù)管理中非常重要的一環(huán)。目前，不同的國家和地區(qū)對于電子發(fā)票歸檔的要求和標(biāo)準(zhǔn)不盡相同。一些國家要求企業(yè)單位必須保存電子發(fā)票原始數(shù)據(jù)，包括發(fā)票內(nèi)容、發(fā)票號碼、開票日期等信息，并且要求數(shù)據(jù)必須以特定的格式進行存儲和傳輸。而在另一些國家，則可能只要求保存發(fā)票的電子副本或者彩色掃描件。此外，即使在同一地區(qū)，也可能存在不同的歸檔標(biāo)準(zhǔn)。例如，我國國家稅務(wù)總局規(guī)定企事業(yè)單位需要將電子發(fā)票原始數(shù)據(jù)和彩色掃描件進行歸檔保存，但具體的保存期限、保存方式、數(shù)據(jù)格式等方面并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對于如何實施電子發(fā)票采集、查重、驗真、報銷入賬和歸檔等具體操作細(xì)節(jié)性的問題也一直缺乏規(guī)范性的具體規(guī)定，這導(dǎo)致不同的企事業(yè)單位在進行電子發(fā)票歸檔時可能會有所差異。這種不一致性給企事業(yè)單位在日常操作和財務(wù)管理中帶來了一定的挑戰(zhàn)，需要積極應(yīng)對和解決。

（二）歸檔時間過長

對于一些大型企事業(yè)單位和復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程，需要處理的電子發(fā)票數(shù)量龐大，而且需要分類、整理和歸檔的信息也比較多，因此需要耗費大量的時間和精力來完成這項工作。此外，如果企事業(yè)單位的管理不夠規(guī)范（如員工缺乏規(guī)范的操作流程和標(biāo)準(zhǔn)，或者企事業(yè)單位的信息系統(tǒng)和軟件不夠完善），那么歸檔時間就會更長。電子發(fā)票歸檔需要通過專門的軟件進行，對于一些規(guī)模較小或沒有專業(yè)人員管理的企事業(yè)單位，會導(dǎo)致管理和經(jīng)營成本增加，許多單位采取保存一套電子發(fā)票、打印一套紙質(zhì)發(fā)票報銷的方式歸檔，一定程度上影響歸檔效率，使得電子發(fā)票的優(yōu)勢很難體現(xiàn)出來。

（三）歸檔方式不規(guī)范

許多企事業(yè)單位在歸檔時存在一些不規(guī)范的行為。首先，歸檔的規(guī)則不統(tǒng)一，即不同的人或不同的部門在歸檔時采用的規(guī)則不一致。這種情況下，同一份文件可能會被放置在不同的位置，或者相似的文件會被分別存放在不同的文件夾中，導(dǎo)致查找和使用困難。其次，歸檔的方式不規(guī)范，即沒有按照一定的順序進行整理和分類，使得文件的順序混亂，無法快速定位和檢索。最后，歸檔的內(nèi)容不規(guī)范，即存儲的文件或數(shù)據(jù)沒有被清晰地標(biāo)識或者命名，或者沒有按照時間、地點、人物等規(guī)則進行分類，電子發(fā)票原數(shù)據(jù)缺失等，導(dǎo)致信息的獲取和利用不便。

（四）存在安全隱患

電子發(fā)票在填開、采集、查重、驗真、報銷入賬和歸檔等工作流程中，依托互聯(lián)網(wǎng)進行，需要提取、傳送大量的電子發(fā)票信息，包含企事業(yè)單位很多的商業(yè)信息，有大量的核心數(shù)據(jù)，一旦發(fā)生非授權(quán)訪問或信息被攔截、竊取，就有可能泄露商業(yè)秘密，給單位信息安全帶來巨大隱患。一些不法分子通過攻擊、干擾網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)傳播病毒，也會給單位增加安全風(fēng)險。此外，目前大部分單位將電子發(fā)票打印出來報銷入賬，如果有個人或單位對發(fā)票信息進行篡改或偽造電子發(fā)票，再打印出來進行報銷，財務(wù)人員一旦比對疏忽，或比對技術(shù)落后，就會造成虛假發(fā)票報銷入賬的情況出現(xiàn)，嚴(yán)重影響單位財務(wù)核算秩序，也對電子發(fā)票報銷入賬工作的順利實施造成影響[3]。

四、電子發(fā)票歸檔優(yōu)化路徑

（一）建立統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)

由于各地區(qū)電子發(fā)票歸檔標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，造成企事業(yè)單位間互相不兼容的情況。因此，建立一個統(tǒng)一的電子發(fā)票歸檔標(biāo)準(zhǔn)顯得尤為重要。

1.文件格式標(biāo)準(zhǔn)化

在電子發(fā)票歸檔過程中，首先需要考慮的是文件格式的標(biāo)準(zhǔn)化。為了確保電子發(fā)票在不同的平臺、系統(tǒng)之間的互相兼容和傳輸?shù)目煽啃?，需要統(tǒng)一規(guī)定電子發(fā)票的文件格式。建議使用現(xiàn)有的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)格式，如PDF、XML 等。

2.電子發(fā)票存儲規(guī)范

電子發(fā)票存儲規(guī)范包括存儲的位置、存儲的方式、存儲的時間、存儲的安全性等多個方面。首先，存儲的位置應(yīng)該是固定的，可以是企事業(yè)單位內(nèi)部的某個文件夾，也可以是企事業(yè)單位內(nèi)部的云存儲等。其次，存儲的方式要遵循一定的規(guī)則，如可以按照年份、月份、發(fā)票類型等進行分類。此外，電子發(fā)票的存儲時間應(yīng)該符合法律法規(guī)的要求。最后，存儲的安全性也是非常重要的，要保證存儲的環(huán)境和設(shè)備都具有一定的防護措施，確保電子發(fā)票的機密性和完整性。

3.電子發(fā)票檢索要求

企事業(yè)單位要能夠方便地檢索和查找歸檔的電子發(fā)票，建議在電子發(fā)票歸檔標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定檢索要求。可以根據(jù)發(fā)票類型、時間、金額、銷售方等多個維度進行檢索。同時，還需要考慮到數(shù)據(jù)安全性，規(guī)定檢索權(quán)限的管理，避免未授權(quán)的人員查看企事業(yè)單位的機密信息。

4.電子發(fā)票歸檔審核規(guī)范

為了確保歸檔的電子發(fā)票的真實性、合法性，需要建立電子發(fā)票歸檔審核規(guī)范。財務(wù)人員應(yīng)當(dāng)在歸檔前對電子發(fā)票進行審核，確保發(fā)票信息真實、完整、合法有效。審核時需要關(guān)注發(fā)票的格式、發(fā)票號碼、開票日期、銷售方、購買方、金額等信息的準(zhǔn)確性和一致性。

（二）使用電子會計檔案管理系統(tǒng)

在傳統(tǒng)的紙質(zhì)發(fā)票和歸檔方式下，企事業(yè)單位需要耗費大量的時間和人力、物力來管理和保存發(fā)票數(shù)據(jù)。而且，由于紙質(zhì)發(fā)票易于被損壞、丟失或篡改，因此企事業(yè)單位也面臨著發(fā)票管理和保障數(shù)據(jù)完整性的難題。而使用專業(yè)的電子會計檔案管理系統(tǒng)則可以解決這些問題。電子會計檔案管理系統(tǒng)能實現(xiàn)從電子發(fā)票采集、查重、驗真、報銷、入賬、歸檔、調(diào)用、移交、借閱、銷毀等全流程管理，提高單位的工作效率，減少單位的管理成本，提高數(shù)據(jù)的安全性和完整性。但是，使用電子會計檔案管理系統(tǒng)也需要注意一些問題。首先，需要確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，避免發(fā)生數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)崩潰等問題。其次，需要對系統(tǒng)進行定期維護和升級，以保證系統(tǒng)的性能和功能的完整性。未來，隨著數(shù)字化程度的不斷提高，電子會計檔案管理系統(tǒng)將會在更多的領(lǐng)域得到應(yīng)用和發(fā)展，成為企事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要工具之一[4]。

（三）使用電子簽名技術(shù)

電子發(fā)票電子簽名是數(shù)據(jù)電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認(rèn)可其中內(nèi)容的數(shù)據(jù)。相比傳統(tǒng)的手工簽名方式，電子簽名可以更快捷地完成驗證和授權(quán)，減少了處理時間和工作量。不僅增強了發(fā)票處理過程的安全性，同時還提高了效率，減少了處理時間和工作量，降低成本。除了在電子發(fā)票中使用電子簽名，電子簽名技術(shù)還可以用于其他類型的電子文檔，如電子合同、電子證書和電子郵件等。這些應(yīng)用程序可以進一步提高安全性和效率，并為各行業(yè)提供更好的保護和服務(wù)。因此，使用電子簽名技術(shù)可以提高電子發(fā)票的安全性和效率，并提供更好的保護和服務(wù)。

（四）加強信息安全管理

加強基礎(chǔ)環(huán)境建設(shè)，在電腦、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施等配置和建設(shè)過程中，嚴(yán)格按照國家相關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)進行采購和配置，盡量選擇與大型品牌的供應(yīng)商和開發(fā)商合作，為電子發(fā)票運行創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件。開發(fā)電子發(fā)票信息平臺時，在軟件設(shè)計中要有防篡改、防竊密、防攻擊的安全措施，實現(xiàn)對電子發(fā)票全流程的保護，保證電子發(fā)票信息安全可靠。為了保證電子數(shù)據(jù)信息的絕對安全，盡量采取內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離，設(shè)置嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、完整的、多層級的?quán)限密碼管控體系等措施，保障電子會計檔案系統(tǒng)運行安全。建立完善的信息備份和系統(tǒng)恢復(fù)策略，確保信息丟失或被篡改時，系統(tǒng)依然能正常運行，確保電子發(fā)票信息安全。

（五）加強對員工的培訓(xùn)和教育

如果企事業(yè)單位員工缺乏規(guī)范的電子發(fā)票操作技能和意識，可能會導(dǎo)致發(fā)票開具不規(guī)范、傳輸不安全、存儲不完整等問題。因此，加強對員工的培訓(xùn)和教育是至關(guān)重要的?？梢越M織電子發(fā)票歸檔操作培訓(xùn)班，邀請相關(guān)電子發(fā)票開具、傳輸、存儲等專業(yè)人士，向員工講解電子發(fā)票的操作流程和規(guī)范要求，幫助員工掌握電子發(fā)票的基本知識和技能。此外，企事業(yè)單位可以發(fā)放操作手冊，讓員工在日常工作中隨時查閱。操作手冊應(yīng)該包括電子發(fā)票的開具、傳輸、存儲等操作流程、規(guī)范要求以及常見問題的解決方法等內(nèi)容，幫助員工更加便捷地了解電子發(fā)票的相關(guān)知識和操作技巧，以便他們能夠熟練地使用電子發(fā)票歸檔系統(tǒng)，避免誤操作和數(shù)據(jù)丟失等問題[5]。

五、結(jié)語

電子發(fā)票歸檔問題是一個復(fù)雜的問題，需要從多個方面入手解決。稅務(wù)部門、企事業(yè)單位和相關(guān)機構(gòu)應(yīng)當(dāng)共同努力，制定統(tǒng)一的歸檔標(biāo)準(zhǔn)，推廣電子簽名技術(shù)，使用電子會計檔案管理系統(tǒng)，增強員工意識，以提高電子發(fā)票歸檔的效率和準(zhǔn)確性，降低企事業(yè)單位的管理成本。未來，隨著數(shù)字經(jīng)濟的發(fā)展和電子商務(wù)的普及，電子發(fā)票的使用將會越來越廣泛。因此，電子發(fā)票歸檔問題也將成為一個更加重要和緊迫的問題。稅務(wù)部門和企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)加強合作，共同推動電子發(fā)票歸檔的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以促進數(shù)字經(jīng)濟的健康發(fā)展。